Cách tạo email hãng tàu hóa đơn điện tử năm 2024

Bài viết hướng dẫn chi tiết cách tạo bảo mật cho gmail và cấu hình email để tự động gởi mail hóa đơn đến khách hàng sau khi đã ký duyệt

Sự tiện lợi của HoadondientuTrungkien là sau khi ký duyệt hóa đơn đã xuất bằng “Chữ ký số”, hệ thống sẽ tự động gởi đến mail khách hàng hóa đơn đã xuất.

Nội dung mail gởi đến bao gồm: Thông báo số hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, đường dẫn xem hóa đơn, hóa đơn file PDF, XML, HTML (Như hình minh họa)

Nay HoadondientuTrungkien hướng dẫn quý khách 2 bước để cấu hình email như sau:

Bước 1: Vào đường link: https://myaccount.google.com/lesssecureapps để bật bảo mật 2 lớp Gmail, mục đích là để email không bị nhảy vào hộp thư Spam của khách hàng.

1/ Chọn đăng nhập bằng mật khẩu và mã xác minh của google qua SMS

2/ Lấy mật khẩu cấp 2 từ google (Mật khẩu cấp 2 do google cấp, không phải mật khẩu mình đã đặt)

Bước 2: Copy mật khẩu vừa lấy được ở bước 1, past vào cấu hình email sau của hệ thống (Theo hình minh họa)

Vậy là xong, từ giờ sau khi ký duyệt hóa đơn, hệ thống sẽ tự động gởi hóa đơn đã xuất về mail khách hàng mà mình không cần phải gởi thủ công, cũng không phải tốn dung lượng lưu trữ của Gmail, vì tất cả hóa đơn đã lưu trữ trên Data Center của HoadondientuTrungkien.com, quý khách có thể xem hóa đơn đó bất cứ lúc nào.

Thiết lập cấu hình email là để phục vụ cho việc gửi hóa đơn điện tử đã phát hành tới khách hàng. Khi kế toán sử dụng chức năng gửi hóa đơn cho khách hàng, chương trình sẽ thực hiện gửi từ địa chỉ email được thiết lập.

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối Internet.

1. Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Bắt đầu sử dụng và nhấn Thiết lập ngay.

2. Khai báo các thông tin về cấu hình.

* Lựa chọn Nhà cung cấp có sẵn trong danh sách, chương trình sẽ hiển thị Máy chủ Mail, Cổng và Phương thức bảo mật của nhà cung cấp đó.

Lưu ý: Nếu là máy chủ mail của riêng công ty thì Kế toán liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin.

Tên người gửi và Email gửi: các thông tin này sẽ được sử dụng để người nhận email biết được thông tin người gửi. Tên đăng nhập Email và Mật khẩu Email: nhập thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống email của người gửi.

• Nhấn Kiểm tra thiết lập để xem thông tin về cấu hình email có đúng hay không => Nếu chưa đúng thì thực hiện thiết lập lại (tham khảo tại mục 4. Các trường hợp thiết lập Email không thành công).

3. Khai báo tên công ty hiển thị trên tiêu đề email.

4. Nhấn Đồng ý.

Lưu ý:

Có thể tự thiết lập nội dung email gửi cho khách hàng theo nhu cầu theo hướng dẫn tại đây. Trường hợp đơn vị có nhiều dữ liệu kế toán, nhiều máy tính hoặc người dùng thì việc thiết lập email gửi hóa đơn phải được thực hiện trên từng dữ liệu, từng máy tính và từng người dùng.

Trường hợp đơn vị gỡ bỏ phần mềm MISA SME.NET 2019 và cài đặt lại thì phải thiết lập lại email gửi hóa đơn. Thay vì phải viết tay hóa đơn, đóng gói và đi gửi hóa đơn như trước đây thì khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử kế toán có thể gửi hóa đơn điện tử qua email chỉ với vài thao tác.

1. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua email trên phiên bản website của HĐĐT EasyInvoice

Sau khi phát hành thành công hóa đơn điện hệ thống EasyInvoice đối với hóa đơn điện tử không có mà và nhận được mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán thực hiện gửi hóa đơn điện tử cho người mua theo hướng dẫn sau:

• Sau khi phát hành hóa đơn màn hình giao diện hiển thị lại danh mục các hóa đơn đã phát hành. Lúc này người dùng tích vào chọn hóa đơn cần gửi cho khách hàng
  Nhập Email khách hàng vào ô trống

Nhập email khách hàng rồi nhấn “gửi email”. Có thể gửi hóa đơn cho nhiều địa chỉ email, các địa chỉ cách nhau bởi dấu phẩy.

Dưới đây là nội dung hóa đơn được gửi về địa chỉ email của khách hàng.

Hóa đơn gửi về địa chỉ email của khách hàng

\>>> Xem thêm các bước phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống EasyInvoice

2. Gửi hóa đơn điện tử qua Email trên app mobile hóa đơn điện tử EasyInvoice

\>> Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử trên app mobile HĐĐT EasyInvoice

Để gửi hóa đơn điện tử qua email trên điện thoại di động, bạn thực hiện theo các hướng dẫn sau:

Đầu tiên truy cập vào phần danh sách hóa đơn, nhấn chọn hóa đơn cần gửi cho khách hàng. Ở góc phải bên dưới màn hình có biểu tượng gửi email, nhân vào đó rồi nhập eamil của khách hàng. Cuối cùng nhấn gửi email.

Gửi hóa đơn điện tử qua email khách hàng trên app mobile hóa đơn điện tử EasyInvoice

Trên đây là bài hướng dẫn các thao tác gửi hóa đơn điện tử qua email trên 2 phiên bản phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice.