Hạch toán thanh toán trước rồi hóa đơn về sau

Hướng dẫn cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau thường xảy ra trong doanh nghiệp và một số lưu ý khi hạch toán hóa đơn về trước nhưng hàng chưa về.

Trong quá trình kinh doanh, có nhiều tình huống doanh nghiệp phải đối mặt, trong đó có việc hóa đơn được phát hành trước khi hàng hóa được giao. Trong tình huống này, kế toán cần đòi hỏi sự chính xác và hiểu biết về cách thức hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau. Cùng theo dõi bài viết dưới đây của SAPP Academy để tìm hiểu cách xử lý tình huống này.

1. Chứng từ hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau?

.webp)

Chứng từ hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau?

Trong thực tế kinh doanh, có nhiều tình huống hóa đơn và hàng hóa không về cùng lúc và doanh nghiệp có thể gặp các trường hợp như: hóa đơn về trước và hàng hóa về sau, hoặc hàng hóa về trước và hóa đơn về sau. Một ví dụ phổ biến là hóa đơn được phát hành trước khi hàng hóa được giao, tạo ra một sự chênh lệch thời gian giữa hai sự kiện này.

Trong tình huống hóa đơn về trước khi hàng hóa được giao, công việc của kế toán đòi hỏi sự cân nhắc và tuân theo các nguyên tắc để đảm bảo tính chính xác và phản ánh đúng tình hình kinh doanh. Dưới đây là cách kế toán có thể được thực hiện trong tình huống này, dựa trên các nguyên tắc thực tiễn:

• Doanh nghiệp sẽ dựa vào các chứng từ như hợp đồng mua bán, thoả thuận giữa các bên, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ chuyển tiền và các tài liệu tương tự để xác định thời điểm giao hàng và thời điểm giao nhận hóa đơn;
• Hợp đồng mua bán: Trong hợp đồng, cần ghi rõ các thời điểm quan trọng như thời điểm giao hàng và thời điểm giao nhận hóa đơn. Các chứng từ như phiếu xuất kho và lệnh vận chuyển cũng cần được tạo sau khi hàng hóa đã được giao nhận;
• Phiếu nhập kho: Dựa trên thông tin từ phiếu xuất kho và phiếu vận chuyển, doanh nghiệp tạo phiếu nhập kho để ghi nhận thời điểm hàng hóa thực sự đã nhập vào kho;
• Hạch toán hóa đơn: Sau khi đã xác định thời điểm giao nhận hàng hóa và thời điểm giao nhận hóa đơn, doanh nghiệp có thể tạo các bút toán liên quan. Hóa đơn sẽ được hạch toán trong tài khoản phải trả cho nhà cung cấp, trong khi hàng hóa sẽ được hạch toán trong tài khoản tồn kho.

2. Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

.webp)

Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Ở cuối kỳ kế toán, nhiều doanh nghiệp thường đối mặt với tình trạng có hóa đơn từ nhà cung cấp, tuy nhiên hàng hóa vẫn chưa được giao và nhập vào kho. Trong trường hợp này, việc hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau cần dựa vào thông tin từ hóa đơn đã nhận để ghi nhận việc hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển về kho. Khi hàng hóa thực sự được nhập về kho trong tháng tiếp theo, doanh nghiệp sẽ tiến hành thủ tục nhập kho và thực hiện ghi chép vào sổ kế toán.

Với tình huống hàng hóa có hóa đơn về trước và hàng về sau, kế toán thường thực hiện hai bước cơ bản sau:

2.1. Hạch toán căn cứ vào hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp thực hiện kê khai theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT, khi hóa đơn đã được nhận nhưng hàng hóa chưa nhập về, quá trình hạch toán thường sẽ được thực hiện như sau:

• Tài khoản Nợ: 115 - Hàng hóa mua đang trong quá trình vận chuyển và chưa có thuế GTGT
• Tài khoản Nợ: 113 - Thuế GTGT được khấu trừ
• Tài khoản Có: Các tài khoản liên quan đến việc thanh toán như 111, 112, 331,... (Tổng giá thanh toán)

Nếu kê khai theo phương pháp trực tiếp, quá trình hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau thực hiện như sau:

• Tài khoản Nợ: 151 - Tổng giá trị thanh toán
• Tài khoản Có: Các tài khoản liên quan đến việc thanh toán như 111, 112, 331,... (Tổng giá thanh toán)

2.2. Hạch toán căn cứ vào phiếu nhập kho khi hàng đã về

Khi hàng hóa đã về, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán hạch toán:

• Tài khoản Nợ: 152/156 - Các khoản phải trả khác (hoặc tương tự)
• Tài khoản Có: 151 - Hàng mua đang trong quá trình vận chuyển

Ví dụ: Ngày 01/08/2023, công ty X có mua hàng của công ty Y và đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng chưa thanh toán. Ngày 01/09/2023, công ty X vẫn chưa nhận được hàng. Căn cứ vào hóa đơn công ty X đã nhận chi tiết như sau: - Điều hòa DAIKIN, số lượng 20 cái, đơn giá 10.000.000đ, thuế GTGT 10%; - Tivi LG, số lượng 10 cái, đơn giá 3.000.000đ, thuế GTGT 10%. Ngày 02/09/2023, công ty X nhận được hàng và ngày 01/10/2023, công ty X chuyển khoản cho công ty Y thanh toán tiền hàng. Kế toán công ty X sẽ hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau như sau: - Ngày 01/08/2023, căn cứ theo hóa đơn GTGT công ty X đã nhận, hạch toán như sau: + Nợ TK 151 : (10.000.000 x 20) + (3.000.000 x 10) = 230.000.000 + Nợ TK 133 : 23.000.000 + Có TK 331: 253.000.000 - Ngày 02/09/2023, khi hàng về nhập kho, kế toán sẽ hạch toán như sau: + Nợ TK 156 : 253.000.000 + Có TK 151 : 253.000.000 - Ngày 01/10/2023, kế toán hạch toán thanh toán tiền hàng như sau: + Nợ TK 331: 253.000.000

+ Có TK 112 : 253.000.000

3. Những lưu ý khi hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

.webp)

Những lưu ý khi hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Trong thực tế, khi gặp các tình huống hóa đơn về trước hàng về sau, doanh nghiệp cần chú ý đến các trường hợp sau để tránh nhầm lẫn:

Hàng về sau nhưng không nhập kho mà chuyển giao thẳng cho khách hàng, hạch toán:

• Tài khoản Nợ: 632 - Giá vốn hàng bán; hoặc 157 - Hàng gửi đi bán (tuỳ vào trường hợp)
• Tài khoản Có: 151 - Hàng mua đang đi đường

Hàng hóa đã về nhưng bị hao hụt hoặc mất mát:

• Tài khoản Nợ: 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý
• Tài khoản Có: 151 - Hàng mua đang đi đường.

Ngoài ra, đội ngũ kế toán có thể tham gia khóa học ACCA để nâng cao kiến thức về hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau. ACCA giúp bạn nắm vững các quy định và tiêu chuẩn kế toán quốc tế, bao gồm cả cách hạch toán các tình huống phức tạp như hóa đơn về trước và hàng về sau. Ngoài ra, chứng chỉ ACCA được công nhận rộng rãi trên toàn cầu, giúp bạn có cơ hội nghề nghiệp tốt hơn trong lĩnh vực kế toán và tài chính.

Kết luận

.webp)

Việc hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết về quy tắc kế toán. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hạch toán, việc xác định căn cứ kế toán, thực hiện các bút toán phù hợp và xử lý các tình huống đặc biệt là điều rất quan trọng. Tham gia các khóa học kế toán như ACCA, có thể giúp nâng cao khả năng xử lý các tình huống phức tạp và đảm bảo rằng hoạt động kế toán được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác, phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.