Khu vực bếp được xem như linh hồn của một nhà hàng. Cho dù bạn thiết kế được một không gian đẹp, có quy trình phục vụ chuyên nghiệp,… nhưng khu vực bếp không vận hành tốt, chất lượng món ăn không đạt chuẩn sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm thực khách, đồng thời có thể kéo theo sự sụp đổ của một nhà hàng. Bởi vậy quản lý bếp nhà hàng luôn cần được các chủ kinh doanh/nhà quản lý đặc biệt chú trọng.
Dù không phải là người trực tiếp đứng bếp nhưng là một chủ nhà hàng/nhà quản lý, bạn vẫn cần nắm rõ những chức năng và quy tắc vận hành một khu bếp để từ đó đưa ra các kế hoạch sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu, trang thiết bị và nguồn nhân lực để phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác, giảm chi phí, tăng năng suất của bếp và tăng lợi nhuận cho nhà hàng. Vậy cần quản lý bếp nhà hàng như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất? Theo dõi ngay bài viết sau đây!
1. Chuyên môn hóa nhiệm vụ cho từng bộ phận trong khu vực bếp
Phân bổ nguồn lực hợp lý và chuyên môn hóa cho từng người, từng bộ phận là cách để tối ưu hóa hoạt động của nhà hàng, không riêng gì ở khu vực bếp. Người quản lý nên cân nhắc trong việc sắp xếp đúng người đúng việc, đáp ứng được những kỹ năng riêng của vị trí sẽ giúp cho nhà bếp hoạt động trơn tru, tối ưu thời gian chế biến cũng như đạt được năng suất cao.
Dù là quy mô lớn hay nhỏ thì hầu như các chủ quán hiện nay đều áp dụng cách quản lý bếp nhà hàng như trên. Ngoài bếp trưởng, bếp phó là người chịu trách nhiệm chung cho tất cả các hoạt động trong bếp, chủ quán nên thuê những nhân viên có kinh nghiệm phụ trách từng công đoạn khác nhau. Chẳng hạn như người chuyên làm nước sốt, người chỉ tập trung vào chế biến món cá, món thịt, rau củ hay khi khách gọi các món nướng, quay sẽ có một bộ phận chuyên trách riêng… Tùy vào quy mô mà mỗi nơi có thể tách gộp một số bộ phận để đạt được hiệu quả cao nhất. Khi tạo ra sự chuyên môn hóa, người nào làm việc nấy thì hiển nhiên họ sẽ thuần thục, làm việc trôi chảy và chất lượng món ăn họ chế biến cũng sẽ ngon hơn so với những người phải lo cùng lúc quá nhiều nhiệm vụ, đồng thời đảm bảo chất lượng đồng đều của các món ăn. Bên cạnh đó, việc chuyên môn hóa nhiệm vụ cũng giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc theo dõi tiến độ, nắm được công đoạn nào đang gặp vấn đề cần cải thiện cũng như đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên bếp.
Ngoài ra, với người đã làm thuần thục công việc đó sẽ tránh được tình trạng lãng phí nguyên vật liệu do chế biến sai phải bỏ đi làm lại hay bị dư thừa nguyên liệu so với nhu cầu của nhà hàng. Hơn nữa, khi làm công việc đúng sở trường thì nhân viên đó cũng sẽ biết cách tiết kiệm nguyên vật liệu trong lúc chế biến, từ đó giúp giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào.
2. Đầu tư trang thiết bị bếp hiện đại, chất lượng tốt
Muốn công việc diễn ra trôi chảy, nâng cao năng suất chế biến thì các trang thiết bị, dụng cụ dùng cho đầu bếp cũng cần đáp ứng tốt nhu cầu công việc. Đối với nhiều chủ nhà hàng, khi bắt đầu kinh doanh họ chọn cho mình những thiết bị rẻ, chất lượng vừa phải nhằm tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên lựa chọn này đang “âm thầm” tiêu hao nhiều tiền của họ hơn. Sử dụng những trang thiết bị không đảm bảo chất lượng chắc chắn sẽ không đạt được hiệu suất như các thiết bị khác. Chẳng hạn như mua một loại máy xay với chi phí thấp thường sẽ không thể xay ra thịt, cá, rau củ… đủ nhỏ, mịn đúng theo như tiêu chuẩn mà phải làm đi làm lại khá nhiều lần. Việc này có vẻ như không có gì đáng kể nhưng thực ra nhân viên khu bếp phải tốn nhiều thời gian hơn cho công đoạn chuẩn bị dẫn đến tốc độ ra món bị chậm. Hơn nữa, máy hoạt động nhiều, vượt công suất sẽ làm giảm tuổi thọ, nhanh hư hỏng, lại tốn chi phí để bảo trì, sửa chữa hoặc bạn sẽ cần thay thế máy mới.
“Tính già hóa non”, tưởng rằng việc đầu tư những thiết bị rẻ hơn sẽ giúp tiết kiệm chi phí nhưng đằng sau đó là hàng loạt những hậu quả đáng ngại. Việc vận hành, quản lý bếp nhà hàng trở nên khó khăn, năng suất làm việc bị sụt giảm, chưa kể đến những chi phí ẩn đằng sau.
Do đó một số câu hỏi như: Nhà bếp cần dùng đến những thiết bị, vật dụng nào? Công suất của chúng là bao nhiêu, có phù hợp với thực trạng nhà hàng không? Chúng có chiếm nhiều diện tích không và có thể bố trí được ở đâu? Hay chúng có dễ dàng vệ sinh, dọn dẹp không?…. sẽ là những tiêu chuẩn để giúp chủ nhà hàng lựa chọn được những sản phẩm phù hợp với thực trạng khu bếp và có lợi về kinh tế hơn khi tính lâu dài. Không nên chỉ vì tiết kiệm chi phí ban đầu mà khiến chất lượng sản phẩm không được như kỳ vọng.
3. Thiết kế, bố trí các khu vực khoa học để tăng hiệu quả quản lý bếp nhà hàng
Mỗi khu vực bếp có những chức năng khác nhau và cần được bố trí một cách khoa học, thuận tiện, có sự liên kết với nhau để các nhân viên bếp có thể thực hiện công việc của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Thông thường, bếp nhà hàng sẽ bao gồm các khu vực như sau:
– Khu vực kho lưu trữ thực phẩm: Đây là khu vực có chức năng lưu trữ, bảo quản hàng hóa, thực phẩm phục vụ cho hoạt động chế biến tại bếp nhà hàng. Khu vực này cần phải rộng rãi, thông thoáng và đặc biệt là cần được sắp xếp gọn gàng, hợp lý để thuận tiện cho việc tìm kiếm thực phẩm khi cần chế biến.
– Khu vực tiếp nhận order: Đây là khu vực chuyên tiếp nhận các đơn order của khách hàng từ bộ phận phục vụ và cần có nhân viên chuyên trách đảm nhiệm. Đối với các nhà hàng vận hành theo cách truyền thống, nhân viên phục vụ sẽ trực tiếp chuyển order ghi tay đến khu vực bếp. Trong khi đó, nếu nhà hàng áp dụng các phần mềm quản lý bán hàng và sử dụng các thiết bị hỗ trợ như máy in order hay màn hình hiển thị chế biến tại khu vực bếp, thông tin từng đơn hàng sẽ được hiển thị ngay khi có order từ phía bộ phận phục vụ. Nhân viên tiếp nhận order và tiến hành phân chia công việc, điều phối hoạt động chế biến để đảm bảo phục vụ món nhanh nhất cho thực khách.
– Khu vực sơ chế: Đây là khu vực chuyên dụng để sơ chế thực phẩm, thực hiện các bước gia công trước khi chuyển sang khu vực nấu nướng. Khu vực này thường được trang bị chậu rửa, giá để đồ, dụng cụ cắt thái, dao thớt các loại,… Những trang thiết bị này cần được bố trí một cách khoa học. Ví dụ dao thớt nên để hoặc treo ở vị trí vừa tầm với của các phụ bếp để lấy xuống dễ dàng khi cần, thùng rác đặt dưới chân hoặc bên cạnh nhưng không được vướng chân người sơ chế,…
– Khu vực nấu nướng: Đây là khu vực quan trọng nhất trong bếp nhà hàng. Khu vực này sẽ được trang bị các đồ dùng, thiết bị chuyên dụng để thực hiện các công việc xào, nấu, chiên, nướng,… Do đó bạn sẽ cần một diện tích đủ rộng, đảm bảo các khu chức năng không bị chồng chéo, ảnh hưởng đến năng suất công việc cũng như chất lượng món ăn. Ngoài ra, khu này cũng nên được trang bị các máy hút mùi, hút khói chuyên dụng, không để khói ảnh hưởng đến nhà bếp hay lan ra khu vực phục vụ khách.
– Khu vực ra đồ: Sau khi đồ ăn được chế biến xong thì sẽ được chuyển ra khu vực này để hoàn tất các công đoạn cuối cùng như chia suất, trang trí món ăn, đóng gói nếu phục vụ khách mang về,… sau đó điều phối trả đồ đúng từng đơn hàng.
– Khu rửa: Đây là khu vực tập trung tất cả bát đĩa, dụng cụ ăn uống đã sử dụng để tiến hành vệ sinh. Khu vực này sẽ được trang bị chậu rửa, máy rửa bát, máy diệt khuẩn, bàn/kệ để dụng cụ,… Những trang thiết bị này cần bố trí sao cho thuận tiện và đảm bảo vệ sinh.
Có nhiều cách để bạn bố trí các khu vực trong bếp nhà hàng. Một số cách bố trí bếp nhà hàng phổ biến hiện nay là: Kiểu ốc đảo [khu vực nấu nướng sẽ được sắp xếp ở vị trí trung tâm, các khu vực còn lại sẽ được bố trí xung quanh, ở phạm vi tường theo một thứ tự nhất định để đảm bảo tính liên kết và dịch chuyển xoay vòng của thực phẩm, chén đĩa, vật dụng,…trong bếp]; kiểu phân khu [phân chia các khu chức năng riêng biệt và bố trí đặt dọc theo tường theo một quy luật nhất định]; kiểu dây chuyền sản xuất [các thiết bị bếp trong khu bếp được bố trí theo hàng dọc với đầu tiên là khu sơ chế, tiếp đến là khu chế biến và cuối cùng là khu ra hàng, rất phù hợp với những nhà hàng có lượng thực khách đông, yêu cầu phục vụ nhanh chóng],…
4. Xây dựng quy trình quản lý bếp nhà hàng thông minh
Để khu vực bếp có thể vận hành trơn tru, đảm bảo tốc độ ra món phục vụ khách hàng, bạn cần xây dựng được một quy trình quản lý bếp nhà hàng rõ ràng và khoa học, từ khâu nhập nguyên liệu, bảo quản thực phẩm, thực hiện sơ chế cho đến khi chế biến, bảo quản và ra món.
4.1. Nhập hàng hóa, kiểm tra chất lượng thực phẩm
Khi nhập hàng, bếp trưởng hoặc người được ủy quyền nên kiểm tra kỹ hàng hóa được nhập về cả số lượng lẫn chất lượng. Kiểm tra bằng mắt thường thông qua màu sắc, mùi và độ tươi của sản phẩm. Sau đó lập biên bản và thông báo những sản phẩm không đạt yêu cầu cho bộ phận phụ trách mua hàng để trả lại cho đơn vị cung cấp.
4.2. Sơ chế thực phẩm
Thực phẩm khi nhập về sẽ được phân loại, sơ chế và bảo quản theo quy trình. Với rau củ quả: cần rửa sơ, cắt gọt và ngâm nước muối nồng độ thấp để khử trùng trước khi bảo quản. Với thực phẩm: nên rửa sạch, sơ chế và bảo quản ở nhiệt độ thích hợp. Với gia vị, thực phẩm khô: sau khi nhập về cần phân loại và bảo quản trong từng khu riêng biệt.
4.3. Chế biến món ăn
Đây là bước cực kỳ quan trọng quyết định tốc độ phục vụ cũng như đảm bảo chất lượng món ăn trong nhà hàng. Bên cạnh việc phân công rõ trách nhiệm cho từng người như ai tiếp nhận đơn, ai người điều phối, ai phụ trách chế biến, ai phụ trách trả đồ,… thì bếp trưởng phải là người có khả năng quản lý và điều hành mọi hoạt động trong khu vực bếp để đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, chế biến đúng món, đúng yêu cầu ngay cả những thời điểm đông khách.
Bạn nên đề ra một số quy tắc nhất định trong khu vực bếp. Ví dụ như nhân viên bếp phải thực hiện chế biến đúng định lượng quy định, chỉ được thực hiện chế biến món ăn khi nhận được phiếu in order hoặc thông tin món hiển thị trên màn hình chế biến, không chấp nhận order bằng miệng,… Việc này sẽ giúp bếp vận hành ổn định hơn, hạn chế các trường hợp gian lận xảy ra.
Quản lý bếp nhà hàng, đặc biệt là khâu điều phối vận hành không phải chuyện đơn giản. Rất nhiều bếp nhà hàng gặp phải các tình trạng như: không kiểm soát được đơn nào trước đơn nào sau dẫn đến làm sai thứ tự order; khó khăn trong việc tổng hợp thông tin, số lượng món để tối ưu chế biến; không phân biệt được nguồn đơn hàng để tiến hành soạn món hay đóng gói cho phù hợp; khó khăn trong việc trao đổi thông tin với các bộ phận liên quan;… Để giải quyết những vấn đề này, ngoài việc cơ bản là in phiếu order thì bạn có thể sử dụng thêm giải pháp KDS – màn hình hiển thị chế biến cho khu vực bếp mà iPOS.vn đang cung cấp. Ngay khi có order từ nhân viên phục vụ, màn hình KDS sẽ hiển thị chi tiết các đơn hàng. Thông qua đó, bộ phận bếp có thể theo dõi được thông tin từng đơn hàng, phục vụ tại chỗ hay mang về, số lượng món giống nhau cần thực hiện, đơn nào đã phục vụ, đơn nào đang đợi lâu,… để có kế hoạch điều phối công việc phù hợp nhất. Bên cạnh đó KDS cũng hỗ trợ bộ phận bếp xử lý các yêu cầu thêm món, bớt món một cách nhanh chóng, thông báo kịp thời cho nhân viên order trong trường hợp hết món,… Đây là công cụ hiệu quả giúp bạn tối ưu thời gian chế biến, đảm bảo trải nghiệm cho thực khách.
4.4. Bảo quản thức ăn và kiểm soát chất lượng phục vụ
Thức ăn chế biến xong phải được bảo quản và giữ nóng trước khi đem phục vụ cho thực khách. Đảm bảo khi mang ra cho khách các món ăn vẫn giữ được hương vị, dinh dưỡng phù hợp. Đồng thời bếp cũng cần kiểm soát khâu phục vụ của nhân viên trả đồ, nhân viên có đưa đúng các món ăn kèm nước sốt hay không? Phản hồi khách hàng về món ăn như thế nào?… Từ những thông tin này, bộ phận bếp đưa ra cách thức điều chỉnh, nâng cao chất lượng món ăn.
5. Kiểm soát chặt chẽ nguyên liệu, hàng tồn kho
Nguyên vật liệu, hàng tồn kho cũng là phần quan trọng cần phải được kiểm soát chặt chẽ trong quản lý bếp nhà hàng. Theo định kỳ mỗi tuần, tháng, quý, năm hoặc tùy thời gian linh động, người quản lý bếp nhà hàng cần tiến hành kiểm tra hàng tồn kho và kiểm kê tất cả nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ ở trong quán. Việc kiểm soát nguyên vật liệu và tồn kho càng chặt chẽ và chính xác thì càng hạn chế được tình trạng thất thoát, hao hụt chi phí hay không dự tính được nguyên vật liệu cần thiết cho những thời điểm đông khách/vắng khách để điều chỉnh kế hoạch mua hàng kịp thời.
Trước đây, hoạt động kiểm kê nguyên vật liệu thường phải tiến hành thủ công bằng sổ sách ghi tay hoặc quản lý bằng file Excel. Việc này tốn kém rất nhiều thời gian, công sức của nhà quản lý hay những người phụ trách, trong khi lại rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn trong khâu kiểm kê, tính toán. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, những nghiệp vụ này cũng được rút gọn và thực hiện nhanh chóng trên hệ thống quản lý kho được tích hợp vào các phần mềm quản lý dành riêng cho nhà hàng. Những hệ thống quản lý này sẽ tự động tính toán và đưa ra các báo cáo nguyên vật liệu, hàng tồn kho một cách chính xác, giúp chủ nhà hàng dễ dàng kiểm soát cũng như đối chiếu với tình hình thực tế, tránh thất thoát cũng như phát hiện những gian lận từ phía nhân viên.
