Những người làm trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự thường xuyên phải làm việc với bảng tính Excel, thì việc nắm vững những hàm thông dụng trong Excel là rất cần thiết.
Microsoft Excel Microsoft Excel cho Android Microsoft Excel cho iOS Microsoft Excel Online
Đây là những hàm cơ bản, được định nghĩa sẵn, bạn có thể kết hợp các hàm lại với nhau để tính toán. Mời các bạn cùng theo dõi bài viết:
Bạn đang xem: Học Excel – Bài 17: Các hàm cơ bản trong Excel
Nhóm hàm tính tổng trong Excel 2016
Hàm SUM: Tính tổng
Hàm SUM là một hàm tính tổng được sử dụng phổ biến nhất, có thể thực hiện tính tổng theo cột, theo hàng một cách nhanh chóng.
Cú pháp: SUM[Number1, Number2..].
Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
Ví dụ: =SUM[A2:A10] tính tổng các giá trị từ ô A2 đến ô A10.
Hàm SUMIF: Tính tổng có điều kiện
Hàm SUMIF là hàm tính tổng có điều kiện, có khả năng kết hợp với nhiều hàm khác. Được dùng khi cần tính tổng một vùng nào đó trong bảng tính Excel theo điều kiện cho trước.
Cú pháp: SUMIF[Range, Criteria, Sum_range].
Các tham số:
- Range: Là dãy số mà muốn xác định.
- Criteria: Điều kiện, tiêu chuẩn muốn tính tổng [có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi].
- Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
Ví dụ: =SUMIF[B1:B5,”Nữ”,C1:C5]. Tính tổng các ô từ C1 đến C5 với điều kiện giá trị trong cột từ B1 đến B5 là Nữ.
Hàm SUMIFS: Tính tổng nhiều điều kiện
Hàm SUMIF là hàm tính tổng có điều kiện, có khả năng kết hợp nhiều điều kiện khác nhau. Được dùng khi cần tính tổng một vùng nào đó trong bảng tính Excel theo nhiều điều kiện cho trước.
Cú pháp: SUMIFS[Sum_range; Range1; Criteria1; [Range2; …]; [Criteria2; …]]
Các tham số:
- Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
- Range: Là dãy số mà muốn xác định.
- Criteria: Điều kiện, tiêu chuẩn muốn tính tổng [có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi].
Ví dụ: =SUMIFS[A1:A10; B1:B10; “>20”; C1:C10; “B2,”Over Budget”,”OK”]
=IF[A2=B2,B4-A4,””]
| Tên đối số | Mô tả |
| logical_test [bắt buộc] | Điều kiện bạn muốn kiểm tra. |
| value_if_true [bắt buộc] | Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical-test là TRUE. |
| value_if_false [tùy chọn] | Giá trị bạn muốn nhận nếu kết quả logical_test là FALSE. |
Các vấn thường gặp
| Lỗi | Vấn đề |
| 0 trong ô | Không có đối số cho value_if_true hoặc value_if_False. Để được trả về giá trị đúng, thêm nội dung đối số vào hai đối số đó hoặc thêm TRUE hay FALSE vào đối đối số đó. |
| #NAME? trong ô | Điều này luôn có nghĩa là công thức đó bị sai chính tả. |
Hàm IFS
Dùng hàm IFS để kiểm tra một hoặc nhiều điều kiện được đáp ứng và trả về một giá trị tương ứng với điều kiện TRUE đầu tiên.
Lưu ý: Tính năng này chỉ có sẵn nếu bạn đăng ký thuê bao Microsoft 365.
- Chọn ô bạn muốn tạo hàm IFS.
- Gõ =IFS[.
- Tạo điều kiện đầu tiên.
- Thêm điều kiện khác.
- Nhấn Enter.
- Gõ $ để thêm tham chiếu tuyệt đối tới một công thức IFS hiện tại.
- Kéo công thức xuống tới cột mong muốn.
Hàm AVERAGE là hàm tính trung bình cộng của một dãy số, hỗ trợ tính toán nhanh hơn nếu số lượng phần tử trong dãy lớn và dài.
Cú pháp: AVERAGE[Number1,Number2…].
Các tham số: Number1,Number2… là các số cần tính giá trị trung bình.
Ví dụ: =AVERAGE[A10:J10]. Tính giá trị trung bình các ô từ A10 đến ô J10.
Hàm SUMPRODUCT: Tính tổng của các tích
Hàm SUMPRODUCT lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng các tích đó.
Cú pháp: SUMPRODUCT[Array1,Array2,Array3…].
Các tham số:
- Array1: Bắt buộc, đối số mảng đầu tiên mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng.
- Array2, Array3…: Tùy chọn, các đối số mảng từ 2 đến 255 mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng.
Lưu ý: Các đối số trong các dãy phải cùng chiều, nếu không hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE.
Nhóm hàm tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong Excel
Hàm MAX: Tìm giá trị lớn nhất
Hàm MAX là hàm trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
Cú pháp: MAX[Number1, Number2…].
Các tham số: Number1, Number2… là dãy muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.
Ví dụ: =MAX[B1:B5] đưa ra giá trị lớn nhất trong các ô từ B1 đến B5.
Hàm MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất
Hàm MIN là hàm trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.
Cú pháp: MIN[Number1, Number2…].
Các tham số: Number1, Number2… là dãy muốn tìm giá trị nhỏ nhất.
Ví dụ: =MIN[B1:B7]. Trả về số nhỏ nhất trong số các ô từ B1 đến B7.
Hàm LAGRE: Tìm giá trị lớn nhất thứ k
Hàm LAGRE là hàm trả về giá trị lớn nhất thứ k.
Cú pháp: LARGE[Array,k].
Các tham số:
- Array: Là một mảng hoặc một vùng dữ liệu.
- k: Là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy.
Hàm SMALL: Tìm giá trị nhỏ nhất thứ k
Hàm SMALL là hàm tìm số nhỏ thứ k trong một dãy được nhập vào.
Cú pháp: SMALL[Array,k].
Các tham số:
- Array: Là một mảng hoặc một vùng của dữ liệu.
- k: Là thứ hạng của số mà bạn muốn tìm kể từ số nhỏ nhất trong dãy.
Nhóm hàm đếm dữ liệu trong Excel
Hàm COUNT: Đếm dữ liệu kiểu số
Hàm COUNT được sử dụng để đếm dữ liệu, các đối tượng trong chuỗi hay trong một bảng tính nhất định.
Cú pháp: COUNT[Value1, Value2…].
Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
Ví dụ: =COUNT[B1:B10] đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy từ ô B1 đến ô B10.
Hàm COUNTA: Đếm dữ liệu
Hàm COUNTA là hàm đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.
Cú pháp: COUNTA[Value1, Value2…].
Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
Ví dụ: =COUNTA[B1:B8] đếm các ô chứa dữ liệu trong dãy từ ô B1 đến ô B8.
Hàm COUNTIF: Đếm có điều kiện
Hàm COUNTIF giúp đếm, tính số lượng trong một bảng tính như tính số lượng nhân viên trong công ty, đếm có bao nhiêu nhân viên nam, bao nhiêu nhân viên nữ…
Cú pháp: COUNTA[Range, Criteria].
Các tham số:
- Range: Dãy dữ liệu muốn đếm.
- Criteria: Điều kiện, tiêu chuẩn cho các ô đếm.
Ví dụ: =COUNTIF[B1:B9,”20”; B1:B10; “ 0 sẽ làm tròn phần thập phân.
Hàm EVEN: Làm tròn thành số nguyên chẵn gần nhất
Hàm EVEN giúp làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần nhất.
Cú pháp: EVEN[Number].
Tham số: Number là số mà các bạn muốn làm tròn.
Lưu ý: Nếu number không phải là kiểu số thì hàm trả về lỗi #VALUE!
Hàm ODD: Làm tròn thành số nguyên lẻ gần nhất
Hàm ODD giúp làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần nhất.
Cú pháp: ODD[Number].
Tham số: Number là số muốn làm tròn.
Hàm ROUNDDOWN: Làm tròn xuống 1 số
Hàm ROUNDDOWN làm tròn xuống một số.
Cú pháp: ROUNDDOWN[Number, Num_digits].
Các tham số:
- Number: Là một số thực mà bạn muốn làm tròn lên.
- Num_digits: Là bậc số thập phân muốn làm tròn.
Nắm vững những hàm Excel thông dụng trên đây, bạn dễ dàng áp dụng vào việc tính toán, thống kê của mình. Trong quá trình sử dụng Excel bạn còn có thể sử dụng hàm Index, hàm Vlookup…
Hàm tra cứu và kết hợp dữ liệu
Hàm VLOOKUP
Dùng VLOOKUP khi bạn cần tìm dữ liệu nào đó trong bảng hoặc phạm vi theo hàng.
- Chọn một ô.
- Gõ =VLOOKUP[ rồi chọn giá trị muốn tra cứu.
- Gõ dấu phẩy [,] và chọn phạm vi hoặc bảng muốn tìm giá trị đó.
- Gõ dấu phẩy [,] và số cột của giá trị đang tìm kiếm.
- Gõ ,FALSE] để tìm kết hợp chính xác.
- Nhấn Enter.
Ví dụ công thức ở video trên như sau: =VLOOKUP[A7, A2:B5, 2, FALSE].
Ở hình thức đơn giản nhất này, hàm VLOOKUP cho biết:
=VLOOKUP[giá trị tra cứu, phạm vi chứa giá trị tìm kiếm, số cột trong phạm vi chứa giá trị trả về, tùy chọn TRUE cho kết quả tương đối hoặc FALSE cho kết quả chính xác].
Hàm CONCAT
Bạn có thể kết hợp dữ liệu ở nhiều ô thành một ô bằng biểu tượng & hoặc hàm CONCAT
- Chọn ô bạn muốn đặt dữ liệu kết hợp.
- Gõ = và chọn ô đầu tiên bạn muốn kết hợp.
- Gõ & và dùng dấu trích dẫn với các dấu ngoặc kép và khoảng trắng kèm theo.
- Chọn ô tiếp theo bạn muốn kết hợp và nhấn Enter. Ví dụ: =A2&” “&B2.
- Chọn ô tại vị trí bạn muốn đặt dữ liệu kết hợp.
- Gõ =CONCAT[.
- Chọn ô bạn muốn kết hợp đầu tiên.
- Dùng dấu phẩy để tách riêng các ô bạn đang kết hợp và dùng dấu trích dẫn để thêm khoảng cách, dấu phẩy hoặc text khác.
- Đóng công thức bằng dấu ngoặc đơn và nhấn Enter. Ví dụ: =CONCAT[A2, ” Family”].
Chúc các bạn thực hiện thành công!
Đăng bởi: THPT Sóc Trăng
Chuyên mục: Tin học văn phòng