Hóa đơn như thế nào được coi là hợp lệ năm 2024

Phân biệt hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp là một trong những kỹ năng cơ bản mà các kế toán cần phải nắm vững. Nếu bạn vẫn chưa hiểu thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp lý, hợp pháp thì hãy để E-invoice giải đáp tất cả giúp bạn trong bài viết này.

Cách nhận biết mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ.

1. Thế nào là hóa đơn hợp lệ - hợp lý - hợp pháp?

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể, phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn như sau:

• Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
• Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
• Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
• Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.
• Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên, trong một số trường hợp, hóa đơn hợp lệ còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
• Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …) Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi phí hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng…)

Khái niệm hóa đơn là gì? Thế nào là hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ? Quy định về xuất hóa đơn giá trị gia tăng GTGT/hóa đơn VAT với hóa đơn đầu vào, đầu ra.

Nội dung chính:

I. Hóa đơn là gì?

Để biết thế nào là hóa đơn GTGT hợp lệ, trước tiên, chúng ta cần tìm hiểu rõ khái niệm hóa đơn là gì?

Khái niệm hóa đơn được định nghĩa tại Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022:

• Hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử (HĐĐT) hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

\>> Tham khảo thêm: Hóa đơn điện tử là gì?

II. Thế nào là hóa đơn hợp lệ?

Hóa đơn GTGT hợp lệ là hóa đơn đảm bảo tuân thủ đúng các nguyên tắc được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về:

1. Số hóa đơn;
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
3. Thời điểm ký số thể hiện trên hóa đơn điện tử;
4. Tên, địa chỉ, MST của người bán;
5. Têm, địa chỉ, MST của người mua;
6. Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua;
7. Chữ viết, chữ số, đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn;
8. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
9. Tên, MST của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
10. Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp HĐĐT quy định có mã của cơ quan thuế;
11. Tên liên hóa đơn đối với hóa đơn được đặt in bởi cơ quan thuế thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
12. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có);
13. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa bao gồm , thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.

Ngoài ra, bạn cần lưu ý thêm về nội dung và cách viết hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử, cụ thể:

• Doanh nghiệp nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài trên hóa đơn điện tử thì chữ nước ngoài được đặt phía bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt;
• Một số trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán khi khởi tạo và phát hành như: hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

III. Các quy định về xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

1. Đối với hóa đơn bán ra

1.1 Các trường hợp phải xuất hóa đơn GTGT

Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:

• Tổ chức, cá nhân khi thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán có nghĩa vụ phải lập hóa đơn và giao cho người mua, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng cho các mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, dùng để biếu, tặng, trao đổi hoặc trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);
• Xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả và phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 10 của Nghị định này, hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

1.2 Các trường hợp không phải xuất hóa đơn GTGT

Về cơ bản, xuất hóa đơn giá trị gia tăng là một trong những yêu cầu bắt buộc trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại trừ, không cần phải xuất hóa đơn, được phân loại cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp xuất hàng hóa để ký gửi đại lý không cần xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng;
• Doanh nghiệp xuất hàng hóa để luân chuyển hay tiêu dùng nội bộ tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh thì không phải lập hóa đơn, nộp thuế GTGT;
• Tổ chức, cá nhân nhận các khoản thu bồi thường bằng tiền, tiền hỗ trợ, tiền thưởng, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT;
• Đơn vị kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định (TSCĐ) nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT thì sau khi hoàn thành, trong quá trình tiến hành nghiệm thu hay bàn giao không cần phải lập hóa đơn GTGT.

\>> Xem thêm: Quy định về xuất và không xuất hóa đơn giá trị gia tăng.

2. Đối với hóa đơn mua vào, hóa đơn đầu vào

2.1 Trường hợp hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên

Hiện nay, theo quy định của pháp luật, nếu thuộc 1 trong 2 trường hợp sau thì bên mua không được thanh toán bằng tiền mặt mà phải thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí khi tính thuế TNDN, cụ thể:

• Bên bán xuất hóa đơn đầu ra trên 20.000.000 đồng;
• Bên mua mua hàng hoá, dịch vụ của một nhà cung cấp nhiều lần trong cùng một ngày, giá trị của từng hóa đơn dưới 20.000.000 đồng nhưng tổng giá trị các hóa đơn lớn hơn 20.000.000 đồng.

2.2 Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với TSCĐ

Khoản 3 Điều 13 Thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đối với TSCĐ như sau:

• Thuế GTGT của TSCĐ không được khấu trừ khi tài sản đó được sử dụng trong các trường hợp:
  • Sản xuất vũ khí, khí tài phục vụ quốc phòng, an ninh;
  • TSCĐ, máy móc, thiết bị của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tái bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, chứng khoán, các cơ sở khám và chữa bệnh, cơ sở đào tạo;
  • Tàu bay dân dụng, du thuyền không dùng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, du lịch, khách sạn…
• Thuế giá trị gia tăng của chi phí bảo hành, sửa chữa trong các trường hợp trên được tính vào nguyên giá;
• Đối với TSCĐ là ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô sử dụng vào mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch) có trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (giá chưa có thuế GTGT) thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được khấu trừ.

2.3 Hóa đơn GTGT đã kê khai năm trước nhưng năm sau hạch toán

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã kê khai hoá đơn GTGT năm 2022 nhưng sau đó phát hiện quên chưa hạch toán tờ hóa đơn này vào báo cáo năm 2022. Để tuân thủ nguyên tắc phù hợp, hóa đơn chưa hạch toán vào báo cáo này là chi phí của năm 2022, vậy nên người nộp thuế cần phải hạch toán bổ sung, điều chỉnh và nộp lại báo cáo năm 2022;
• Trường hợp 2: Hóa đơn đã kê khai trên tờ khai của năm 2022 nhưng không đưa vào hạch toán của năm 2022 mà hạch toán sang năm 2023 thì thuế GTGT của hóa đơn năm 2022 sẽ không được khấu trừ.

2.4 Khi bị mất hóa đơn mua vào

Nếu bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc trên, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn được người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện pháp luật ký tên và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua;
• Người mua được sử dụng bản sao hoá đơn có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp liên 2 hóa đơn đã sử dụng bị mất, cháy, hỏng có liên quan đến bên thứ 3 (ví dụ: bên thứ 3 chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoặc là bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ 3 do bên bán hay bên mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt theo quy định.

\>> Xem thêm: Quy định mức phạt mất hóa đơn.

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn giá trị gia tăng

1. Công ty A kinh doanh bán buôn, bán lẻ giày dép, quần áo, phụ kiện. Nhiều lần công ty có bán hàng cho khách lẻ, giá trị dưới 200.000 đồng và khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn GTGT thì công ty A có cần xuất hóa đơn GTGT không? Nếu có thì xuất hóa đơn GTGT như thế nào?

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thi hành từ ngày 01/07/2022 quy định: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua (không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ).

Như vậy, đối với trường hợp của công ty A, khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn và không cung cấp thông tin thì doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn GTGT và ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn”.

\>> Xem thêm: Quy định về xuất hóa đơn giá trị gia tăng.

2. Công ty A mua 1 chiếc laptop để phục vụ cho kinh doanh, giá trị trên 20.000.000 đồng nhưng thanh toán bằng tiền mặt. Trường hợp này doanh nghiệp có được ghi nhận chi phí khi tính thuế TNDN không?

Theo quy định, hóa đơn trên 20.000.000 đồng phải sử dụng hình thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí hợp lý. Vậy nên, nếu doanh nghiệp đã thanh toán tiền mặt thì chi phí này sẽ bị loại khi lên tờ khai thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT.

Như thế nào là hóa đơn không hợp lệ?

Hóa đơn bất hợp pháp là gì? Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng. Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

Thế nào là hóa đơn đầu vào hợp lệ?

Kết luận: Hóa đơn đầu vào hợp lệ phải là hóa đơn có nội dung, tiêu thức ghi trên hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn đúng theo quy định chính phủ như trên. Bất cứ hình thức sai sót nào vi phạm những quy định đó sẽ được coi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ.

Hóa đơn như thế nào là hợp pháp?

“Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định. Nội dung trên hóa đơn phải ghi đầy đủ theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Làm thế nào để biết hóa đơn điện tử hợp lệ?

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”. Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.