Định khoản kế toán là một nghiệp vụ định khoản kinh tế phát sinh cơ bản nhất mà kế toán bắt buộc phải nắm vững. Trong bài viết dưới đây hóa đơn điện tử MISA MeInvoice sẽ chia sẻ cách định khoản kế toán mới nhất.
Định khoản kế toán là cách kế toán xác định và ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên Nợ, bên Có của các Tài khoản kinh tế có liên quan. Có 2 loại định khoản kế toán đó là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp.
Định khoản giản đơn là khi kế toán định khoản mà chỉ liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp [KTTH]. Còn định khoản phức tạp là khi kế toán định khoản liên quan tới 3 tài khoản KTTH trở lên.
Trước khi tìm hiểu sâu hơn về định khoản kế toán, bạn có thể sẽ muốn tham khảo các nguyên tắc kế toán trong bài viết xem thêm vì những nguyên tắc này rất cần thiết cho nghiệp vụ định khoản.
2. Các nguyên tắc định khoản kế toán cần biết
– Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.
– Trong cùng 01 định khoản, tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.
– 01 định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn. Tuy nhiên, không được gộp nhiều định khoản đơn thành 01 định khoản phức tạp.
– Định khoản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 Tài khoản. Một Tài khoản ghi Nợ đối ứng với 1 Tài khoản ghi có.
– Định khoản phức tạp là định khoản có liên quan đến ít nhất từ 03 tài khoản trở lên. Gồm các trường hợp sau:
- Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
- Một tài khoản ghi Có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ.
- Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:
Sau đây Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn các bạn cách ghi nhớ từng tài khoản kế toán trong bảng hệ thống tài khoản kế toán một cách nhanh nhất và chính xác nhất.
1. Làm quen với từng loại tài khoản:
- Việc đầu tiên các bạn cần quan tâm đó là các bạn học từng loại tài khoản trước, sau đó mới học sang loại tài khoản khác.
VD: Loại tài khoản 1 có bao nhiều tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3. Các bạn học xong thì học sang loại tài khoản 2.
2. Bản chất của từng loại tài khoản:
- Loại tài khoản đầu 1 và 2 - Là loại tài khoản “Tài sản” VD: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, Nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa, Công cụ dụng cụ, TSCĐ ...
- Loại tài khoản đầu 3 - Là loại tài khoản “Nợ phải trả”
VD: Phải trả người bán, Các khoản thuế phải nộp, Phải trả người lao động, phải trả khác, vay nợ thuê tài chính ...
- Loại tài khoản đầu 4 - Là loại tài khoản “Vốn chủ sở hữu”
VD: Vốn đầu tư của Chủ sở hữu, Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối ...
- Loại tài khoản đầu 5 - Là loại tài khoản “Doanh thu”
VD: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; Doanh thu bán thành phẩm ...
- Loại tài khoản đầu 6 - Là loại tài khoản “Chi phí sản xuất, kinh doanh”
VD: Chi phí mua hàng; Chi phí sản xuất; Chi phí giá vốn; Chi phí bán hàng; Chi phí quản lý Doanh nghiệp ... [Thông tư 133 và Thông tư 200 khác biệt chủ yếu ở Loại tài khoản này. Thông tư 200 quy định chi tiết từng loại Tài khoản chi phí]
- Loại tài khoản đầu 7 - Là loại tài khoản “Thu nhập khác”
VD: Thu nhập khác gồm: Thanh lý, nhượng bán TSCĐ; Khoản tiền phạt thu được; Các khoản cho biếu, tặng mà DN nhận được...
- Loại tài khoản đầu 8 - Là loại tài khoản “Chi phí khác”
VD: Chi phí thuế TNDN phải nộp; Khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm hành chính ...
- Loại tài khoản đầu 9 - Là loại tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” [Cuối kỳ sẽ Tập hợp toàn bộ CP và DT vào TK này]
Như vậy: - Nói đến Tiền, Hàng hóa và Tải sản thì nhớ đến TK đầu 1 và 2. - Nói đến các khoản Nợ phải trả, phải nộp thì nhớ đến TK đầu 3 - Nói đến Nguồn vốn chủ sở hữu thì nhớ đến TK đầu 4. - Nói đến Doanh thu và Doanh thu khác thì nhớ đến TK đầu 5 + 7 - Nói đến Chi phí và Chi phí khác thì nhớ đến TK đầu 6 + 8. - Nói đến việc tập hợp CP và DT thì nhớ đến TK 911.
Chú ý: - TK đầu 5 và 7 là DT mang tính chất NGUỒN VỐN
- TK đầu 6 + 8 là CP mang tính chất TÀI SẢN
Kết luận: Tài khoản Tài sản gồm: Tài khoản đầu 1 + 2 + 6 + 8 Tài khoản Nguồn Vốn gồm: Tài khoản đầu 3 + 4 + 5 +7
3. Cách định khoản các tài khoản:
a, Các loại tài khoản Tài sản gồm các đầu: 1,2,6,8:
- Khi phát sinh Tăng: Ghi bên NỢ - Khi phát sinh Giảm: Ghi bên CÓ
b, Các loại tài khoản Nguồn vốn gồm các đầu: 3,4,5,7:
- Khi phát sinh Tăng: Ghi bên CÓ - Khi phát sinh Giảm: Ghi bên NỢ
VD: Phát sinh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán bằng tiền mặt
- Mua hàng [là hàng hóa-> Tăng hàng hóa lên, ghi bên NỢ] - Thành toán bằng tiền mặt [là tiền mặt -> Giảm tiền mặt, ghi bên CÓ]
-> Hạch toán khi thanh toán tiền mua hàng: Nợ TK 156 - Hàng hóa Có TK 111 - Tiền mặt
4. Những chú ý khi định khoản hạch toán:
- Muốn định khoản kế toán tốt các bạn phải xác định được đối tượng kế toán được thực hiện trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau, ghi hết bên nợ rồi sang bên có. - Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên và Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên. - Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi Có. - Tổng giá trị bằng tiền ghi Bên Nợ = Tổng giá trị bằng tiền ghi Bên Có.
Trên đây là những kiến thức cơ bản để các bạn có thể ghi nhớ nhanh bảng hệ thống tài khoản kế toán, điều quan trọng nhất là các bạn làm nhiều bài tập là sẽ nắm vững nghiệp vụ, chi tiết các bạn có thể xem thêm:
Bài tập định khoản nguyên lý kế toán
Các bạn muốn học thực hành làm kế toán tổng hợp trên chứng từ thực tế, thực hành xử lý các nghiệp vụ hạch toán, tính thuế, kê khai thuế GTGT. TNCN, TNDN... tính lương, trích khấu hao TSCĐ....lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm ... thì có thể tham gia: