Tính năng Track Changes cho phép chỉnh sửa văn bản trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.
Để minh họa, bài viết này chúng tôi sử dụng Microsoft Word 2007.
Kích hoạt Track Changes
Trong Microsoft Word, bạn vào Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.
Xem và ẩn Track Changes
Vào Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final”. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi. Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original.
Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes
Vào Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản.
Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản
Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept. Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document.
Xem các ghi nhận thay đổi
Vào Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại đây có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi. Có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane Horizontal. Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name. Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name.
Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng người dùng
Khi có nhiều người [trên các máy tính khác nhau] cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi người dùng, văn bản sẽ hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word cho phép tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng người dùng, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân viên.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng công cụ Track changes trên MicroSoft Word, làm tương tự nếu máy tính cài MicroSoft Word phiên bản khác nhau như 2003, 2010, 2013.
Khi tôi cố gắng mở một tệp Word 2007/2010, thông báo lỗi "Word gặp phải lỗi đang tìm cách mở tệp. Vui lòng thử các đề xuất sau đây "xảy ra và không thể mở được tệp đúng. Làm cách nào tôi có thể giải quyết được sự cố này?
Nguyên nhân
Sự cố này thường xảy ra khi tệp đã bị thay thế bởi phần mềm của bên thứ ba trong quá trình truyền và do vậy, không thể mở tệp.
Giải pháp
Trước tiên, hãy bấm chuột phải vào tệp Word mà bạn gặp vấn đề, rồi bấm "thuộc tính".
Bấm "bỏ chặn", khi hoàn tất, hãy bấm "OK". [Lưu ý: một tệp Word làm việc đúng cách không có nút "bỏ chặn" được hiển thị].
tiếp theo, bạn sẽ có thể mở tệp này mà không gặp sự cố nữa. Nếu bạn gặp phải sự cố này trong nhiều tệp của mình, bạn có thể thử các bước sau đây: trước tiên, hãy di chuyển các tệp này vào cùng một thư mục, mở Word 2010, rồi bấm "tệp" và bấm "tùy chọn". [Đối với Word 2007, vui lòng bấm vào nút "Office", rồi bấm vào "tùy chọn Word"].
Bấm vào "Trung tâm tin cậy", rồi bấm vào "thiết đặt Trung tâm tin cậy".
tiếp theo, bấm "vị trí tin cậy" và bấm "thêm vị trí mới".
chọn thư mục mà bạn vừa di chuyển tệp đến; khi hoàn tất, hãy bấm "OK" rồi bấm vào "OK" lần nữa.
Vui lòng cho chúng tôi biết
Bạn có hài lòng với các nội dung của chúng tôi không? Cho dù bạn nghĩ: "tuyệt vời! Các vấn đề đã được giải quyết. " hoặc "vấn đề không được giải quyết. Tôi có ý tưởng tốt hơn. " chúng tôi muốn bạn cung cấp cho chúng tôi các ý kiến quý giá của bạn bằng cách sử dụng biểu mẫu khảo sát mà có thể được đặt ở cuối bài viết này. Chúng tôi chào đón mọi khích lệ từ bạn và sẽ tạo thêm các bài viết kỹ thuật hữu ích cho bạn.
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn muốn xem các tùy chọn khác?
Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.
Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.