Các danh sách như list hoặc checklist làm là một công cụ cực kỳ quan trọng. Mặc dù đơn giản nhưng chúng giúp giảm bớt độ phức tạp của thông tin. Trong hướng dẫn này chúng ta sẽ tìm hiểu các tạo danh sách trong Microsoft Word và làm thế nào để những danh sách rắc rối này trở nên hấp dẫn hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một khóa học tin học văn phòng để nâng cao kỹ năng làm việc của mình, vui lòng xem thêm khóa họcTuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản, một khóa học đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bạnxử lý và chỉnh sửa văn bản theo đúng định dạng, formats, đẹp mắt.
Cách tạo một danh sách [list, checklist] trong Word
Hầu hết các thủ thuật và mẹo tạo danh sách nằm trong nhóm Paragraph của thanh công cụ trên tab Home. Chọn văn bản mà bạn muốn tạo danh sách kèm số thứ tự và nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh biểu tượng Bullet Lists hoặc biểu tượng Numbered List để truy cập thư viện. Bạn có thể xem trước từng định dạng danh sách bằng cách di chuột qua các lựa chọn có sẵn.
Microsoft Word cũng tự động tạo một danh sách khi một đoạn văn bắt đầu bằng dấu hoa thị hoặc số 1. Với dấu hoa thị, Word sẽ tạo một danh sách có dấu đầu dòng. Với một số, Word sẽ phán đoán rằng bạn đang cố gắng tạo một danh sách được đánh số.
Nếu bạn không muốn biến văn bản của mình thành một danh sách thì hãy nhấp vào tùy chọn AutoCorrect như hình dưới.
Để thay đổi kiểu của danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số, bạn chỉ cần chọn kiểu danh sách bạn muốn khi nhấp vào mũi tên bên cạnh Bullets hoặc Numbering. Bạn có thể thay đổi định dạng của một hoặc một số kiểu dấu đầu dòng hoặc số trong danh sách. Đặt con trỏ ở đầu dòng mà bạn muốn thay đổi trước khi mở hộp thoại Bullets and Numbering. Các thay đổi chỉ áp dụng cho các dòng đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt trên bàn phím Microsoft Word để tạo danh sách được đánh số nhanh chóng. Bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím sau cho danh sách trong Word
Thay đổi định dạng danh sách mặc định
Thay đổi định dạng danh sách được đánh số
Bạn có thể thay đổi, chỉnh sửa hoặc tạo một danh sách được đánh số mới theo ý muốn. Có tới bốn định dạng đánh số Numbered List cho bạn lựa chọn. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng định dạng riêng ngoài các chữ cái hoặc chữ số La Mã và nó không có sẵn thì có thể thực hiện theo các bước sau.
Định dạng số mới được áp dụng cho bất kỳ văn bản đã chọn nào trên tài liệu của bạn. Bạn có thể đặt trước danh sách được đánh số bằng văn bản mô tả, ví dụ: Người tham dự 1, Người tham dự 2, Người tham dự 3, ...
Thay đổi giao diện danh sách có dấu đầu dòng
Tương tự danh sách được đánh số, bạn cũng có thể thay đổi giao diện mặc định của bất kỳ danh sách có dấu đầu dòng nào. Dấu đầu dòng hấp dẫn về mặt trực quan [khác với những chấm đen nhàm chán] giúp tài liệu của bạn nổi bật hơn so với phần còn lại.
Chọn văn bản bạn muốn danh sách có dấu đầu dòng và làm theo các bước sau.
Phông chữ Wingdings là phông chữ đa dạng nhất tạo nên danh sách bullet cách điệu. Giống như bất kỳ phông chữ nào khác, bạn có thể thay đổi màu sắc, kích thước, kiểu và các đặc điểm khác của phông chữ bullet đã chọn. Nhấp vào nút Font trong phần Bullet character để vào hộp thoại Font. Sử dụng Open box hoặc hộp 3D từ bảng ký tự Wingdings để tạo tài liệu Word với các ô checkbox gọn gàng.
Sử dụng hình ảnh thay cho dấu dầu dòng
Bên cạnh các biểu tượng trong Webdings có sẵn trong Word, bạn cũng có thể sử dụng đồ họa có thể tái sử dụng của riêng mình cho các điểm bullet.
Bạn có thể chọn hình ảnh phù hợp với "theme" trong danh sách của mình. Ví dụ: hiển thị một quả chuối là ảnh bullet cho danh sách các loại trái cây. Hãy đảm bảo hình ảnh rõ nét và background tốt. Theo kinh nghiệm của tôi, đồ họa đơn giản là tốt nhất.
Cách căn chỉnh danh sách
Đôi khi, những điều chỉnh nhỏ nhất có thể tạo ra sự khác biệt lớn về mặt hình ảnh. Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị danh sách được đánh số với mặc định căn lề trái của Word. Ngay khi danh sách đạt đến hai chữ số, căn chỉnh bên trái mặc định có vẻ hơi lệch vì các dấu thập phân không thẳng hàng ngay ngắn. Microsoft Word cho phép bạn kiểm soát việc căn chỉnh này và sắp xếp các số có hai chữ số sang bên phải. Các bước như sau:
Mọi danh sách trong Word đều có định dạng thụt lề tự động. Tùy thuộc vào giao diện trực quan bạn muốn, bạn có thể muốn điều chỉnh lại khoảng cách.
Áp dụng định dạng cho số hoặc dấu đầu dòng
Đôi khi bạn muốn áp dụng định dạng [thay đổi kiểu bullet, màu sắc hoặc kích thước] cho một dấu đầu dòng hoặc số duy nhất trong danh sách mà không ảnh hưởng đến bất kỳ văn bản nào trong danh sách hoặc bất kỳ bullet hoặc số nào khác. Dưới đây là cách thực hiện.
Các mục mới được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số trong danh sách sẽ xuất hiện. Văn bản trong mục danh sách mới sẽ có cùng đặc điểm phông chữ với văn bản trước đó và bullet/số mới sẽ có cùng đặc điểm phông chữ với bullet/số trước đó.
Tạo một danh sách nhiều cấp độ [Multilevel List]
Một danh sách nhiều cấp có thể là sự kết hợp của một số, bảng chữ cái và các bullet được sắp xếp ở các cấp độ khác nhau như hình bên dưới. Bạn có thể sử dụng danh sách nhiều cấp để chia danh sách thành các phân cấp hoặc điểm phụ. Bạn cũng có thể sử dụng cách sắp xếp này để tạo đường viền. Word cung cấp cho chúng ta một nút chuyên dụng trên thanh công cụ để tạo danh sách nhiều cấp.
Mẹo: Bạn cũng có thể viết toàn bộ danh sách trước. Chọn và nhấp vào nút Multilevel List để căn chỉnh bằng cách sử dụng phím Tab và Shift + Tab để sắp xếp các chủ đề. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh Increase hoặc Decrease Indent trên thanh công cụ.
Giống như bất kỳ loại danh sách nào khác, bạn có thể thay đổi kiểu, màu sắc và căn chỉnh của bullet, chữ cái hoặc số, sau đó lưu những thay đổi này thành một kiểu mới và lưu lại để áp dụng cho những lần sau.
Cách chuyển đổi danh sách thành bảng
Đầu tiên, bạn cần chọn danh sách, sau đó đi tới Home > Insert và nhấp vào tùy chọn Table trong nhóm Tables.
Chọn Convert Text to Table từ danh sách thả xuống.
Microsoft Word ước tính cấu trúc bảng dựa trên nội dung của danh sách. Word tạo các cột dựa trên dấu phân cách giữa các mục trong danh sách.
Khi Word không thực hiện đúng, bạn phải sửa đổi cài đặt và giúp Word chuyển đổi danh sách dễ dàng hơn. Khi bảng đã được tạo, bạn có thể sử dụng các công cụ thiết kế Table để định dạng giao diện.
Trong hầu hết các trường hợp, kết quả không hoàn hảo. Cách tốt nhất là xóa đánh số hoặc dấu đầu dòng và sau đó tạo bảng từ danh sách các mục. Bạn có thể thêm các số sê-ri vào bảng sau.
Tiếp tục đánh số khi một đoạn văn bản bị ngắt
Đôi khi, một đoạn văn bản có thể làm gián đoạn trình tự của danh sách. Để tiếp tục danh sách sau đoạn văn bản có cùng định dạng số, bạn cần làm theo các bước sau.
Danh sách rất nhàm chán nhưng lại giúp tiết kiệm thời gian. Việc lập danh sách sẽ trở nên bớt nhàm chán hơn một chút so với các khối văn bản. Bạn sẽ gặp các danh sách trong Microsoft Word gần như hàng ngày - từ việc sử dụng Word để làm mọi thứ nhanh hơn cho đến các chức năng Mail Merge nâng cao hơn. Hoặc đơn giản, bạn có thể áp dụng danh sách để làm rõ các thành tích của mình trên sơ yếu lý lịch.
Hy vọng hướng dẫn này hữu ích với bạn. Bên cạnh đó, đừng quên tham gia Gitiho ngay hôm nay, chúng tôi vẫn còn nhiều mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác chờ bạn khám phá.