Cách thêm dòng trên hóa đơn điện tử

Bài LD9: Hướng dẫn Tạo Hóa đơn từ file Excel và upload file Excel Hóa đơn lên hệ thống

Lưu ý: Bài hướng dẫn gồm tất cả 11 bước, bạn có thể thực hiện xong trong vòng từ 4 đến 7 phút.

Để thực hiện tạo và phát hành Hóa đơn trên hệ thống Bkav eHoadon, bạn có thể thực hiện theo 2 cách:

• Cách 1: Tạo và Phát hành Hóa đơn trực tuyến trên hệ thống [xem hướng dẫn tại đây]
• Cách 2: Tạo Hóa đơn từ file Excel và upload file Excel Hóa đơn lên hệ thống

Bài viết này sẽ hướng dẫn Cách 2: Tạo Hóa đơn từ file Excel và upload file Excel Hóa đơn lên hệ thống. Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn tải mẫu Excel [BTF.eHD] đúng định dạng [Template] của hệ thống Bkav eHoadon tại đây

Bước 2: Mở file FileImport-BkavEHD-[BTF.eHD.v100].xls vừa tải về.

Lưu ý:

• Trong trường hợp Macro bị vô hiệu hóa, Excel sẽ hiển thị cảnh báo “Security Warning Macros have been disabled” [1]. Bạn bật Macro để sử dụng được các tính năng gợi ý [Tính năng Validation dữ liệu] khi nhập giá trị cho Loại Hóa đơn và các cột Tỉnh/TP, Huyện/Quận, Xã/Phường.
• Đối với Excel phiên bản 2007, bật Macro bằng cách bấm vào nút Options [2], chọn Enable this content [3], sau đó bấm OK [4].

• Còn đối với Excel phiên bản 2010 trở lên thì bấm nút Enable Content [5].

Bước 3: Bạn chọn Loại Hóa đơn ở ô C3 [6], sau đó nhập thông tin các Hóa đơn theo form mẫu [từ dòng thứ 6] và mỗi hàng hóa, dịch vụ tương ứng với một dòng [7].

Ghi chú: Nếu muốn các hàng hóa, dịch vụ nằm trên cùng một Hóa đơn thì nhập IDChungTu/MaBill giống nhau.

Bước 4: Sau khi kê khai xong hết các Hóa đơn trên file Excel, bạn cắm USB Chữ ký số vào máy tính và đăng nhập vào hệ thống Bkav eHoadon [8] tại địa chỉ //van.ehoadon.vn

Bước 5: Trên giao diện “Quản lý Hóa đơn”, bấm Upload dữ liệu Hóa đơn [9].

Bước 6: Cửa sổ “Upload dữ liệu Hóa đơn” hiển thị, bấm Chọn file [10].

Bước 7: Bạn chọn file Excel vừa nhập thông tin Hóa đơn [11], sau đó bấm Open [12].

Bước 8: Sau khi chọn file Excel thành công, bấm Đọc file Excel [13].

Bước 9: Hệ thống thực hiện đọc file và hiển thị Tổng số dòng trong file, bấm Ghi lại [14] để upload dữ liệu Hóa đơn.

Sau khi upload dữ liệu Hóa đơn thành công, hệ thống thực hiện tạo các Hóa đơn mới được nhập trong file Excel với trạng thái MT - Hóa đơn Mới tạo.

Bước 10: Để thực hiện phát hành Hóa đơn bất kỳ, bấm Ký & Phát hành  [15] tại dòng Hóa đơn tương ứng.

Ghi chú: Bạn có thể phát hành cùng lúc nhiều Hóa đơn bằng cách tick vào ô , sau đó bấm  [16].

Bước 11: Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, bạn nhập mã PIN Chữ ký số [17], sau đó bấm Xác nhận [18].

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc tạo và phát hành Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav eHoadon. Bạn có thể xem tiếp các bài sau:

Bài LD8: Hướng dẫn Tạo và Phát hành Hóa đơn trực tuyến trên hệ thống

Lưu ý: Bài hướng dẫn gồm tất cả 8 bước, Bạn có thể thực hiện xong trong vòng từ 3 đến 5 phút.

Để thực hiện tạo và phát hành Hóa đơn trên hệ thống Hóa đơn Điện tử Bkav eHoadon, Bạn có thể thực hiện theo 2 cách:

• Cách 1: Tạo và Phát hành Hóa đơn trực tuyến trên hệ thống Hóa đơn Điện tử Bkav eHoadon
• Cách 2: Tạo Hóa đơn từ file Excel và upload file Excel Hóa đơn lên hệ thống Hóa đơn Điện tử Bkav eHoadon [Bạn có thể xem hướng dẫn tại đây]

Bài viết này sẽ hướng dẫn Cách 1: Tạo và Phát hành Hóa đơn trực tuyến trên hệ thống Hóa đơn Điện tử Bkav eHoadon. Bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số [CKS] vào máy tính.

Ghi chú: Trường hợp sử dụng CKS BkavCA, Bạn thực hiện kiểm tra việc máy tính đã cài phần mềm BTM và USB Token CKS BkavCA đã được cắm vào máy tại Điều kiện 1 trong bài Hướng dẫn tại đây

Bước 2: Truy cập và đăng nhập vào địa chỉ //van.ehoadon.vn.

Ghi chú: Nếu cần xem thêm về 2 cách đăng nhập trên Bkav eHoadon, Bạn bấm vào đây.

Bước 3: Tại tab Hóa đơn đầu ra [1], bấm Thêm mới [2].

Bước 4: Hệ thống hiển thị giao diện Thêm mới Hóa đơn, nhập Thông tin chung [3] và Thông tin người mua [4] cho Hóa đơn, sau đó bấm Thêm chi tiết [5] để thêm mới Hàng hóa dịch vụ.

Ghi chú: Bạn có thể chọn thêm chi tiết các trường thông tin đặc biệt trên Hóa đơn bằng cách di chuột vào nút

 [i1], sau đó chọn hình thức nhập chi tiết Hóa đơn [i2]:

• Thêm diễn giải chi tiết [cho phép điền các thông tin ghi chú/diễn giải, ví dụ: Số hợp đồng, số vận đơn,…] cho Hóa đơn.
• Điều chỉnh số tiền bằng chữ [cho phép điều chỉnh thông tin số tiền bằng chữ bị sai khi Hóa đơn đã Ký phát hành]. Để xử lý Bạn xem và làm theo bài hướng dẫn Thay thế hoặc Điều chỉnh Hóa đơn Điện tử.
• Giá đất được giảm trừ để tính Thuế GTGT [cho phép điền thông tin Giá đất được giảm trừ để tính Thuế GTGT trong giao dịch bất động sản, căn cứ vào Khoản 10 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC] trên Hóa đơn.
• Điều chỉnh các Hóa đơn ngoài hệ thống [sử dụng trong việc điều chỉnh cho Hóa đơn giấy hoặc Hóa đơn không được phát hành trên hệ thống Bkav eHoadon]

Bước 5: Trên giao diện Cập nhật chi tiết, nhập thông tin Hàng hóa dịch vụ [6] sau đó bấm Ghi lại [7] để quay về giao diện Thêm mới Hóa đơn.

Ghi chú:

• Trường hợp cần nhập chiết khấu cho Hàng hóa dịch vụ thì Bạn tick vào ô Nhập chiết khấu.
• Nếu có nhiều Hàng hóa dịch vụ cần nhập, Bạn có thể bấm nút Ghi lại và nhập tiếp để tiếp tục nhập thông tin cho các Hàng hóa dịch vụ khác.

Bước 6: Giao diện Thêm mới Hóa đơn hiển thị, Bạn kiểm tra lại thông tin sau đó bấm Ghi lại [8] để quay về giao diện Hóa đơn đầu ra.

Ghi chú: Trường hợp cần tạo Hóa đơn phát sinh trong ngày chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho người mua và cần cấp số Hóa đơn luôn, Bạn có thể xem hướng dẫn Cấp số trước cho Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav eHoadon tại đây.

Bước 7: Tại giao diện Hóa đơn đầu ra, dòng Hóa đơn mới tạo, bấm

 [9] để Ký và phát hành Hóa đơn.

Ghi chú:

• Trường hợp cần xem Hóa đơn trước khi Ký và phát hành, bấm
   Xem Hóa đơn.
• Trường hợp cần gửi Hóa đơn cho Người mua xem trước khi Ký và phát hành, bấm
   Xem Hóa đơn, sau đó tại giao diện Chi tiết Hóa đơn bấm
   Tải xuống để tải Hóa đơn về máy tính và gửi cho Người mua.
• Trường hợp cần sửa lại thông tin trên Hóa đơn, bấm
   Sửa Hóa đơn.
• Trường hợp cần xem lịch sử tạo và phát hành Hóa đơn, bấm
   Lịch sử.

Bước 8: Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, nhập mã PIN Chữ ký số [10], sau đó bấm Xác nhận [11].

Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc Tạo và Phát hành Hóa đơn trực tuyến trên hệ thống Hóa đơn Điện tử Bkav eHoadon.

Bạn có thể xem tiếp các bài Hướng dẫn sau: