Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.
=Rand[]: hàm không có đối số
=If[A1>=5,”Đạt”,”Rớt”]: hàm 3 đối số
=PMT[10%,4,1000,,1]: hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn
Nhập công thức và hàm
Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức. Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu.
Minh họa dùng tham chiếu trong hàm
Chèn tên hàm vào công thức
Tham chiếu trong công thức
Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau:
- Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4
- Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4
- Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.
Nhấn phím F4 nhiều lần để [tuyệt đối] cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.
Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.
Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Bước 1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ . Vào các ô D3, D4... D14 ta thấy công thức các dòng tự động được thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo.
Bước 2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14. Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán.
Bước 3. Tại ô D15 nhập vào =Sum[D2:D14] và chép sang ô E15.
=A2*Sheet2!A2
=A2*’Thong so’!B4
Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’
- Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng
[Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô.
Ví dụ:
=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4
=A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’
=A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở
Các lỗi thông dụng [Formulas errors]
Các lỗi thông dụng
| Lỗi | Giải thích |
| #DIV/0! | Trong công thức có chứa phép chia cho 0 [zero] hoặc chia ô rỗng |
| #NAME? | Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy |
| #N/A | Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả |
| #NULL! | Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng |
| #NUM! | Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dương |
| #REF! | Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa |
| #VALUE! | Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng. |
- Cú pháp: =Day[chuỗi tháng ngày năm]
- Công dụng: Hàm trả về giá trị ngày của chuỗi tháng ngày năm.
- Cú pháp: =Month[chuỗi tháng ngày năm]
- Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm
- Cú pháp: =Year[chuỗi tháng ngày năm]
- Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm
Ex: =year[“12/24/2003”] [ 2003
3.5.8.4. Hàm Lấy ngày tháng năm: [Date]:
- Cú pháp: =Date[năm, tháng, ngày]
- Công dụng: Hàm trả về kiểu ngày tháng năm
- Hàm Lấy ngày giờ hiện tại: [Now]
- Cú pháp: =Now[]
- Công dụng: Hàm trả về ngày giờ hiện tại [ngày giờ hệ thống]
- Hàm lấy phần nguyên: [INT]
- Cú pháp: =INT[n]
- Công dụng: Hàm INT cho kết quả là phần nguyên của số n.
Ví dụ: =INT[3.1416] sẽ cho kết quả là: 3.
=INT[123.456] sẽ cho kết quả là: 123.
- Cú pháp: =MOD[m,n]
- Công dụng: Hàm MOD cho kết quả là số dư của m chia cho n. Nếu n=0, MOD returns the #DIV/0! error value.
- Cú pháp: =ROUND[n,m]
- Công dụng: Hàm ROUND làm tròn số n đến m số.
- Nếu m>0 hàm làm tròn với m số lẻ.
- Cú pháp: =MAX[n1,n2,…,nm].
- Công dụng: Hàm MAX cho kết quả là số nguyên lớn nhất trong m số.
Ví dụ: =MAX[A5:B8,C9:G11,G13]
=MAX[12,4,3,27,14] sẽ cho kết quả là: 27.
- Cú pháp: =MIN[n1,n2,…,nm]
- Công dụng: Hàm MIN cho kết quả là số nhỏ nhất trong m số.
Ví dụ: =MIN[A5:B8,C9:G11,G13]
=MIN[12,4,3,27,14] sẽ cho kết quả là: 3.
- Cú pháp: =SUM[n1,n2,…,nm]
- Công dụng: Hàm SUM cho kết quả là tổng các số n1,n2,…,nm.
Ví dụ: =SUM[A5:B8,C9:G11,G13]
=SUM[12,4,3,27,14] sẽ cho kết quả là: 60.
| A | B | C | D | |
| 1 | Họ tên | Giới tính | Số năm thâm niên | Tiền thâm niên |
| 2 | Nguyễn Khánh Hưng | Nam | 3.5 | 17,500,000 |
| 3 | Trần Xuần Vũ | Nam | 2.5 | 12,500,000 |
| 4 | Đoàn Thanh Thúy | Nữ | 3.5 | 17,500,000 |
| 5 | Nguyễn Văn Hòa | Nam | 3.5 | 17,500,000 |
| 6 | Nguyễn Ngọc Thảo Vân | Nữ | 1.5 | 7,500,000 |
| =SUMIFS[D2:D6, C2:C6,”>2”,B2:B6,”Nam”] |
- Hàm Tính trung bình: [AVERAGE]
- Cú pháp: =AVERAGE[n1,n2,…,nm ]
- Công dụng: Hàm AVERAGE trả về một số là trung bình cộng của các số n1,n2,…,nm .
Ví dụ: =AVERAGE[A5:B8,C9:G11,G13].
=AVERAGE[12,4,3,27,14] sẽ cho kết quả là: 12.
- Cú pháp: =COUNT[Vùng dữ liệu]
- Công dụng: Hàm COUNT cho kết quả là tổng số các ô có giá trị trong Vùng dữ liệu.
- Hàm đếm chuỗi: [COUNTA] [đếm các ô không rỗng]
- Cú pháp: =COUNTA[Vùng dữ liệu]
- Công dụng: Hàm COUNTA cho kết quả là tổng số các ô không rỗngtrong Vùng dữ liệu.
- Hàm đếm có điều kiện: [COUNTIF, COUNTIFS]
- Cú pháp: =COUNTIF[vùng dữ liệu, điều kiện]
- Công dụng: Hàm đếm vùng dữ liệu mà thỏa 1 điều kiện.
Ví dụ: =Countif[A1:D5,18] : Đếm vùng dữ liệu từ A1 đến D5 mà thỏa điều kiện =18.
=Countif[A1:D5,”>=18”] : Đếm vùng dữ liệu từ A1 đến D5 mà thỏa điều kiện >=18.
- Hàm COUNTIFS[] đếm tổng số ô thỏa 1 hay nhiều điều kiện cho trước
- Cú pháp: =COUNTIFS[vùng dữ liệu 1, điều kiện 1, vùng dữ liệu 2, điều kiện 2…]
Ví dụ: Đếm số số học sinh nữ [C2:C6] và có điểm [E2:E6] từ từ 5 điểm trở lên
=COUNTIFS[C2:C6, “X”,E2:E6, “>=5”]
Chú ý: [Hàm đếm là đếm những ô không rỗng].
Nhóm hàm Logic:
Hàm Logic là loại hàm chỉ trả về kết quả là một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE.
- Cú pháp: =AND[Điều kiện 1, Điều kiện 2,…, Điều kiện n]
- Công dụng: Hàm AND chỉ cho giá trị TRUE khi và chỉ khi tất cả các điềukiện từ 1 đến n cùng thoả tức là đều TRUE. Ngược lại một trong các điều kiện không thoả hoặc tất cả các điều kiện đều không thoả, hàm AND cho ra giá trị FALSE.
Ví dụ: =AND[5>3, 9
=AND[5>3, 9>10] cho ra kết quả FALSE.
- Cú pháp: =OR[Điều kiện 1, Điều kiện 2,…, Điều kiện n]
- Công dụng: Hàm OR chỉ cho giá trị FALSE khi và chỉ khi tất cả các điều kiện từ 1 đến n cùng không thoả. Ngược lại một trong các điều kiện thoả hoặc tất cả các điều kiện đều thoả, hàm OR cho ra giá trị TRUE.
Ví dụ: =OR[5>3, 9=OR[510] cho ra kết quả FALSE.
- Cú pháp: =NOT[Biểu thức Logic]
- Công dụng: Hàm NOT cho kết quả TRUE khi biểu thức Logic cho kết quả là FALSE, và cho kết quả FALSE khi biểu thức Logic cho kết quả là TRUE.
Ví dụ: =NOT[5>2] kết quả là: FALSE.
=NOT[9>10] kết quả là: TRUE.
- Cú pháp: =IF[điều kiện logic, biểu thức 1, biểu thức 2].
- Công dụng: Hàm IF sẽ thực hiện biểu thức 1 nếu điều kiện logic là đúng. Ngược lại nếu điều kiện logic là sai thì hàm IF sẽ thực hiện biểu thức 2.
- Lưu ý: Hàm IF chỉ được phép và chỉ có 3 đối số.
Ví dụ: Dựa vào điểm xếp hạng biết rằng:
Nếu điểm thi >= 8.5 thì xếp hạng giỏi.
Nếu 5
Nếu điểm thi < 5 thì xếp hạng hỏng.
[Giả sử cột điểm thi ở ô E2]
= IF[E2 >= 8.5, “gioi”, IF[E2 >= 5, “dat”, “hong”]]
Ta thấy trong công thức trên có hai hàm IF lồng vào nhau, hàm IF bên trong chính là biểu thức sai của hàm IF bên ngoài.
Nhóm hàm về chuỗi:
- Hàm lấy ký tự bên trái: [LEFT]
- Cú pháp: =Left[chuỗi, n]
- Công dụng: Hàm Left trích ra n ký tự kể từ vị trí bên trái của “Chuỗi”, Chuỗi có thể là một địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
- Hàm lấy ký tự bên phải: [RIGHT]
- Cú pháp: =Right[chuỗi, n]
- Công dụng: Hàm Right trích ra n ký tự kể từ vị trí bên phải của “Chuỗi”. Chuỗi có thể là địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
- Hàm lấy ký tự từ giữa: [MID]
- Cú pháp: =Mid[chuỗi, m, n]
- Công dụng: Hàm Mid trích ra n ký tự kể từ vị trí m của “Chuỗi”, nếu m lớn hơn độ dài chuỗi thì hàm Mid cho kết quả là một chuỗi rỗng. Chuỗi có thể là một địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
Sort [sắp xếp] là tính năng cho phép chúng ta thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.
Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
- Chọn dấu các ô muốn được sắp xếp
-
Kích nút Sort & Filter trên tab Home - Kích nút Sort Ascending [A-Z] hay Sort Descending [Z-A]
| |
Tùy chỉnh sắp xếp
Để sắp xếp nhiều hơn một cột:
- Kích nút Sort & Filter trên tab Home
- Chọn cột chúng ta muốn sắp xếp đầu tiên
-
Kích Add Level - Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp
- Kích OK
| |
Page 2
B
-
Tạo thư mục có cấu trúc như hình bên trong thư mục SBD_HOTENTHISINH. [10 điểm] - Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm 03 tập tin có phần mở rộng là *.txt, copy kết quả tìm được vào thư mục Tư vấn online. [5 điểm]
- Nén thư mục Tư vấn online thành file Tư vấn online.rar và cắt file này sang thư mục Kế toán. [5 điểm]
BÀI 2.
- Tạo thư mục có cấu trúc như hình bên trong thư mục SBD_HOTENTHISINH. [10 điểm]
- Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm 03 tập tin có phần mở rộng là *.txt và có kích thước lớn hơn 10 KB, copy kết quả tìm được vào thư mục Tổ 3. [5 điểm]
- Nén thư mục Tổ 3 thành file Tổ 3.rar và cắt file này sang thư mục Khối văn phòng. [5 điểm]
B
a. Tạo cây thư mục có cấu trúc như hình bên trong thư mục SBD_HOTENTHISINH.
b. Sao chép thư mục “Chỉ đạo” và “Giám sát” vào thư mục “Hoạt động Sở-Ban-Ngành”.
c.Nén thư mục “Hoạt động lãnh đạo” thành một file Hoạt động lãnh đạo.zip, lưu trong thư mục Thông tin hoạt động
CHƯƠNG 2. XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD 2010
Nhấn chuột vào Tab File, chọn New, nhấn đúp chuột vào mục Blank document. Hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+N
Lưu tài liệu
Nhấn Tab File, chọn Save hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+S, chọn nơi lưu trong save as, đặt tên file trong File name rồi nhấn save. Ngoài ra chúng ta cũng có thể lưu văn bản dưới dạng chỉ đọc bằng cách chọn PDF [*.pdf] trong save as type.
Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Tab File, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document [*.doc]. Nhấn OK.
-
Định dạng văn bản và đoạn văn bản
-
Định dạng đoạn văn bản
- Căn trái, phải, giữa, hoặc căn đều hai bên
-
Định dạng đoạn văn bản
Bước 1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn căn chỉnh.
Bước 2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để căn lề trái, nhấn Align Right để căn phải, nhấn nút Center để căn giữa [giữa 2 lề trái và phải], hay nhấn nút Justify để căn đều hai bên.
-
Thay đổi khoảng cách trong văn bản
Cách 1.
Bước 1. Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi.
Bước 2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing.
Bước 3. Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0 line
Cách 2.
Bước 1. Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi.
Bước 2. Click chuột phải vào văn bản đã chọn -> chọnParagraph ->Xuất hiện hộp thoại, tại Tab line spacing, chọn khoảng cách đoạn cần điều chỉnh [Single, 1.5 lines, Double, Multiple …]
Bước 3. Click nútOK
Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn
Cách 1.
Bước 1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó.
Bước 2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before [trước] hoặc After [sau] để thay đổi bằng giá trị bạn muốn.
Cách 2.
Bước 1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó.
Bước 2. Click chuột phải vào văn bản đã chọn -> chọnParagraph ->Xuất hiện hộp thoại, tại Tab spacing, chọn khoảng cách cần thay đổi:
Before: Lựa chọn khoảng cách từđoạn văn đang chọn đếnđoạn văn phía trên nó.
After: Lựa chọn khoảng cách từđoạn văn đang chọn đếnđoạn văn phía dưới nó.
- Định dạng Column [Cột], Tab, Numbering và Drop Cap
Cách 1: gõ văn bản trước, chia cột sau:
Bước 1: bạn nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, bạn hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng.
Bước 2: tô khối nội dung cần chọn [không tô khối dòng trắng ở trên], tại thẻ Page
Cách 2: chia cột trước, gõ văn bản sau [dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được chia theo dạng cột báo].
- Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định - Nhập văn bản vào.
Ngắt nội dung sang cột kế tiếp
- Đặt con trỏ tại vị trí cần ngắt nội dung sang cột kế tiếp
- Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup bạn chọn Breaks, chọn Column: để ngắt cột khi bạn muốn sang các cột còn lại.
- Cài đặt điểm dừng tab [Tab stops]
Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:
Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab.
