Cấu trúc và cách sử dụng bốn hàm thường dùng trong bảng tính excel
Rất nhiều người khi học và sử dụng Excel gặp vấn đề với việc viết hàm trong Excel hay công thức Excel. Mọi người thường nghĩ nó rất khó, rất nhiều và chẳng có phương pháp nào hiệu quả. Có phải chuyên gia Excel là người rất giỏi về sử dụng hàm không? Bạn chưa biết gì về Excel thì làm thế nào để học tốt được các hàm? Hãy cùng Gitiho đi tìm câu trả lời trong bài viết này nhé. Show
Hàm trong Excel là gì?Định nghĩ về hàm trong Excel
Hàm trong Excel có quan trọng không?Hàm trong Excel là thứ không thể thiếu được nếu như bạn muốn sử dụng tốt Excel. Nếu coi học Excel như học ngoại ngữ (tiếng Anh) thì hàm Excel chính là các từ mới. Biết càng nhiều từ thì bạn nói, viết càng dễ, nhưng không ai giỏi nhờ chỉ tập trung học từ mới. Vậy thì chúng ta phải học hàm như thế nào? Hãy chú ý đối tượng làm việc của chúng ta là máy tính, là phần mềm. Máy tính đơn giản chỉ nhận lệnh và thực thi. Do đó để máy thực thi đúng mong muốn, bạn cần ra lệnh 1 cách thật rõ ràng, ngắn gọn và đủ ý. Để làm được như vậy bạn cần:
Khi đã có đủ các yếu tố trên, lúc đó bạn mới học và tìm hiểu càng nhiều hàm Excel càng tốt. Nhưng hãy nhớ Phương pháp tư duy, phương pháp làm việc quan trọng hơn. Khi đã xác định được hướng tư duy đúng, phương pháp chính xác để đến đích, bạn sẽ tự biết cần dùng hàm Excel gì. Xem thêm: Tìm hiểu về cách tự tạo hàm Excel trong VBA Cách viết các hàm trong Excel4 bước để viết các hàm trong ExcelĐể viết hàm trong Excel nhanh và ít sai sót, chúng ta nên sử dụng phương pháp sau:
Xem thêm: Cách đếm tổng số từ trong vùng dữ liệu bằng kết hợp các hàm Excel Cấu trúc của hàm trong ExcelCấu trúc của hàm trong Excel hay còn gọi là cú pháp khi viết hàm đều được Excel gợi ý để chúng ta viết đúng. Để hàm hoạt động được thì bạn bắt buộc phải viết đúng cấu trúc. Ta hãy lấy ví dụ: Cấu trúc hàm VLOOKUP Ví dụ: Cấu trúc hàm SUMIF Cấu trúc của hàm gồm các thành phần chính như sau:
Chú ý: Khi bạn thay đổi dấu trong Region > thẻ Number về dạng:
Việc này đồng thời làm thay đổi dấu ngăn cách các thành phần trong hàm Excel: Thay vì mặc định là ngăn cách bởi dấu phẩy thì sẽ tự động chuyển sang dấu chấm phẩy. Bạn phải rất chú ý vấn đề này khi viết hàm, công thức trong Excel. Bạn cần thay đổi dấu ngăn cách hàm Excel về đúng dấu phẩy. Xem thêm: Hướng dẫn cách thay đổi dấu ngăn cách hàm trong Excel từ dấu chấm phẩy sang dấu phẩy Cách nạp giá trị vào các thành phần của các hàm trong ExcelCó 3 cách viết:
Cách viết trực tiếp và viết tham chiếu trong hàm Excel Trong ví dụ trên, cách viết trực tiếp là ghi rõ các con số cần tính tổng vào trong hàm SUM. Cách viết tham chiếu là tham chiếu tới vùng ô A2:A4, là nơi chứa các số cần tính tổng.
