Trả lời:
Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:
+ Các văn bản do Chính phủ ban hành:
- Luật Giao dịch điện tử 2005.
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
- Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
- Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
+ Các văn bản do Bộ tài chính ban hành:
- Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?
Trả lời:
- Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu [văn bản; hình ảnh; video…] nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
- Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.
- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
- Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
+ Chống từ chối bởi người ký.
+ Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.
- Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.
3. Hóa đơn điện tử có liên không?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn [bên bán], bên tiếp nhận hóa đơn [bên mua] và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
4. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?
Trả lời:
Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén [.zip], khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
- Giải nén file .zip vừa tải về
- Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
- Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer [IE], trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
- Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
Ngoài ra khi sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn cung cấp, trong email mà khách hàng nhận được có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn và các văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử giúp khách hàng khi nhận được hóa đơn điện tử qua email sẽ yên tâm chấp nhận hóa đơn điện tử không còn hoài nghi, thắc mắc. Khách hàng chỉ cần click vào đường dẫn Xem hướng dẫn chi tiết là file Hướng dẫn sẽ được tải về máy, khách hàng mở file vừa tải và làm theo các bước như trong hướng dẫn là có thể xem được hóa đơn.
5. Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
Trả lời:
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
- Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
6. Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót [thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá cả,…] tôi phải làm gì?
Trả lời:
Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:
- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn [bên bán] để xử lý các sai sót của hóa đơn
- Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn
7. Khách hàng [bên mua] có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?
Trả lời:
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.
8. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?
Trả lời:
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
+ Tiền mặt
+ Chuyển khoản
+ Thẻ tín dụng
+ Các hình thức khác
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.
9. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?
Trả lời:
- Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
- Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
- Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
- Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
10. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
Trả lời:
- Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
- Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.
Hiện nay, với việc phát triển của công nghệ thông tin, các báo cáo thuế và báo cáo tài chính gần như đều được thực hiện bằng phương pháp kê khai qua mạng. Cùng với xu hướng phát triển đó, thuật ngữ hóa đơn điện tử cũng dần trở nên quen thuộc với kế toán cũng như các chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều bạn chưa nắm vững hoặc hiểu một cách chính xách, hóa đơn điện tử là gì? Cảng Quốc Tế Cái Mép xin chia sẻ một số kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử qua loạt bài viết “Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử”.
Phần 1: Tổng quan về hóa đơn điện tử
Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử là gì ?
Trả lời:
+ Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về:
- Bán hàng hoá
- Cung ứng dịch vụ
- Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
- Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.
+ Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ
- Hoá đơn điện tử là 1 trong 3 hình thức Hóa đơn. Thay vì Hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử [theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế].
- Hóa đơn giấy: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in
Câu hỏi 2: Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?
Trả lời:
- Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
- Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
- Quá trình thanh toán nhanh hơn
- Góp phần bảo vệ môi trường.
Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có liên không?
Trả lời: Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn [bên bán], bên tiếp nhận hóa đơn [bên mua] và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
Câu hỏi 4: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không?
Trả lời: KHÔNG
Câu hỏi 5: Trong Điều 17 của Thông tư 153 có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: – Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. – Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các lo
Trả lời:
– Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.
– Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.
Câu hỏi 6: Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu;
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Câu hỏi 7. Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ [Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài] được không?
Trả lời:
Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn [ ] hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Câu hỏi 8. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử [được in ra giấy] và Hóa đơn giấy?
Trả lời:
1.Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
2.Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :
- Hóa đơn điện tử: E
- Hóa đơn giấy: P
3.Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy
4.Chữ ký:
- Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
- Hóa đơn giấy: Ký tay
Câu hỏi 9: Tính pháp lý hóa đơn điện tử?
Trả lời:
-Hóa đơn được phát hành:
- Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
- Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
-Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
-Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:
- Hóa đơn tự in [hóa đơn giấy]
- Hóa đơn đặt in [hóa đơn giấy]
- Hóa đơn điện tử
-Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
-Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Câu hỏi 10: Trong Điểm 2 – Điều 14 – Thông tư 64 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập là ngày hóa đơn là ngày thu tiền”.
Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?
Trả lời:
-Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 [không có văn bản chính thức]