Bài 1. Nhiều dự án chậm tiến độ, lập dự toán sai

Ngân sách của một dự án có thể ảnh hưởng đến hầu hết các khía cạnh của dự án. Ngân sách được đặt không chính xác có thể dẫn đến phân bổ tài sản sai, dự đoán không thực tế và cuối cùng có thể dẫn đến một dự án thất bại.  

Việc dự toán chi phí trong quản lý dự án phải chính xác nếu bạn muốn dự án thành công.

Ước tính chính xác cho tất cả các dự án của bạn bằng ProofHub. Đăng ký ProofHub ngay hôm nay.  

Dự toán chi phí là gì?

Khi một doanh nghiệp ước tính tổng chi phí của một dự án bằng cách xác định chính xác phạm vi công việc, nó được gọi là ước tính chi phí trong quản lý dự án. Trong quá trình này, cần phải xem xét các nhiệm vụ, thời lượng cũng như các nguồn lực cần thiết để dự đoán tổng chi phí của một dự án.  

Đây có thể không phải là một phần thú vị trong công việc ước tính chi phí của bạn, nhưng nếu bạn thực hiện chính xác, thì nó có thể tạo ra sự khác biệt lớn giữa một dự án thành công và một dự án thất bại.  

Nhiều dự án thất bại vì những thay đổi liên tục hoặc không kiểm soát được đối với quá trình phát triển và dòng thời gian. Do đó, các trưởng nhóm cần thận trọng hơn trong giai đoạn lập kế hoạch và dự báo để đảm bảo rằng ước tính chi phí dự án của họ là chính xác và họ chỉ đảm nhận công việc khả thi về mặt tài chính.

Việc ước tính chi phí của một dự án phụ thuộc vào chi phí liên quan đến một phạm vi công việc. Người quản lý dự án cũng cần vạch ra nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành và ai sẽ thực hiện cùng với việc theo dõi cẩn thận dự án.  

Việc ước tính chi phí của một dự án không kết thúc khi dự án bắt đầu; .  

Tại sao dự toán chi phí trong quản lý dự án lại quan trọng như vậy?

Để trở thành một nhà quản lý dự án thành công, bạn phải tuân thủ ba điều. thời gian, phạm vi và ngân sách. Những người quản lý dự án không thể duy trì trong phạm vi ngân sách có thể sớm thấy mình mất dự án vì bạn đã biết rằng không ai muốn làm việc với người liên tục vượt quá ngân sách.  

Một cách tốt nhất để đảm bảo rằng các dự án của bạn luôn nằm trong ngân sách là bạn cần thực sự giỏi trong việc ước tính chi phí của một dự án. Ước tính chi phí cho phép bạn hoàn thành những gì bạn hứa sẽ hoàn thành trong giới hạn tài chính do giám đốc điều hành và các bên liên quan áp đặt

Khi nói đến việc thiết lập các tham số của dự án, việc ước tính chi phí dự án chính xác phải được đặt lên hàng đầu vì đây là một trong những yếu tố xác định cho một quy trình thành công.  

Lý do ước tính chi phí dự án sai và Ảnh hưởng của nó

Thường xảy ra trường hợp ước tính chi phí dự án không chính xác. Lý do chính cho điều này là ước tính chi phí được thực hiện trong quá trình đề xuất vì trong quá trình đề xuất, bạn biết ít nhất về dự án. Ngoài ra, có thể có nhiều khía cạnh khác có thể gây nguy hiểm cho chất lượng của ước tính chi phí trong quản lý dự án .

Sau đây là một số bẫy thường xuyên cần tránh có thể gây nguy hiểm cho tính chính xác và độ tin cậy của các ước tính của bạn

1. Dữ liệu chi phí của các dự án tương tự trước đây

Việc xem xét các chi phí phát sinh trong một dự án tương tự trước đó trong khi bạn xác định ngân sách dự án là điều bình thường. Mặc dù nó được coi là một kỹ thuật dễ dàng cũng như đã được thiết lập để ước tính ngân sách dự án, nhưng hãy nhớ rằng phương pháp này có những sai sót riêng.

Như bạn biết rằng mỗi dự án là duy nhất, do đó, nên sử dụng các phương pháp tính chi phí khác nhau cho từng dự án.  

2. Thiếu nguồn lực có năng lực

Hầu hết các tổ chức đều thiếu bộ phận ước tính chi phí và có một nhóm được giao nhiệm vụ ước tính chi phí dự án trong giai đoạn đấu thầu của dự án. Cũng chắc chắn rằng không phải tất cả các thành viên trong nhóm đều được đào tạo thích hợp về chi phí.

Ước tính chi phí được thực hiện bởi các thành viên nhóm không đủ năng lực có thể dẫn đến nhiều sai lầm trong chi phí dự án. Do đó, nhóm tính toán chi phí cần phải đủ năng lực để họ có thể hiểu được hậu quả của các hành vi thiếu sót và sai phạm của mình.

3. Chia Một Nhiệm Vụ Cho Nhiều Người

Nếu có nhiều người cùng thực hiện một nhiệm vụ, thì phải thiết lập các giao thức riêng biệt; . Nhưng điều này thường bị bỏ qua. Vì vậy, nó không chỉ dẫn đến việc trì hoãn công việc mà còn làm tăng khả năng vượt deadline cũng như ước tính. Cuối cùng, bạn sẽ thấy rằng việc phân chia nhiệm vụ giữa nhiều thành viên trong nhóm tỏ ra tốn kém hơn bạn dự đoán ban đầu.  

4. Không phân tích những bài học rút ra từ quá khứ

Các công ty không sử dụng các phương pháp hiệu quả để ghi lại những gì họ đã học được trước khi kết thúc dự án của các dự án trước đó có thể gặp phải sự thiếu chính xác trong ước tính chi phí của họ. Hơn nữa, các công ty thường lặp đi lặp lại cùng một lỗi.  

Nếu bạn bao gồm cùng một nhóm để tính chi phí và thực hiện dự án, thì điều đó sẽ không giúp giải quyết vấn đề vì họ có thể không nhớ từng lĩnh vực chi phí vượt mức. Cũng có thể là họ không thể hiểu được nguyên nhân làm tăng chi phí. Vì vậy, họ sẽ không có khả năng thực hiện các biện pháp khắc phục cũng như phòng ngừa khi phát sinh chi phí.  

Bạn phải phân tích các bài học rút ra từ dự án trước về chi phí vượt mức. Ước tính khả năng tái diễn và bao gồm đủ các trường hợp dự phòng để đối phó với bất kỳ sự cố bất ngờ nào

Nếu chi phí tăng thêm là do thông số kỹ thuật không chính xác. Sau đó, một cách tuyệt vời để giảm chi phí của một dự án mới là tiếp cận khách hàng để sửa đổi các thông số kỹ thuật.  

5. Tác động của lịch trình dự án đối với ước tính chi phí không chính xác

Điều này có thể khá tốn kém nếu bạn bỏ qua lịch trình dự án. Hãy ghi nhớ lịch trình thực hiện tổng thể trong khi phát triển chi phí dự án. Nếu hoạt động đấu thầu dự kiến ​​bắt đầu sau 6 tháng kể từ khi bắt đầu dự án, thì các điều kiện thị trường được dự đoán sẽ phổ biến trong thời gian đó. Điều chỉnh chi phí với một yếu tố có liên quan có thể giải thích cho việc tăng chi phí.  

6. Một số ảnh hưởng khác của việc ước tính chi phí không chính xác trong quản lý dự án

Lỗi dự toán chi phí dự án có hậu quả nghiêm trọng đối với bất kỳ dự án nào. Phần dưới đây đưa ra cái nhìn tổng quan về các hậu quả phổ biến nhất khác của việc ước tính chi phí không chính xác

• Dự đoán chi phí không chính xác có thể làm giảm nghiêm trọng tỷ suất lợi nhuận của dự án
• Dự án có thể phải đối mặt với nhiều sự chậm trễ
• Ước tính chi phí không chính xác có thể dẫn đến dự án bị gác lại
• Do sự bất thường đáng kể về chi phí, tổ chức có thể chọn ngừng dự án
• Chất lượng giao hàng có thể bị ảnh hưởng bởi ước tính chi phí không chính xác
• Sự hài lòng của khách hàng tổng thể có thể giảm

Phương pháp ước tính chi phí tốt nhất để tránh sự thiếu chính xác là gì?

Dự toán chi phí của một dự án đòi hỏi phải chia nó thành các nhiệm vụ riêng lẻ cũng như xác định thành viên nào trong nhóm có thể làm gì. Khi dự án đang trong quá trình thực hiện, hãy đảm bảo rằng bạn có mục tiêu trong đầu là không bội chi cũng như làm sai lệch ngân sách của mình.  

Dự toán chi phí là một thủ tục có thể được chia thành 5 bước

1. Lập danh sách các nhiệm vụ và tài nguyên cần thiết để hoàn thành chúng

Giai đoạn đầu tiên trong việc ước tính chi phí dự án là xác định nhiệm vụ và nguồn lực nào được yêu cầu. Chia nhỏ các dự án thành các nhiệm vụ riêng lẻ nhỏ hơn là cách đơn giản để thực hiện. Chẳng hạn, nếu đại lý của bạn phải tạo một trang web từ đầu, thì bạn có thể tạo một danh sách nhiệm vụ cho tất cả các giai đoạn của dự án

Tuy nhiên, danh sách nhiệm vụ cho tất cả các dự án sẽ khác nhau. Vì bước đầu tiên là chia dự án thành các nhiệm vụ riêng lẻ, nên việc tính toán chi phí cho mỗi dự án sẽ dễ dàng hơn khi bạn giao chúng cho nhân viên của mình.  

Có rất nhiều công cụ trực tuyến có thể giúp bạn trong việc ước tính chi phí trong quản lý dự án và PoofHub là một trong những công cụ tốt nhất. ProofHub là một công cụ quản lý công việc và cộng tác nhóm có thể giúp bạn ước tính chi phí cho các dự án của mình.

Tính năng trường tùy chỉnh của ProofHub hỗ trợ bạn theo dõi ngân sách cũng như chi phí liên quan đến dự án hoặc quy trình làm việc của bạn. Sử dụng ProofHub, bạn cũng sẽ có thể chia dự án của mình thành nhiều danh sách nhiệm vụ và có thể tạo danh sách nhiệm vụ cho tất cả các giai đoạn của dự án. Trường tùy chỉnh không chỉ cho phép bạn dễ dàng quản lý tài chính mà còn giúp bạn bảo mật những thông tin đó. ProofHub thậm chí còn cho phép bạn giới hạn quyền truy cập vào các trường này và hạn chế khả năng hiển thị đối với một số người cụ thể, do đó đảm bảo rằng tài chính cho các dự án của bạn được đảm bảo.  

Khai thác tốt nhất các trường tùy chỉnh và tránh mắc lỗi trong ước tính chi phí với ProofHub. Đăng ký ngay hôm nay để dùng thử miễn phí

Phân công nhiệm vụ dựa trên năng lực của nhóm của bạn

Sau bước đầu tiên, bạn cần đảm bảo rằng bạn có đủ người có kỹ năng phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn

Một trong những vấn đề khó khăn nhất mà các nhà quản lý có thể gặp phải là khi xác định xem nhóm của họ có thời gian trên lịch để bắt đầu các dự án mới hay không. Tất cả điều này xảy ra vì kế hoạch không chính xác. Một kế hoạch chính xác và xác định có thể giúp xác định xem có đủ người để hoàn thành dự án đúng thời hạn hay không tùy thuộc vào khả năng sẵn có của họ cũng như khả năng của họ. Với sự giúp đỡ của lập kế hoạch năng lực, bạn cũng sẽ có thể tìm ra

• Nếu bạn phải trì hoãn hoặc hủy bỏ bất kỳ dự án nào trong quy trình làm việc vì bạn thiếu người hoặc những người có bộ kỹ năng phù hợp để hoàn thành dự án đúng thời hạn.  
• Nếu bạn cần tuyển dụng nhà thầu hoặc dịch giả tự do để giải quyết khoảng cách về tài năng hoặc khả năng sẵn có nhằm giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng

Vì vậy, điều quan trọng đối với bạn là bạn phải nhận ra đúng người cho các dự án của mình để hoàn thành dự án. Khi xác định đúng người cho công việc, hãy xem xét những người là chuyên gia trong một loại công việc cụ thể và có lịch sử hoàn thành công việc đúng thời hạn và làm việc với các thành viên khác trong nhóm để đạt được các mục tiêu chung.  

Khi bạn đã nhận ra các kỹ năng cũng như sự sẵn có của nhân viên, thì điều tiếp theo sẽ là phần quan trọng và khó khăn nhất trong việc ước tính chi phí dự án;

1. Thêm bộ đệm và sử dụng theo dõi thời gian

Các trưởng nhóm thường đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án. Tuy nhiên, khi nói đến ước tính chi phí dự án, điều quan trọng là phải thực tế – vì lợi ích của dự án và quan trọng hơn là nhóm của bạn

Nó có thể hữu ích bằng cách thêm một khoảng đệm vào thời lượng dự kiến ​​của dự án để bù đắp cho sự chậm trễ không lường trước và các trường hợp khác như nghỉ ốm

Tuy nhiên, có một kỹ thuật tốt hơn để theo dõi chính xác thời lượng của một dự án, đó là sử dụng theo dõi thời gian. Với tính năng theo dõi thời gian của ProofHub, bạn có thể thêm bảng chấm công, đặt ước tính thời gian, theo dõi thời gian theo cách thủ công hoặc sử dụng bộ hẹn giờ và có thể truy cập tất cả dữ liệu thời gian của mình tại một vị trí trung tâm

ProofHub cũng cho phép bạn tạo các báo cáo tùy chỉnh về nhân viên cũng như các dự án của mình và bạn cũng có thể xem số giờ đã ghi được lấy ngay từ bảng chấm công của mình và tất cả điều này đều có thể thực hiện được trong phần mềm theo dõi một lần.  

2. Hãy trung thực về các ước tính

Nếu tổ chức của bạn có hồ sơ về các dự án tương tự đã hoàn thành đúng thời hạn trong quá khứ, thì bạn có thể sử dụng chúng để tìm hiểu xem mỗi nhiệm vụ mất bao lâu và chi phí bao nhiêu. Nếu không có dữ liệu, bạn sẽ phải phỏng đoán để ước tính, vì vậy hãy yêu cầu nhân viên của bạn hỗ trợ bạn trong việc xác định mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu

Hãy nhớ rằng trung thực về các ước tính và lượng thời gian mà mỗi nhiệm vụ có thể chiếm trong danh sách của bạn là cách tốt nhất. Nếu bạn không dành đủ thời gian cho mỗi nhiệm vụ, nó sẽ ăn vào tỷ suất lợi nhuận của dự án của bạn.  

3. Sử dụng các công cụ ước tính chi phí dự án để theo dõi ngân sách trong thời gian thực

Cuối cùng, sau khi dự án đã bắt đầu, điều quan trọng là phải theo dõi nó

Việc một dự án gặp phải những rào cản là điều tự nhiên và nếu bạn không kiểm soát chúng khi chúng xảy ra, thì chúng có thể làm hỏng hoàn toàn ngân sách của dự án của bạn.  

Sử dụng công cụ quản lý như ProofHub có thể giúp bạn ước tính chi phí vì người quản lý sẽ có thể theo dõi dự án của họ trong thời gian thực. Cho dù bạn muốn tính toán bằng đô la hay bất kỳ loại tiền tệ nào khác, ProofHub đều cho phép bạn làm điều đó.  

Mặt khác, sử dụng bảng tính Excel cho các dự án lớn hơn, bạn có thể gặp nhiều sự thiếu chính xác hơn vì ước tính chi phí bắt đầu đi sai hướng khi bạn đang ở giữa dự án. Hơn nữa, mọi người không thể đồng ý về những gì đường cơ sở ước tính là. Những vấn đề này trở nên thực sự nghiêm trọng khi dự án bắt đầu tuột khỏi tay bạn.  

Nhưng với sự trợ giúp của ProofHub, bạn không cần phải sử dụng bất kỳ bảng tính nào để ước tính chi phí cho các dự án của mình vì các trường tùy chỉnh của nó cho phép bạn ước tính chi phí chính xác theo cách thực sự dễ dàng mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.  

Tránh phạm sai lầm trong ước tính chi phí trong quản lý dự án với ProofHub. Đăng ký ngay hôm nay cho ProofHub

Sự kết luận

Dự toán chi phí trong quản lý dự án hỗ trợ bạn ghi chép và theo dõi các chi phí phát sinh trong dự án. Tuy nhiên, nó không dễ như bạn nghĩ vì có rất nhiều nhà quản lý ngoài kia lập dự toán chi phí dự án thiếu chính xác. Lý do đằng sau có thể là họ đang sử dụng sai công cụ hoặc phương pháp ước tính chi phí của họ không đủ hiệu quả như đã giải thích ở trên trong bài viết.

Nhưng bạn cần lưu ý rằng sự thành công của dự án phụ thuộc vào chất lượng ước tính. Đối với ước tính chất lượng, bạn có thể sử dụng các phương pháp nêu trên vì chất lượng ước tính của bạn càng tốt thì ước tính của bạn sẽ càng chính xác

Sandeep Kashyap

Sandeep Kashyap là Người sáng lập và Giám đốc điều hành của ProofHub — một phần mềm cộng tác và quản lý dự án hàng đầu. Anh ấy là một người luôn tìm kiếm những ý tưởng sáng tạo về việc lấp đầy khoảng cách giao tiếp giữa các nhóm, nhóm và tổ chức. Bạn sẽ thấy anh ấy nói, "Hãy đi. " thay vì "Đi. "nhiều lần trong ngày. Đó là điều khiến anh ấy viết về lãnh đạo theo cách mà mọi người được truyền cảm hứng để ước mơ nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn, làm nhiều hơn và trở nên hiệu quả hơn.