Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn năm 2024
Trường hợp hóa đơn giấy viết sai, đã giao cho khách nhưng chưa kê khai thì kế toán lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất hóa đơn mới thay thế. Nhưng quy định này liệu còn đúng khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử? Hãy cùng M-Invoice tìm hiểu về vấn đề này: Show
Đối với hóa đơn giấy, trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai Thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn2. Biên bản thu hồi hóa đơn có được áp dụng cho hóa đơn điện tử không?Đối với hóa đơn điên tử, trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý theo các bước như sau: – Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định. – Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm. Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC thì không có mẫu mặc định và tên chính xác cho biên bản thoả thuận của hai bên khi thực hiện thu hồi/huỷ bỏ. Do vậy, doanh nghiệp căn cứ vào Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC để lập biên bản thu hồi/biên bản huỷ hoá đơn có đầy đủ nội dung yêu cầu là được. Đối với doanh nghiệp đang sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, khi phát hiện hóa đơn giấy có sai sót sau khi đã lập nhưng chưa kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập biên bản THHĐ đối với hóa đơn giấy đó và sau đó có thể lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đã lập sai. Thay vì phải tìm mẫu và lập biên bản thu hồi hóa đơn hoặc biên bản hủy hóa đơn một cách thủ công, kế toán có thể lập và gửi biên bản này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice Trên phần mềm M-Invoice đã có sẵn biển mẫu hủy hóa đơn cập nhật theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Do đó doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, M-Invoice sẽ tự động lập biên bản hủy và hóa đơn điện tử thay thế để người bán ký số và gửi thới người mua qua email hoặc SMS. Biên bản hủy hóa đơn điện tử là thủ tục được lập khi hóa đơn có sự sai sót và cần phải hủy bỏ. Do đó, mỗi khi hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản và quy định này là bắt buộc. Hãy cùng MobiFone tìm hiểu cụ thể vấn đề này với bài viết sau đây và thực hiện theo đúng quy định. Hủy hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi trong quá trình sử dụng, lập hóa đơn. Và khi huỷ hoá đơn điện tử, việc lập biên bản hủy và nêu rõ lý do hủy là điều cần thiết. Trường hợp cần lập biên bản huỷ hóa đơn điện tử là: 1 – Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành: Nếu doanh nghiệp/đơn vị không sử dụng hóa đơn điện tử như do thay đổi Thông tư, muốn đổi nhà cung cấp… cần hủy trong khoảng 30 ngày kể từ khi không sử dụng. 2 – Doanh nghiệp thay đổi thông tin, ngừng hoạt động, chuyển cơ quan thuế…: Trong các trường hợp này việc hủy hóa đơn cũ là cần thiết và nên sớm đặt cũng như thông báo sử dụng hóa đơn mới để thay thế. 3 – Khi đã lập và phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử: Trường hợp này có 2 khả năng xảy ra:
4 – Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán: Thông thường quy định của Luật kế toán là hóa đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi hết thời hạn này người dùng có thể hủy hóa đơn điện tử (nếu không có các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền). 5 – Hóa đơn đã lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật: Đó có thể là những hóa đơn lập khống hoặc có dấu hiệu vi phạm khác thì cần thực hiện hủy theo đúng quy định. Xem ngay: Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định mà bạn cần phải lưu ý 2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tửTheo cập nhật mới nhất năm 2022 thì có 2 mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử. Đó là mẫu biên bản hủy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. 1 – Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 39/2014/TT-BTC: Download tại đây. ![Biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ](https://it.mobifone.vn/wp-content/uploads/bien-ban-huy-hoa-don-dien-tu.jpg)Biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 39/2014/TT-BTC 2 – Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Download tại đây. ![Biên bản hủy theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ](https://it.mobifone.vn/wp-content/uploads/bien-ban-huy-theo-thong-tu.jpg)Biên bản hủy theo Thông tư 78/2021/TT-BTC Mục đích của việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để nêu rõ lý do hủy và cả 2 bên cùng thống nhất nội dung. Sau đó, cả người mua và người bán cùng nhau ký kết để đảm bảo tính pháp lý cho biên bản. Qua đó, giúp hóa đơn hủy được hợp lệ. 3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tửNgoài lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử thì để hoàn thiện hồ sơ khi cần hủy hóa đơn, bạn cần thực hiện các giấy tờ và quy trình như sau: 3.1. Chuẩn bị hồ sơTại Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ “Hồ sơ hủy hóa đơn” gồm:
3.2. Cách hủy hóa đơn điện tửCách hủy hóa đơn điện tử còn phụ thuộc vào trường hợp hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể: 1 – Hủy hóa đơn điện tử do viết sai:
2 – Hủy hóa đơn điện tử còn tồn theo Thông tư cũ hoặc doanh nghiệp giải thể/ngừng hoạt động:
Chi tiết từng bước thực hiện, mời các bạn theo dõi thêm tại đây. 4. Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tửHủy hóa đơn điện tử được thực hiện khá nhanh chóng, nhưng trong quá trình hủy bạn cần lưu ý những vấn đề sau để đảm bảo hủy hóa đơn đúng quy định:
Điển hình như phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice, ngoài việc tích hợp các mẫu biên bản có sẵn, ứng dụng còn đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cùng với giao diện thân thiện, dễ sử dụng MobiFone Invoice chính là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp. ![MobiFone Invoice - giải pháp hóa đơn điện tử lý tưởng cho các doanh nghiệp ](https://it.mobifone.vn/wp-content/uploads/mobifone-invoice.jpg)MobiFone Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử lý tưởng cho các doanh nghiệp MobiFone Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử lý tưởng cho các doanh nghiệp Như vậy, hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản để đảm bảo thủ tục theo đúng quy định và giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hóa đơn hủy, lý do hủy. Qua đó, rút kinh nghiệm và hạn chế những sai sót liên quan tới việc tạo lập hóa đơn. Hãy lựa chọn MobiFone Invoice đồng hành cùng các bạn để sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản và yên tâm hơn. Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình. Biên bản thu hồi hóa đơn lập khi nào?Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử đã lập là một văn bản quan trọng trong quá trình quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử. Biên bản này được lập khi có sự cố xảy ra, ví dụ như hoá đơn điện tử bị lỗi, sai sót trong quá trình phát hành, hoặc cần thu hồi hoá đơn để sửa đổi, điều chỉnh hoặc hủy bỏ. Lập biên bản hủy hóa đơn khi nào?Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán. Hủy hóa đơn: Là làm cho hóa đơn điện tử này không còn giá trị sử dụng nữa nhưng hóa đơn đó vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu được. Khi nào thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?Theo quy định tại Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh nếu phát hiện sai sót sau khi lập và giao hóa đơn cho người mua, đã giao hàng hóa, dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. Bên cạnh đó, người bán cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Khi nào lập biên bản thay thế hóa đơn?Cần hiểu về bản chất rằng: Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc, mà chỉ lập khi bên bán và bên mua đã có thỏa thuận trước đó về việc phải lập Biên bản (văn bản) thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn đã bị sai. |