Hiện nay, ứng dụng quản lý kho iPOS Inventory đang là công cụ đắc lực hỗ trợ các chủ nhà hàng trong việc kiểm soát, quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho. iPOS Inventory cho phép bạn xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món ăn. Được đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý bán hàng iPOS nên ngay khi nhân viên bán hàng, iPOS Inventory sẽ tự động ghi nhận những món ăn đã bán và trừ vào kho theo đúng định mức đã quy định. Lúc này, bạn chỉ cần truy cập vào hệ thống, theo dõi số liệu kho trên phần mềm và số liệu tồn kho thực tế sẽ nắm được tình hình kho hàng, phát hiện những chênh lệch bất thường để có phương án xử lý kịp thời. Bên cạnh đó, iPOS Inventory cũng cung cấp hệ thống báo cáo nguyên vật liệu chi tiết, trực quan giúp bạn kiểm soát kho dễ dàng hơn để lên kế hoạch mua hàng phù hợp. Ngoài ra, tính năng kết nối với nhà cung cấp giúp bạn thực hiện mua hàng nhanh chóng và tiện lợi.
Ngoài việc kiểm soát được lượng nguyên vật liệu tồn kho, bạn cũng cần làm tốt công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu. Việc tận dụng nguyên liệu thừa cũng là cách hiệu quả để giảm thiểu chi phí. Cụ thể, bạn có thể tận dụng nguyên liệu thừa để chế biến thành cách món ăn phụ đặc sắc để bán thêm với một mức giá hợp lý,… Đối với những nguyên liệu thừa khó xử lý ngay thì bạn có thể liên hệ với các nhà ăn, quán ăn nhỏ, xưởng sản xuất thức ăn chăn nuôi,… để tận dụng nguồn nguyên liệu này để vừa tránh lãng phí vừa có thể tạo thêm nguồn thu riêng cho nhà hàng. Để biết chi phí nguyên vật liệu đã được kiểm soát hiệu quả hay chưa, bạn nên xây dựng bảng cân bằng thu chi, tiến hành phân tích, so sánh chi phí nguyên vật liệu cố định và doanh thu thực tế của nhà hàng.
6. Thường xuyên trao đổi, tổ chức các buổi đào tạo nhân viên
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quản lý bếp nhà hàng chính là việc thường xuyên trao đổi giữa các bộ phận cũng như tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao thái độ, kỹ năng làm việc trong khu vực bếp.
Việc trao đổi không chỉ cần thực hiện giữa các nhân viên, bộ phận nhỏ trong khu vực bếp mà còn nên trao đổi giữa bếp và các bộ phận khác trong nhà hàng. Bộ phận bếp là người thực hiện các món ăn nhưng bộ phận phục vụ là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tiếp nhận những phản hồi của họ về món ăn. Thường xuyên trao đổi với các nhân viên phục vụ sẽ giúp bếp điều chỉnh món ăn để đáp ứng khẩu vị cũng như mang lại trải nghiệm tốt hơn cho thực khách, đồng thời giúp sự phối hợp giữa các bộ phận trở nên nhịp nhàng hơn, tăng hiệu suất làm việc.
Ngoài các buổi trao đổi, họp mặt, bạn cũng nên tổ chức các buổi đào tạo dành cho đầu bếp, phụ bếp để nâng cao tay nghề, giảm thiểu sai sót trong khâu chế biến, đồng thời nâng cao chất lượng món ăn. Các buổi đào tạo này cũng giúp nhân viên bếp định hướng công việc, thay đổi tư duy, rèn luyện các kỹ năng xử lý tình huống phát sinh trong khu vực bếp hiệu quả hơn.
Khi kết hợp được cả 3 yếu tố: nhân viên giỏi, máy móc, thiết bị tốt và kiểm soát kho chặt chẽ cùng với một quy trình được xây dựng chặt chẽ thì không chỉ giúp bếp mà tất cả các bộ phận đều được vận hành chuyên nghiệp hơn. Dĩ nhiên, sự hài lòng của khách hàng theo đó cũng tăng lên và họ cũng sẽ không ngại trở thành khách hàng trung thành tại nhà hàng của bạn. Hy vọng rằng những chia sẻ trên từ iPOS.vn sẽ giúp bạn quản lý bếp nhà hàng hiệu quả hơn, từ đó phát triển hơn nữa công việc kinh doanh của mình.