Sau khi nhập dữ liệu vào làm thế nào để Máy tính biết cách xử lý
|
Excel là công cụ khá quen thuộc đối với học sinh, sinh viên và dân văn phòng hiện nay. Hầu hết các công thức, bảng tính đều có thể thực hiện được trên công cụ này. Tuy nhiên cách nhập liệu nhanh trong excel không phải ai cũng biết. Bài viết dưới đây, FSI sẽ hướng dẫn cho bạn cách để nhập liệu nhanh hơn trên excel. Show
Nhập các số cơ bản nhanh trong excelCách nhập liệu nhanh trong excel là bạn phải nắm được cách nhập nhanh các chuỗi số cơ bản. Để làm được điều này, bạn cần nhập 2 số đầu trong chuỗi số. Ví dụ như bạn muốn nhập chuỗi số từ 1 đến 10 lần lượt cách nhau 1 đơn vị thì các bạn nhập 2 giá trị đầu là 1 và giá trị tiếp theo là 2. Bạn cũng có thể nhập chuỗi số liên tiếp cách nhanh 2 đơn vị, 3 đơn vị … ví dụ 2 4 6 8… hoặc 1 3 5 7 9… thì bạn cũng nhập hai giá trị đầu vào 2 ô liên tiếp nhau. Để thực hiện việc này đơn giản và hiệu quả, bạn áp dụng theo các hướng dẫn dưới đây:  Bước 1: bạn nhập 2 ô giá trị ban đầu theo chiều dọc nếu muốn nhập chuỗi số theo chiều dọc và nhập 2 giá trị ban đầu theo chiều ngang nếu các bạn muốn nhập chuỗi số theo chiều ngang. Bước 2: bạn chọn hai ô đã nhập giá trị, di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải để con trỏ chuột chuyển sang dạng nút điều khiển hình dấu cộng (+). Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo con trỏ chuột đến hết ô cần nhập theo chiều ngang hoặc dọc mà các bạn nhập hai giá trị ban đầu. Trên đây là cách nhập liệu nhanh trong excel với phương pháp áp dụng khi nhập các số cơ bản. Cách nhập ngày tháng năm nhanh chóng trên ExcelKhông chỉ riêng với việc nhạp các số cơ bản, bạn cũng có thể nhập ngày tháng năm nhanh chóng hơn nếu biết áp dụng đúng phương pháp. Các bước để nhập ngày tháng năm nhanh chóng hơn bao gồm: Bước 1: Nhập dữ liệu ngày, tháng, năm vào ô đầu tiên. Bước 2: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô chọn, khi con trỏ chuột chuyển sang hình dấu cộng (+). Bước làm này khá giống với cách làm khi bạn muốn nhập các số liệu cơ bản nhanh hơn. Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo con trỏ chuột đến hết ô cần nhập. Theo thao tác kéo tahr của bạn, giá trị ngày sẽ thay đổi. Bạn có thể chọn Auto Fill Options để chọn điền dữ liệu theo ngày tháng năm thay vì chỉ ngày như mặc định. Cách nhập số tiền nhanh trong excelCách nhập số tiền nhanh trong excel Là một nhân viên văn phòng, đặc biệt là một người kế toán, bạn sẽ phải thường xuyên làm việc với những con số. Việc xử lý cùng một lúc những con số lên đến giá trị hàng trăm, hàng triệu, hàng tỷ đồng đôi khi khiến bạn phải đau đầu. Bởi khi bạn nhập cùng lúc nhiều con số theo cách truyền thống thống là nhập từng ô, bạn phải tốn rất nhiều thời gian. Thậm chí việc này còn dẫn đến sai sai lệch số liệu, thừa thiếu số 0 nếu bạn không cẩn thận. Vậy cách để nhập liệu nhanh trong excel với những con số này là gì? Làm thế nào để bạn có thể nhập số tiền nhanh chóng mà tránh được rủi ro sai sót? Rất đơn giản. Hãy thực hiện theo những bước dưới đây: Bước 1: Bôi đen hàng, cột mà bạn cần nhập số tiền. Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Format Cell. Bước 3: Nhấn chọn Tab Number. Chọn Custom ở thẻ Category. Ở thẻ Type, bạn điền dạng số tiền bạn muốn nhập, ví dụ: hàng chục, hàng nghìn- 0.000 ,hàng trăm- 000.000, hàng triệu: 0.000.000,… Bước 4: Bạn thực hiện nhập số tiền vào bảng ( số lượng số bạn phải nhập tương ứng với số lượng số 0 đầu tiên). Ví dụ: tiền hàng chục- bạn nhập 1 số đầu, hàng nghìn bạn chỉ cần nhập 2 số đầu, tương tự với các hàng còn lại… Nhập liệu nâng cao bằng phần mềm Add-in-a-tool – Phương pháp nhập liệu tốt nhất dành cho doanh nghiệpNếu bận làm trong ngành logistics thì hẳn rằng việc nhập các dữ liệu liên quan đến tên vật liệu, mã hàng,… là điều hết sức quen thuộc. Tuy nhiên, trong quá trình nhập liệu, bạn không thể nào nhớ hết mã, bạn cứ phải vừa nhập vừa nhìn. Điều này khiến cho việc nhập liệu của bạn tốn rất nhiều thời gian. Để công việc nhập liệu diễn ra đơn giản, nhanh chóng hơn, bạn vừa có thể nhập liệu, vừa có thể tìm kiếm. Chức năng Add-in-a-tool sẽ giúp bạn giải quyết điều đó. Nhập liệu nâng cao bằng phần mềm Add-in-a-tool Bước 1: Xây dựng bảng định nghĩa và bảng nhập liệu cần thiết – Bảng định nghĩa có chức năng làm điều kiện giúp bạn tham chiếu nhập liệu nhanh. – Bảng nhập liệu là bảng lấy dữ liệu từ bảng định nghĩa để điền dữ liệu lên. Bước 2: Tạo vùng nhập liệu bằng công cụ Add-in-a-tool. – Quét vùng dữ liệu cần nhập liệu nhanh. – Vào menu A- tool, nhấn chọn nhập liệu nâng cao. Sau khi chọn, máy tính sẽ hiện lên một cửa số câu hỏi nhắc bạn có muốn thiết lập cho nhiều vùng không. Bạn chọn đồng ý để thiết lập cho nhiều cột. Bước 3: Cửa số nhập liệu nhanh xuất hiện – Vùng nhập liệu: A – tool sẽ tự động tạo các vùng nhập liệu nhanh trên bảng nhập liệu. – Dữ liệu nguồn: tích chọn và quét dữ liệu từ bảng định nghĩa. – Lựa chọn cột giá trị trả về cho bảng nhập liệu. – Chọn thêm để tạo danh sách nhập liệu nhanh. Bước 4: Sử dụng tính năng nhập liệu nhanh trên excel. Công thức nhập dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc với công thức cho phép nhập nhanh dữ liệuCông thức nhập dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc Một điều cần lưu ý là chức năng nhập công thức dữ liệu cào nhiều ô cùng một lúc của excel chỉ sử dụng được khi các dữ liệu ở các ô bạn chọn giống hệt nhau. Dưới đây là các bước thực hiện: Bước 1: Chọn nhiều ô mà bạn muốn dữ liệu được nhập vào cùng một lúc bằng việc nhấn giữ phím Ctrl. Bước 2: Ở ô cuối cùng, bạn nhấp chuột vào trong ô và thực hiện chỉnh sửa dữ liệu bạn muốn. Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter. Như vậy, tất cả các ô bạn chọn sẽ có nội dung giống hệt ô đầu tiên bạn chỉnh sửa trong bước 2. Nhập dữ liệu nhanh với danh sách sổ xuốngCách nhập liệu nhanh trong excel cuối cùng mà FSI muốn chia sẻ đến bạn là nhập dữ liệu nhanh với danh sách sổ xuống. Khi sử dụng danh sách sổ xuống bạn có thể nhập liệu nhanh chóng thay vì phải nhập dữ liệu cho từng ô trong một trường. Để sử dụng được danh sách sổ xuống, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây: Bước 1: Tạo bảng và tạo danh sách bạn cần sử dụng danh sách sổ xuống. Bước 2: Bôi đen cột, hàng mà bạn muốn sử dụng danh sách sổ xuống ( ví dụ: cột lớp học, cột giới tính). Bước 3: Trên thanh menu, bạn chọn Data – Data Validation Bước 4: Hộp thoại Data Validation xuất hiện, trong tab Settings, bận nhấn chọn List trong thanh Alow. Sau đó, bạn nhập nội dung bạn muốn xuất hiện trong danh sách sổ xuống ( Lưu ý: mỗi nội dung cách nhau bằng dấu “,”) ví dụ: Nữ, Nam. Sau đó bạn chọn Ok. Bước 5: Click chuột vào hàng bạn đã chọn danh sách sổ xuống, có hình mũi tên ở bên canh, bạn chỉ cần kích chuột vào đó để chọn dữ liệu bạn muốn. Với cách làm này bạn dã tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bạn không cần phải nhập liệu vào từng ô theo kiểu truyền thống, mà bây giờ có thể nhập liệu nhanh trong excel dễ dàng. Trên đây là 6 cách nhập liệu nhanh trong excel mà bạn có thể tham khảo, hy vọng rằng với những chia sẻ trên, công việc nhập liệu của bạn sẽ trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.
