Cách viết một số loại thư tín cụ thể
Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng nhận thấy, học cách viết thư tín thương mại tiếng Anh đòi hỏi nhiều kĩ năng hơn việc học cách viết thư tiếng Anh thông thường. Người viết cần nắm vững không chỉ các hình thức và cách tổ chức của một lá thư thương mại mà còn cả việc áp dụng văn phong và ngữ điệu phù hợp cho bài viết. Vì thế, trước khi bắt đầu viết một lá thư tiếng Anh thương mại bạn nên xem xét kĩ lưỡng ba bước quan trọng trong bài viết dưới đây. Show Xem thêm:
1. Giới thiệu chung về thư tín thương mạiThư tín thương mại trong giao thương đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện, được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Hiện nay, hầu hết các thư tín thương mại đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ. Thư tin thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết hoặc chính là đại diện hình ảnh của một công ty. Khi bạn giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp. Ngược lại nếu việc giao tiếp qua thư tín không hiệu quả sẽ gây ra nhiều vấn đề, dẫn đến hiểu nhầm, chậm trễ trong việc kinh doanh cũng như mỗi quan hệ giữa các cá nhân và tập thể. Do vậy bạn cần nắm được những thông tin cơ bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả. 2. Các loại thư tín thương mại cơ bảnXét về các bước trong giao dịch thương mại, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:
Bên cạnh đó, còn rất nhiều loại thư tín khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết. 3. Bố cục của thư tín thương mại tiếng AnhCác nội dung của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như sau:
4. Ba bước quan trọng trong thư tín thương mạiBước 1: Xác định nội dung bức thư cần truyền tải là gì vì mỗi bức thư tiếng anh thương mại thường mang một ý đồ riêng của người viết như:
Bước 2: Lựa chọn hình thức viết thư phù hợp với nhiệm vụ và tình huống thực tế.
Bước 3: Lựa chọn nội dung (content), ngữ điệu (tone) và văn phong (style) thích hợp. Lựa chọn cách bạn viết cũng quan trọng không kém những gì bạn viết. Sau đây là một số điểm người viết cần lưu ý:
5. Một số mẫu về thư tín trong thương mạiMẫu thư số 1To, Jackson Brothers. 3487 23rd Street New York, NY 120009 September 23, 2010. Dear Kenneth, With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization. If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines. Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon. Yours Sincerely Max A. Webster. (Marketing Manager) Mẫu thư số 2From: Robert Lake 1327 Euclid Avenue Guadalupe, CA 93434 January 11, 2011 To: Samurai Industry 3645 John Daniel Drive Jefferson City, MO 65101 Dear Sir RE: Business Inquiry I am writing to inquire the business offerings of Samudra Industry, as I have received a leaflet on your company recently through the mailers. I read with interest the various types of products related to home comfort and safety, and wish to enquire further about the sales offer as displayed on the leaflet. I am particularly interested in the electronic gate system which is listed as on offer during this season. I would be extremely delighted if you could furnish me with more information on the type of design, colour and functionality based on my budget of $250.00. I would like to know the availability of product MD3940 as advertised on your leaflet. I look forward to hearing from you on my enquiry soon. Yours sincerely, Robert Lake Việc viết thư tín thương mại tiếng Anh tuy không quá phức tạp nhưng yêu cầu người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc để thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết nói riêng và cả công ty nói chung. UNI Academy hy vọng với bài viết này các bạn sẽ rút kinh nghiệm và hoàn chỉnh một văn thư để gửi đi nhé.Chúc các bạn thành công! |