5 quy tắc nghi thức email hàng đầu năm 2022

Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Email được dùng để liên lạc giữa các chi nhánh trên toàn thế giới, giữa các chi nhánh nhận quyền và nhượng quyền, giữa các phòng ban, thậm chí là giữa các cá nhân trong cùng một phòng ban. Trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách nhau nửa vòng trái đất, chỉ nhìn vào email mà tưởng tượng ra đối phương. Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.

Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm chứng 10 nguyên tắc sau

1. Sử dụng email đúng dịp

Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụngemail trong những trường hợp sau:

• Nội dung liên lạc cần được lưu lại

• Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt

• Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

• Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

• Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2. Cài đặt email chuyên nghiệp

Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:

• Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè

• Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.

• Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma

• Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.

• Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn

• Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp  và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@

3. Quy luật chung cho nội dung email

Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:

• Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề

• Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.

• Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu

• Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”

• Cách hàng giữa các ý

• Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể

• Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận

• Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)

4. Viết Subject có ý nghĩa

Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email mỗi ngày, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không

Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Ví dụ:

- Subject tồi:

• Quick question (câu hỏi nhanh)

• Important, read now (quan trọng, đọc ngay)

- Subject tốt:

• Royal 2009 schedule announcement (Thông báo lịch học Royal 2009)

• Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8

Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được

5. Trình bày rõ ràng

Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn

• Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”

• Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi

• Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình

• Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”

• Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

6. Tránh gửi attachment

Mở attachment là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung emailđể người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.

Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.

7. Vai trò của bạn?

Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác

• To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn

• Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email

• Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»

8. Trả lời nhanh

Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là :

«… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»

9. Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối

Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy emailcho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn

Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ

10. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng

Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply», hãy cân nhắc.

Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.

Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp

• Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn

• Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc

• Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ

• Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp

• Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật

Hy vọng 10 nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn thoải mái, tự tin và thành công hơn trong công việc.

Nguồn Internet (http://www.marketingsay.com/10-nguyen-tac-su-dung-email-chuyen-nghiep/)

Số lần xem trang : :6207
Nhập ngày : 24-02-2011
Điều chỉnh lần cuối :24-02-2011

Vì email mất tới 28% thời gian của chuyên gia trung bình, mọi người thường bỏ qua nghi thức email nhân danh năng suất. Tuy nhiên, có một bộ quy tắc và mẹo để tuân theo email kinh doanh cho dù bạn có bận rộn đến đâu. Trên thực tế, nghi thức email thích hợp sẽ không chỉ cho phép bạn duy trì tính chuyên nghiệp, nhưng nó cũng có thể làm cho giao tiếp của bạn hiệu quả hơn và giúp doanh nghiệp tránh những sai lầm tốn kém.

Vào thời điểm bạn đã đọc bài đăng trên blog này, bạn sẽ biết mọi thứ bạn cần biết về nghi thức email có thể vượt qua việc học của bạn với đồng nghiệp của bạn.

P.S.

Nếu bạn cần trợ giúp với nghi thức email phù hợp, bạn có thể sử dụng Flowrite để cải thiện kỹ năng viết email của mình qua đêm. Đó là một công cụ viết được hỗ trợ bởi AI, theo nghĩa đen là viết email của bạn cho bạn, đảm bảo bạn đạt được giai điệu, định dạng và nghi thức phù hợp. Đây là cách nó hoạt động:

Nghi thức email là gì?

Nghi thức email có nghĩa là các nguyên tắc hướng dẫn hành vi của chúng tôi khi gửi và nhận email. Quy tắc ứng xử này bao gồm các hướng dẫn liên quan đến ngôn ngữ, chính tả, ngữ pháp và cách cư xử phù hợp. Các nghi thức thích hợp phụ thuộc vào người bạn đang gửi email. Tại nơi làm việc, nó luôn an toàn hơn khi sai ở phía chính thức của các quy ước này.

Tại sao nghi thức email lại quan trọng?

Tuân thủ nghi thức email sẽ giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp, xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ hơn tại nơi làm việc và đại diện tốt cho chủ nhân của bạn. Nó cũng sẽ làm cho thông tin liên lạc hiệu quả hơn và ngăn bạn và doanh nghiệp gặp rắc rối. Làm quen với nghi thức email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giao tiếp tôn trọng với người khác và thành công trong sự nghiệp của bạn.

1. Viết một dòng chủ đề rõ ràng

Vì nhiều người trong chúng ta liên tục bị chôn vùi trong các hộp thư đến của mình, dòng chủ đề có thể có tác động đáng kể đến việc email của bạn có được mở hay không.

Để tuân thủ email nghi thức cho một dòng chủ đề rõ ràng và ngắn mô tả những gì email của bạn về một vài từ hoặc một câu ngắn gọn. Sử dụng các định danh như "đề xuất" và "ứng dụng" ngay lập tức cho người nhận nói rõ những gì mong đợi từ email của bạn. Các dòng chủ đề cung cấp tiện ích có nhiều khả năng được đọc, vì vậy hãy giữ nó thực tế.

Dù bạn làm gì, không bao giờ gửi email mà không có dòng chủ đề. Đó là một vi phạm rõ ràng về nghi thức email thích hợp. Nhìn thấy "không có chủ đề" gần như đảm bảo rằng người nhận sẽ di chuyển thông điệp của bạn thẳng vào thùng rác vì nó có vẻ đáng ngờ.

2. Bắt đầu với một lời chào chuyên nghiệp

Cách tốt nhất để chào đón một người trong email luôn phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với họ và vấn đề. Cách thích hợp để bắt đầu một email chuyên nghiệp thay đổi từ chính thức đến bình thường, nhưng bạn không bao giờ nên bắt gặp không chính thức. & NBSP;

Một số lời chào phổ biến nhất bao gồm:

• Kính gửi cô/mrs./mr. Thì
• Xin chào ,
• Xin chào ,

Danh sách các lời chào không chính thức được coi là nghi thức email xấu từ "Heya" và "yo" đến chỉ tên của người nhận - & nbsp; và tin tưởng chúng tôi, bạn không muốn mắc lỗi nghi thức email này.

3. Đừng quên giới thiệu bản thân

Bạn không bao giờ cho rằng người nhận biết bạn là ai. Đặc biệt nếu bạn liên hệ với người mà bạn không biết lần đầu tiên, đó là một phần của nghi thức email để bắt đầu cơ thể email của bạn với phần giới thiệu ngắn gọn & nbsp; - & nbsp; một dòng ngắn hoặc hai thông tin liên quan sẽ làm. Nếu bạn biết người nhận nhưng bạn không hoàn toàn chắc chắn liệu tên của bạn có chuông cho họ hay không, hãy tìm cách đề cập đến lần cuối cùng bạn nói chuyện hoặc nhắc nhở họ cách bạn biết nhau.

4. Giữ nó ngắn & nbsp;

Là một nhân viên văn phòng trung bình nhận được hơn 100 email mỗi ngày, không ai có thời gian để đọc các tin nhắn dài.

Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là làm cho người nhận lướt qua toàn bộ email để tìm hiểu tin nhắn của bạn là gì. Thay vào đó, bạn nên nói thẳng về mục đích của email bằng cách nêu nó ngay từ đầu. Làm cho quan điểm của bạn nhanh chóng, không bị xáo trộn và sử dụng các câu ngắn đọc tốt. Lý tưởng nhất, email của bạn chỉ có một mục tiêu, nhưng nếu bạn cần bao gồm các chủ đề khác nhau, hãy xem xét việc ngưng tụ chúng vào các điểm đạn. & NBSP;

Khi bạn nghĩ rằng bạn đã hoàn thành, hãy dành thời gian để chỉnh sửa thông điệp của mình để đảm bảo rõ ràng và xóa tất cả các từ không cần thiết. Nếu bạn vẫn nghĩ rằng nó quá dài, hãy xem xét nếu có một kênh tốt hơn email để liên lạc về chủ đề này.

5. Không có sự hài hước

Không có giai điệu và biểu hiện phù hợp để đi cùng họ, ngay cả những cú đấm vui nhộn nhất cũng có thể cách xa mục tiêu của họ.

Đó là lý do tại sao sự hài hước thường bị lạc trong bản dịch trong một email. Sarcasm đặc biệt nguy hiểm trong định dạng bằng văn bản, vì người đọc có thể giải thích theo nghĩa đen bạn có nghĩa là điều ngược lại mà bạn vừa nói. Trừ khi bạn thực sự chặt chẽ với người nhận, bạn nên né tránh việc đùa giỡn trong một email chuyên nghiệp.

Nó thậm chí không phải là về nguy cơ bị hiểu lầm - những gì bạn thấy buồn cười không nhất thiết phải buồn cười với người nhận.

6. Cấu trúc email đúng cách

Một email chuyên nghiệp nên bao gồm một dòng chủ đề, lời chào, cơ thể, đăng xuất và chữ ký. Phố tránh xa cấu trúc này có thể được coi là vi phạm nghi thức email. Bạn nên luôn luôn tách các phần này với các đoạn vỡ đoạn văn để làm cho thông điệp của bạn dễ tiêu hóa.

Nhằm mục đích cung cấp thông điệp của bạn để thân email không còn hơn ba đoạn. Khi mọi người có xu hướng "quét" các email tìm kiếm một cái gì đó thú vị để đi sâu thay vì đọc chúng từng từ, hãy bắt đầu từng đoạn bằng cách làm nổi bật điều quan trọng nhất. Cũng nhớ để để lại một ranh giới trống giữa các đoạn văn để cải thiện khả năng đọc.

Trong trường hợp bạn cảm thấy rủi ro quá tải thông tin, hãy xem xét sử dụng Bullet Point hoặc danh sách được đánh số để mang lại nhiều cấu trúc hơn cho bài viết của bạn, hãy chia tay các phần wordy. Nếu bạn sử dụng Bold để làm nổi bật những gì quan trọng nhất, đừng bao giờ sử dụng nó cho nhiều từ hoặc cụm từ cho mỗi email.

7. Sử dụng trường hợp câu

Sử dụng một trường hợp câu có nghĩa là viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên trong một câu và bất kỳ danh từ thích hợp nào.

Chào Pete,

Thật tuyệt khi nói chuyện với bạn. Tôi mong được tìm hiểu thêm về kế hoạch giá của Corpod sớm.

Sử dụng các chữ cái viết hoa theo cách thông thường là một phần của nghi thức email kinh doanh, vì vậy bạn không nên từ bỏ nó. Hãy nhớ rằng viết trong tất cả các mũ tại nơi làm việc cũng được coi là một pas giả.

8. Xem giai điệu của bạn

Nó không chỉ là những gì bạn nói mà là cách bạn nói nó.

Hãy cố ý với các lựa chọn từ của bạn và luôn xem xét cách người nhận có thể giải thích chúng. Vì bạn không thể dựa vào biểu cảm khuôn mặt và ngữ điệu để gửi thông điệp, hãy nỗ lực thêm để đi qua là tích cực. & NBSP;

Ngoài việc kiềm chế sự hài hước, đừng sử dụng các từ và tính từ tiêu cực có thể khiến bạn có vẻ xúc động hơn thực tế.

💡

Flowrite có thể giúp bạn gửi thông điệp theo cách bạn dự định-chọn giai điệu cho email của bạn và để công cụ viết do AI của chúng tôi chăm sóc phần còn lại.

9. Viết như không có gì là bí mật

Tránh xa thảo luận về các chủ đề nhạy cảm hoặc thông tin bí mật qua email vì chúng có thể đi vào tay sai dễ dàng. Bất kể người nhận là ai, bạn không nên tin rằng họ là người duy nhất sẽ xem email của bạn là rò rỉ có thể chỉ là vấn đề về phía trước hoặc CC. Luôn luôn tốt hơn để an toàn hơn xin lỗi, vì vậy một hướng dẫn tốt cho nghi thức email kinh doanh không phải là viết email mà bạn sẽ không muốn cả thế giới đọc. & NBSP;

10. Dành cho các dấu chấm than !!!

Bạn chắc chắn không hét lên điều đó thường xuyên ở nơi làm việc, phải không? Đó là lý do tại sao bạn nên chú ý khi sử dụng các dấu chấm than trong email kinh doanh. Lý do thực sự duy nhất để sử dụng một là để thể hiện sự phấn khích - và điều đó không bao giờ đòi hỏi nhiều hơn một dấu chấm than. Sử dụng nhiều hơn một cho mỗi email có thể khiến bạn xuất hiện không chuyên nghiệp, thậm chí không đề cập đến việc kết thúc một câu với một số trong số chúng.

11. Nhận thức được sự khác biệt về văn hóa

Thông tin sai lệch có thể dễ dàng xảy ra do sự khác biệt về văn hóa.

