Đối với máy chấm công vân tay thường xảy ra lỗi máy chấm công không kết nối với phần mềm trên máy tính. Nguyên nhân thường do công ty quý khách hàng đổi mạng nên IP lan thay đổi, bị đức dây mạng, bị sai số seri đăng ký phần mềm. cách khắc phục lỗi kết nối với máy chấm công chúng ta làm theo các bước sau.
1. Dây mạng có vấn đềchúng ta cần kiểm tra:
Máy chấm công kết nối với máy tính thông qua 1 dây mạng, cũng giống như máy tính để vào được mạng internet hay mạng Lan thì máy tính phải có dây mạng được cắm 1 đầu vào máy tính và 1 đầu vào siwtch mạng. Dây mạng cắm vào máy chấm công cũng vậy, 1 đầu dây mạng được cắm vào máy chấm công và 1 đầu được cắm vào siwtch mạng [Rất ít trường hợp cắm trực tiếp dây mạng từ máy tính đến máy chấm công].
Trong trường hợp này bạn thử kiểm tra 2 đầu dây mạng xem có bị lỏng hay không, dây mạng có bị đứt chỗ nào đó hay không, nếu 2 đầu dây mạng bị hỏng hay lỏng, bạn bấm lại 2 hạt mạng là lại có thể kết nối được. Trong trường hợp bị đứt bạn có thể nối lại hoặc thay dây khác.
Để kiểm tra xem có phải lỗi từ dây mạng hay không, bạn kiếm 1 dây mạng khác và bạn chắc chắn nó hoạt động tốt [Ví dụ như dây mạng đang cắm dùng cho máy tính khác cạnh máy tính của bạn], cắm thay thử cho dây mạng đang dùng cho máy chấm công, nếu phần mềm kết nối được với máy chấm công thì chứng tỏ dây mạng bị lỗi.
Lỗi này chiếm đến 80% trong các lần mà khách hàng gọi điện thoại cần hỗ trợ về lỗi kết nối
2. Kết nối sai địa chỉ IP kiểm tra IP trên máy có đúng không:
Khi setup phần mềm chấm công, kỹ thuật máy chấm công sẽ khai báo 1 địa chỉ IP cho máy chấm công trùng với dải IP của công ty bạn để phần mềm cài trên máy tính của bạn có thể kết nối được máy chấm công.
Trong quá trình sử dụng, có thể bạn cài lại Windows và cài lại phần mềm chấm công, bạn kiểm tra địa chỉ IP trên máy chấm côngvà khai báo lại IP của máy chấm công trong phần mềm thì khi đó bạn mới kết nối được với máy chấm công.
- ở menu trên chúng tân chọn Ehternet để khai iP máy chấm công hoặc chọn Mạng không dây nếu máy chấm công có chức năng wifi.
- Chọn Ehternet như hình trên sau đó ấn nút M/OK [ Mạng có dây] như hình dưới.
- Bạn chỉ cần chỉnh địa chỉ IP trùng với dải địa chỉ mạng trong công ty hay doanh nghiệp của bạn. Nếu công ty chó nhiều dải mạng thì bạn chọn dải địa chỉ nào của máy tính có cài phần mềm chấm công. Ví dụ địa chỉ IP của máy tính cài phần mềmchấm công là 191.168.1.10 thì bạn đặt trên máy chấm công là 192.168.1.201.
- Địa chỉ Submask đặt giống với địa chỉ Submask trên máy tính
- Địa chỉ Gateway bạn để 0.0.0.0
- Sau đó nhấn nút OK để lưu lại.
Lưu ý: Kết nối bằng dây mạng.Cắm 1 đầu dây vào máy chấm công vân tay , 1 đầu vào cổng switch . Sau đó lên máy tính vào Start / run/ gõ ping “dải địa chỉ IP đặt trên máy” –t sau đó nhấn Enter. Nếu màn hình hiển thị dòng chữ “ Resquest time out ” là chưa thành công. Nếu thành công màn hình sẽ hiển thị “
Xem cách kiểm tra IP trên máy tính tạiĐây
Ngoài ra còn một vài lý do khách quan khác như máy chấm công bị rút nguồn điện, do lỗi của phần cứng máy chấm công, xong các lỗi này rất ít khi xảy ra.
Máy chấm công vài phút trước vẫn còn bình thường, đến gần sát giờ làm việc thì bỗng dưng bị lỗi, mang đến nhiều phiền toái cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên. Hãy cùng chúng tôi tổng hợp 6 lỗi máy chấm công thường gặp và tìm cách khắc phục nhanh chóng các sự cố của máy chấm công trong bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm: Mẫu bảng chấm công hàng ngày chuẩn, hiệu quả nhất
Nội dung
1. Máy chấm công – phổ biến nhưng thường xuyên gặp lỗi
Máy chấm công là 1 trong 5 giải pháp chấm công hiệu quả nhất hiện nay. Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc vân tay để xác nhận danh tính của nhân viên. Mỗi người sẽ đăng ký dấu vân tay lên máy chấm công. Dấu vân tay này sẽ được hệ thống lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ. Hiện nay có hai loại máy chấm công bằng vân tay. Loại thứ nhất là máy chấm công sử dụng cảm biến quang thì có giá thành rẻ, nhưng thiết kế cồng kềnh và không được nhạy bén. Loại thứ hai là máy sử dụng cảm biến điện dung có thể chấm công chính xác hơn nhưng chi phí cài đặt lại tương đối cao.
Thế nhưng, cho dù máy chấm công là giải pháp quản lý giờ giấc làm việc của nhân sự phổ biến nhất hiện nay, thì vẫn có một điểm trừ: Thường xuyên gặp lỗi. Các lỗi máy chấm công có thể đến từ nhiều nguyên nhân, khách quan hoặc chủ quan. Có thể máy chấm công bị lỗi kết nối, bị khóa, bị treo, mất dữ liệu,… Hãy cùng chúng tôi điểm qua 6 lỗi máy chấm công phổ biến, thường gặp nhất và cách khắc phục nhanh chóng ngay sau đây nhé!
2. 6 lỗi máy chấm công thường gặp và cách khắc phục nhanh chóng
2.1. Lỗi máy chấm công bị khóa bàn phím, báo lỗi Authentication Failure
Nguyên nhân máy chấm công bị lỗi bàn phím phần lớn đến từ việc người dùng tự động tải phần mềm chấm công wise eye các phiên bản Wise eye V5.1, Wise eye on 39, Wise eye on 69, Wise Eye On 39 Plus, Wise eye 79, Wise eye web, và Wise Eye Mix3. Khi phần mềm này kết nối với máy chấm công, nó sẽ gửi một đoạn code lên hệ thống và làm tê liệt các phím bấm của máy chấm công.
Dấu hiệu cơ bản để nhận biết lỗi máy chấm công bị khóa bàn phím là:
- Không thể nhấn bàn phím để truy cập vào menu được
- Không thể thao tác bất cứ phím nào trên máy chấm công
- Mất dấu vân tay, mất đăng ký vân tay, không thể chấm công
- Lỗi bàn phím, lỗi Authentication,…
Thiết bị chấm công vẫn nhận IP ping nhưng không thể kết nối với phần mềm chấm công. Nguyên nhân không kết nối được do phần mềm Wise eye đã đổi địa chỉ IP và đặt mật khẩu kết nối trên máy chấm công nên phần mềm không kết nối được nữa. Cách khắc phục nhanh chóng trong trường hợp này là… không có. Bạn buộc phải mang máy chấm công đến các cơ sở sửa chữa gần nhất để cứu vãn tình hình.
2.2. Lỗi máy chấm công bị treo
Mặc dù có bộ vi xử lý để hoạt động công suất tối đa 24/24, tuy nhiên thi thoảng bạn vẫn sẽ gặp lỗi máy chấm công bị treo. Nguyên nhân dẫn tới lỗi máy chấm công bị treo như sau:
- Nóng máy do chạy liên tục
- Tràn bộ nhớ đệm, dẫn đến tình trạng treo máy
- Nhân viên cố tình chấm công nhiều lần, dẫn đến loạn máy, máy xử lý không kịp
- Log điểm danh quá nhiều lần
- Số lượng users và vân tay sử dụng trong 1 thời điểm quá nhiều
- …
Lỗi máy chấm công bị treo
Vậy, khi gặp lỗi máy chấm công bị treo thì nên xử lý thế nào? Chúng tôi có một vài phương án khắc phục gợi ý cho bạn như sau:
- Tắt nguồn và khởi động lại máy chấm công
- Tháo pin, rút nguồn cấp, đợi khoảng 3 phút sau đó gắn pin, cắm nguồn và khởi động lại máy chấm công
Nếu những thao tác trên vẫn không hiệu quả, bạn cần phải mang máy chấm công đến cơ sở sửa chữa gần nhất.
2.3. Lỗi kết nối máy chấm công
Cuối tháng, khi kế toán phải tổng hợp dữ liệu chấm công của nhân viên nhưng phần mềm quản lý bằng máy chấm công lại hiện thông báo lỗi kết nối. Loay hoay mãi nhưng vẫn chưa tìm được các kết nối máy chấm công, rất có thể hệ thống máy chấm công của bạn đang gặp phải vấn đề sau:
- Dây mạng kết nối với máy chấm công bị lỗi
- Sai địa chỉ IP kết nối khi cài phần mềm máy chấm công [do cài lại phần mềm chấm công hoặc cài lại Windows]
Lỗi kết nối máy chấm công
Nếu dây mạng kết nối máy chấm công có vấn đề, bạn nên kiểm tra ngay 2 đầu dây kết nối xem có chỗ nào hỏng, hoặc đứt hay không. Nếu vấn đề đến từ dây mạng, bạn chỉ cần thay dây là có thể sử dụng máy chấm công như thường.
