Vì sao đào tạo không hiệu quả

Đào tạo luôn là một giải pháp tốt để cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao tính gắn kết và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực sự đã có rất nhiều doanh nghiệp thất bại trong các chương trình đào tạo của mình. Để lý giải điều này, chúng ta có thể đọc qua bài viết sau đây được chuyên gia của Khởi Thuật biên dịch, hiệu chỉnh và bổ sung. Bài viết này phân tích nguyên nhân ở ba khía cạnh như sau: 

1. Về phân tích nhu cầu đào tạo

(Ảnh: Meirc Training and Consulting)

- Chuyện hoang đường

Rất ít các tổ chức dựa trên khoa học về việc học tập và đào tạo khi xây dựng kế hoạch và triển khai các chương trình đào tạo. Nhiều tổ chức không được làm sáng tỏ những kiến thức về học tập, đào tạo và phát triển.

Có một số chuyện hoang đường mà các tổ chức biết về đào tạo. Chuyện hoang đường đầu tiên là nếu tổ chức cử một nhân viên không có tay nghề để được tham gia đào tạo, khi họ trở lại công việc của mình sẽ có ngay lập một sự thay đổi, cải tiến trong công việc và nhân viên đó sẽ có tay nghề cao hơn. Và đó là một giả định sai lầm. Thực sự nó phức tạp hơn nhiều. Trong thời đại ngày nay, nhìn chung các tổ chức vẫn thường có các quan điểm rất đơn giản về đào tạo.

- Những sai lầm lớn

Đầu tiên, các tổ chức thường không dành thời gian để phân tích những nhu cầu đào tạo của họ. Điều này thực sự là đơn giản. Bước đầu tiên trong việc đào tạo là cần làm một phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) để tìm ra đối tượng có nhu cầu đào tạo và loại hình đào tạo phù hợp. Một số tổ chức hiện nay đã thực hiện các hoạt động thu thập và xử lý TNA nhưng nhiều khi đó chỉ là một sự giả tạo và chống đối.

Vấn đề tiếp theo là nhiều tổ chức thường không đánh giá nhân viên đã học như thế nào. Hoặc nếu có làm, họ thường dừng lại ở cấp độ đầu tiên là đánh giá các dữ liệu phản ứng. Các tổ chức nghĩ rằng nếu có một phản ứng tích cực với hoạt động đào tạo thì mọi người sẽ tìm hiểu và học tập hăng say. Nhưng những gì chúng ta đã biết chỉ là một sự tương quan yếu ớt giữa phản ứng với hoạt động đào tạo và nỗ lực học tập thực tế của người học.

Thứ ba, các tổ chức thường tin rằng công nghệ sẽ giải quyết tất cả các vấn đề về đào tạo. Họ nghĩ rằng các ứng dụng di động hoặc trò chơi là giải pháp cho việc học tập. Niềm tin này chưa thực sự đầy đủ. Các tổ chức cũng cần mục tiêu học tập rất rõ ràng, phản hồi chính xác, hình thức đo lường hoặc đánh giá cụ thể, đặc biệt là cơ hội thường xuyên để thực hành và nhận phản hồi từ các hoạt động follow-up.

Thứ tư, các tổ chức có thể có được hoạt động đào tạo tốt nhất trên thế giới. Nhưng chính những tổ chức này cũng có thể không sẵn sàng để được đào tạo và không thiết lập được các điều kiện để khi nhân viên quay trở lại công việc của mình sẽ nhận được sự hỗ trợ giám sát đúng đắn, cơ hội thực hành, các điều kiện cho phép nhân viên áp dụng những kỹ năng đã lĩnh hội được (Awareness) và thúc đẩy nhân viên duy trì điều này. Và như vậy rất khó khăn để một chương trình đào tạo đạt được mục tiêu cao hơn là “cam kết” (Commitment) và “hành động” (Action) sau khóa học.

2. Tập trung vào thiết kế chương trình đào tạo

- Các yếu tố quan trọng nhất của một chương trình đào tạo hiệu quả

Thiết kế chương trình đào tạo là việc cần làm trước, trong và sau quá trình đào tạo. Tổ chức sẽ cho phép nhân viên học và thực hành như thế nào? Tổ chức sẽ phải cung cấp những thông tin phản hồi gì? Loại hình công nghệ đào tạo mà tổ chức sẽ sử dụng là gì? Đây là những điều dường như là hiển nhiên nhưng rất ít tổ chức thực sự chú ý đến điều này.

Nhiều tổ chức chỉ cần mua một chương trình đào tạo từ nhà cung cấp - giống như tổ chức một cuộc hội thảo đào tạo các kỹ năng và họ cho rằng đã được tích hợp vào trong thiết kế. Nhiều nhà cung cấp luôn đảm bảo việc đào tạo trông rất hào nhoáng và hấp dẫn, với rất nhiều hoạt động thú vị. Trong khi đó có thể đó chỉ là một niềm vui và vài giờ học thú vị, nhưng sau khi nhân viên quay trở lại công việc của họ, họ sẽ tự hỏi, "Tôi phải làm gì bây giờ?".

- Giải pháp đơn giản có thể làm ngay và luôn

Một là phải làm phân tích, thực sự phân tích sâu nhu cầu đào tạo của tổ chức. Hãy chắc chắn rằng tổ chức đã xác định kết quả rõ ràng cho việc học tập - và xác định được ai sẽ phải được đào tạo và loại hình đào tạo nào sẽ phù hợp. Không phải lúc nào mọi hoạt động đào tạo hiệu quả cũng đến từ các tổ chức chuyên nghiệp được thuê ngoài.

Đôi khi một tổ chức cử nhân viên đến để đào tạo và nghĩ đó là những gì họ cần, nhưng khi trở về họ lại tự hỏi, "Tại sao tôi lại tham gia buổi đào tạo đó? Tôi sẽ không thể sử dụng kiến thức đó cho một vài ba năm nữa khi tổ chức ban hành những thủ tục, quy định mới". Một chương trình đào tạo cần gắn với một chiến lược kinh doanh cụ thể và phân tích nhu cầu đào tạo là cực kỳ quan trọng để tổ chức không lãng phí tiền bạc, nhân sự và thời gian vô bổ.

3. Các hoạt động đánh giá và "follow-up" sau đào tạo

- Đánh giá quan trọng như thế nào?

Đánh giá là một thành phần không thể thiếu trong đào tạo. Đó là hoạt động tối quan trọng để ghi nhận tình trạng thực hiện các kỹ năng của nhân viên. Hoạt động đánh giá nên được thực hiện trên cơ sở liên tục, ghi nhận cả chính thức và không chính thức. Sự giám sát trực tiếp thông thường sẽ cho chúng ta kiến thức mật thiết nhất về những kỹ năng nào là quan trọng và lĩnh vực nào tổ chức cần đào tạo lại.

- Vấn đề lớn - Sự sa sút về kỹ năng

ASTD (The American Society for Training and Development ) cho rằng khi các nhân viên quay trở lại công việc của mình thì họ đã mất 90% của những gì đã học được trong đào tạo. Những nhân viên đó chỉ giữ lại được 10% kiến thức đã lĩnh hội. Nếu tổ chức không sử dụng các kỹ năng đã huấn luyện một cách rất nhanh chóng, tổ chức đó sẽ có sự sa sút lớn và rất nhanh. Đó là lý do tại sao các tổ chức cần phải tăng cường các hoạt động đánh giá và “follow-up”. Nếu nhân viên học một cái gì đó và họ không có cơ hội để thực hành, cuối cùng họ sẽ đánh mất nó.

- Cách hiệu quả để giúp nhân viên giữ lại tất cả các thông tin đã lĩnh hội trong đào tạo

Các tổ chức cần phải dạy cho nhân viên làm thế nào và ở điểm nào có thể tiếp cập với thực tế. Nếu tổ chức đang tràn ngập những thực tế và những khái niệm mơ hồ thì nhân viên sẽ quên 90% kiến thức đã lĩnh hội. Hoạt động đào tạo gì nên làm sẽ giúp cho nhân viên có thể sử dụng thông tin như: cơ sở dữ liệu, hướng dẫn sử dụng, checklist,… khi họ cần nó trong công việc. Cần chú ý rằng, nhân viên – người học có thể không ghi nhớ mọi thứ như các tổ chức kỳ vọng.

- Động lực học tập hay gánh nặng học tập

Tổ chức phải thiết lập môi trường và truyền thông mạnh mẽ rằng việc học là quan trọng trong tổ chức và đồng thời đó là lợi ích của mỗi cá nhân. Đó là về việc tạo ra những nhân viên đầy trí tuệ mà nếu họ tham gia học tập, nếu họ biết nhiều hơn, đó là vì lợi ích của chính hộ. Và cuối cùng, họ sẽ có “giá trị thị trường” cao hơn.

Người giám sát, người quản lý rất có ảnh hưởng đến hiệu quả quá trình học tập. Nếu người giám sát, người quản lý quan tâm đến tương lai của nhân viên, nhân viên sẽ được thúc đẩy để học tập và tổ chức đó sẽ trở thành một “tổ chức học tập”.

---

Biên tập: Phạm Tô Hoài - Chuyên gia tư vấn và đào tạo

[Nguồn: Eduardo Salas - Professor of organizational psychology, University of Central Florida; The Wall Street Journal in Austin, Texas]