Câu hỏi: Hiện tại bên mình có thuê nhà từ một người để làm văn phòng công ty. Chi phí thuê nhà mỗi tháng là 20 triệu, bên mình muốn lấy tiền thuê nhà này đưa vào chi phí báo thuế, nhưng hiện tại do một số trục trặc người này vẫn chưa thay đổi sổ hồng, người đứng tên là chủ nhà trước đó [do nhà hiện tại vẫn chưa được hoàn công]. Cho mình hỏi: Trong trường hợp này bên mình có thể đưa tiền thuê nhà và chi phí không? Đồng thời mình muốn hỏi thêm là tiền điện, nước bên mình có thể xin xuất hóa đơn đỏ cho bên mình được không?
Luật sư tư vấn:
Công ty Luật TNHH SB LAW cảm ơn bạn đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. Liên quan đến thắc mắc của bạn, chúng tôi xin tư vấn như sau:
Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN như sau: “1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên [đã bao gồm thuế GTGT] khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt”.
Theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/4/2014 quy định các khoản chi phí không được trừ:
“2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng diện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau: a] Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho chủ nhà cung cấp điện, nước không có bảng kê [theo mẫu 02/TNDN ban hành kèm thông tư này] kèm theo các hóa đơn thanh toán tiền điện nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh”.
Như vậy, trường hợp này: Chi phí thuê văn phòng của công ty bạn được phép đưa vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp nhưng phải đầy đủ các chứng từ sau:
– Hợp đồng thuê văn phòng, ghi bên thuê là công ty bạn, có thời hạn thuê trong thời hạn xác định chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.
– Chứng từ thanh toán tiền thuê văn phòng [phiếu chi hoặc UNC].
– Chứng từ nộp thuế TNCN, GTGT [nếu thỏa thuận bên thuê là bên khai và nộp thuế thay].
Còn về tiền điện, tiền nước trong trường hợp này hóa đơn điện nước sẽ đứng tên của cá nhân cho thuê, như vậy chi phí này sẽ không được hạch toán chi phí khẩu trừ thuế mà chỉ được tính vào chi phí hợp lý của công ty. Việc xuất lại hóa đơn đỏ [với trường hợp bên cho thuê là công ty kê khai theo phương pháp khấu trừ thì có thể viết hóa đơn GTGT giao cho bên thuê, trong đó riêng tiền điện nước ghi rõ nội dung thanh toán hộ].
Theo tiết 2.15 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC [sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC] quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:
- Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hóa đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
Theo đó, chi phí điện nước khi thuê mang tên chủ nhà, nhưng là chi phí hoạt động của doanh nghiệp,nếu doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh, chi phí điện nước được tính vào chi phí được trừ trong trường hợp:
+ Doanh nghiệp trực tiếp thanh toán tiền điện nước cho nhà cung cấp hay thanh toán tiền điện nước với chủ nhà [hộ gia đình, cá nhân].
+ Thanh toán hóa đơn điện nước đầy đủ.
+ Hợp đồng thuê địa điểm hoạt động tại địa chỉ hóa đơn điện nước.
2. Hóa đơn tiền nước mang tên chủ nhà có được khấu trừ thuế GTGT
Tại khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:
- Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT [trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT];
- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;
- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua [trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC];
- Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống [không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo];
- Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.
Do đó, những hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước mang tên chủ nhà sẽ thì công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tiền điện, nước và tiền thuế GTGT này được hạch toán vào chi phí.
3. Điều kiện để doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi
Tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC [sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC] quy định doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng được tất cả các điều kiện sau đây:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên [giá đã bao gồm thuế GTGT] khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.