Trong trường hợp thứ hai, bạn cần kiểm tra địa chỉ trên máy chấm công, sau đó khai báo lại IP máy trong phần mềm chấm công trên máy tính, khi đó bạn mới kết nối được với máy chấm công.
Xem thêm: Công thức tính lương cho nhân viên nhà hàng, quán cafe đầy đủ nhất
2.4. Lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu
Khi bỗng dưng dữ liệu bị sai giờ hoặc ghi nhận thiếu sót, có thể bạn đang gặp phải tình trạng lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu. Cách khắc phục nhanh chóng trong trường hợp này là:
- Kiểm tra lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu của một cá nhân hay toàn bộ
- Nếu mất dữ liệu toàn bộ, bạn cần cài đặt lại phần mềm chấm công
- Nếu mất dữ liệu cá nhân, bạn cần kiểm tra lại: giờ giấc đi làm của nhân viên đã đúng chưa, nhân viên có thật sự đã chấm công hay không,…
Lỗi máy chấm công bị mất dữ liệu
2.5. Lỗi bộ nhớ máy chấm công bị đầy
Lỗi bộ nhớ máy chấm công bị đầy sẽ có dấu hiệu thông báo là: Lỗi! Dữ liệu ATT vượt quá phạm vi cho phép. Vậy khi gặp trường hợp này, cách khắc phục nhanh chóng mà bạn có thể áp dụng ngay là:
- Xóa bớt dữ liệu chấm công không cần thiết [vân tay nhân viên đã nghỉ việc, số lần chấm công của nhân viên đã nghỉ việc,…]
- Xóa bớt dữ liệu chấm công cũ, không cần sử dụng tới [từ ngày x đến ngày y]
Lỗi bộ nhớ máy chấm công bị đầy
2.6. Lỗi máy chấm công không nhận vân tay
Lỗi máy chấm công không nhận vân tay là một trong số những vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải hiện nay. Nguyên nhân của sự cố này có thể đến từ:
- Do vân tay bị mờ, bị ướt,… làm ảnh hưởng đến quá trình nhận diện vân tay của máy chấm công
- Do nhấn quá mạnh hoặc chấm công sai cách dẫn đến hư cáp hoặc mắt đọc vân tay của máy chấm công
- Do lỗi máy chấm công dẫn đến mất dữ liệu vân tay
Để khắc phục nhanh chóng tình huống lỗi máy chấm công không nhận vân tay, bạn có thể thử một vài cách như sau:
- Vệ sinh lại ngón tay chấm công, có thể làm ẩm ngón tay trước khi chấm công
- Vệ sinh máy chấm công để loại bỏ bụi bẩn bám vào nút bấm, nút cảm biến và các chi tiết gây lỗi máy chấm công
- Xóa dữ liệu vân tay nhân vân đã nghỉ để giải phóng bộ nhớ máy chấm công
3. Giải pháp khắc phục triệt để các lỗi máy chấm công thường gặp
Các lỗi máy chấm công thường gặp hầu như xuất phát từ nguyên nhân máy móc, phần cứng hoặc lỗi hệ thống. Vì vậy, để khắc phục triệt để các lỗi máy chấm công, bạn có thể chuyển sang quản lý giờ giấc làm việc của nhân sự bằng phần mềm. Đơn cử là iPOS HRM – Phần mềm chấm công và xếp ca hiệu quả nhất hiện nay với các tính năng ưu việt là:
- Số hóa hồ sơ nhân sự: Lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân của nhân sự, loại bỏ giấy tờ, dễ dàng tìm kiếm hồ sơ nhân sự.
- Chấm công bằng điện thoại: Loại bỏ gánh nặng chi phí lắp đặt máy chấm công, chấm công bằng wifi điểm bán ngay trên thiết bị di động.
- Xếp lịch làm việc linh hoạt: Nhân viên chủ động đăng ký lịch làm việc trên ứng dụng, hệ thống sẽ cảnh báo khi lịch xếp chồng chéo.
- Đề xuất & phê duyệt đơn giản: Nhân viên thực hiện các đề xuất xin nghỉ, xin đổi ca, nhờ làm thay,… và quản lý phê duyệt ngay trên ứng dụng
- Tự động hóa bảng lương: Nhân viên theo dõi lương trên ứng dụng theo thời gian thực, thanh toán lương nhân viên nhanh gọn bằng việc quét mã QR chuyển khoản.
Xem thêm: Toplist giải pháp chấm công quán cafe được ưa chuộng nhất hiện nay
Trên đây là 6 lỗi máy chấm công thường gặp và cách để bạn có thể tự khắc phục nhanh chóng. Hi vọng những kiến thức mà chúng tôi vừa cung cấp phía trên sẽ hữu ích cho công tác giờ giấc nhân viên đi làm của doanh nghiệp bạn!