Để hiển thị hộp thoại định dạng Tab chúng ta có 2 cách:
Cách 1: nhấpđúp chuột tại vị trí đặt tab trên thước ngang
Cách 2:Tại thẻ Home, nhấp mũi tên ở góc nhóm Paragraph chọn Tabs…
Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5”
Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab
Alignment chọn một loại tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar [loại tab chỉ có tác dụng tạo một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định]
Leader chọn cách thể hiện tab
Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, bạn có thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài liệu.
Số thứ tự tự động cho phép bạn định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet [dấu chấm tròn].
Bulleted and Numbered
Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn:
• Lựa chọn văn bản bạn muốn để tạo một thứ tự tự động
• Trong nhóm Paragraph trên tab Home, kích vào nút danh sách Bulleted hoặc Numbered
Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap. Đó là chữ cái đầu câu được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao.
Tạo một chữ hoa thụt cấp [Dropped Cap]- Nhúng các đối tượng khác nhau vào văn bản
| |
B2. Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables.
B3. Chọn số lượng dòng và cột cần tạo
-
Nhập dữ liệu trong một bảng
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng
Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng:
Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng.
| |
Trên tab Design, chúng ta có thể chọn các kiểu [dạng] bảng khác nhau.
- Địnhdạng đường viền và nền cho bảng
Để tạo đường viền cho Tables chúngta thực hiệncác bước sau:
- Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.
- Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders
C
Tô nền cho bảng
Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Chúng ta có thể thực hiện theo các bước sau:
- Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design.
- Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó.
B1. Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
B2. Chọn nút Symbol trên nhóm Symbols
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh
| |
B2. Chọn nút Clip Art
B3. Hộp thoại xuất hiện, chúng ta tìm hìnhảnh muốn chèn vào văn bản.
Kích thước đồ họa[hình ảnh]
Tất cả hình vẽ có thể tăng hay giảm kích thước bằng cách kích vào ảnh và kích vào một góc của ảnh rồi kéo để tăng hay giảm kích thước ảnh cho phù hợp.
- Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ
Smart Art là tập hợp các loại đồ họa chúng ta có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài liệu. Để chèn SmartArt chúng ta thực hiện theo các bước sau:
B1. Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
B2. Chọn nút SmartArt
B3. Chọn mẫu SmartArt
- Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa.
| Để hiệu chỉnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhóm liên quan: |
Biểu đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính. Biểu đồ được hình thành bởi trục tung và trục hoành. Trục hoành thể hiện loại dữ liệu dùng để so sánh. Trục tung thể hiện số lượng hay đơn vị đo lường dữ liêu dùng để so sánh
Tại thẻ Insert, nhóm Illustrator, bạn nhấn vào Chart
Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biêu đồ
Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet của màn hình Excel.
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer.
-
Chèn số trang vào văn bản
Số trang sẽ được chèn vào Header hay Footer do chúng ta thiết lập. Để chèn số trang vào văn bản, chúng ta thực hiện như sau:
B1. Chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer, click chuột vào nút Page Number, sau đó chọnFormat Page Number-> số bắt đầu cần chèn tại mục Star at ->OK
B2. Click vào thẻInsert-> Page Number -> Chọn Top of Page [chèn số trang vào phần Header] hoặc Bottom of Page [chèn vào Footer]. Word 2010cung cấp sẵn nhiều mẫu đánh số trang, chúng ta chọn một trong các mẫu này.
Bạn có thể thay đổi dạng số trang theo ý thích của mình mà định dạng chuẩn không có sẵn. Để thực hiện, bạn nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang. Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.
Number format: Chọn dạng số thứ tự
Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương
Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó
Start at : Số trang được bắt đầu từ số
Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, bạn hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đó nhấn OK.
Định dạng trang in
Chọn loại giấy – Tab Paper
- Paper Size : chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height
Đặt lề cho trang in – Tab Margins
In tài liệu
- Tab File, chọn Print
- Copies: chọn số bản in
- Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này [nghĩa là nó chưa được khai báo] thì phải thực hiện các bước sau:
- Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers.
- Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer.
- Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard
- Pages: in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp.
BÀI THỰC HÀNH CHƯƠNG 2
BÀI 1: Mở phần mềm Microsoft Word, soạn thảo văn bản theo mẫuvới nội dung như bên dưới và lưu văn bản với tên BÀI 1.docx với các yêu cầu sau:
- Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13.
- Lề trái: 3 cm; lề phải, trên, dưới: 2 cm.
- Khoảng cách dòng: 1.5 lines.
- Khoảng cách giữa các đoạn: 4pt.
- Chèn Tiêu đề dưới [Footer] cho văn bản đã trình bày với nội dung là “chương trình sách giáo khao Lịch sử”.
C
-
Học mới ở cấp tiểu học -
Tích hợp nội môn Lịch sử ở cấp THCS -
Học theo chủ đề ở trung học phổ thông
BÀI 2. Soạn thảo một văn bản với nội dung theo mẫu bên dưới và lưu văn bản với tên BÀI2.doc.
Cục Thuế Hà Nội khuyến khích gia tăng số lượng các đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tiết giảm chi phí.
Ông Viên Viết Hùng - Phó cục trưởng cục thuế Hà Nội cho biết, hóa đơn điện tử giúp tăng tính minh bạch của doanh nghiệp, giảm thiểu tình trạng mua bán hóa đơn trôi nổi, hóa đơn giả trên thị trường.
Áp dụng hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và các nhà cung cấp dịch vụ. Đối với cơ quan thuế, đây là biện pháp khả thi để quản lý hoạt động thuế.
BÀI 3. Soạn thảo một văn bản theo mẫu sau đây vàlưu văn bản với tên BÀI 3.doc
TRUNG TÂM NỘI THẤT CŨ HOÀNG GIA
Chuyên mua bán Nội thất cũ Văn phòng, Đồ gia dụng
Địa chỉ: 78 Phùng Khoang, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: 0933 830 715
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Số:
Ngày……..tháng…..năm…………..
Khách hàng: Số tel:
Địa chỉ:
| STT | Mặt hàng | SL | Đơn giá | Thành tiền |
| TỔNG CỘNG |
Thành tiền [bằng chữ]
Khách hàng TM cửa hàng
BÀI4. Soạn thảo mẫu văn bản sauvới nội dung như bên dưới vàlưu văn bản với tên BÀI4.doc
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------***-------
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: Ban giám hiệu Trường………………………….Tên tôi là:…………………………………Nam/nữ....................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:……………………tại............................................................................
Điện thoại liên hệ khi cần:...........................................................................................................
Đơn vị công tác:.............................................................................. Chức vụ:.............................
Nay tôi làm đơn này xin đề nghị Ban giám hiệu nhà trường cho tôi được nghỉ phép
+ Từ: ……….giờ ……..phút, ngày:……tháng …… năm 201…
Đến: ……..giờ ……..phút, ngày:……tháng …… năm 201…
+ Lý do: ............................................................................................................................
+ Nơi nghỉ phép: ..............................................................................................................
Tôi đã bàn giao công việc trong thời gian nghỉ phép lại cho ông [bà]: …………………………là đồng nghiệp của tôi. Ông[bà]: …………………………… sẽ thay thế tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao theo quy định. Tôi xin hứa sẽ cập nhật đầy đủ nội dung công tác trong thời gian vắng. Kính mong nhà trường xem xét chấp thuận
Trân trọng.
Bà Rịa-Vũng Tàu, ngày …… tháng …… năm 20……
| Ý kiến của Hiệu trưởng | Người làmđơn [Ký, nghi rõ họ tên] |
Chia sẻ với bạn bè của bạn:
Page 3
Workbook: là một tập tin excel có phần mở rộng là .xlsx mà trên đó bạn làm việc [tính toán, vẽ Biểu đồ, …] và lưu trữ dữ liệu. Mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet [bảngtính].
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô [cell], các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Một Worksheet chứa được16,384 cột và 1,048,576 dòng.
- Các thành phần của Workbook
Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,Reviews, View, Developer, Add-Ins.
- Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọcdữ liệu,…
- Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, Biểu đồ, ký hiệu, …
- Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
- Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng [range],công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
- Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, sắp xếp, trích lọc các danh sách, phân tíchdữ liệu,…
- Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, cácthiết lập bảo vệ bảng tính.
- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,
Mở Excel
Cách 1: Nhấp chuột nút Start ->All Programs ->Microsoft Office ->Microsoft Office Excel 2010.
Thoát khỏi Excel
Thao tác:Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoátExcel bằng cách nhấn nút File chọn Exit.
Nhận dạng ô và vùng [cells, range]
Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉô góc dưới bên phải của vùng [có dấu: phân cách].
Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11,vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.
Chọnvùng
Nếu dùng chuột, trước tiên bạn nhấp chuột chọn ô góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khichọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím mũi tên sang phải và xuống dưới đến ô cuối của vùng và thả các phím.
Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn , còn muốn chọn cả workbook [nghĩa là chọn tất cả các sheet] thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets.
Sao chép và di chuyển vùng
Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:
- Dùng Chuột: Chọn vùng, giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép [không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển], kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột.
Dánđặc biệt [Paste Special]
Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng PasteSpecial… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau:
Giải thích hộp thoại Paste Special
| Hạng mục | Mô tả |
| All | Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn |
| Formulas | Dán giá trị và công thức, không định dạng |
| Values | Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng |
| Formats | Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trị và công thức |
| Comments | Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức |
| Validation | Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích |
| None | Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào |
| Add | Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích |
| Subtract | Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn. |
| Multiply | Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn. |
| Divide | Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn |
| Skip blanks | Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích |
| Transpose | Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại |
| Paste Link | Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn |
Đặt tên vùng
Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas [Defined Names [Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,…
Thêm chú thích cho ô
Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô [chọn nhóm Review [Comments [NewComment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment.
- Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vàoReview [Comments [Next hay Previous.
Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích [Review [Comments [Delete. Hoặc nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.
Minh họa cho hiện các chú thích
Chèn, xóa ô, dòng và cột
Chèn ô trống
Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó [muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô].
Bước 2: Chọn Home [chọn nhóm Cells [Insert [Insert Cells…B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert
Chèn dòng
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tươngứng phía trên các dòng này.
Bước 2: Chọn Home [chọn nhóm Cells [Insert [Insert Sheet Rows
Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn
Chèn cột
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này.
Bước 2: Chọn Home [chọn nhóm Cells [Insert [Insert Sheet Columns
Xóa các ô, dòng và cột
Bước 1: Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa
Bước 2: Chọn Home [Cells [Delete [chọn kiểu xóa phù hợp [xem hình]
Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng
Bước 1: Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng
Bước 2: Chọn Home [Cells [Format [Chọn lệnh phù hợp
[Row Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng
[AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung.
[Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cột
[AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự căn chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung.
[Default Width… chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook.
Nối [Merge] và bỏ nối các ô [Split]
Nối nhiều ô thành một ô
Bước 1: Chọn các ô cần nối lại.
Bước 2: Chọn Home [Alignment [chọn Merge & Center. Để căn chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút căn chỉnh trong nhóm Algnment.
Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô
Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái.
Bước 1: Chọn ô đang bị nối.
Bước 2: Chọn Home [Alignment [chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được.
Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính
Chọn File[New, một hộp thoại hiện ra cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create.
-
Mở workbook có sẵn trên đĩa
Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:
Cách 1: Chọn File chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách.
Cách 2: Chọn nút File [Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin [tại Look In] và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin.
Một số cách lưu workbook:
Cách 1: Chọn File [Save
Cách 2: Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh [Quick Access Tollbar].
Cách 3: Dùng tổ hợp phím hoặc .
Một số cách đóng workbook:
Cách 1: Chọn File[Close
Cách 2: Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải [trên thanh tiêu đề].
Cách 3: Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó.
Khi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View [chọn nút Arrange All [Chọn kiểu bố trí thích hợp.
3.3.5.1. Chèn thêm worksheet mới vào workbook
Cách 2: Dùng tổ hợp phím chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.
Cách 3: Nhấn chọn nhóm Home [đến nhóm Cells [Insert [Insert sheet
Cách 4: Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.
Đổi tên worksheet
Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? *
3.3.5.2. Xóa worksheet
Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:
Cách 1: Chọn sheet muốn xóa [chọn nhóm Home [chọn nhóm Cells [Delete [Delete sheet
Cách 2: Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.
Sắp xếp thứ tự các worksheet
Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:
Cách 1: Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.
Cách 2: Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK.
| | |
Page 4
Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.Nhập liệu
Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm
Bước 1: Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
Bước 2: Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần
Bước 3: Nhập xong nhấn Enter [ô hiện hành chuyển xuống dưới] hoặc Tab [ô hiện hành chuyển qua phải] để kết thúc.
Lưu ý:
[Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột.
[Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm [.] để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân.
[Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là Text trước khi nhập [Home [nhóm Number [chọn Text từ danh sách].
[Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel [Regional and Language Options.
Hiệu chỉnh nội dung
Xóa nội dung các ô
Bước 1:Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa
- Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng
- Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô
- Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng
- Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có
Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng [table]
Hiệu chỉnh nội dung các ô
Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
Cách 1:Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh, sửa đổi hoặc nhập vào nội dung mới.
Cách 2: Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự như trên
Cách 3: Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức [Formula]
Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon.
Định dạng văn bản và số
Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home [nhóm Cells [Format [Format Cells…
Giải thích hộp thoại Format Cells
| Định dạng | Mô tả |
| Tab Number | |
| General | Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạngchuyển sang dạng Scientific |
| Number | Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui địnhsố con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. |
| Currency | Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thậpphân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. |
| Accounting | Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ởhai cột khác nhau. |
| Date | Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type vàLocale [location]. Các Type có dấu [*] là định dạng lấy từ hệ thống [Control Panel]. |
| Time | Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale [location]. Các Type có dấu [*] là định dạng lấy từ hệ thống [Control Panel]. |
| Percentage | Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn cóthể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. |
| Fraction | Định dạng này hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn. |
| Scientific | Hiển thị con số dưới dạng khoa học . Ví dụ, số 12345678901 địnhdạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cáchthập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. |
| Text | Định dạng nội dung ô giống như những gì nhập vào kể cả các con số. |
| Special | Định dạng các con số dạng mã bưu chính [ZIP Code], số điện thoại, số bảo hiểm … |
| Custom | Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. |
Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng để xuống dòng tại vị trí mong muốn.
Bước 1: Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1
Bước 1: Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1
Bước 2: Chọn Home [nhóm Alignment [Orientation [Angle Counterclockwise
Bước 1: Chọn danh sách cần kẻ khung
Bước 2: Chọn Home[nhóm Cells [Format [Chọn Format Cells
Bước 3: Vào TabBorder, chọn màu, dạng đường kẻ
Bước 4: Nhấn OK hoàn tất
- Hiệu ứng tô nền ô [Fill effect]
Bước 1: Chọn vùng cần tô màu nền .
Bước 2: Chọn Home nhóm Cells [Format [Chọn Format Cells
Bước 3: Vào TabFill [Chọn Fill Effects…
Bước 4: Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 [ví dụ là màu vàng Yellow] và Color 2 [Blue]
Bước 5: Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3
Bước 6: Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
Page 5
Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.
=Rand[]: hàm không có đối số
=If[A1>=5,”Đạt”,”Rớt”]: hàm 3 đối số
=PMT[10%,4,1000,,1]: hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn
Nhập công thức và hàm
Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức. Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu.
Minh họa dùng tham chiếu trong hàm
Chèn tên hàm vào công thức
Tham chiếu trong công thức
Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau:
- Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4
- Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4
- Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.
Nhấn phím F4 nhiều lần để [tuyệt đối] cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.
Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.
Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Bước 1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ . Vào các ô D3, D4... D14 ta thấy công thức các dòng tự động được thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo.
Bước 2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14. Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán.
Bước 3. Tại ô D15 nhập vào =Sum[D2:D14] và chép sang ô E15.
=A2*Sheet2!A2
=A2*’Thong so’!B4
Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’
- Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng
[Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô.
Ví dụ:
=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4
=A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’
=A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4
Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở
Các lỗi thông dụng [Formulas errors]
Các lỗi thông dụng
| Lỗi | Giải thích |
| #DIV/0! | Trong công thức có chứa phép chia cho 0 [zero] hoặc chia ô rỗng |
| #NAME? | Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy |
| #N/A | Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả |
| #NULL! | Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng |
| #NUM! | Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dương |
| #REF! | Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa |
| #VALUE! | Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng. |
- Cú pháp: =Day[chuỗi tháng ngày năm]
- Công dụng: Hàm trả về giá trị ngày của chuỗi tháng ngày năm.
- Cú pháp: =Month[chuỗi tháng ngày năm]
- Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm
- Cú pháp: =Year[chuỗi tháng ngày năm]
- Công dụng: Hàm trả về giá trị tháng của chuỗi tháng ngày năm
Ex: =year[“12/24/2003”] [ 2003
3.5.8.4. Hàm Lấy ngày tháng năm: [Date]:
- Cú pháp: =Date[năm, tháng, ngày]
- Công dụng: Hàm trả về kiểu ngày tháng năm
- Hàm Lấy ngày giờ hiện tại: [Now]
- Cú pháp: =Now[]
- Công dụng: Hàm trả về ngày giờ hiện tại [ngày giờ hệ thống]
- Hàm lấy phần nguyên: [INT]
- Cú pháp: =INT[n]
- Công dụng: Hàm INT cho kết quả là phần nguyên của số n.
Ví dụ: =INT[3.1416] sẽ cho kết quả là: 3.
=INT[123.456] sẽ cho kết quả là: 123.
- Cú pháp: =MOD[m,n]
- Công dụng: Hàm MOD cho kết quả là số dư của m chia cho n. Nếu n=0, MOD returns the #DIV/0! error value.
- Cú pháp: =ROUND[n,m]
- Công dụng: Hàm ROUND làm tròn số n đến m số.
- Nếu m>0 hàm làm tròn với m số lẻ.
- Cú pháp: =MAX[n1,n2,…,nm].
- Công dụng: Hàm MAX cho kết quả là số nguyên lớn nhất trong m số.
Ví dụ: =MAX[A5:B8,C9:G11,G13]
=MAX[12,4,3,27,14] sẽ cho kết quả là: 27.
- Cú pháp: =MIN[n1,n2,…,nm]
- Công dụng: Hàm MIN cho kết quả là số nhỏ nhất trong m số.
Ví dụ: =MIN[A5:B8,C9:G11,G13]
=MIN[12,4,3,27,14] sẽ cho kết quả là: 3.
- Cú pháp: =SUM[n1,n2,…,nm]
- Công dụng: Hàm SUM cho kết quả là tổng các số n1,n2,…,nm.
Ví dụ: =SUM[A5:B8,C9:G11,G13]
=SUM[12,4,3,27,14] sẽ cho kết quả là: 60.
| A | B | C | D | |
| 1 | Họ tên | Giới tính | Số năm thâm niên | Tiền thâm niên |
| 2 | Nguyễn Khánh Hưng | Nam | 3.5 | 17,500,000 |
| 3 | Trần Xuần Vũ | Nam | 2.5 | 12,500,000 |
| 4 | Đoàn Thanh Thúy | Nữ | 3.5 | 17,500,000 |
| 5 | Nguyễn Văn Hòa | Nam | 3.5 | 17,500,000 |
| 6 | Nguyễn Ngọc Thảo Vân | Nữ | 1.5 | 7,500,000 |
| =SUMIFS[D2:D6, C2:C6,”>2”,B2:B6,”Nam”] |
- Hàm Tính trung bình: [AVERAGE]
- Cú pháp: =AVERAGE[n1,n2,…,nm ]
- Công dụng: Hàm AVERAGE trả về một số là trung bình cộng của các số n1,n2,…,nm .
Ví dụ: =AVERAGE[A5:B8,C9:G11,G13].
=AVERAGE[12,4,3,27,14] sẽ cho kết quả là: 12.
- Cú pháp: =COUNT[Vùng dữ liệu]
- Công dụng: Hàm COUNT cho kết quả là tổng số các ô có giá trị trong Vùng dữ liệu.
- Hàm đếm chuỗi: [COUNTA] [đếm các ô không rỗng]
- Cú pháp: =COUNTA[Vùng dữ liệu]
- Công dụng: Hàm COUNTA cho kết quả là tổng số các ô không rỗngtrong Vùng dữ liệu.
- Hàm đếm có điều kiện: [COUNTIF, COUNTIFS]
- Cú pháp: =COUNTIF[vùng dữ liệu, điều kiện]
- Công dụng: Hàm đếm vùng dữ liệu mà thỏa 1 điều kiện.
Ví dụ: =Countif[A1:D5,18] : Đếm vùng dữ liệu từ A1 đến D5 mà thỏa điều kiện =18.
=Countif[A1:D5,”>=18”] : Đếm vùng dữ liệu từ A1 đến D5 mà thỏa điều kiện >=18.
- Hàm COUNTIFS[] đếm tổng số ô thỏa 1 hay nhiều điều kiện cho trước
- Cú pháp: =COUNTIFS[vùng dữ liệu 1, điều kiện 1, vùng dữ liệu 2, điều kiện 2…]
Ví dụ: Đếm số số học sinh nữ [C2:C6] và có điểm [E2:E6] từ từ 5 điểm trở lên
=COUNTIFS[C2:C6, “X”,E2:E6, “>=5”]
Chú ý: [Hàm đếm là đếm những ô không rỗng].
Nhóm hàm Logic:
Hàm Logic là loại hàm chỉ trả về kết quả là một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE.
- Cú pháp: =AND[Điều kiện 1, Điều kiện 2,…, Điều kiện n]
- Công dụng: Hàm AND chỉ cho giá trị TRUE khi và chỉ khi tất cả các điềukiện từ 1 đến n cùng thoả tức là đều TRUE. Ngược lại một trong các điều kiện không thoả hoặc tất cả các điều kiện đều không thoả, hàm AND cho ra giá trị FALSE.
Ví dụ: =AND[5>3, 9
=AND[5>3, 9>10] cho ra kết quả FALSE.
- Cú pháp: =OR[Điều kiện 1, Điều kiện 2,…, Điều kiện n]
- Công dụng: Hàm OR chỉ cho giá trị FALSE khi và chỉ khi tất cả các điều kiện từ 1 đến n cùng không thoả. Ngược lại một trong các điều kiện thoả hoặc tất cả các điều kiện đều thoả, hàm OR cho ra giá trị TRUE.
Ví dụ: =OR[5>3, 9=OR[510] cho ra kết quả FALSE.
- Cú pháp: =NOT[Biểu thức Logic]
- Công dụng: Hàm NOT cho kết quả TRUE khi biểu thức Logic cho kết quả là FALSE, và cho kết quả FALSE khi biểu thức Logic cho kết quả là TRUE.
Ví dụ: =NOT[5>2] kết quả là: FALSE.
=NOT[9>10] kết quả là: TRUE.
- Cú pháp: =IF[điều kiện logic, biểu thức 1, biểu thức 2].
- Công dụng: Hàm IF sẽ thực hiện biểu thức 1 nếu điều kiện logic là đúng. Ngược lại nếu điều kiện logic là sai thì hàm IF sẽ thực hiện biểu thức 2.
- Lưu ý: Hàm IF chỉ được phép và chỉ có 3 đối số.
Ví dụ: Dựa vào điểm xếp hạng biết rằng:
Nếu điểm thi >= 8.5 thì xếp hạng giỏi.
Nếu 5
Nếu điểm thi < 5 thì xếp hạng hỏng.
[Giả sử cột điểm thi ở ô E2]
= IF[E2 >= 8.5, “gioi”, IF[E2 >= 5, “dat”, “hong”]]
Ta thấy trong công thức trên có hai hàm IF lồng vào nhau, hàm IF bên trong chính là biểu thức sai của hàm IF bên ngoài.
Nhóm hàm về chuỗi:
- Hàm lấy ký tự bên trái: [LEFT]
- Cú pháp: =Left[chuỗi, n]
- Công dụng: Hàm Left trích ra n ký tự kể từ vị trí bên trái của “Chuỗi”, Chuỗi có thể là một địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
- Hàm lấy ký tự bên phải: [RIGHT]
- Cú pháp: =Right[chuỗi, n]
- Công dụng: Hàm Right trích ra n ký tự kể từ vị trí bên phải của “Chuỗi”. Chuỗi có thể là địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
- Hàm lấy ký tự từ giữa: [MID]
- Cú pháp: =Mid[chuỗi, m, n]
- Công dụng: Hàm Mid trích ra n ký tự kể từ vị trí m của “Chuỗi”, nếu m lớn hơn độ dài chuỗi thì hàm Mid cho kết quả là một chuỗi rỗng. Chuỗi có thể là một địa chỉ ô chứa dữ liệu loại chuỗi.
Sort [sắp xếp] là tính năng cho phép chúng ta thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.
Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
- Chọn dấu các ô muốn được sắp xếp
-
Kích nút Sort & Filter trên tab Home - Kích nút Sort Ascending [A-Z] hay Sort Descending [Z-A]
| |
Tùy chỉnh sắp xếp
Để sắp xếp nhiều hơn một cột:
- Kích nút Sort & Filter trên tab Home
- Chọn cột chúng ta muốn sắp xếp đầu tiên
-
Kích Add Level - Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp
- Kích OK
| |
Page 6
Biểu đồ giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Excel có 2 loại đồ thị đó là đồ thị nằm trong WorkSheet [còn gọi là Embedded chart] và ChartSheet. Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thị [Chart Tools [Design [Location [Move Chart [chọn Object in + Tên Sheet [đồ thị nằm trong Worksheet] hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào.Chọn ChartSheet hay Embedded chart
Bảng số liệu nghiên cứu
Các bước vẽ đồ thị:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu A3:D9, chọn luôn các nhãn của các cột.
Bước 2. Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon [Insert [Charts. Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụ chúng ta chọn nhóm Column [Clustered Column.
Nhận biết các thành phần trên đồ thị
Các thành phần thông dụng
Các thao tác với đồ thị
Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,…
-
Để thêm tiêu đề chính cho đồ thị vào: Chart Tools Layout Labels Chart Title lựa chọn kiểu từ danh sách -
Để thêm tiêu đề cho trục hoành [hay trục tung] vào Chart Tools Layout Labels Axis Titles lựa chọn kiểu từ danh sách -
Để thêm chú thích vào Chart Tools Layout Labels Legend lựa chọn kiểu từ danh sách -
Để thêm nhãn dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Labels lựa chọn kiểu từ danh sách -
Để thêm bảng dữ liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Table lựa chọn kiểu từ danh sách.
Ngoài ra chúng ta có thể chèn các Text Box vào đồ thị Chart Tools Layout Insert Text Box.
BÀI THỰC HÀNH CHƯƠNG 3
BÀI THỰC HÀNH 1
[Nội dung chính: làm quen với các thao tác nhập dữ liệu và thực hiện các phép toán đơn giản trong Excel]
| 1] Nhập và định dạng dữ liệu như bảng tính sau: | |||||||
| BẢNG KÊ HÀNG NHẬP KHO | |||||||
| Ngày: | 4 | ||||||
| S T T | TÊN HÀNG | SỐ LƯỢNG | ĐƠN GIÁ | TRỊ GIÁ | THUẾ | CƯỚC CHUYÊN CHỞ | CỘNG |
| 1 | Video | 100 | 4,000,000 | ||||
| 2 | Ghế | 50 | 150,000 | ||||
| 3 | Giường | 58 | 1,200,000 | ||||
| 4 | Tủ | 79 | 850,000 | ||||
| 5 | Nệm | 92 | 200,000 | ||||
| 6 | Tivi | 220 | 2,500,000 | ||||
| 7 | Bàn | 199 | 600,000 | ||||
| TỔNG CỘNG: | |||||||
| Yêu cầu tính toán: | |||||||
| 1] Đánh số thứ tự cho cột STT [sử dụng mốc điền]. | |||||||
| 2] TRỊ GIÁ = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ. | |||||||
| 3] THUẾ = TRỊ GIÁ * 5%. | |||||||
| 4] CƯỚC CHUYÊN CHỞ = SỐ LƯỢNG * 1500. | |||||||
| 5] CỘNG = TRỊ GIÁ + THUẾ + CƯỚC CHUYÊN CHỞ. | |||||||
| 6] Hãy tính TỔNG CỘNG các cột TRỊ GIÁ, THUẾ, CƯỚC CHUYÊN CHỞ và CỘNG. |
BÀI THỰC HÀNH 2
[Nội dung chính: Format cells [định dạng kiểu ngày, số, đơn vị tiền tệ, bảng tính…] thực hiện chức năng thay đổi độ rộng cột,chiều cao hàng, chức năng freeze panes]
Nhập và trình bày bảng tính như sau:
Bảng tính 1:
Yêu cầu:
Câu 1: Thực hiện các định dạng:
- Định dạng cột ngày bán : dd/mm/yyyy.[Lưu ý: Định dạng này phải thực hiện trước khi nhập dữ liệu, kiểm tra định dạng mặc định của máy trong Control Panel].
- Định dạng font chữ cho toàn bộ bảng tính là Times New Roman, size 12.
- Kẻ khung, định dạng cho bảng tính.
Câu 2: Tính THANHTIEN = DONGIA * SOLUONG [định dạng đơn vị tiền tệ là USD]
Câu 3: Tính THANHTIENVND = THANHTIEN * 17890 [định dạng đơn vị tiền tệ là VND, có dấu phân cách hàng nghìn].
Câu 4: Sắp xếp bảng tính trên theo mã hàng tăng dần.
BÀI THỰC HÀNH 3
[Nội dung chính: Tính toán trong excel, sử dụng hàm: Sum, Max, Min, Average]
Yêu cầu:
- Lương = [ HSL * Lương cơ bản * Ngày công]/Số ngày công chuẩn
- Phụ cấp = 1/2 * Lương
- Tổng cộng = Lương + Phụ cấp
Câu 2:Tính tổng của các cột Lương, Phụ Cấp và Tổng cộng
Câu 3:Thiết lập công thức làm tròn còn 1 số ở phần thập phân của cột Lương và cột phụ cấp và Tổng cộng.
Câu 4: Tính tổng cộng, cao nhất, thấp nhất, trung bình của cột Lương, Phụ cấp, Tổng cộng.
BÀI THỰC HÀNH 4
Mở phần mềm Microsoft excel thực hiện các yêu cầu sau. Lưu bài thi với tên BÀI 4.xlsx| TT | Họ tên | Điểm chuyên cần | Điểm quá trình | Điểm bài thi | Điểm trung bình | Xếp loại |
| 1 | Vân Anh | 8 | 8 | 7 | ||
| 2 | Hải Đăng | 9 | 9 | 8 | ||
| 3 | Tiến Đạt | 4 | 5 | 6 | ||
| Điểm trung bình chung cả lớp | ||||||
| Tổng điểm cao nhất |
- Soạn thảo BẢNG KẾT QUẢ MÔN HỌC theo mẫu như trên với yêu cầu font chữ Time New Roman, cỡ chữ 12.
- Lập công thức để tính điểm trung bình tại cột “Điểm trung bình” trong đó:
- Lập công thức tính “Điểm trung bình chung cả lớp” của các cột “Điểm chuyên cần”, “Điểm quá trình”, “Điểm bài thi”, và “Tổng điểm”.
- Lập công thức để tính ô “Tổng điểm cao nhất” của cột “Tổng điểm”.
-
Lập công thức tính cột Xếp loại, biết xếp loại được tính như sau:
- Nếu Điểm trung bình Error: Reference source not found 8 thì xếp loại giỏi
- Nếu Error: Reference source not foundĐiểm trung bình < 8 thì xếp loại khá
- Error: Reference source not foundĐiểm trung bình < 7 thì xếp loại trung bình
- Nếu Điểm trung bình < 5 thì xếp loại yếu
- Sắp xếp bảng điểm theo thứ tự giảm dần của Điểm trung bình.
Chia sẻ với bạn bè của bạn:
Page 7
Bước 1: Vào ngăn File
Lưu bài thuyết trình
Bước 1: Vào ngăn File
Bước 2: Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất hiện
Bước 3: Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name.
Bước 4: Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type.
Bước 5: Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thư mục cần lưu tập tin
Bước 6: Nhấn nút Save để lưu
Mở lại bài thuyết trình đang lưu trên đĩa: Vào ngăn File chọn Recent hoặc chọn Open
Đóng bài thuyết trình: Vào ngăn File và chọn Close.
Có nhiều kiểu bố trí các placeholder trên slide mà PowerPoint xây dựng sẵn được gọi là các layout. Tùy theo nội dung cần xây dựng cho slide mà ta chọn kiểu layout phù hợp.
Chèn slide mới: Vào ngăn Home chọn chức năng New slide
Sao chép slide: Nhấp phải chuột lên một trong số các slide đang chọn, rồi chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh
Xóa slide: Chọn slide trong ngăn Slides muốn xóa, rồi nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa slide hoặc nhấp phải chuột lên slide và chọn Delete Slide
Chúng ta cần thêm các hộp văn bản để nhập thêm thông tin hoặc vẽ thêm các biểu tượng vào slide.
+ Chèn Shape[vẽ các biểu tưởng]: Vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn Shape, chọn biểu tượng cần vẽ.
+ Chèn Texbox[văn bản]: Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nútTextbox và vẽ một hộp văn bản trên slide.
+ Chèn WordArt[Chữ nghệ thuật]: Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nút WordArt, chọn màu sắc cho WordArt
+ Chèn SmartArt: vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Smart Art.
Microsoft PowerPoint cho phép bạn chèn rất nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, thông thường chúng ta chèn định dạng.mp3 hay .wma vào slide vì chúng cho chất lượng tốt và có kích thước tập tin nhỏ.
Để nhúng âm thanh ta thực hiện: Vào ngăn Insert, nhóm Media, chọn Audio
Với tính năng Trim Audio, chúng ta có thể cắt bỏ bớt các đoạn âm thanh không cần thiết và chỉ chừa lại một phần của tập tin âm thanh. Bạn chọn vào biểu tượng hình loa trên slide và vào ngăn Audio Tools, nhóm Editing, chọn lệnh Trim Audio.
Thiết lập đoạn âm thanh cần lấy tại Start Time và End Time và nhấn nút OKsau khi hoàn tất.
-
Thiết lập đoạn âm thanh cần sử dụng
| | Định dạng tập tin video dùng cho PowerPoint 2010
|
Để nhúng đoạn phim ta thực hiện: Vào ngăn Insert, nhóm Media, chọn Video
Tìm đến thư mục chứa video, chọn video và nhấn nút Insert để chèn vào slide hoặc nhấn nút xổ xuống tại nút Insert và chọn Link to file để chỉ liên kết với video mà không nhúng vào bài thuyết trình.
Slide master là slide nằm vị trí đầu tiên trong các slide master, nó chứa thông tin về theme và layout của một bài thuyết trình bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí của các placeholder trên slide.
Mỗi bài thuyết trình có ít nhất một slide master. Điểm hữu ích chính khi sử dụng slide master là chúng ta có thể thay đổi toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài thuyết trình rất nhanh chóng. Khi muốn một hình ảnh hay thông tin nào đó xuất hiện trên tất cả các slide thì nên thêm chúng trong slide master để tránh phải nhập các thông tin trùng lặp ở các slide.
Do các hiệu chỉnh và thay đổi trong slide master ảnh hưởng đến toàn bộ bài thuyết trình nên chúng ta chỉ thực hiện các hiệu chỉnh và thay đổi trong chế độ màn hình Slide Master.
-
Chọn chế độ màn hình Slide Master
| Các bước thực hành như sau: |
Bước 1: Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master để trở lại cửa sổ Slide Master.
Bước 2: Vào ngăn Slide Master, đến nhóm EditMaster, chọn Insert Slide Master. Một Slide Master mặc định được chèn vào ngay sau slide master hiện có.
Bước 3: Có rất nhiều kiểu slide layout được chèn, bạn có thể xóa bớt các kiểu không sử dụng bằng cách chọn slide layout và nhấn Delete trên bàn phím để xóa.
Bước 4: Để xóa slide master và các slide layout vừa tạo thì bạn chọn slide master và nhấn phím Delete trên.
- Trình chiếu và in bài thuyết trình
-
Chọn lệnh để trình chiếu Slide Show
- From Beginning:trình chiếu báo cáo bắt đầu từ slide đầu tiên trong bài thuyết trình.
- From Current Slide:trình chiếu báo cáo bắt đầu từ slide hiện hành trong bài thuyết trình.
- Broadcast Slide Show: trình chiếu bài thuyết trình thông qua mạng internet cho người xem từ xa, sẽ trình bày chi tiết ở phần sau.
- Custom Slide Show: trình chiếu bài thuyết trình từ một Custom Show trong bài. Bạn chọn tên của Custom Show để trình chiếu.
| Các bước thực hành như sau: |
Bước 1: Mở tập tin ppt.
Bước 2: Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn lệnh Header & Footer, hộp thoại Header and Footer xuất hiện.
-
Chọn lệnh Header & Footer
- Date and time: thiết lập thời gian sẽ xuất hiện trên slide
- Slide number: Bạn đánh dấu chọn vào ô này để cho hiện số thứ tự của slide.
- Footer: Hãy nhập vào tên của bạn
- Don’t show on title slide: bạn hãy chọn tùy chọn này để không áp dụng Header & Footer trên các slide tựa đề [title slide].
Để in các slide trong PowerPoint 2010 chúng ta thực hiện như sau:
Chọn File / Print, xuất hiện hộp thoại, nhấn Enter hoặc click chuột vào Print để in. Tuy nhiên nếu để mặc định, và nhấn Enter [hoặc click chuột và Print] thì máy sẽ in đen trắng mỗi slide trên một trang.
Để thiết lập các chế độ in nhiều slide trên một trang, in hai mặt, hoặc các tùy chỉnh khác, chúng ta click chuột vào Printer Properties -> xuất hiện hộp thoại [tùy vào từng loại máy in khác nhau mà hộp thoại xuất hiện khác nhau], click chuột vào tab Effects, chúng ta thiết lập cỡ giấy và chiều in giấy.-
Click chuột vào tab finishing, xuất hiện hộp thoại sau :
BÀI THỰC HÀNH 1
Hãy thiết kế bài thuyết trình theo mẫu sau thỏa mãn các yêu cầu dưới đât và lưu vào ổ đĩa D:\ với tên là BAI THUC HANH1.PPTX [các hình ảnh trong slide chỉ mang tính minh họa, thí sinh có thể chèn hình ảnh bất kỳ].
Yêu cầu:
Chèn số trang cho slide
BÀI THỰC HÀNH 2. Hãy thiết kế bài thuyết trình theo các yêu cầu sau và lưu vào trong ổ đĩa D:\ với tên là BAI THUC HANH 2.PPTX [các hình ảnh trong slide chỉ mang tính minh họa, thí sinh có thể chèn hình ảnh bất kỳ].
Yêu cầu:
THỜI GIAN LÀM BÀI: 30 PHÚT
[KHÔNG KỂ THỜI GIAN PHÁT ĐỀ]
T
Câu 1:[10 điểm]
a.Tạo thư mục có cấu trúc như hình bên trong thư mụcSBD_HOTENTHISINH.
b. Nén thư mục Sách Lịch sử thành file Sách lịch sử.rar và cắt file này sang thư mục Sách Địa lý.
Câu 2: MS Excel [30 điểm]
Tạo bảng tính và lưu bảng tính với tên Thi.xls trong thư mục SBD_HOTENTHISINH ở trên.
| BẢNG KÊ HÀNG NHẬP KHO | |||||
| Mã hàng | Tên hàng | Số lượng | Đơn giá | Tiền chiết khấu | Thành tiền |
| ML01 | Máy lạnh SANYO | 12 | 4000000 | ? | ? |
| TV02 | Tivi SONY | 8 | 5550000 | ||
| TL01 | Tủ lạnh HITACHI | 12 | 6000000 | ||
| TỔNG: | ? | ? |
- Nhập và trình bày bảng tính.
-
Lập công thức tínhTiền chiết khấu = Đơn giá * số lượng * 5%. -
Lập công thức tính Thành tiền=Đơn giá* Số lượng –Tiền chiết khấu. -
Lập công thức tính TỔNG của Tiền chiết khấu và TỔNG của Thành tiền. -
Sắp xếp bảng kê theo thứ tự giảm dần của cột Thành tiền.
Câu 3: MS Word [30 điểm]
Soạn thảo một văn bản với nội dung như bên dưới và thỏa mãn các yêu cầu dưới đây, lưu văn bản với tên Thi word.doc trong thư mục SBD_HOTENTHISINH ở trên, hình ảnh có thể sử dụng hình khác thay thế.
- Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13.
- Lề trái: 3 cm; lề phải, trên, dưới: 2 cm.
- Khoảng cách dòng: 1.5 lines.
- Khoảng cách giữa các đoạn: 6pt.
- Đánh số trang cho văn bản đã trình bày với số trang bắt đầu từ 3 tại vị trí ở giữa phần dưới của trang.
Nhưng có lúc nào bạn tự hỏi mình: Thế nào là nhà khoa học?
Câu hỏi này đã được 2.500 học sinh từ 10 đến 17 tuổi ở Ấn Độ, Chilê, Pháp, Mỹ, Ý, Mêhicô, Braxin và Nigiêria trả lời qua những bức tranh tham gia cuộc thi vẽ chân dung nhà khoa học. Lạ làm sao khi hầu hết đều vẽ nhà khoa học như một người.
Bài 4 [30 điểm]. MICROSOFT POWERPOINT
Thiết kế bài thuyết trình theo các yêu cầu sau và lưu vào trong thư mục của bạn trong đĩa D với tên là Baithi PowerPoint.pptx
Yêu cầu:- Chọn mẫu cho slide:
- Tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide [Slide Transition]
- Thiết lập để các Slide trình chiếu tự động [không cần dùng chuột hoặc bàn phím]
- Tạo các hiệu ứng cho tất cả các đối tượng trong slide
- Chèn footer cho slide là họ tên học viên
- Chèn số trang cho slide