Dưới đây là một số vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm trước khi thực hiện thủ tục chuyển BHXH từ quận này sang quận khác:
- Thời gian chậm nhất là vào ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi, đơn vị phải hoành thành lập danh sách các phát sinh tăng, giảm nộp cho cơ quan BHXH nơi đi.
- Thực hiện thu hồi thẻ BHYT vẫn còn giá trị sử dụng nộp cho cơ quan BHXH nơi đi trước 5 ngày của tháng giảm. Đối với trường hợp không trả thẻ, công ty phải lập danh sách bổ sung giá trị thẻ còn lại
- Công ty phải thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT, lập thủ tục chốt sổ và nộp hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động tại BHXH nơi đi dứt điểm đến thời điểm chuyển đi.
- Đăng ký tham gia BHXH, BHYT kịp thời ngay từ tháng tiếp theo tại BHXH nơi đến [nộp hồ sơ đăng ký ngay, đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu tiên để được cấp thẻ BHYT cho người lao động], không chờ phải giải quyết xong những tồn tại với cơ quan BHXH cũ.
3. Thủ tục chuyển quận BHXH khi đổi địa điểm kinh doanh
Sau khi công ty đã thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở kinh doanh thì cần làm những thủ tục hồ sơ để chuyển nơi đăng ký tham gia bảo hiểm sang Cơ quan BHXH tại địa chỉ mới như sau:
3.1 Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi
[1] Báo giảm BHXH
Để thực hiện báo giảm BHXH cho cơ quan BHXH nơi chuyển đi, doanh nghiệp phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ liên quan như sau:
- Bản sao giấy phép kinh doanh mới hoặc quyết định/văn bản của cơ quan nhà nước liên quan đến việc chuyển quận của đơn vị [01 bản];
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT [mẫu D02-TS, 01 bản];
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng [01 thẻ/người];
- Chứng từ nộp tiền [bản sao nếu có];
- Phiếu giao nhận hồ sơ ngừng tham gia BHXH [02 bản];
Hoặc in và gửi hồ sơ điện tử mẫu 600a báo giảm tất cả lao động đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN [có ký xác nhận và đóng dấu] lên cơ quan BHXH nơi chuyển đi.
- Sau khi nộp hồ sơ giảm 600a điện tử cho cơ quan BHXH, công ty phải liên hệ với người quản lý thu để xác nhận công nợ cần thanh toán. Chậm nhất là trước 15 ngày của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi, đơn vị sẽ thanh toán các khoản nợ nêu trên và nộp hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH.
- Những đơn vị có sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử, đơn vị không gửi kèm hình ảnh của một số tài liệu. Ví dụ: Bản sao giấy phép kinh doanh mới hoặc quyết định/văn bản của cơ quan nhà nước liên quan đến việc chuyển quận của đơn vị, chứng từ nộp tiền,… thì công ty phải in sao kê và nộp các tài liệu này cùng với thẻ Bảo hiểm y tế [nếu có] và gửi qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH [phí bưu điện do cơ quan BHXH chi trả].
- Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ và lựa chọn nhận kết quả qua đường bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ của cơ quan BHXH sẽ được kéo dài thêm 2 ngày/đợt [tức là 12 ngày/đợt].
[2] Chốt sổ BHXH
Sau khi báo giảm BHXH, công ty tiến hành nộp 01 bộ hồ sơ để hoàn thành thủ tục chốt sổ tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi.
Hồ sơ chốt sổ BHXH gồm có:
- Phiếu giao nhận hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN áp dụng cho mẫu sổ mới [mẫu 321, 02 bản];
- Phiếu giao nhận hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN áp dụng cho mẫu sổ cũ [mẫu 301, 02 bản];
- Tờ rời sổ [nếu có];
- Sổ BHXH [01 sổ/ người];
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT [TK1-TS, 1 bản/người];
- Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp [nếu có];
Thời hạn giải quyết: trong vòng 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ chốt sổ của công ty.
- Đơn vị phải thực hiện thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN cho đến tháng chuyển đi, nộp hồ sơ giải quyết các chế độ của người lao động tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi trước khi chuyển sang cơ quan BHXH mới.
- Đơn vị cần nhanh chóng, kịp thời đăng ký tham gia BHXH tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến mà không cần phải đợi cơ quan BHXH nơi chuyển đi giải quyết xong các hồ sơ, yêu cầu của công ty.
3.2 Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến
Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến, doanh nghiệp tiến hành lập 01 bộ hồ sơ báo tăng BHXH, BHYT, BHTN để hoàn tất thủ tục chuyển quận BHXH.
Hồ sơ gồm:
- Thông báo chuyển địa điểm;
- Biên bản chuyển địa bàn quản lý BHXH;
- Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT;
- Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tại cơ quan BHXH trước đó [mẫu C12-TS, 01 bản];
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT [mẫu số TK3-TS, 01 bản];
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT [mẫu số TK1-TS, 01 bản/người];
- Quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh/hoạt động [bản sao có chứng thực];
- Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN [mẫu D02-TS, 01 bản];
- Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc [02 bản];
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ trên, công ty tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi chuyển đến.