Đối với người dùng Outlook thì chắc hẳn đã quen với việc tạo Rule để cho những mail gửi đến của người nào sẽ tự động chạy vào tên của người gửi đó. Việc này sẽ giúp cho người dùng quản lý hộp thư đến 1 cách khoa học hơn, hạn chế việc sót mail, giúp công việc hiệu quả hơn. Nếu cứ để cho mail đến chạy tất cả vào hộp thư đến thì khi nhận nhiều mail bạn sẽ dễ sót mail quan trọng và nhiều mail bị đẩy dồn về sau, gây khó khăn cho việc tìm kiếm lại mail sau này. Đây giống như bạn phân loại các Folder trên máy tính để giúp bạn quản lý theo nội dung dễ dàng, trên mail thì bạn sẽ quản lý được mail theo từng người gửi khác nhau.
Trong bài viết này, Tin Học Văn Phòng sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo thư mục trong Gmail. Mặc dù chúng ta thường hay gọi là thư mục, nhưng trong Gmail, chúng thường được gọi là “nhãn” [labels].
Bạn có thể tạo thư mục trong Gmail trên tất cả các phiên bản dành cho máy tính và ứng dụng Gmail dành cho điện thoại di động. Sau khi tạo thư mục, bạn có thể sử dụng các thư mục này để phân loại email.
Nội dung bài viết
Tạo thư mục trong Gmail
Để tạo thư mục trong Gmail trên máy tính, các bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây.
- Bước 1: Mở trình duyệt web trên máy tính của bạn, truy cập vào địa chỉ //www.gmail.com/ để vào hộp thư Gmail trong trường hợp bạn đã đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình rồi. Trong trường hợp chưa đăng nhập, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang đăng nhập. Hãy nhập tên đăng nhập và mật khẩu để tiến hành đăng nhập Gmail.
- Bước 2: Trong menu bên trái hộp thư Gmail, các bạn chọn vào mục Danh sách mở rộng.
Bước 3: Sau khi chọn Danh sách mở rộng thì một menu sẽ xổ xuống, các bạn kéo xuống dưới cùng rồi chọn vào mục Tạo nhãn mới.
Bước 4: Nhập tên cho thư mục mới. Trong hộp thoại Nhãn mới, các bạn hãy nhập tên thư mục mà mình muốn tạo vào ô Hãy nhập cho tên nhãn mới.
Bước 5 [Tùy chọn]: Nếu bạn hoặc ai đó đã có tạo thư mục trước đó, bạn có thể chọn thư mục đã tạo làm thư mục cha của thư mục mình đang tạo bằng cách chọn vào mục Nhãn xếp lồng trong. Sau đó, trong danh sách phía dưới, các bạn hãy chọn vào tên một thư mục.
Bước 6: Cuối cùng, các bạn nhấn nút Tạo để hoàn tất việc tạo thư mục trong Gmail.
Phân loại email vào thư mục trong Excel
Để phân loại email vào thư mục vừa tạo, các bạn thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chọn các email mà bạn muốn phân loại vào thư mục mới bằng cách chọn vào checkbox phía đầu hàng của mỗi email.
- Bước 2: Chọn vào biểu tượng Nhãn [Labels] nằm phía trên hộp thư như hình phía dưới.
- Bước 3: Trong hộp thoại hiện ra, các bạn chọn vào thư mục mà bạn muốn email chuyển đến -> sau đó chọn Áp dụng.
- Bước 4: Kiểm tra email đã chuyển vào thư mục mới tạo. Các bạn hãy chọn vào tên thư mục vừa tạo nằm bên trái hộp thư Gmail, khi đó bạn sẽ thấy các email vừa chọn lúc trước sẽ xuất hiện trong thư mục đó.
Chọn màu cho thư mục trong Gmail
Sau khi tạo thư mục thành công, để dễ dàng phân biệt thư mục vừa tạo với các mục có sẳn của Gmail. Thông thường, chúng ta sẽ đặt màu cho thư mục để dễ phân biệt, để thực hiên, các bạn làm như sau: