Ai được phép ký trên hóa đơn chuyển đổi năm 2024

Đối với trường hợp chuyển đối hóa đơn điện tử sang giấy, doanh nghiệp có cần đóng dấu treo trên hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều đơn vị gặp vướng mắc khi áp dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với trường hợp chuyển đối hóa đơn điện tử sang giấy, doanh nghiệp có cần đóng dấu treo trên hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử?

Câu hỏi trên cũng là mối băn khoăn của một số doanh nghiệp gửi tới Cục Thuế TP Hà Nội như sau:

Doanh nghiệp A có hệ thống cửa hàng tại TP. Hà Nội với rất nhiều chi nhánh, cơ sở với số lượng trên 10 nghìn hóa đơn trung bình mỗi tháng, nên việc đóng dấu treo trên hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy gây nhiều khó khăn cho công ty: tốn thời gian, không kịp giao dấu cho khách. Vậy Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy không phải đóng dấu tròn của công ty?

1. Nguyên tắc hóa đơn điện tử chuyển đổi tại Thông tư 32/2011/TT-BTC

Về nguyên tắc, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu trên.

Do vậy, nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.

Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy.

(Các nội dung hướng dẫn nêu trên được quy định Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 của Bộ Tài chính, tham khảo hướng dẫn tại 5305/TCT-DNL ngày 25/12/2018 của Tổng cục Thuế)

Giải pháp hóa đơn điện tử iVAT cho phép khách hàng xử lý nhanh gọn mọi nghiệp vụ hóa đơn như: Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy, điều chỉnh, xóa bỏ, phát hành hóa đơn,….

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy hiện là nhu cầu của không ít đơn vị kinh doanh. Với trường hợp này, hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu hay không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp tới bạn và doanh nghiệp một cách chi tiết nhất.

Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

1. Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy mới nhất

Trong quá trình kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, chỉ cần tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, ban hành ngày 12/9/2018, Chính Phủ đã quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau: - Mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy; - Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy phải đảm bảo tuyệt đối sự trùng khớp nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi đã chuyển đổi. \>> Có thể bạn quan tâm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ.

2. Yêu cầu nội dung với hóa đơn chuyển đổi

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo sự trùng khớp nội dung so với hóa đơn điện tử được chuyển đổi. Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cũng cần đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung như một hóa đơn điện tử thông thường. Cụ thể, một hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thông thường sẽ phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung sau: - Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn. - Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. - Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế). - Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. - Chữ ký số, chữ ký điện tử của hai bên bán và mua. - Thời điểm lập hóa đơn điện tử. - Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. - Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có). Với các trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không cần đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung theo quy định, sẽ được hướng dẫn bởi Bộ Tài chính.

3. Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý và không cần đóng dấu

Chứng từ giấy chuyển đổi từ HĐĐT không cần đóng dấu.

Tại khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.” Như vậy, các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ chứ hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật. Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu. Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có dấu dấu của doanh nghiệp. \>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đơn giản, nhanh chóng

Hiện nay, để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.