“Nguyên tắc đầu tiên để quản lý thời gian là lập kế hoạch”
Ai cũng nói lập kế hoạch nhưng bạn đã biết được cách lập kế hoạch chưa và có chịu viết nó ra không. Hãy viết nó ra đừng giữ trong đầu. Chúng ta luôn cảm thấy bận rộn và áp lực vì không có bản kế hoạch công việc cho mình. Việc gì đến với mình, được sếp giao, được khách hàng thúc ép thì làm.
Bạn có hiểu đúng từ KẾ HOẠCH ?
“Kế hoạch là tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời gian, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể, và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã đề ra.”
Ngồi và viết ra kế hoạch cho công việc của bạn theo các nguyên tắc sau. Cuộc sống của bạn sẽ rõ đường đi nước bước.
- 5 bước thiết lập kế hoạch:
- Xác định mục tiêu tổng thể và cụ thể.
- Xác định các căn cứ để xác định mục tiêu.
- Xác định nhiệm vụ cụ thể và quỹ thời gian.
- Xây dựng bản biểu, các giải pháp để đạt được mục tiêu.
- Tổng hợp và rút kinh nghiệp.
- Phương pháp 5W H 2C 5M – “ GIẢI PHÁP” cho việc lập kế hoạch.
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W [ why].
Xác định nội dung công việc 1W [ what ].
Xác định 3W[ where, when, who].
Xác định cách thức thực hiện công việc 1H [ how].
Xác định phương pháp kiểm soát 1C [ control].
Xác định phương pháp kiểm tra 1C [ check].
Xác định nguồn lực thực hiện 5M.
- Xác định mục tiêu yêu cầu [ why]
– Tại sao bạn phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
- Xác định nội dung công việc [what]
Nội dung công việc đó là gì. Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
– Công việc đó thực hiện tại đâu?
– Giao hàng tại địa điểm nào?
– Kiểm tra tại bộ phận nào?
– Testing những công đoạn nào?…
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
– Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
– Có 4 loại công việc khác nhau:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp.
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp.
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
Và dành nhiều thời gian cho công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
– Ai làm việc đó
– Ai kiểm tra
– Ai hổ trợ.
– Ai chịu trách nhiệm…
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
– Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì [cách thức thực hiện từng công việc]?
– Tiêu chuẩn là gì?
– Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
- Xác định phương pháp kiểm soát [Control]
Cách thức kiểm soát [Control] sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có đặc tính gì?
– Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu là gì?
- Xác định phương pháp kiểm tra [Check]
Phương pháp kiểm tra [Check] liên quan đến các nội dung sau:
– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
– Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên [nếu vậy thì bao lâu một lần?].
– Ai tiến hành kiểm tra?
– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
– Trong doanh nghiệp không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu [quan trọng nhất].
– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto [20/80], tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực ttrong khi chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
– Man = nguồn nhân lực.
– Money = tiền bạc.
– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
– Machine = máy móc/công nghệ.
– Method = phương pháp làm việc.
Man, bao gồm các nội dung:
– Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
– Ai hỗ trợ?
– Ai kiểm tra?
– Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
– Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
– Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
– Xác định phương thức cung cấp dịch vụ
– Thời hạn hoàn tất công việc.
Có bản kế hoạch trong tay việc quản lý thời gian cho cuộc sống của bạn sẽ dễ hàng hơn nhiều!
Việc tạo lập và theo dõi một bản kế hoạch mang tính chiến lược là điều cần thiết cho một tổ chức hoạt động vững mạnh và hiệu quả, đặc biệt là trong môi trường kinh tế và chính trị luôn thay đổi ngày nay. Dù bạn đang muốn thiết lập ra những tầm nhìn và sứ mệnh hay đặt ra các mục tiêu phát triển, thì việc cân nhắc bạn muốn doanh nghiệp mình ở đâu trong tương lai và những hành động cần triển khai sẽ là điều cần thiết.
Việc lập ra một bản kế hoạch đồng nghĩa với việc tạo cơ sở cho tổ chức của bạn tuân thủ theo một sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của nó. Doanh nghiệp nên dành thời gian để suy nghĩ nên tập trung nguồn lực vào đâu để đạt được những mục tiêu đã định ra, đồng thời đảm bảo tất cả các bên liên quan đều phù hợp và hướng đến mục tiêu chung.
Trong quyển sách “Cách kiểm soát thời gian và cuộc sống” sản xuất năm 1973, tác giả Alan Lakein từng nói “Không lập kế hoạch nghĩa là lập kế hoạch thất bại”. Đó là lý do để một kế hoạch thành công cần phải có chiến lược bài bản cùng thời gian thực hiện. Vậy để đảm bảo một kế hoạch thành công thì ta phải đảm bảo những yếu tố nào nữa?
Hợp tác chính là yếu tố cốt lõi đảm bảo cho một kế hoạch thành công. Một quy trình càng rộng và cần sự hợp tác cao thì bạn càng cần nhiều sự hỗ trợ từ nhiều bên liên quan. Sự chính xác đến từng chi tiết trong bản kế hoạch sẽ phản ánh chính xác tầm nhìn của doanh nghiệp bạn trong tương lai.
Các bản kế hoạch thường được lập ra dựa trên những giả định và cảm tính của nhân viên. Tuy nhiên, việc tạo ra một bản kế hoạch không thu thập đầy đủ dữ liệu sẽ khiến bạn thất bại ngay từ đầu. Hãy bắt đầu từng bước từ việc thu thập thông tin, nói chuyện với khách hàng, những dữ kiện mà bạn có trong hệ thống dữ liệu. Nên nhớ điều quan trọng là bạn phải biết tập trung vào những dữ liệu mới nhất và chính xác nhất chứ không nên quan tâm đến những con số của quá khứ.
Ở nhiều doanh nghiệp, một nhóm lập kế hoạch được lập ra mà không rõ ràng về trách nhiệm cụ thể của từng người. Việc này gây ra sự thiếu kỳ vọng của những người tham gia lập kế hoạch. Đó là lý do khi tập hợp những người lên kế hoạch phải tìm đúng người, trao quyền cho họ, khuyến khích họ chia sẻ những ý tưởng của mình…
Song song với việc đánh giá thị trường bên ngoài, việc đánh giá nội bộ của tổ chức sẽ tạo cơ sở cho một bản kế hoạch hoàn hảo. Phân tích SWOT tiết lộ cho bạn điểm mạnh, yếu, cơ hội hay những mối đe dọa của tổ chức. Từ những thông tin này, nhà lãnh đạo có thể đưa ra những chiến lược tận dụng các cơ hội để bù đắp rủi ro từ những mối đe dọa tiềm tàng.
Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các mục tiêu trong bản kế hoạch đều đặn là chìa khóa đảm bảo con tàu đang đi đúng đường ray và đảm bảo chỉnh sửa ngay khi cần thiết. Cần phải thiết lập kỷ luật để đạt đúng tiến độ và thường xuyên báo cáo cáo kết quả . Việc đánh giá kinh doanh theo quý cần bao gồm một báo cáo tình hình triển khai chiến lược thông qua các chỉ số thể hiện.
Việc thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp phải được lên kế hoạch cẩn thận. Việc này là một quá trình liên tục và lâu dài nên yếu tố thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng.
Tham Khảo 7 Cách Xây Dựng Truyền Thông Nội Bộ Hiệu Quả
Nhà khoa học Albert Einstein đã từng nói :
“Nếu tôi gặp một vấn đề trong cuộc sống và tôi chỉ có 1 giờ để giải quyết nó, tôi sẽ dành ra 40 phút để kiểm tra, 15 phút để xem lại và giải quyết nó trong vòng 5 phút”. Câu nói thể hiện tầm quan trọng của việc chuẩn bị một kế hoạch.
Khi bạn đang thiết lập các mục tiêu trong toàn tổ chức, bạn có thể gặp những thành viên trong nhóm đối đầu, những người sẽ khó chịu trong việc thay đổi hay muốn chống lại định hướng chiến lược. Việc này không có gì là to tát trong giai đoạn đầu, nhưng khi kế hoạch được củng cố và đưa ra toàn bộ tổ chức để thực hiện, nhóm chiến lược phải thống nhất một tầm nhìn. Nhóm triển khai kế hoạch không thể chống lại kế hoạch đã đề ra.
Việc thảo luận sẽ giúp các thành viên trong nhóm điều chỉnh suy nghĩ và giải quyết các vấn đề còn vướng mắc. Người lãnh đạo doanh nghiệp phải đưa ra quyết định và trình bày thông điệp rõ ràng đến mọi thành viên trong công ty.
Tạm Kết
Ngoài kết hợp 7 yếu tố liệt kê ở phía trên, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn các phần mềm quản lý công việc và kế hoạch để đảm bảo tổ chức của bạn đang đi đúng hướng.
SmartOSC DX hiện đang là đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý công việc và lập kế hoạch hiệu quả. Với giải pháp E-Office, SmartOSC DX tự tin đây là phần mềm tốt nhất và uy tín nhất trên thị trường.
Zoho E-Office sẽ giúp số hóa toàn bộ các quy trình giấy tờ cũng như minh bạch thông tin giữa tất cả phòng ban giúp đảm bảo sẽ không xảy ra thiếu hụt thông tin trong dự án hoặc kế hoạch. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát, quản lý mọi nơi với ứng dụng di động.
Tham Khảo Áp Dụng BSC Như Thế Nào Để Tạo Ra Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Zoho E-Office chính là một phần mềm hỗ trợ cho việc lập kế hoạch dự án để tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực và giảm thiểu rủi ro tối đa cho bất cứ doanh nghiệp nào.
Liên hệ ngay với SmartOSC DX để được tư vấn giải pháp E-Office ngay hôm nay.