Làm thế nào để duy trì văn hóa tổ chức năm 2024

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc định hình định hướng và thành công của một tổ chức. Hiểu đơn giản, văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị, tư duy và thái độ mà tạo nên bản sắc riêng biệt cho một doanh nghiệp. Việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp không chỉ tạo sự nhất quán và đoàn kết trong làm việc mà còn giúp tạo nên lợi thế cạnh tranh vượt trội.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn triển khai văn hóa doanh nghiệp thông qua mô hình 5S. Quy trình này gồm 5 bước cơ bản: Xây dựng nền tảng (Shape the Foundation), Chuẩn hóa hành vi (Standardize the desired behavior), Phổ cập giá trị (Socialize), Duy trì (Sustain), Tích lũy và điều chỉnh (Second Nature). Dựa vào đó, bạn sẽ có được bản đồ lộ trình rõ ràng để thúc đẩy và duy trì sự phát triển của văn hóa doanh nghiệp.

Hãy theo dõi bài viết để khám phá cách hình thành và thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, góp phần nâng cao hiệu suất và thành công của tổ chức bạn.

Bước 1: Xây dựng nền tảng (Shape the Foundation)

Bước 1 là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình triền khai văn hóa doanh nghiệp. Trong bước này, bạn sẽ cần thực hiện các công việc sau:

• Đánh giá hiện trạng văn hóa doanh nghiệp
• Xác định hình mẫu văn hóa doanh nghiệp lý tưởng
• Lập kế hoạch để thu hẹp khoảng cách giữa thực trạng và hình mẫu lý tưởng

Sau đây là chi tiết các công việc bạn cần thực hiện:

Đánh giá hiện trạng văn hóa doanh nghiệp

Đánh giá hiện trạng văn hóa doanh nghiệp là một bước quan trọng để xác định điểm mạnh, điểm yếu và các khía cạnh cần cải thiện trong văn hóa tổ chức. Công việc này còn được gọi là “Khảo sát mức độ trưởng thành của văn hóa doanh nghiệp”. Tôi có một bài viết hướng dẫn cụ thể về vấn đề này, bạn có thể theo dõi tại đây .

Dưới đây là một số phương pháp phổ biến để giúp bạn thực hiện đánh giá mức độ trưởng thành của văn hóa doanh nghiệp.

• Khảo sát và phỏng vấn nhân viên: Tương tác trực tiếp với nhân viên qua cuộc phỏng vấn hoặc khảo sát có thể giúp thu thập thông tin về cách họ thấy về văn hóa hiện tại của tổ chức, các giá trị và thái độ tồn tại.
• Xem xét tài liệu và chính sách: Đánh giá các tài liệu như chính sách, hướng dẫn, sổ sách và báo cáo có thể giúp hiểu rõ hơn về cách văn hóa doanh nghiệp thể hiện trong các hoạt động thường ngày.
• Quan sát trực tiếp và ghi chú: Theo dõi hoạt động hàng ngày của tổ chức và ghi chú về cách mọi người tương tác, làm việc và thể hiện các giá trị và thái độ.
• Phân tích dữ liệu số: Sử dụng dữ liệu số liệu để phân tích các thông số liên quan đến hiệu suất, tương tác, sự hài lòng của nhân viên và khách hàng để đánh giá văn hóa hiện tại.
• Đánh giá từ bên ngoài: Tìm hiểu về cách tổ chức được thể hiện từ bên ngoài, bao gồm cách họ tương tác với đối tác, khách hàng và cộng đồng.

Khi thực hiện đánh giá hiện trạng văn hóa doanh nghiệp, hãy đảm bảo xem xét từ nhiều góc độ khác nhau để có cái nhìn tổng thể và chính xác. Dựa vào thông tin thu thập được, bạn có thể hiểu rõ hơn về tình hình văn hóa hiện tại của tổ chức, hay nói cách khác là mức độ trưởng thành của văn hóa doanh nghiệp bạn.

Xác định hình mẫu văn hóa doanh nghiệp lý tưởng

Ở bước này, bạn cần thực hiện các công việc để có thể hình dung rõ ràng đâu là văn hóa doanh nghiệp mà tổ chức muốn hướng tới.

Tôi gợi ý bạn sử dụng mô hình OCAI (Organizational Culture Assessment Instrument) để xác định loại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng. Mô hình này cũng giúp bạn hình ảnh hóa loại hình hiện tại và tương lai của văn hóa doanh nghiệp bạn. Từ đó, giúp cho quá trình triển khai văn hóa doanh nghiệp trở nên dễ hình dung hơn cho tất cả mọi người.

Dưới đây là một số cách để để thực hiện công việc này:

• Phân tích giá trị cốt lõi: Xác định các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp mong muốn thể hiện thông qua văn hóa của mình. Những giá trị này có thể là tôn trọng, sáng tạo, trách nhiệm, tập trung vào khách hàng, và nhiều yếu tố khác.
• Nghiên cứu các công ty mẫu: Nghiên cứu về các doanh nghiệp mẫu hoặc các tổ chức tiên phong trong ngành có thể giúp bạn hình dung được một mô hình văn hóa doanh nghiệp lý tưởng. Tìm hiểu cách họ thể hiện giá trị và tư duy trong mọi hoạt động của họ.
• Phỏng vấn nhân viên và lãnh đạo: Tương tác với các thành viên trong tổ chức để hiểu thêm về tầm nhìn và mục tiêu về văn hóa mà họ mong muốn. Lắng nghe ý kiến và đóng góp từ mọi cấp bậc để tạo ra hình mẫu thống nhất.
• Thiết lập hội thảo hoặc cuộc họp chia sẻ ý kiến: Tổ chức các buổi hội thảo hoặc cuộc họp tập trung vào việc xác định hình mẫu văn hóa doanh nghiệp. Thúc đẩy sự thảo luận và ý kiến đóng góp từ tất cả các phía trong tổ chức.
• Sử dụng phương pháp thảo luận nhóm: Sử dụng các phương pháp như “hồi hộp tư duy” (brainstorming) để tạo ra một danh sách các yếu tố cụ thể mà văn hóa doanh nghiệp lý tưởng cần phải thể hiện.

Khi xác định hình mẫu văn hóa doanh nghiệp lý tưởng, hãy đảm bảo tích hợp các giá trị cốt lõi, tư duy và thái độ mà tổ chức muốn thể hiện. Đây sẽ là nền tảng để xây dựng kế hoạch và các hoạt động triển khai văn hóa doanh nghiệp trong các bước tiếp theo. Sử dụng mô hình OCAI sẽ giúp bạn tiếp cận với bộ câu hỏi sẵn có, giúp việc đánh giá trở nên dễ dàng hơn.

Lập kế hoạch

Sau khi thực hiện 2 công việc trên, bạn sẽ có một “tấm bản đồ” về những khía cạnh cần “dịch chuyển” để đi từ văn hóa doanh nghiệp hiện tại đến lý tưởng. Dựa trên “tấm bản đồ” này, hãy đặt mục tiêu, lên kế hoạch để triển khai từng khía cạnh cụ thể.

Ở các bước tiếp theo, bạn sẽ tiến hành việc triển khai kế hoạch này, thông qua những công việc chi tiết.

Bước 2: Chuẩn hóa hành vi (Standardize the desired behavior)

Giá trị cốt lõi thường là những từ ngữ ngắn gọn và súc tích. Điều đó có nghĩa là các thành viên trong tổ chức có thể có những diễn giải khác nhau về giá trị cốt lõi. Vì thế, để tạo ra sự nhất quán trong hoạt động của tổ chức, hãy xây dựng bộ Tiêu chuẩn hành vi.

Tiêu chuẩn hành vi là những hành vi chủ chốt và có thể quan sát được trong hoạt động hàng ngày của tổ chức. Chúng thể hiện giá trị cốt lõi mà tổ chức hướng tới, đồng thời là cơ sở để đánh giá hoạt động của các thành viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không.

Với mỗi giá trị cốt lõi, hãy đề ra ít nhất 3 hành vi chủ chốt thể hiện giá trị đó. Diễn đạt bằng những câu ngắn gọn và dễ hiểu với mọi thành viên trong tổ chức.

Ví dụ:

• Nếu giá trị cốt lõi là “Trách nhiệm,” một tiêu chuẩn hành vi có thể là “Hoàn thành công việc đúng hạn và đảm bảo chất lượng cao.”
• Nếu giá trị cốt lõi là “Chính trực”, một tiêu chuẩn hành vi có thể là “Tôi trung thực và làm những gì mà tôi đã nói”.

Bước 3: Phổ cập giá trị (Socialize)

Truyền thông là bước không thể thiếu trong quy trình triển khai văn hóa doanh nghiệp. Sau khi đã xây dựng xong bộ Tiêu chuẩn hành vi, câu hỏi đặt ra là “Làm thế nào để phổ biến những tiêu chuẩn này đến các thành viên của tổ chức?”. Có nhiều cách để thực hiện bước 3 này, tùy thuộc vào đặc trưng của doanh nghiệp bạn.

Trước tiên, hãy thành lập một nhóm chuyên trách để thực hiện truyền thông các giá trị cốt lõi và bộ tiêu chuẩn hành vi. Thông thường, nhóm này sẽ có sự tham gia của bộ phận Nhân sự và bộ phận Marketing.

Dưới đây là một số hoạt động “phổ cập giá trị” mà bạn có thể tham khảo. Bạn có thể kết hợp một hoặc nhiều hoạt động với nhau để tăng sự thấu hiểu và khắc sâu những giá trị cốt lõi và tiêu chuẩn hành vi vào tâm trí của mọi người.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều bộ phận nhân viên với đặc trưng công việc, trình độ khác nhau, hãy lựa chọn hoạt động “phổ cập giá trị” phù hợp với từng nhóm đối tượng để đạt được hiệu quả cao nhất.

• Thư từ CEO
• Truyền thông nội bộ qua email nội bộ, bản tin nội bộ, website và các kênh xã hội chính thức của công ty, màn hình máy tính, sổ tay nhân viên, các sản phẩm như cốc, áo, mũ…được in giá trị cốt lõi của công ty.
• Poster, hình ảnh, khẩu hiệu dán ở khu vực thông tin chung.
• Loa phát thanh định kỳ.
• Tổ chức các hoạt động ngoại khóa, cuộc thi, quiz/game có thưởng về văn hóa doanh nghiệp.
• Đào tạo cho nhân viên mới

Bạn có thể sáng tạo thêm nhiều hoạt động khác, tùy thuộc vào đặc trưng của doanh nghiệp bạn.

Bước 4: Duy trì (Sustain)

Văn hóa doanh nghiệp tồn tại cùng với sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, việc bạn cần làm là tiếp tục duy trì đều đặn các hoạt động truyền thông ở bước 3.

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là cần phải thực hiện các hành động phù hợp bộ Tiêu chuẩn hành vi trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, chứ không chỉ dừng lại ở các khẩu hiệu sáo rỗng. Việc này cần bắt đầu từ chính những lãnh đạo của công ty để làm gương cho các thành viên khác.

Ngoài ra, tổ chức cũng cần đưa các giá trị cốt lõi và tiêu chuẩn hành vi này vào các hoạt động tuyển dụng, khen thưởng, đánh giá… để thể hiện sự nhất quán của văn hóa doanh nghiệp.

Cụ thể:

• Xây dựng tiêu chí tuyển dụng dựa trên giá trị cốt lõi.
• Đào tạo và phát triển nhân sự theo các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
• Đồng bộ cơ thế, chính sách, quy định, quy trình phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Đặt ra các KPI, đánh giá nhân viên dựa trên giá trị cốt lõi và tiêu chuẩn hành vi.

Bước 5: Tích lũy và điều chỉnh (Second Nature)

Sau khi thực hiện kế hoạch triển khai văn hóa doanh nghiệp, hãy đo lường hiệu quả thực hiện để xem bạn đã đạt được mục tiêu đề ra hay chưa. Văn hóa doanh nghiệp hiện tại đã giống với hình mẫu lý tưởng mà doanh nghiệp mong muốn chưa?

Hãy xác định những hoạt động mang lại hiệu quả tốt trong việc triển khai văn hóa doanh nghiệp và tiếp tục thực hiện chúng. Loại bỏ những hoạt động kém hiệu quả và thay thế chúng bằng những sáng kiến mới.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một hành trình dài. Vì thế, hãy liên tục tích lũy và điều chỉnh cho đến khi văn hóa doanh nghiệp trở thành một dòng chảy tự nhiên trong sự phát triển của doanh nghiệp.

Lời kết

Trên đây là quy trình 5 bước để triển khai văn hóa doanh nghiệp theo mô hình 5S. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn có sự hình dung rõ ràng về lộ trình xây dựng và triển khai văn hóa doanh nghiệp.

Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp không chỉ là một nhiệm vụ, mà còn là một cam kết đối với sự thành công bền vững. Qua việc thực hiện các bước trong hướng dẫn này, có thể thấy rằng văn hóa doanh nghiệp không chỉ là về các giá trị và tư duy, mà còn là về cách chúng ta hành động hàng ngày, tương tác và đóng góp vào môi trường làm việc chung.

Chúc bạn thành công!

Nguồn tham khảo:

Tài liệu đào tạo VHDN của HRA và chia sẻ thực tế của Ms Thuỳ Miên (Founder/HR Trainer) – Winajob School