Ví dụ như sau: Anh Long ký hợp đồng lao động với công ty A, ngày bắt đầu là từ 05/3/2020, hợp đồng lao động có thời hạn 1 năm 8 tháng. Hãy xác định ngày hết hạn của hợp đồng đó. Cách làm: Ngày hết hạn của hợp đồng được xác định như sau:
Kết quả cần thu được là 1 giá trị ngày tháng được tạo nên từ các tham số Năm, tháng, ngày được xác định như trên. Kết quả như sau: Như vậy chỉ cần duy nhất 1 công thức tại ô D8 chúng ta có thể tính ra được kết quả rồi. Trong ô B1 chỉ chứa 1 giá trị gồm đủ ngày tháng năm. Nhưng để có thể cộng riêng được Số năm, Số tháng vào thời điểm ngày bắt đầu, bắt buộc chúng ta phải tách được riêng các con số thể hiện số năm, số tháng, số ngày => Dùng các hàm Year, Month, Day để tách các giá trị này; Sau đó nối lại với hàm DATE để tạo ra 1 kết quả là giá trị đủ ngày tháng năm. Xem thêm: Hướng dẫn cách làm việc với công thức có nhiều hàm Excel phức tạp Chú ý khi viết dấu toán tử vào hàm trong ExcelCác dấu toán tử là các dấu thể hiện sự so sánh hoặc thể hiện 1 khoảng giá trị (bằng, khác, lớn hơn, nhỏ hơn...). Các dấu này được viết trong hàm Excel như sau:
Khi viết dấu toán tử kèm với 1 số cụ thể (viết số trực tiếp) thì viết bình thường, chú ý 2 dạng:
Khi viết dấu toán tử kèm với 1 tọa độ (viết tham chiếu) thì viết dấu toán tử trong cặp dấu nháy kép, sau đó nối với tọa độ tham chiếu bởi dấu & (trong ví dụ về dấu Nhỏ hơn hoặc bằng) Xem thêm: Bộ đề thi, bài tập Excel có đáp án về hàm Excel quan trọng Các nhóm hàm trong ExcelBởi vì có rất nhiều hàm trong Excel nên để thuận tiện cho việc ghi nhớ, tra cứu và sử dụng thì Excel đã phân nhóm sẵn các hàm. Cụ thể chúng ta có thể thấy các nhóm hàm Excel trong thẻ Formulas như sau: Các nhóm hàm trong thẻ Formulas của Excel
Thật khó để có thể kể tên hết các hàm Excel, cũng không thể nói hết được 1 hàm sẽ sử dụng như thế nào, bởi trong các tình huống khác nhau thì dù cùng là 1 hàm nhưng cách dùng sẽ khác. Do vậy chúng ta nên quan tâm tới việc: Trong 1 tình huống, chúng ta đang có gì, cần đạt được gì. Mô tả cách để đạt được điều đó bằng tiếng việt. Sau đó lựa chọn hàm phù hợp với từng bước. Quá trình này giống như dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh vậy. Xem thêm: Hướng dẫn một số hàm excel thông dụng trong kế toán tiền lương, nhân sự: Hàm Index, Match Việc sử dụng các hàm trong Excel không quá khó nhưng cũng không phải là dễ. Nếu bạn chỉ ghi nhớ một cách máy móc các sử dụng, bạn sẽ không bao giờ thành thạo được hết các hàm này. Bạn cần nắm được kiến thức Excel cơ bản và hơn hết là tư duy sử dụng hàm Excel. Để rèn luyện tư duy chủ động khi làm việc với Excel, biết cách nghĩ ra nên dùng hàm nào để xử lý vấn đề thay vì lên Google tìm kiếm thì các bạn hãy tham gia vào khóa học dưới đây: Tuyệt đỉnh Excel: Nắm trọn kiến thức Excel sau 16 giờ Khóa học được xây dựng theo lộ trình đi từ cơ bản đến nâng cao, học lý thuyết kết hợp với làm bài tập Excel để giúp các bạn thành thạo 150+ hàm thông dụng, ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau. Khóa học là Sản phẩm đến từ đội ngũ sáng lập Gitiho được 50+ doanh nghiệp tin tưởng với hơn 40.000+ học viên tin dùng. Học viên tại Gitiho chủ yếu là người đang làm việc trong các ngành ngân hàng, kế toán, tài chính, kiểm toán,... và đều có đánh giá tốt về khóa học. Khóa học của Gitiho có giá trị sử dụng trọn đời và được cập nhật các bài học mới dựa theo sự thay đổi của phần mềm thường xuyên. Các bạn chỉ cần đăng ký một lần, khi có bài học mới bổ sung vẫn học được bình thường không mất thêm chi phí. Chúc các bạn thành công.
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng |