Tổ chức điều hành công việc là gì

[Last Updated On: 04/11/2021]

Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc:

• Mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các hoạt động bên trong cơ sở không được tốt đẹp, có thể dẫn đến tranh chấp quyền hành.
• Các cá nhân làm việc rời rạc, làm việc cho riêng mình chứ không phải làm việc như là những thành viên của một tập thể.
• Một vài người đã phải làm việc quá sức mình trong khi số khác lại nhàn rỗi
• Phí tổn tăng cao, lợi nhuận giảm sút, dịch vụ khách hàng nghèo nàn thấy rõ
• Tinh thần của nhân viên suy sụp, tài năng không được sử dụng đúng đắn.

Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng

Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu: Tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động mỗi nhóm có một tiêu, xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu của tổ chức.

• Mục tiêu của hành chính: phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Hành chính văn phòng có chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác.
• Mục tiêu của nhóm phục vụ phải đặt dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính.
• Chức năng và nhiệm vụ phải được quy định rõ trước khi cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó.

Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân: nên để cho cá nhân tham gia thảo luận về các vấn đề quản trị liên quan đến công việc của cá nhân đó. Cần phải xem xét những cá nhân cá biệt giữa các cá nhân với nhau để phân việc một cách một cách phù hợp. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ có ý thức được tại sao phải làm công việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách, một số quy định nào đó.

Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm

• Quyền hạn phải được phân chia và chỉ thị một cách phù hợp.
• Quyền hạn phải được giao cụ thể rõ ràng và người được giao quyền phải hiểu rõ.
• Quyền hạn phải ngang bằng với trách nhiệm.
• Trách nhiệm phải quy định rõ trước khi phân công công việc. Khi phân công công việc phải chú ý đến chuyên môn hóa. Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần ghép lại một nhóm.

Nguyên tắc 4: Ủy quyền

Quyền hạn và trách nhiệm có thể ủy thác cho người khác nhưng ủy thác phải báo cáo với cấp trên

Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi

• Mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất.
• Hình thức khoảng cách và vi phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng.
• Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt.

Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho 1 cấp trên phải được hạn chế lại.

Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức

• Sơ đồ tổ chức là kim chỉ nam hướng dẫn dẫn điều hành tổ chức.
• Tổ chức phải linh hoạt, phải uyển chuyển.

Các phương thức tổ chức công việc hành chính

a. Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn

Toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận [phòng hành chính]. Phương thức này được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn cao.

Ưu điểm: Để kiểm soát chặt chẽ công việc , nguyên tắc và quy trình hành chính

• Xử lý, cung cấp thông tin nhanh
• Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí

Nhược điểm: quá tải công việc, chuyên môn hóa, công việc thiếu quan tâm đến tầm quan trọng từng công việc và trì trệ do chuyển giao công việc. Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp.

b. Tổ chức công việc hành chính phân tán

Toàn bộ công việc hành chính sẽ bị phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công việc hành chính. Được sử dụng cho các doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu”.

Ưu điểm:

• Tạo tính linh hoạt và thích ứng.
• Giảm bớt áp lực công việc, các công việc sẽ chủ động cho công việc của mình.

Nhược điểm:

• Khó kiểm soát công việc, công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính.
• Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị.

c. Tổ chức công việc hành chính kết hợp

Là sự kết hợp giữa tổ chức hành chính tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung và phân quyền các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn.

Ưu điểm: có thể thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lí. Các chuyên viên này sẽ tham mưu cố vấn cho các nhà quản trị hành chính văn phòng về các hoạt động hành chính văn phòng, về các công việc hành chính văn phòng ở từng bộ phận chuyên môn.

Nhược điểm: nếu không khéo léo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng [lấn quyền các nhà quản trị chuyên môn].

Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng

Trong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị.

Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:

• Tính phức tạp của công việc
• Mức trách nhiệm đối với công việc của mình
• Mức độ giám sát theo yêu cầu
• Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
• Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác.

Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát

a. Cấp bậc nhân viên văn phòng

Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác. Họ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. Họ thực hiện các công việc thường lệ hằng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra. Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.

b. Cấp bậc thư ký

Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau. Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo. Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên hành chính văn phòng, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn.

Sau đây là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký. Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký tổng hợp [Multifunctional secrectaries] hoặc thư ký chuyên ngành [Specialista].

c. Cấp bậc quản trị

Nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng là người điều khiển, giám sát công việc của người khác, đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong văn phòng.

Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau:

Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

• Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
• Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
• Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
• Phong cách lịch sự
• Kiểm soát cảm xúc
• Có óc sáng kiến
• Tự tin
• Có óc phán đoán
• Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

[Last Updated On: 04/11/2021]

• Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng, các phương pháp điều hành công việc hành chính văn phòng.
• Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng, những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp, quy trình kiểm tra trong hoạt động hành chính văn phòng, các công cụ kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp.

a. Khái niệm điều hành công việc hành chính văn phòng

Điều hành trong quản trị kinh doanh là quá trình khởi động và duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp theo kế hoạch đã đề ra, thực chất của chức năng điều hành là tác động lên con người, là phát huy yếu tố con người.

Chỉ huy là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao. Quá trình chỉ huy luôn gắn liền với công việc, khả năng, lợi ích, tình cảm.

Từ những quan niệm về điều hành và chỉ huy nói trên, ta có thể nhận định: điều hành công việc hành chính văn phòng là việc áp dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì kỉ luật nhằm bảo đảm thực hiện đúng những mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp.

Điều hành công việc hành chính đòi hỏi phải duy trì một không khí làm việc tích cực và có trách nhiệm.

b. Vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng

• Tạo điều kiện để các bộ phận trong văn phòng liên kết lại với
• Điều hành liên quan đến việc giao việc, ra lệnh, động viên khen thưởng tích cực hóa thái độ của nhân viên, giúp tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả lao động.
• Thông qua chức năng điều hành có thể đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động một cách khách

1.2. Phương thức điều hành công việc hành chính văn phòng

a. Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”

Nguyên tắc là những điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc. Nguyên tắc giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các hành vi của các thành viên, nếu như mỗi cá nhân tuân thủ các nguyên tắc thì hoạt động và quyết định của họ sẽ đem lại cùng một kết quả như nhau và không thay đổi theo thời gian và phần lớn các công việc quản lý quen thuộc đều được thực hiện thông qua nguyên tắc thủ tục.

Thủ tục là trình tự về không gian và thời gian giải quyết những nhóm công việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc.

Quy trình là những luồng công việc được thiết kế theo tính đặc thù của những công việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

+ Ưu điểm:

• Tạo tính nề nếp trật tự
• Tạo khả năng tự vận hành
• Thay đổi hoạt động nhanh chóng.

+ Nhược điểm:

• Khả năng giải quyết sự cố kém
• Dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ

Vậy, điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ tục là quá trình thiết lập những nguyên tắc và quy trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành. Đây là phương thức đặc trưng của hành chính.

b. Điều hành bằng hệ thống văn bản

Là quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể. Đây là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính.

• Ưu điểm: Phạm vi rộng, có cơ sở pháp lý, giải quyết sự cố tốt.
• Nhược điểm: Tâm lý chờ đợi văn bản, vấn đề giấy tờ gia tăng.

c. Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền

Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc. Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống.

Khi phân quyền cần chú ý: Mức độ phân quyền; Trách nhiệm; Kiểm soát phân quyền

• Ưu điểm: Có độ linh hoạt cao cho hệ thống
• Nhược điểm: Dễ gây tình trạng không kiểm soát được trách nhiệm và mức độ khi phân quyền

d. Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” [nhóm đặc nhiệm]

Là phương thức tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc nhóm tự giải tán. Xu hướng điều hành thông qua nhóm hoạt động ngày càng được sử dụng.

– Ưu điểm:

+ Mục tiêu rõ ràng

+ Trách nhiệm và độ tự quản cao

+ Khai thác tiềm năng nhân viên

– Nhược điểm: Nhóm “hoạt động” thường được tạo ra trong thời gian ngắn nên khả năng kết hợp trong công việc sẽ khó hơn.

2. Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

2.1. Khái niệm, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng

a. Khái niệm kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Kiểm tra công việc HCVP là đánh giá nguyên tắc thủ tục, đo lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sót và nguyên nhân sai sót, tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp.

Kiểm tra HCVP được thực hiện trên 2 lĩnh vực [2 mức độ]: kiểm tra hành chính và kiểm tra hoạt động [kiểm tra tác nghiệp hay tác vụ]. Nhà quản trị phải quan tâm đến cả 2 mức độ này:

• Kiểm tra hành chính: là kiểm tra qua các công văn giấy tờ. Nhà quản trị phải tạo mọi sự thuận lợi cho việc kiểm tra hành chính trong toàn cơ
• Kiểm tra hoạt động hay tác vụ là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan xem có đúng tiêu chuẩn, thủ tục không.

Mục tiêu của kiểm tra là đảm bảo xem việc thực hiện các hoạt động có theo một kế hoạch định sẵn, phối hợp hoạt động để công việc được ăn khớp, giảm thiểu các trở ngại, lãng phí qua hành động thiếu hiệu quả hay không. Kiểm tra xem các hoạt động có đáp ứng với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đề ra hay không.

Để kiểm tra có hiệu quả các nhà quản trị phải:

• Có những hiểu biết đầy đủ về những gì cần phải kiểm
• Có những kênh truyền thông rõ ràng và chính xác
• Có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phương tiện kiểm tra khi cần thiết.
• Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó
• Phải có những phương tiện đo lường so với tiêu chuẩn
• Phải có những phương tiện duy trì các tiêu chuẩn

b. Vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng

• Kiểm tra có nhiệm vụ tìm ra các khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa và ngăn ngừa sự vi phạm
• Kiểm tra là nhu cầu cơ bản để hoàn thiện các quyết định trong quản trị. Kiểm tra thẩm định đúng sai của đường lối các kế hoạch, các chương trình.
• Kiểm tra hành chính văn phòng là xem xét các quy trình, các nguyên tắc thủ tục còn đúng đắn không, có khoa học không, từ đó tạo điều kiện để quá trình hoàn thiện và đổi mới cụ thể là cải tiến các nguyên tắc thủ tục cho phù hợp với điều kiện mới.
• Kiểm tra đảm bảo cho các việc thực hiện, kế hoạch với hiệu quả
• Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực của nhà quản trị, nhờ kiểm tra mà các nhà quản trị có thể kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp, xem doanh nghiệp có bị lái sang hướng khác không.
• Kiểm tra giúp các doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.

2.2. Những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp

• Nhà quản trị phải có những hiểu biết đầy đủ về những gì cần phải kiểm tra
• Phải có những kênh truyền thông rõ ràng chính xác.
• Phải có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phương tiện kiểm tra khi cần thiết.
• Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó.
• Kiểm tra phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra.
• Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị
• Việc kiểm tra phải được thực hiện ở những khâu trọng yếu
• Kiểm tra phải khách quan
• Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế.
• Việc kiểm tra phải đưa đến hành động.

2.3. Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng

a. Kiểm tra theo quy trình công việc

Là quá trình kiểm tra thiết kế theo những bước công việc, theo nguyên tắc phát hiện và điều chỉnh ngay những sai sót nảy sinh trong hoạt động. Phương pháp kiểm tra này thích ứng với phương thức điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ tục.

Nội dung:

• Nắm vững quy trình công việc
• Thiết kế tiêu chuẩn cho những bước công việc
• Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ tục đã ban hành
• Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi chuyển công việc sang bộ phận khác.

b. Kiểm tra theo những kết quả phản hồi [Kiểm tra kết quả công việc]

Là quá trình kiểm tra dựa vào kết quả để so sánh và đánh giá với những mục tiêu đã đề ra để tìm sai lệch nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục.

Phương pháp kiểm tra này mang tính thụ động và có độ trễ, thường gắn liền với phương pháp điều hành bằng văn bản.

Nội dung:

• Xác định nội dung và đối tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá.
• Đo lường kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn định trước.
• Tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục

2.4. Quy trình kiểm tra hoạt động hành chính văn phòng

Quy trình kiểm tra các công việc hành chính văn phòng được thể hiện qua sơ đồ sau:

2.5. Các công cụ kiểm tra trong hành chính văn phòng

a. Kiểm tra ngân sách

Ngân sách là một công cụ tốt cho kiểm tra. Nó tác động thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động luôn cả số lượng và chất lượng. Kiểm tra ngân sách bao hàm cả việc phân tích, tỉ lệ phần trăm. Nó là một công cụ thường được dùng không những cho toàn bộ cơ quan tổ chức mà còn cho từng bộ phận chuyên môn.

Ngân sách biểu thị sự phân bố các nguồn lực theo dự định. Ngân sách thiết lập nên phương hướng là phương tiện để thực hiện sau đó trở thành tiêu chuẩn để đo lường được thực hiện trong thực tế.

b. Kiểm tra biểu mẫu

Biểu mẫu là một trong những công cụ kiểm tra bắt buộc. Một biểu mẫu được thiết kế sẽ đảm bảo tính hợp lí của số liệu hay công việc. Do đó việc thiết kế và ấn hành các biểu mẫu cần được kiểm tra cẩn thận.

c. Kiểm tra bằng máy móc

Bởi vì máy móc hoạt động sát với bản thiết kế và công suất, nên đôi khi cần phải xây dựng một thủ tục đối với máy móc. Máy móc xác định tốc độ của sản xuất hình thức của

sản phẩm và ngay chất lượng sản phẩm. Do đó nó là công cụ để kiểm tra.

d. Kiểm tra chính sách

Chính sách là nguyên tắc căn bản để hành động. Chính sách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách trực tiếp hoặc gián tiếp tác động đến mọi cá nhân, mọi hành động, vì chính sách hướng dẫn họ trong công việc. Do đó nhà quản trị phải xem các bộ phần có theo đúng chính sách của cơ quan hay không.

e. Kiểm tra qua hồ sơ, văn bản

Hồ sơ văn thư là một bằng chứng của một tình huống [các văn thư hành chính thường phản ánh một tình huống dưới dạng văn bản nét tay hay sao chụp lại] Hồ sơ ấn dịnh quyền hạn, chỉ lối và hướng tới kết quả, do đó chúng là một phần không thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra.