Cách chỉnh Word đẹp

Cách trình bày văn bản đẹp có khó không? Câu trả lời là không hề khó nếu nắm được 10 “mẹo” trình bày văn bản dưới đây, đảm bảo vừa đẹp lại đúng chuẩn quy tắc văn bản hành chính Việt Nam.

Thường xuyên sử dụng Word để soạn thảo nhưng không phải ai cũng biết những thủ thuật để soạn ra văn bản đẹp và đạt chuẩn. Để tự đúc rút cho mình cách trình bày văn bản đẹp trong Word cũng cần một sự kỳ công, kinh nghiệm khi làm thường xuyên, cũng như nắm bắt được các Quy định của Nhà nước về thể thức trình bày văn bản.

Bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ những “tips” mà mình thường sử dụng để trình bày văn bản đẹp, mong rằng nó sẽ hữu ích cho anh chị em văn phòng.

1. Căn lề trong Word

Theo hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định số 01/2011/TT-BNV, tiêu chuẩn căn lề trong Word được quy định như sau:

• Lề trên: Cách mép trên 20-25mm
• Lề dưới: Cách mép dưới 20-25mm
• Lề trái: Cách mép trái 30-35mm
• Lề phải: Cách mép phải 15-20mm.

Vì vậy để đảm bảo văn bản Word đẹp và đúng thể thức hành chính thì bạn cần căn lề văn bản chính xác.

Hướng dẫn cách căn lề trong Word mới nhất:

Bước 1: Tại thanh công cụ Layout của Word, bạn sẽ thấy ô tùy chọn Page Setup và click vào biểu tượng mũi tên nhỏ bên dưới để mở hộp thoại Page Setup trong Word.

Bước 2: Sau khi hộp thoại hiển bật lên, ở phần Margins, các tuỳ chọn căn lề hiển thị đưa ra gồm:

• Top: Căn lề trên.
• Bottom: Căn lề dưới.
• Left: Căn lề trái.
• Right: Căn lề phải.

Bạn chỉ cần nhập vào đây các thông số căn lề theo Quy định của nhà nước, hoặc tuỳ loại văn bản mà chỉnh thông số ở mức tương đối sao cho đẹp mắt.

Bước 3: Sau khi căn chỉnh, nhấn OK để lưu lại!

2. Căn đều, căn giữa, phải trái

Căn chỉnh chữ cũng cũng quyết định cách trình bày văn bản đẹp mắt và đạt chuẩn hay không. Thông thường trong các băn bản thuyết trình, báo cáo bảng biểu thì tiêu đề thường được căn giữa, còn nội dung chủ yếu được căn đều 2 bên.

Việc căn giữa hay căn đều không hề khó.

Bạn có thể nhìn vào ô Paragraph ở tab đầu tiên.

Ở đây sẽ có 4 biểu tượng căn chữ tương tự với: Căn lề trái, căn giữa, căn lề phải và căn đều hai bên. Bạn chỉ cần bôi đen phần nội dung cần căn lề, chọn vào 1 trong 4 cách căn lề trên là xong.

3. Giãn dòng, giãn đoạn

Đây là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết của dân văn phòng để trình bày Word đẹp hơn. Cách làm như sau: 

Cách giãn dòng toàn bộ văn bản:

Dùng tổ hợp phím Ctrl + A

Cách giãn dòng văn bản xác định.

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng. Vào thẻ Home rồi vào Tab “Paragraph”. Chọn biểu tượng mũi tên trong ô vuông để mở hộp thoại.

Bước 2: 

- Giãn đoạn: Trong hộp thoại này, bạn vào “Indents and Spacing” và chọn khoảng cách đoạn trước (Chỗ "Before") và khoảng cách đoạn sau (Chỗ “After")

- Giãn dòng: Bạn vào  phần “Line Spacing” và chỉnh sửa tuỳ chọn theo các thông tin dưới đây:

• Single: Bằng một dòng bình thường
• Double: Lớn gấp đôi dòng bình thường
• 1.5 lines: Bằng một dòng rưỡi
• At least: Ít nhất
• Exactly: Bằng
• Multiple: Gấp số lần

Bước 3: Xem trước văn bản tại ô “Preview". Ấn OK là hoàn thành

4. Điều chỉnh khoảng cách chữ

Tương tự với việc giãn dòng thì điều chỉnh khoảng cách chữ giúp văn bản của bạn nhìn thoáng và chuyên nghiệp hơn. Thêm nữa nó còn giúp điều chỉnh bố cục trang in cần thiết phù hợp đối với số lượng trang in.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen phần chữ cần điều chỉnh và Click chuột phải để hộp công cụ hiện ra. Chọn vào Font.

Bước 2: Ở phần Character Spacing, chọn chế độ giãn hoặc chọn thông số giãn. Số càng cao thì giãn càng nhiều.

B2: Nhìn xuống ô Preview để xem trước từ đã giãn đã đúng ý chưa. Sau đó ấn OK là hoàn thành.

5. ​​Sao chép định dạng với “chổi thần kỳ”

Bạn sử dụng Word nhiều nhưng chưa chắc đã biết tới sự tồn tại của chiếc “chổi thần kỳ” này. Cùng thử xem chiếc chổi này “phù phép” sao chép định dạng văn bản “thần kỳ” như nào nhé:

Bước 1: Bôi đen phần văn bản có định dạng muốn copy cho văn bản khác. Sau đó click vào biểu tượng chổi như hình dưới.

