Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng nhận thấy, học cách viết thư tín thương mại tiếng Anh đòi hỏi nhiều kĩ năng hơn việc học cách viết thư tiếng Anh thông thường. Người viết cần nắm vững không chỉ các hình thức và cách tổ chức của một lá thư thương mại mà còn cả việc áp dụng văn phong và ngữ điệu phù hợp cho bài viết. Vì thế, trước khi bắt đầu viết một lá thư tiếng Anh thương mại bạn nên xem xét kĩ lưỡng ba bước quan trọng trong bài viết dưới đây.
Xem thêm:
- 5 loại văn bản tiếng Anh thương mại
- 7 lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh và cách khắc phục
- 350 mẫu câu giao tiếp tiếng Anh thương mại thông dụng nhất
1. Giới thiệu chung về thư tín thương mại
Thư tín thương mại trong giao thương đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện, được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Hiện nay, hầu hết các thư tín thương mại đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ.
Thư tin thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết hoặc chính là đại diện hình ảnh của một công ty. Khi bạn giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp. Ngược lại nếu việc giao tiếp qua thư tín không hiệu quả sẽ gây ra nhiều vấn đề, dẫn đến hiểu nhầm, chậm trễ trong việc kinh doanh cũng như mỗi quan hệ giữa các cá nhân và tập thể.
Do vậy bạn cần nắm được những thông tin cơ bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả.
2. Các loại thư tín thương mại cơ bản
Xét về các bước trong giao dịch thương mại, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:
- Enquiry [thư hỏi hàng]
- Reply to enquiry [thư trả lời thư hỏi hàng]
- Quotation [thư báo giá]
- Offer [thư chào hàng]
- Order [thư đặt hàng]
- Complaint [thư khiếu nại]
- Reminder [thư nhắc nợ]
Bên cạnh đó, còn rất nhiều loại thư tín khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết.
3. Bố cục của thư tín thương mại tiếng Anh
Các nội dung của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như sau:
| Địa chỉ người gửi | Bregade 51DK 1260Copenhagen KDENMARK |
| Ngày tháng | May 24th2020 |
| Địa chỉ người nhận | Compuvision LtdWarwick HouseWarwick StreetForest HillLondon SE29 1JFUK |
| Dòng lưu ý | For the attention of the Sales Manager |
| Lời chào | Dear Sir or Madam |
| Nội dung lá thư | Please would you send me details of your DVD video systems. I am particularly interested in the Omega range. |
| Phần kết | Yours faithfully |
| Chữ kí | B. Kaseen[Ms] B.Kaseen |
4. Ba bước quan trọng trong thư tín thương mại
Bước 1: Xác định nội dung bức thư cần truyền tải là gì vì mỗi bức thư tiếng anh thương mại thường mang một ý đồ riêng của người viết như:
- Đặt hàng sản phẩm [Product order]
- Yêu cầu thông tin [Request for information]
- Thư thảo luận về ý tưởng, vấn đề và các giải pháp hợp lý [E-mail discussion about ideas, problems, possible solutions]
- Báo cáo hoặc phân tích thông tin [Report or analysis of information]
- Thông báo điều lệ [Policy announcement]
- Báo cáo tiến độ [Progress report]
- Đề xuất [Proposal]
- Khuyến nghị [Recommendation]
- Báo cáo chính thức [Formal report]
Bước 2: Lựa chọn hình thức viết thư phù hợp với nhiệm vụ và tình huống thực tế.
- Letter
- Fax
- Memo
- Formal report
- Slide presentation
Bước 3: Lựa chọn nội dung [content], ngữ điệu [tone] và văn phong [style] thích hợp.
Lựa chọn cách bạn viết cũng quan trọng không kém những gì bạn viết. Sau đây là một số điểm người viết cần lưu ý:
- Mối quan hệ người viết người đọc [relationship of writer and reader]
- Văn phong và kì vọng của người đọc [style and readers expectation]
- Chọn lựa ngôn ngữ đặc thù [specific language choices]
- Mức độ trang trọng cần thiết [level of formality needed]
- Lượng và loại thông tin [amount and type of information]
5. Một số mẫu về thư tín trong thương mại
Mẫu thư số 1
To,
Jackson Brothers.
3487 23rd Street
New York, NY 120009
September 23, 2010.
Dear Kenneth,
With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization.
If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines.
Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon.
Yours Sincerely
Max A. Webster.
[Marketing Manager]
Mẫu thư số 2
From:
Robert Lake
1327 Euclid Avenue
Guadalupe, CA 93434
January 11, 2011
To:
Samurai Industry
3645 John Daniel Drive
Jefferson City, MO 65101
Dear Sir
RE: Business Inquiry
I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers.
I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season.
I would be extremely delighted if you could furnish me with more information on the type of design, colour and functionality based on my budget of $250.00. I would like to know the availability of product MD3940 as advertised on your leaflet.
I look forward to hearing from you on my enquiry soon.
Yours sincerely,
Robert Lake
Việc viết thư tín thương mại tiếng Anh tuy không quá phức tạp nhưng yêu cầu người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc để thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết nói riêng và cả công ty nói chung. UNI Academy hy vọng với bài viết này các bạn sẽ rút kinh nghiệm và hoàn chỉnh một văn thư để gửi đi nhé.Chúc các bạn thành công!