Rủi ro thậm chí còn lớn hơn trong các từ được viết vì không có ngôn ngữ cơ thể nào đi kèm với thông điệp. Đó là lý do tại sao bạn nên cố gắng làm quen với văn hóa của người nhận khi bạn gửi email cho ai đó ở nước ngoài. Đáp thích sở thích của họ sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn với họ.

Ở một số quốc gia, nó được ưu tiên đi thẳng vào vấn đề. Ngược lại, ở những người khác, thông thường để làm quen với cộng tác viên kinh doanh mới trước tiên. Bạn có thể bắt đầu thành thạo các sắc thái của nghi thức email kinh doanh này bằng cách đọc bài viết này & nbsp; bài viết của BBC.

12. Không sử dụng biểu tượng cảm xúc

Mặc dù biểu tượng cảm xúc đóng một vai trò lớn trong giao tiếp hàng ngày của chúng tôi khi nói đến tin nhắn tức thời, nhưng chúng không thuộc về email chuyên nghiệp. Tại sao bạn có thể yêu cầu? Trừ khi người nhận đã sử dụng biểu tượng cảm xúc trong khi gửi email cho bạn trước đây, bạn nên tránh xa họ

13. Rút ngắn các URL

Dán các URL dài vào email của bạn là một cách chắc chắn để làm cho nó trông lộn xộn. Ngoài việc làm cho thông điệp của bạn khó đọc hơn, họ còn có bất động sản có giá trị. Những gì bạn nên làm là sử dụng một bộ rút ngắn URL như bit.ly hoặc chèn một siêu liên kết thay thế.

14. Bám sát phông chữ tiêu chuẩn & nbsp;

Bạn luôn muốn email của mình dễ đọc, phải không? Tất cả bắt đầu với một phông chữ sạch sẽ. Như một quy tắc chính, hãy sử dụng phông chữ tiêu chuẩn của ứng dụng email của bạn. & NBSP;

Một số phông chữ tốt nhất cho email bao gồm:

• Arial 
• Helvetica
• Calibri
• Courier 
• Times New Roman
  

Khi nói đến màu sắc của phông chữ, màu đen là lựa chọn duy nhất. Kích thước phù hợp là 10 điểm hoặc 12 điểm, tùy thuộc vào độ dài của email của bạn. Trong trường hợp bạn sao chép và dán văn bản vào email của bạn, hãy nhớ xóa định dạng hoặc nó có thể xuất hiện khác với phần còn lại của tin nhắn.

15. Sử dụng đăng xuất chuyên nghiệp

Cách tốt nhất để đăng xuất một email luôn phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận và mục đích của email của bạn. Bạn nên phù hợp với việc đăng xuất với lời chào và phần còn lại của tin nhắn của bạn để duy trì giai điệu nhất quán. Bạn muốn luôn luôn lịch sự, nhưng bạn có muốn viết một email chính thức hoặc trở nên thân thiện không?The best way to sign off an email always depends on your relationship with the recipient and your email's purpose. You should match the sign-off with the greeting and the rest of your message to maintain a consistent tone. You want always to be polite, but do you want to write a formal email or come off as friendly?

Một số đóng cửa email chuyên nghiệp phổ biến nhất bao gồm:

• Trân trọng,
• Trân trọng,
• Regards,
• Best,
• Cảm ơn bạn,
  

Điều quan trọng là phải có sự đăng xuất đúng. Đó là điều cuối cùng mà người nhận đọc và có thể để lại ấn tượng lâu dài tương tự như kết luận của một cuộc họp hoặc kết thúc cuộc gọi điện thoại. & NBSP;

16. Bao gồm một chữ ký

Ít hơn là nhiều hơn khi nói đến chữ ký email. & NBSP;

Chữ ký chuyên nghiệp bao gồm tên đầy đủ, tiêu đề, tên công ty, trang web của công ty và số điện thoại để liên hệ với bạn. Bạn có thể xem xét ném vào công ty LinkedIn và địa chỉ đường phố nếu những người đó đóng vai trò trong doanh nghiệp của bạn. Logo của công ty hoặc hình ảnh của bạn cũng vượt qua nghi thức email kinh doanh. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng thiết kế là đáp ứng.

Bao gồm một chữ ký tự động ở cuối mỗi email - việc xóa nó khỏi tin nhắn dễ dàng hơn là thêm nó theo cách thủ công.

