Làm thế nào để gửi file đính kèm trên thư điện tử nếu dung lượng file đính kèm lớn vượt mức cho phép?
|
Tính năng đính kèm tập tin (file) trên các hệ thống thư điện tử (E-mail) ngày càng được cải thiện, tuy nhiên vẫn có một mức hạn chế về dung lượng tối đa. Một số dịch vụ email hàng đầu như Gmail hay Yahoo-Mail cũng chỉ giới hạn dung lượng tối đa lần lượt là 25Mb và 10Mb cho mỗi bức thư. Vấn đề giới hạn dung lượng còn phụ thuộc vào địa chỉ nhận như, nếu bạn đính kèm file có dung lượng 25Mb từ Gmail và gửi sang Yahoo-Mail thì mail sẽ không thể đến tay người nhận. Làm sao để gửi mail với tệp đính kèm dung lượng lớn? Bài viết sẽ tổng hợp một số giải pháp giúp bạn giải quyết vấn đề trên. Show Sử dụng dịch vụ đám mây: Hiện nay có nhiều dịch vụ lưu trữ miễn phí nổi tiếng, giúp bạn gửi kèm File với dung lượng rất lớn mà không phải lo lắng về tốc độ và cũng không phải quan tâm đến hạn mức của dịch vụ email người nhận đang sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng Gmail hay Microsoft Outlook, hãy sử dụng kho lưu trữ tích hợp sẵn của hãng (Google Drive và SkyDrive). Chọn biểu tượng hai dịch vụ này khi đang soạn thảo thư, file đính kèm sẽ được lưu trữ trên “đám mây”.  Với dịch vụ Dropbox, bạn cần Xác nhận (Verify) ứng dụng này với địa chỉ E-mail của bạn. Bạn mở thư mục lữu trữ trực tuyến của mình trên Dropbox, click biểu tượng
Đây là giải pháp cổ điển được sử dụng phổ biến trước đây. Trước hết bạn cần chia nhỏ file cần gửi. Có một số phần mềm giúp chia nhỏ và ghép nối file thông dụng như Winrar (http://www.win-rar.com), 7-Zip (http://www.7-zip.org), Hj-Split (http://www.hjsplit.org). Sau khi chia nhỏ thành nhiều file có dung lượng nhỏ hơn giới hạn cho phép của hệ thống E-mail đang sử dụng thì đính kèm nhiều lần trong nhiều thư. Ví dụ, để chia nhỏ với Winrar, click chuột phải vào file cần chia, chọn Add to archive…, lựa chọn mức độ nén (Compression Method) và dung lượng của từng phần theo Mb (Split to volumes, size). Người nhận cần tải đầy đủ các phần nhỏ này, sau đó ghép chúng lại để được file hoàn chỉnh.
Có nhiều dịch vụ gửi file dung lượng lớn miễn phí hiện nay như: Dropsend, SecurelySend,... Cách thức hoạt động của các dịch vụ này cũng tương tự các kho lưu trữ đám mây, tuy nhiên sử dụng đơn giản hơn. Ví dụ, với dịch vụ Dropsend, bạn truy cập địa chỉ http://www.dropsend.com . Tại mục Send A File Now, lần lượt điền email đến (1), email người gửi (2), chọn file cần gửi (3), nhập mã xác nhận (4), điền chủ đề (5) và nội dung thư (6). Sau khi hoàn tất, click Send Your File Các dịch vụ miễn phí này thường kèm theo quảng cáo, dung lượng cho phép tải lên tương đối lớn nhưng vẫn bị giới hạn dung lượng. Cần lưu ý rằng không nên gửi các file đính kèm có nội dung nhạy cảm qua các dịch vụ này, hoặc mã hóa các file đó trước khi gửi. Email là kênh giao tiếp được sử dụng rất nhiều trong công việc, hoạt động kinh doanh hiện nay. Thông thường, email thường dùng để trao đổi ngắn gọn kèm theo các thông tin quan trọng, có tính chất thống nhất giữa 2 bên. Vì vậy, nhu cầu gửi file dung lượng lớn qua email là rất cao. Hãy cùng Bizfly tìm hiểu cách gửi email có file đính kèm trên một số phần mềm gửi thư trực tuyến như Gmail, Bizfly Email,..nhé! Cách gửi email có file đính kèm là thư mục, tập tinSau đây là những cách gửi email có file đính kèm là tệp tin hay là thư mục: Bước 1: Truy cập tài khoản email của bạn. Trong giao diện hòm thư, click nút "Soạn thư". Cách gửi email có file đính kèm là thư mục, tập tin Bước 2: Tại khung hội thoại để soạn Thư mới, di chuyển chuột xuống phía dưới và chọn biểu tượng "Đính kèm tệp". Bước 3: Trong hội thoại mở ra, lựa chọn file bạn muốn đính kèm. Ở đây bạn có thể chọn nhiều tập tin cùng lúc dưới các dạng như Word, Excel,.... Bước 4: Nếu bạn muốn gửi cả một Folder tài liệu, bạn cần nén toàn bộ thư mục đó dưới dạng file đuôi .rar hoặc .zip. Đây là cách giúp bạn gửi thư mục một cách chuyên nghiệp và nhanh gọn nhất. Nếu không nén file, người nhận sẽ phải tải từng tệp tin trong thư mục đó, rất mất thời gian và gây sự khó chịu. Cách gửi email có file đính kèm là ảnh, videoBước 1: Truy cập tài khoản email của bạn, chọn "Soạn thư". Bước 2: Di chuyển xuống phía dưới khung cửa sổ nhỏ để soạn email, click chọn biểu tượng "Chèn ảnh". Cách gửi email có file đính kèm là ảnh, video Bước 3: Xuất hiện cửa sổ nhỏ với 4 lựa chọn:
Cách gửi file dung lượng lớn qua Google DriveGiới hạn dung lượng gửi file của Gmail là 25MB, như vậy, sẽ có những tệp tin mà vượt quá giới hạn cho phép. Để gửi file dung lượng lớn qua email, bạn cần sử dụng đến nền tảng chia sẻ dữ liệu thứ 3. Đối với Gmail, bạn có thể sử dụng dịch vụ Google Drive miễn phí của chính Google, giới hạn dung lượng là 10GB. Bước 1: Tại cửa sổ Soạn thư, chọn biểu tượng "Chèn tệp bằng cách sử dụng Drive". Cách gửi file dung lượng lớn qua email Bước 2: Hiển thị cửa sổ mới với 4 lựa chọn:
Gmail cũng cung cấp cho bạn sự lựa chọn chèn file vào email dưới dạng liên kết drive hoặc dạng tệp đính kèm. Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi mail hàng loạt bằng Google Drive Một số lưu ý cần biết khi gửi email có file đính kèmNếu file có dung lượng quá lớn, bạn có thể tách thành nhiều file để gửi. Tuy nhiên, rất nhiều người sẽ tải file lên Google Drive để tránh mất thời gian. Bí kíp để gửi nhiều file nhanh chóng là hãy nén tất cả chúng để giảm dung lượng, rồi mới đính kèm email. Điều này giúp email không bị load lâu, người nhận cũng dễ dàng tải về. Bên cạnh Google Drive và Gmail, nếu bạn đang sử dụng các phần mềm email marketing của các đơn vị khác, bạn cũng có thể sử dụng thư viện lưu trữ tại các phần mềm này. Ví dụ, với Bizfly Email, bạn được cung cấp một Thư viện Media để tải các tệp tài liệu, hình ảnh, video clip định dạng khác nhau. Trong quá trình gửi mail, chỉ cần chọn các tệp này vừa giúp tiết kiệm thời gian, vừa dễ dàng gửi đi. Trên đây là những cách gửi mail có file đính kèm cực kỳ hữu dụng. Hãy đăng ký nhận ngay những bản tin hữu ích cùng Bizfly ngay nhé! |
