Cách làm báo cáo sử dụng hóa đơn mới nhất năm 2024

Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng theo hình thức kê khai trực tuyến và kê khai trực tiếp theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC:

Theo điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính quy định:

- Những DN mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hoá đơn của cơ quan thuế phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng và thực hiện trong 12 tháng kể từ ngày thành lập.

- Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra và thông báo cho DN chuyển sang theo quý. Nếu chưa có thông báo của cơ quan thuế, DN vẫn tiếp tục lập BC theo tháng.

- Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.

Chú ý: Có 1 số Chi cục thuế sẽ yêu cầu các bạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa hàng tháng nhưng vẫn phải nộp hàng quý nữa, các bạn nên hỏi rõ nhé!

- Nhưng hiện tại trên phần mềm HTKK chưa có trức năng lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. Nên các bạn phải làm trực tuyến hoặc trực tiếp.

1. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tháng theo hình thức trực tiếp:

- Các bạn phải làm Mẫu số BC26/AC Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính. - Các bạn có thể tải về tại đây: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

- Tiếp đó các chỉ tiêu các bạn nhập theo mẫu tại đây: Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý

2. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tháng theo hình thức trực tuyến:

Bước 1:

- Bạn truy cập vào website của Tổng cục thuế: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ (Các bạn nên thực hiện trên trình duyệt Internet Explorer 9 hoặc thấp hơn để hạn chế 1 số lỗi)

- Tiếp đó các bạn đăng nhập vào tài khoản. Nếu chưa các bạn phải đăng ký nộp hồ sơ khai thuế qua mạng (Phải có Token)

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá và phân tích hoạt động kinh doanh. Sau đây, DUNTAX xin chia sẻ đến bạn đọc cách làm báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn mới nhất.

Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn sẽ giúp doanh nghiệp nắm được tình hình hoạt động kinh doanh

1. Áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

• Từ ngày 1/7/2022 doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
• Sau khi được cơ quan Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cụ thể như sau:

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Sau khi lập hóa đơn, người bán sẽ gửi hóa đơn cho cơ quan Thuế để cấp mã sau đó gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:

• Sau khi người bán lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho người mua, người bán sẽ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế (có thể chuyển trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
• Tùy trường hợp quy định để người bán chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn cho cơ quan Thuế nhưng chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua, hoặc chuyển theo hình thức Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT) theo thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT. Riêng với người bán xăng dầu thì Bảng tổng hợp phải chuyển trong ngày.

Theo 2 trường hợp nêu trên thì tất cả các hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đều đã được gửi dữ liệu đến cơ quan Thuế và được lưu trữ dữ liệu tại cơ quan Thuế.Vì vậy, người nộp thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý (BC26/AC) như trước đây.

2. Các đối tượng cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78:

Theo quy định mới, một số tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, khi sử dụng hóa đơn mua từ cơ quan thuế, phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Điều 29, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với các điểm cụ thể như sau:

Đối tượng áp dụng:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, mua hóa đơn từ cơ quan thuế, có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HDG) và bản hóa đơn đã sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế thường gặp sự cố và chưa thể khắc phục được:

• Theo Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi cơ quan thuế gặp sự cố trong việc cấp mã, cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức và cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế đã được khắc phục thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho các tổ chức và cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Thời hạn chậm nhất để chuyển sang hóa đơn điện tử là 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế. Các tổ chức và cá nhân cũng cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA, được ban hành kèm theo Nghị định này.

Một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh, bao gồm:

• Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
• Giao, khoán, bán hay cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

3. Hướng dẫn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

3.1 Thông tin về cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được phân thành hai giai đoạn theo quý và theo tháng, cụ thể như sau:

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng:

• Theo quy định tại Điều 5, Khoản 4 của Thông tư 119/2014/TT-BTC và sửa đổi khổ thứ 2, Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng áp dụng cho doanh nghiệp có mức độ rủi ro cao về Thuế. Thời hạn để nộp báo cáo chậm nhất là ngày 20 của tháng sau. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý:
• Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập hoặc có hoạt động dưới 12 tháng thuộc diện rủi ro cao về Thuế. Đối với những doanh nghiệp khác (không có thông báo của cơ quan Thuế về việc thuộc loại rủi ro cao về Thuế), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được thực hiện theo quý. Lưu ý:
• Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (không có hoạt động xuất hóa đơn) tức là không phát sinh hoạt động bán hàng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

3.2 Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hiệu quả

Bước 1: Đăng nhập vào trong phần mềm HTKK.

Bước 2: Truy cập vào mục “Hoá đơn” -> “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.

Bước 3: Nhập thông tin vào các cột tương ứng. Dưới đây là một số hướng dẫn chi tiết:

• Cột 1: Cột thứ tự – Thêm dòng: Bấm “F5” để thêm dòng mới, bấm “F6” để xóa dòng.

+ Cột Mã loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn bạn muốn báo cáo.

+ Chọn “01GTKT” nếu sử dụng hóa đơn GTGT.

+ Chọn “02GTTT” nếu sử dụng hóa đơn bán hàng.

• Cột 2: Tên loại hóa đơn – Không cần nhập, phần mềm sẽ tự động điền.
• Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn – Nhập ký hiệu mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp. Ví dụ: “01GTKT0/001”.
• Cột 6, 7: Từ số – Đến số: Gọi là Số tồn đầu kỳ.

Nếu là lần đầu tiên lập báo cáo, bạn tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu. Từ kỳ thứ 2 trở đi, phần mềm sẽ tự chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên và cho phép chỉnh sửa.

• Cột 8, 9: Từ số – Đến số: Gọi là số mua/phát hành trong kỳ.

Nhập số tự nhiên, nếu trong kỳ không có việc đặt in hóa đơn và thông báo phát hành, bạn có thể bỏ qua cột này.

• Cột 10, 11, 12: Phần mềm tự động điền.
• Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Nhập số lượng các hóa đơn đã sử dụng (không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất, hủy) và phải nhỏ hơn hoặc bằng số lượng hóa đơn trong cột 5.
• Cột 14, 16, 18: Gọi là phần mềm tự động điền.
• Cột 15, 17, 19: Nhập mã số hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy và không được trùng nhau.
• Cột 20, 21, 22: Phần mềm tự động điền.

+ Người lập biểu là: Nhập tên người thực hiện báo cáo.

+ Người đại diện theo pháp luật thì Nhập tên giám đốc.

+ Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, bạn có thể chỉnh sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.

Bước 4: Nhấn nút “Ghi”. Nếu có lỗi sai thì phần mềm sẽ tự động thông báo.

Bước 5: Cuối cùng, nhấn nút “Kết xuất XML” và nộp báo cáo qua mạng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.