17. Luôn kiểm tra lại tên của người nhận

Không có gì tạo ấn tượng đầu tiên như viết sai tên của một người - hoặc giải quyết chúng bằng tên hoàn toàn.

Nó thực sự sẽ mất vài giây, và bạn không có lý do gì để hiểu sai. Ngoài việc tránh các lỗi bất cẩn này, hãy đảm bảo không rút ngắn tên trừ khi bạn chắc chắn rằng Robert từ bộ phận pháp lý thực sự thích đi theo "Rob". & NBSP;

Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về chủ đề này, hãy xem cách họ đã đăng nhập các email trước đó cho bạn, hãy kiểm tra hồ sơ LinkedIn của họ hoặc các kênh liên lạc nội bộ của họ.

Không có lý do gì - lấy sai tên người nhận email là một trong những sai lầm về nghi thức email tồi tệ nhất (đặc biệt là khi gửi email cho một giáo sư).

18. Không bao giờ gửi email mà không cần đọc lại nó

Mẹo nghi thức email này không thể bị nhấn mạnh vì lỗi chính tả và các lỗi ngữ pháp chắc chắn sẽ phản ánh kém về bạn. Sau khi bạn viết xong, hãy đi qua cơ thể email và dòng chủ đề ít nhất hai lần để nắm bắt bất kỳ sai lầm nào. Bạn cũng có thể thử đọc to email của mình để nhận thấy những sai lầm mà mắt bạn không bắt được.

19. Hãy chú ý với các tệp đính kèm

Một trong những quy tắc nghi thức email quan trọng nhất liên quan đến tệp đính kèm là bạn không nên đính kèm các tệp lớn vào email của mình. Cách tốt nhất để gửi, ví dụ, bản trình bày hoặc video là tải tệp lên dịch vụ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox và cung cấp cho người nhận một liên kết cho phép họ truy cập nó.

Nếu điều đó là không thể, hãy đảm bảo nén tệp trước khi gắn nó để nó sẽ mất ít khoảng trống hơn trong hộp thư đến của họ. Cũng nên nhớ đề cập đến tệp đính kèm trong thân email của bạn để đảm bảo rằng người nhận thông báo cho nó.

20. BCC một cách thích hợp

BCC là viết tắt của bản sao carbon mù và nó cho phép bạn che giấu người hoặc người nhập vào trường BCC từ những người nhận khác.

Sử dụng BCC là nghi thức email tốt khi bạn gửi email cho một số người không biết nhau vì nó cho phép bạn bảo vệ quyền riêng tư của họ. Nó cũng được sử dụng để loại bỏ ai đó một cách lịch sự khỏi một chủ đề, ví dụ, sau khi họ đã giới thiệu bạn với người khác qua email. Nó cũng có thể có ích khi bạn cần xác nhận với ai đó rằng bạn đã gửi một email quan trọng mà không cần đưa người vào chủ đề sau.

Bản sao carbon mù cũng có thể bị lạm dụng, và sử dụng nó vì những lý do sai lầm được coi là cách thức lừa đảo và xấu.

21. Đưa ra phản hồi kịp thời

Email có thể là một thời gian rất lớn cho bất kỳ chuyên gia nào, nhưng trả lời email của bạn ngay lập tức giúp giữ cho công việc của mọi người đúng tiến độ. & NBSP;

Cửa sổ phản hồi thích hợp phụ thuộc vào người gửi và chủ đề. Theo nguyên tắc thông thường, bạn nên trả lời đồng đội trong cùng một ngày, các đồng nghiệp khác trong vòng 24 giờ và đối với những người bên ngoài tổ chức của bạn vào cuối tuần làm việc trừ khi nó khẩn cấp.

Đặc biệt nếu bạn làm việc trong vai trò đối mặt với khách hàng, bạn nên biết rằng thời gian phản hồi dài của bạn có thể gửi một thông điệp không chủ ý là gần như & nbsp; một phần ba số người mong đợi các doanh nghiệp trả lời email trong một giờ hoặc ít hơn. & NBSP;

22. Chỉ sử dụng "trả lời tất cả" khi cần thiết

As & nbsp; Một nhân viên văn phòng trung bình nhận được khoảng 121 email mỗi ngày và nbsp; bạn không muốn làm phiền mọi người với bất cứ điều gì không cần thiết. Vì vậy, lần tới khi bạn sắp nhấn "Trả lời tất cả" dừng lại để xem xét liệu mọi người trong chuỗi email có cần nhận được câu trả lời của bạn hay không. Nếu câu trả lời là không, hãy sử dụng "Trả lời" và lưu thương vong từ một thông báo mất tập trung khác. & NBSP;

23. Trả lời tất cả các email của bạn

Mặc dù hộp thư đến và lịch trình bận rộn, đó là nghi thức email tốt để trả lời mọi email được gửi đến bạn. Bỏ qua một email từ ai đó trong tổ chức hoặc cộng tác viên kinh doanh của bạn là thô lỗ và có thể sẽ có hậu quả. Nếu ai đó gửi email cho bạn, hãy dành một giây để đưa ra câu trả lời cho họ ngay cả khi đó sẽ là một "không" lịch sự, & nbsp; vì nó sẽ để lại ấn tượng tốt. Nếu bạn không có khả năng sẽ khiến bạn nhận được một loạt các email tiếp theo. Nếu họ không đủ quan tâm để làm bài tập về nhà, đừng cảm thấy bắt buộc phải trả lời. & Nbsp;

24. Suy nghĩ hai lần trước khi chuyển tiếp

Hãy nhớ những gì chúng tôi đã viết trước đó về các chủ đề nhạy cảm và thông tin bí mật khi nói đến nghi thức email? Bạn nên luôn luôn xem xét nếu email có nghĩa là được chuyển tiếp và tiến hành thận trọng. Ngoài ra, hãy xem xét nếu tin nhắn thực sự tạo ra bất kỳ giá trị nào cho người nhận. Khi bạn quyết định chuyển tiếp một email, điều quan trọng là phải tóm tắt những gì đã được thảo luận và cho người nhận biết những gì cần thiết từ họ. Bạn cũng nên chỉnh sửa bất cứ điều gì không cần thiết ra khỏi email, chẳng hạn như các dấu hiệu chuyển tiếp, địa chỉ email khác, & nbsp; dòng chủ đề và bình luận trước đó.

25. Hãy nhớ đặt câu trả lời ngoài văn phòng

Nếu bạn không có sẵn để trả lời email của mình trong thời gian dài, bạn nên thiết lập một thông báo ngoài văn phòng tự động cho mọi người biết bạn không thể trả lời chúng. Các tình huống điển hình bao gồm ngày lễ và hội nghị. Điều quan trọng là bao gồm một ngày cụ thể khi bạn sẽ quay lại để họ có thể tiến hành phù hợp. Bạn cũng nên cung cấp thông tin liên lạc của một người mà người gửi có thể tiếp cận nếu vấn đề của họ là khẩn cấp. Đó là cách thực hành tốt nhất để bao gồm "Off Office" hoặc "Định danh trong dòng chủ đề cùng với ngày trở lại của bạn.

Ra khỏi văn phòng cho đến ngày 30 tháng 3

Xin chào,

Cảm ơn bạn đã gửi email cho bạn.

Tôi sẽ ra khỏi văn phòng ngày 23-30 tháng 3. Đối với các vấn đề khẩn cấp, bạn có thể liên hệ với đồng nghiệp Kim Williams của tôi tại. Nếu không, tôi sẽ trả lời email của bạn càng sớm càng tốt sau khi tôi trở lại.

Trân trọng, Pete
Pete

Chúng tôi hy vọng bạn tìm thấy bài đăng trên blog này trên email nghi thức hữu ích. Chúng tôi chân thành tin rằng bằng cách biết các quy tắc quan trọng nhất là nghi thức email kinh doanh mà mọi chuyên gia đều có thể làm cho thông tin liên lạc tại nơi làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn nghĩ rằng chúng tôi đã bỏ lỡ một mẹo quan trọng, xin vui lòng cho chúng tôi biết!

Các nghi thức thích hợp cho một email là gì?

Một ví dụ về nghi thức email thích hợp là gì?

Các quy tắc cho nghi thức email là gì?

Làm thế nào để sử dụng nghi thức email kinh doanh phù hợp?

5 điều cơ bản của nghi thức kinh doanh là gì?

Bốn 4 yếu tố quan trọng của nghi thức email là gì?

10 Do là gì và không nên sử dụng email là gì?

Nguyên tắc vàng cho email là gì?