Ngày 26/11/2018 16,444 lượt xem Ngày nay, máy tính cá nhân đã trở nên quen thuộc và là phương tiện khó có thể thiếu được với người làm việc văn phòng. Bên cạnh những lợi ích mà máy tính mang lại thì vẫn có nhiều nguy cơ tiềm ẩn gây mất an toàn đối với dữ liệu. Một trong các vấn đề đó là virus (đại diện chung cho tất cả các chương trình tự động cài vào máy tính mà không được phép của người sử dụng như worm, malware, trojan…), khi xâm nhập, nó sẽ đe dọa đến độ an toàn của thông tin, dữ liệu lưu trữ trên máy tính và gây ra nguy cơ hỏng hóc phần cứng. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu lưu trên máy tính, chúng ta cần phải ngăn chặn sự xâm nhập của các loại virus. Bài viết này chia sẻ một phương pháp để đảm bảo an toàn dữ liệu, ngăn chặn qua các nguy cơ trên. Hình1: Các bước tấn công của Virus Một vấn đề nữa là các loại virus không lây lan, mà chỉ do đối thủ tạo ra để dành riêng cho bạn thì có thể nhà sản xuất phần mềm diệt virus không bao giờ phát hiện được. Đó là lý do tại sao có những ngân hàng, hệ thống an ninh quốc gia của một số nước bị virus xâm nhập sau nhiều năm mới phát giác được. Do vậy, việc “khóa” máy tính là một biện pháp có thể bảo an toàn dữ liệu trước sự xâm nhập của virus. 1.1. Nguyên lý hoạt động - Cơ chế tấn công của virus được mô tả trong hình 1.- Các bước ngăn chặnCác chương trình diệt virus hiện tại đẩy mạnh khâu nhận diện mã độc để có thể ngăn chặn virus ngay từ các bước 1a, 1b, 1c (hình 1). Tuy nhiên, việc nhận diện mã độc như thế là một cuộc “chạy đua” giữa ánh sáng và bóng đêm. Hệ thống khóa máy tính ngăn chặn virus ở các bước 3a và 2b. Đĩa cứng của máy tính sẽ được chia làm hai khu vực:+ Khu vực chương trình: Người dùng được phép thực thi (run) các tập tin ở đây nhưng không được phép ghi thêm dữ liệu. Điều này sẽ ngăn chặn virus xâm nhập theo bước 2b.+ Khu vực data và setting: người dùng được phép ghi dữ liệu ở đây nhưng không được chạy các tập tin thực thi. Vậy virus vẫn có thể tiến hành bước 2a nhưng đến bước 3a thì bị ngăn chặn. 1.2. Thực hiện việc khóa userSử dụng chức năng phân quyền của hệ thống NTFS, chúng ta sẽ phân quyền lại cho user limited để ngăn chặn virus ở các bước 2b và 3a.- Các thư mục cơ bản: Hệ thống windows được chia làm 3 khu vực cơ bản:+?Thư mục windows: chứa mã thực thi của hệ điều hành+ Thư mục programs file: chứa mã thực thi của các chương trình+?Thư mục documents and setting: chứa dữ liệu và cấu hình của người dùng.Ở chế độ mặc định, user limited đã không được phép ghi vào 2 thư mục windows và program file. Vì vậy, chúng ta chỉ cần config thêm cho user limited không được thực thi file exe, com… trong thư mục My document and setting.- Các thư mục khác:Thư mục gốc: Cấu hình lại cho thư mục gốc các ổ đĩa chỉ được ghi, không được chạy. Vì các thư mục cơ bản (windows, program file…) được cấu hình độc lập với thư mục gốc nên việc cấu hình lại thư mục gốc không hề ảnh hưởng đến các thư mục cơ bản này.Các thư mục khác: có một số thư mục đặc biệt thường dùng để hỗ trợ cho quá trình cài đặt như thư mục c:\windows\temp… Tuy nằm trong C:\windows nhưng user limited vẫn được phép ghi file vào các thư mục này. Đây là điểm yếu của hệ thống, chúng ta phải cấu hình lại với từng thư mục như thế để user limited vẫn được phép ghi file nhưng không được phép thực thi file ở đây.Các ổ đĩa ngoài máy tính: việc khóa user chỉ có tác dụng ngăn chặn virus đến từ internet như ngăn mã độc trên web, mail gửi tới... mà chưa ngăn chặn đối với các ổ đĩa ngoài hệ thống như đĩa share trên mạng LAN, USB, CD, DVD... Để có một hệ thống sạch và an toàn hơn, chúng ta cần có các biện pháp đi kèm như: + Khóa user toàn bộ các máy trong mạng LAN. 2. Mã hóa dữ liệu Các vụ scandal lộ ảnh nóng, phim riêng tư… phần lớn bắt nguồn từ việc trao máy tính cho người khác sử dụng hoặc đưa đi sửa chữa. Đây là điều bất khả kháng vì không phải ai cũng có thể tự sửa chữa máy tính của mình. Vậy phải xử lý như thế nào trong trường hợp này để không bị rò rỉ dữ liệu riêng tư. Microsoft windows cung cấp khả năng mã hóa file lẻ hoặc cả thư mục để đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Khi administrator thực hiện reset password máy tính của chúng ta, chìa khóa để mở các file được mã hóa cũng bị xóa, người có password mới không thể đọc được những dữ liệu đã được mã hóa. Việc sử dụng hệ thống mã hóa của windows có các ưu nhược điểm sau:Ưu điểm:- Sử dụng đơn giản, người dùng chỉ cần đăng nhập đúng vào user của mình là có thể đọc được dữ liệu, không cần nhớ thêm mật mã khác hoặc sử dụng chương trình khác.- Có thể tích hợp với các chương trình khác như outlook express, address books… để bảo vệ dữ liệu cá nhân.- Có thể bảo vệ từng thư mục với các tài liệu, hình ảnh tư liệu cá nhân.- Dữ liệu được bảo vệ cả trong tape backup sử dụng chương trình backup của windows.Nhược điểm: Mất tất cả dữ liệu mà không thể phục hồi được khi bị mất mật khẩu truy cập user (trong trường hợp không backup khóa mã hóa).3. Lưu dự phòng Việc lấy dữ liệu ra khỏi máy tính và lưu ở một vị trí an toàn nhằm tránh việc dữ liệu bị mất do hư hỏng phần cứng, bất cẩn của người sử dụng (xóa nhầm, format đĩa cứng…) hoặc thiên tai, hỏa hoạn là cần thiết và quan trọng. Tuy nhiên, việc backup dữ liệu phải đảm bảo các các yếu tố sau:- Có kế hoạch backup định kỳ: Kế hoạch này phải đảm bảo lưu đủ dữ liệu cần thiết, lưu đúng thời điểm, hạn chế thấp nhất mất mát dữ liệu.- An toàn của dữ liệu: Các dữ liệu backup phải được mã hóa đúng cách phòng trường hợp dữ liệu này rơi vào tay kẻ xấu cũng không bị lộ bí mật.- An ninh trong việc cất giữ: Việc di chuyển và lưu trữ các dữ liệu backup phải an toàn, tránh để thất lạc trên đường di chuyển hoặc tại nơi lưu trữ.- Cách ly với môi trường đặt máy: các dữ liệu backup cần được lưu trữ tại địa điểm cách xa với nơi đặt máy. Nếu lưu trong cùng một ngôi nhà, chúng ta sẽ mất tất cả nếu có hỏa hoạn hay thiên tai, địch họa.4. Kết luận Vấn đề virus luôn mang tính thời sự đối với người sử dụng máy tính. Việc khóa user để chống virus cũng không thể đảm bảo 100% sự an toàn máy tính trước mọi hiểm họa. Khóa user chỉ là một lớp ngăn chặn virus sau khi chúng đã tấn công qua được các lớp bảo vệ phía trước như tường lửa, hệ điều hành và các chương trình quét virut hiện tại. Đây là một kinh nghiệm có được trong quá trình xây dựng giải pháp Lock PC, phần nào có thể giúp chúng ta bảo vệ dữ liệu một cách an toàn hơn
|
