Reply all gmail là sao
|
Đây là 3 nút cơ bản và có trong mọi ứng dụng, mọi dịch vụ email nhưng theo mình thấy thì nhiều người vẫn chưa biết cách dùng đúng cho 3 nút này. Mời các bạn theo dõi và share bài này để giúp việc trao đổi qua email trở nên đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện hơn cho tất cả mọi người nhé. Show
Nút Reply: trả lời cho 1 người duy nhất
Tính năng này phù hợp khi bạn cần trao đổi riêng với chỉ người gửi thư cho bạn và không muốn tất cả những người khác được gửi kèm trong thư biết. Nút Reply All: trả lời cho tất cả mọi người có trong cuộc hội thoại
Chức năng này tiện lợi khi bạn muốn thông tin đến tất cả mọi người có liên quan trong thư, ví dụ như khi email hỏi tiến độ công việc thì nhấn reply all để mọi người cùng được cập nhật, hoặc email người A gửi nhưng sau đó để người B xử lý tiếp thì cả A và B đều nhận được phản hồi của bạn. Nhưng cũng cần để ý rằng nếu bạn cần trao đổi riêng, làm rõ thêm vấn đề, hỏi thêm thông tin... với chỉ người gửi thì bạn nhấn Reply là được, đừng nhấn Reply All vì điều đó sẽ làm phiền những người có trong cuộc hội thoại. Ví dụ, A hỏi B công việc đã xử lý tới đâu rồi, CC thêm C là sếp của B vào, thì nếu có khúc mắt gì thì A và B reply cho nhau là đủ, không nhấn reply all. Nút Forward: chuyển tiếp thư cho một người khác không nằm trong cuộc hội thoại
Trong trường hợp bạn muốn thêm mod TDNC vào trong luồng trao đổi luôn thì chỉ nhấn reply all, gõ thêm email của TDNC vào là được. Trường hợp này không cần dùng tới nút Forward. Vậy thôi, đơn giản đúng không nào? Reply All là một trong những tính năng cực kỳ hữu ích của Gmail nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng để vừa hiệu quả vừa tránh gây khó chịu cho người nhận vì nội dung không được cá nhân hóa. Trong công việc, Reply All có thể rất cần thiết, nhất là khi bạn cần phản hồi sếp, đối tác và đồng nghiệp cho cùng một vấn đề. Tính năng Reply All được dùng để gửi phản hồi cho không chỉ một, hai người mà là toàn bộ những tài khoản email được đính kèm trong công việc. Trên thực tế, chức năng này chỉ hữu ích khi người gửi muốn gửi đi cùng một nội dung cho nhiều người khác nhau. Đối với những cuộc hội thoại cá nhân cho sếp, đối tắc hay đồng nghiệp, sử dụng Reply All sẽ gây khó chịu, phiền phức cho những người không liên quan.
Không nên sử sụng Reply All khi nào? 1. Khi nào cần tránh sử dụng Reply All trong công việc?1.1. Khi có những người không liên quan trong hội thoạiGửi email tới những người không liên quan sẽ chỉ làm mất thời gian của họ. Chẳng hạn, khi bạn có suy nghĩ, quan điểm khác với người gửi nên muốn phản hồi để thảo luận sâu hơn thì tính năng Reply All trong trường hợp này là không cần thiết. 1.2. Khi muốn đính chính thông tin với một ngườiVí dụ, khi cần đính chính lại một thông tin cụ thể nào đó như "Cuộc họp diễn ra vào lúc 4 giờ chiều, không phải 3 giờ chiều." thì gửi phản hồi tới người gửi đầu tiên là đủ. Họ sẽ tự có nhiệm vụ xác nhận lại thông tin và đính chính với tất cả mọi người nếu cần. 1.3. Khi muốn gửi lời chúc tới một người cụ thểVí dụ trong trường hợp bộ phận nhân sự gửi email thông báo tới toàn bộ nhân viên công ty về việc thăng chức, khen thưởng cho một cá nhân, một đội nhóm nào đó. Nếu bạn cũng muốn gửi lời chúc tới họ thì nên trực tiếp trao đổi qua email cá nhân hoặc tiếp tục cuộc trò chuyện nhưng người nhận chỉ nên là cá nhân được khen thưởng thay vì toàn bộ mọi người trong cuộc hội thoại. 1.4. Khi chia sẻ thông tin, lời nhắn riêng tưGửi email hàng loạt là chuyện phổ biến trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, chẳng hạn như mời toàn thể nhân viên đi ăn tiệc tất niên, v.v. Tuy nhiên, nếu bạn có việc riêng không thể tham dự, hãy chỉ gửi phản hồi xác nhận tới người phụ trách để trình bày lý do. Trừ khi bạn nằm trong ban tổ chức buổi tiệc thì việc vắng mặt không cần thiết phải chia sẻ với tất mọi người.
2. Khi nào nên sử dụng Reply All?2.1. Khi muốn đóng góp ý kiến cá nhânBạn hoàn toàn có thể chia sẻ quan điểm cá nhân vào vấn đề đang thảo luận. Tuy nhiên, đừng quên suy nghĩ thật kỹ trước khi ấn nút Reply All để tránh mọi phiền phức có thể phát sinh. 2.2. Khi muốn kết thúc cuộc hội thoạiChẳng hạn, nếu một nhân viên gửi mail cho toàn bộ công ty để hỏi về tài liệu cụ thể nào đó và bạn đã có lời giải đáp thì tính năng Reply All sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp này. Cụ thể, phản hồi hàng loạt "Đây là phần tôi phụ trách. Tôi sẽ trực tiếp gửi thông tin chi tiết cho bạn." thay vì để mọi người gửi rải rác "Không phải tôi", "Tôi không rõ", v.v. 2.3. Khi được yêu cầuĐôi khi người gửi yêu cầu cụ thể bạn phải sử dụng tính năng Reply All vì lý do nhất định nào đó. Khi đó, hãy nhấn nút trả lời tất cả mà không phải lo lắng sẽ gây ra phiền phức gì. 2.4. Khi cần phản hồi nhiều người trong danh sáchSẽ có lúc bạn phải trả lời vài người trong danh sách email đính kèm. Trong trường hợp đó, hãy chọn Reply All để làm xuất hiện toàn bộ địa chỉ email rồi xóa những người không liên quan trước khi gửi.
 Sử dụng Reply All trong những trường hợp nào? 3. Cách hạn chế sai sót khi sử dụng Reply All để phản hồi sếp, đồng nghiệp3.1. Kiểm tra kỹ email trước khi gửiTrước khi nhấn gửi bất kỳ email nào, hãy kiểm tra lại cẩn thận và đảm bảo mình đã chọn đúng tùy chọn. Rất nhiều trường hợp vô tình ấn Reply All rồi dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. 3.2. Thu hồi emailHiện nay Gmail có hỗ trợ tính năng thu hồi tin nhắn trong vòng 30 giây sau khi nhấn gửi và nếu người nhận chưa mở email. Vì vậy, hãy thử truy cập phần Cài đặt và kích hoạt tính năng này nếu có để "cứu nguy" cho chính mình bạn nhé! 3.3. Chủ động xin lỗi khi gửi nhầmNếu chương trình email bạn đang sử dụng không hỗ trợ tính năng thu hồi tin nhắn thì chủ động gửi thêm email đính chính và xin lỗi là giải pháp duy nhất. Đừng quá áp lực, "Tôi gửi nhầm, rất xin lỗi mọi người!" là đủ để thể hiện rằng đây là sơ suất không mong muốn của bạn. |
