Các phương thức thanh toán trong khách sạn năm 2024

Dựa vào bảng danh sách khách dự định check-out, khi khách rời khỏi phòng, tiến đến quầy lễ tân và yêu cầu được check-out khách sạn, nhân viên lễ tân tiến hành một số công việc chuẩn bị trước khi thanh toán như sau:

• Khẳng định với khách về việc trả phòng
• Thông báo việc khách trả phòng đến các bộ phận liên quan và đề nghị kiểm tra
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, bao gồm: phiếu đăng ký khách sạn; thư xác nhận đặt phòng; các loại hóa đơn, dịch vụ chưa thanh toán của khách và các phiếu ký nợ (nếu có); phiếu đổi phòng (nếu có); phiếu thanh toán trước của khách (nếu có); liên cà số thẻ tín dụng; hóa đơn tổng hợp (đính kèm các hóa đơn lẻ); Thư cảm ơn của Giám đốc khách sạn.​

Lưu ý: tất cả các phiếu, hóa đơn nêu trên được xếp vào hồ sơ thanh toán đề tên khách và đặt ngay ngắn vào trong tủ theo thứ tự để tiện sử dụng khi cần.

Quy trình thanh toán cho khách

• Chào khách và gợi ý giúp đỡ
• Tiếp nhận yêu cầu thanh toán của khách
• Hỏi tên khách và số buồng
• Tìm hồ sơ thanh toán và xác nhận lại các thông tin với khách
• Hỏi khách trong thời gian lưu trú có sử dụng thêm dịch vụ gì của khách sạn không
• Chuyển và yêu cầu khách kiểm tra bảng tổng hợp chi phí
• Báo cho bộ phận buồng về việc khách trả buồng và đề nghị kiểm tra
• Nhập tiếp những chi phí còn lại nếu có vào bảng tổng hợp chi phí
• Chuyển cho khách bảng tổng hợp chi phí sau cùng để kiểm tra lại
• Làm thủ tục thanh toán cho khách:

Trường hợp là khách lẻ:

+ Hỏi phương thức thanh toán. Nhiều khách sạn có ký hiệu viết tắt cho các hình thức thanh toán như: POA (Pax Own Account) hay DBA (Direct Billing Agent)

+ Thông báo tổng số tiền khách phải thanh toán (sau khi đã trừ tiền đặt cọc nếu có)

+ Lập hóa đơn thanh toán

+ Thực hiện việc thanh toán

+ Chuyển hóa đơn cho khách kiểm tra và đề nghị ký tên

+ Đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN” vào hóa đơn khách đã trả tiền và đưa cho khách. Chuyển thư cảm ơn của khách sạn (nếu có)

+ Nhận lại chìa khóa buồng và trả lại giấy tờ tùy thân cho khách

+ Trả đồ trong két an toàn lại cho khách (nếu có)

Ảnh nguồn Internet​

Trường hợp là khách đoàn:

+ Hỏi cách thanh toán của đoàn: chung hay riêng từng cá nhân thanh toán

+ Lập hóa đơn

+ Yêu cầu trưởng đoàn/ hướng dẫn viên/ khách kiểm tra, ký nhận và lưu lại hóa đơn

+ Giao lại khách hóa đơn đã thanh toán

+ Những hóa đơn chưa thanh toán: nếu hóa đơn được công ty thanh toán thì yêu cầu khách kí xác nhận và lưu lại để thanh toán với công ty; các hóa đơn còn lại, yêu cầu khách thanh toán

+ Giao những hóa đơn còn lại (nếu có) cho khách.

+ Nhận lại chìa khóa và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ trong két an toàn (nếu có) cho trưởng đoàn/ hướng dẫn viên/ khách

• Tham khảo ý kiến khách về các dịch vụ của khách sạn
• Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có nhu cầu
• Giao phiếu đã thanh toán (check-out card) cho nhân viên hành lý
• Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn, hẹn sớm gặp lại
• Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đổi tình trạng buồng
• Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán.

Lưu ý: Với nhiều trường hợp, không được cho khách biết giá phòng khách sạn thu bao nhiêu để tránh ảnh hưởng đến bên thứ 3 như với các công ty du lịch (chỉ trưởng đoàn hoặc tour guide được ký bill) hoặc những trường hợp có hoa hồng hoặc gửi giá. Nhân viên lễ tân hoặc thu ngân cần hết sức tỉnh táo và xử lý khéo léo khi gặp những trường hợp này.

Nhận phòng trước 8 giờ sáng hoặc trả phòng sau 6 giờ chiều sẽ tính 100% giá trị tiền phòng có bao gồm ăn sáng

• Nhận phòng sau 8 giờ sáng hoặc trả phòng trước 6 giờ chiều tính 50% giá trị tiền phòng và không bao gồm ăn sáng.
• Giá phòng được áp dụng theo hợp đồng đã ký hoặc theo giá công bố và không trích phần trăm hoa hồng
• Giá phòng đã bao gồm bữa sáng tại khách sạn và 15% phí phục vụ nhưng không bao gồm 10% thuế VAT nếu khách yêu cầu xuất hoá đơn.
• Giá phòng không bao gồm các dịch vụ đi kèm ( đã được liệt kê trong nội quy của khách sạn)

03: Chính sách giá phòng Chính sách cho trẻ em

• Trẻ em đến 5 tuổi chung giường với ba mẹ được miễn phí hoàn toàn và vẫn bao gồm ăn sáng.
• Trẻ em từ 6 - 9 tuổi chung giường với ba mẹ, phụ thu 150 ngàn đồng bao gồm ăn sáng.
• Trẻ em từ 10 - 12 tuổi chung giường với ba mẹ, phụ thu 200 ngàn đồng bao gồm ăn sáng.
• Trẻ em 13 tuổi trở lên được tính bằng người lớn, phụ thu là 300 ngàn đồng bao gồm ăn sáng và kê giường phụ.

Chính sách cho người già

• Người già từ 80 - 85 tuổi được giảm 30% số tiền phòng
• Người già trên 85 tuổi được giảm 50% số tiền phòng
• Khách sẽ được nhận phòng sớm hơn quy định mà không phải trả phụ phí trong điều kiện khách sạn có phòng sẵn sàng.
• Khách được gửi hành lý miễn phí tại khách sạn trong khi đã trả phòng
• Khách được tắm tráng miễn phí khi đã trả phòng (tắm tại phòng khách hoặc phòng ngủ nếu khách sạn có phòng trống)
• Khách được hỗ trợ tổ chức sinh nhật hoặc kỷ niệm ngày cưới miễn phí trang trí, hoa tươi, bánh tiệc và 01 chai rượu mừng. ( tổ chức tại khách sạn)

04: Quy định về đảm bảo đặt phòng bằng tiền đặt cọc và thanh toán

• Đặt cọc lần 1 bằng 50% tổng số tiền phòng khi thực hiện đặt phòng thành công
• Đặt cọc lần 2 bằng 30% tổng số tiền phòng trước 3 ngày nhận phòng
• Thanh toán số tiền còn lại bằng 20% khi trả phòng.
• Mỗi mã đặt phòng thành công và chỉ được bảo vệ khi khách sạn đã nhận được tiền đặt cọc và có thông báo xác nhận lại cho quý khách.
• Khách sạn có quyền hủy bỏ đặt phòng mà không thông báo nếu khách sạn nhận được thông báo về bất cứ gian lận hay các hoạt động vi phạm pháp luật Việt Nam.

05: Quy định về hoãn, hủy chuyển đổi đặt phòng và hoàn lại số tiền đặt cọc Khách sạn sẽ hoàn trả lại toàn bộ số tiền mà khách đã đặt cọc cho các trường hợp sau đây: Lưu ý: Các trường hợp phải có lý do chính đáng và phải có kèm theo công văn hoặc chỉ thị có dấu của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Khoản trả lại không bao gồm chi phí ngân hàng cho 2 lần chuyển và nhận.

• Dịch Covid 19 bùng phát tại nơi đi của khách hoặc nơi đến là khách sạn.
• Thời tiết xấu như bão, giông gió lớn mà có thông báo ngừng cấp lệnh, cấm tàu bè...
• Ốm bệnh phải nhập viện, tai nạn đột xuất ( Có giấy của bệnh viện)
• Chuyến bay đến muộn hoặc bị huỷ chuyến bay bởi các hãng hàng không do thời tiết xấu, khủng bố, tai nạn...
• Huỷ đặt phòng trước ngày đến ở là 21 ngày.
• Dịch chuyển ngày nhận phòng trước ngày đến ở là 10 ngày nếu ngày nhắm đến khách sạn vẫn còn phòng.

06: Khách sạn sẽ tính phí từ số tiền đặt cọc cho các trường hợp sau đây tính tới ngày nhận phòng:

• Thu 30% số tiền đặt cọc lần 1 cho việc huỷ đặt phòng trước 14 ngày
• Thu 50% số tiền đặt cọc lần 1 cho việc huỷ đặt phòng trước 07 ngày
• Thu toàn bộ số tiền đặt cọc lần 1 cho việc huỷ đặt phòng trước 3 ngày
• Thu toàn bộ số tiền đặt cọc lần 1 và lần 2 cho việc huỷ đặt phòng trước 48 giờ.

06: Phương thức thanh toán và bảo mật:

• Khách có thể trả bằng tiền mặt tại văn phòng Hà Nội hoặc nhân viên khách sạn sẽ trực tiếp gửi số tài khoản cho khách chuyển khoản qua internet-banking.
• Tất cả các số tài khoản có sẵn trên trang web hoặc hòm thư mà không phải trực tiếp nhân viên của khách sạn gửi trong lịch sử giao dịch thì đều không hợp lệ.
• Miễn phí trả thẻ với thẻ ATM nội địa ( Việt Nam) Thu 3% nếu khách trả bằng thẻ quốc tế VISA, MASTERCARD, AMEX. Khách sạn sẽ gửi đường link bởi OnePay - Vietcombank tới hòm thư email.