Đối với trường hợp chuyển đối hóa đơn điện tử sang giấy, doanh nghiệp có cần đóng dấu treo trên hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều đơn vị gặp vướng mắc khi áp dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với trường hợp chuyển đối hóa đơn điện tử sang giấy, doanh nghiệp có cần đóng dấu treo trên hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử?
Câu hỏi trên cũng là mối băn khoăn của một số doanh nghiệp gửi tới Cục Thuế TP Hà Nội như sau:
Doanh nghiệp A có hệ thống cửa hàng tại TP. Hà Nội với rất nhiều chi nhánh, cơ sở với số lượng trên 10 nghìn hóa đơn trung bình mỗi tháng, nên việc đóng dấu treo trên hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy gây nhiều khó khăn cho công ty: tốn thời gian, không kịp giao dấu cho khách. Vậy Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy không phải đóng dấu tròn của công ty?
1. Nguyên tắc hóa đơn điện tử chuyển đổi tại Thông tư 32/2011/TT-BTC
Về nguyên tắc, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011:
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu trên.
Do vậy, nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một [01] lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.
Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy.
[Các nội dung hướng dẫn nêu trên được quy định Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 của Bộ Tài chính, tham khảo hướng dẫn tại 5305/TCT-DNL ngày 25/12/2018 của Tổng cục Thuế]
Giải pháp hóa đơn điện tử iVAT cho phép khách hàng xử lý nhanh gọn mọi nghiệp vụ hóa đơn như: Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy, điều chỉnh, xóa bỏ, phát hành hóa đơn,….
Có thể khẳng định luôn đối với hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn.
Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:
“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Điều kiện để doanh nghiệp được tự in hóa đơn
Đối tượng được tạo hóa đơn tự in
- Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:
– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.
- Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
– Đã được cấp mã số thuế;
– Có doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
– Có hệ thống thiết bị [máy tính, máy in, máy tính tiền] đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế.
– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi [50] triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm [365] ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.
– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện được sử dụng hóa đơn tự in của DN.
- Tổ chức nêu tại điểm a, điểm b khoản này trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.