Bước 2: Bôi đen phần văn bản muốn định dạng mới thì lập tức nó sẽ có định dạng giống hệt văn bản ở bước 1.

6. Tạo dấu chấm liên tiếp bằng cách  sử dụng Tabs 

Bạn có bao giờ sử dụng dấu chấm “.” liên tiếp để thể hiện phần chữ cần ghi tay. Quên ngay cách thủ công mất thời gian này đi. Mình sẽ chỉ bạn cách định dạng tab chính xác vô cùng đơn giản.

Bước 1: Chọn 1 đoạn đầu dòng rồi ấn chuột phải để thanh công cụ mở ra, chọn vào Paragraph

Bước 2: Click vào ô Tabs ở phía dưới cùng. Công cụ mở ra cho phép người dùng lựa chọn các tính năng:

• Tab stop position: Căn lề từ trái, độ dài trong văn bản sẽ xuất hiện dấu chấm khi bạn bấm Tab .

• Default tab stops: Khoảng cách từ điểm đầu đến cuối khi bạn nhấn phím Tab.

• Alignment: Kiểu căn lề, có thể chọn kiểu Left - trái, Center - giữa, Right - phải...

• Leader: Liểu định dạng khi bạn nhấn Tab.

Bạn chọn các giá trị theo ý muốn của mình rồi kích chuột vào “Set” để thay đổi.

Bước 3: Sau đó, bạn nhấn vào nút  “OK” nếu bạn hoàn thành việc thiết lập Tab.

7. Tạo trang bìa

Một văn bản hành chính đầy đủ như báo cáo, thống kê, dự án không thể thiếu một trang bìa đẹp. Việc tạo bìa cho văn bản rất dề bởi Word đã hỗ trợ nhiều mẫu sẵn.

Cách để làm bìa cho văn bản như sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ ở đầu, chọn Tab “Insert” và nhấn vào biểu tượng Shape.

Bước 2: Bấm chọn vào biểu tượng hình ô vuông và click vào khoảng cần chèn trên trang giấy. Di chuột tới các điểm cạnh của ô vuông và nhấn giữ để chiều chỉnh kích thước.

Bước 3: Điều chỉnh thông số của bìa như sau: Fill: tô màu, có các tùy chọn như, no fill (không tô màu nền), các tùy chọn khác như soild fill(tô màu phẳng) gradien fill, tô màu chuyển sắc, picture or text fill (tô bằng hình hoặc chữ), patern (tô bằng những hình hoa văn đặc biệt)

• Line: tô màu đường viền, no line: không tô màu viền, soild tô màu phẵng, gradien line tô màu chuyển sắc cho hình
• Chọn màu sắc
• Giảm chế độ trong suốt
• Độ dày của viền
• Kiểu của viền
• Kiểu viền đứt đoạn.

Sau khi cài đặt xong thông số của bìa thì bạn điền nội dung. Nội dung trang bìa thường được căn lề giữa, bạn hãy nhớ nhé!

8. Cách tạo footer, header

Tạo header, footer trên Word là kỹ năng không thể thiếu giúp cách trình bày Word đẹp hơn và thể hiện sự chuyên nghiệp. Ngoài ra người viết cũng cần bổ sung các thông tin về công ty, bản quyền, đánh số trang,v…v

Cách tạo header, footer như sau.

Bước 1: Bạn vào Tab “Insert”, chọn Header & Footer.

Bước 2: Để làm header bạn chọn ô “Header” trước rồi chọn giao diện Header mong muốn, nhập văn bản vào là xong.

Làm tương tự với footer.

9. Cách tạo footnote cuối trang

Khác với footer thì footnote là việc chú thích cho phần văn bản cần làm rõ ở trên, ví dụ như phần viết tắt, thuật ngữ. 

Để trình bày văn bản có chú thích cuối trang thế này bạn cần làm theo cách sau:

Bước 1: Bôi đen những từ cần chú thích. Mở Tab “Reference” và click vào biểu tượng “Insert Footnote".

Bước 2: Lúc này phần chân trang sẽ xuất hiện số 1, bạn hãy ghi chú cho số này. Sau đó làm tương tự với các số tiếp theo.

10. Một số quy định về thể thức trình bày Văn bản hành chính

Để trình bày Word đẹp tốt nhất hãy trình bày đúng. Vì vậy bạn cần tham khảo một số quy định cần biết khi thực hiện soạn thảo văn bản Theo Quy chuẩn Việt Nam như sau:

 1. Sử dụng phông chữ Times New Roman

2. Sử dụng khổ giấy A4 

3. Số trang văn bản được căn giữa theo chiều ngang phần lề trên văn bản, đánh số từ 1. Cỡ chữ 13-14

4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản

5. Tên loại văn bản trình bày in hoa, cỡ chữ 13-14 và trích yếu nội dung văn bản đặt ngay dưới, chữ thường, cỡ 13 - 14, chữ đậm

6. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

7. Chữ ký của người có thẩm quyền

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

9. Văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục

Giờ thì bạn đã biết được cách trình bày văn bản đẹp nhanh trong Word rồi. Với những thủ thuật này bạn có thể quen với việc làm văn bản chuẩn chỉnh, nâng cao năng lực và phục vụ tốt nhất cho công việc của bản thân. Hy vọng những tips trên sẽ giúp ích ít nhiều cho bạn trong quá trình làm việc . Nếu có góp ý đừng quên để lại bình luận bên dưới nhé!