Cùng Top lời giảitrả lời chính xác nhất cho câu hỏi trắc nghiệm: “Nhà quản trị chỉ cần thực hiện kiểm soát?”kết hợp với những kiến thức mở rộng về Nhà quản trị là tài liệu hay dành cho các bạn học sinh trong quá trình luyện tập trắc nghiệm.
Trắc nghiệm: Nhà quản trị chỉ cần thực hiện kiểm soát?
A. Trong quá trình thực hiện kế hoạch đã giao
B.Trước khi thực hiện
C. Sau khi thực hiện
D. Tất cả các câu trên
Trả lời:
Đáp án đúng: D. Tất cả các câu trên.
Nhà quản trị chỉ cần thực hiện kiểm soát: Trong quá trình thực hiện kế hoạch đã giao, trước khi thực hiện, sau khi thực hiện.
Hãy để Top lời giải giúp bạn tìm hiểu thêm những kiến thức thú vị hơn vềNhà quản trị nhé!
Kiến thức tham khảo về Nhà quản trị nhé
1. Kiểm soát là gì?
Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng các hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai sót quan trọng.
Tất cả các nhà quản trị đều có trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát cho dù các bộ phận của họ có được thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa. Các nhà quản trị không thể thật sự hiểu hết các bộ phận của họ đã được thực hiện đúng hay chưa cho đến khi họ đã đánh giá những hoạt động nào đã hoàn thành và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó.
Theo khoa học quản trị thì thường có hai tầng kiểm soát trong một doanh nghiệp là: Kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý công ty và kiểm soát của người quản lý công ty đối với toàn bộ hoạt động trong phạm vi mình quản lý.
Một hệ thống kiểm soát hiệu quả phải đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành theo đúng những phương pháp mà có thể đạt được như mục tiêu của tổ chức đề ra. Hệ thống kiểm soát hữu hiệu là một hệ thống mà ở đó mọi người đều phải làm việc hết mình và không ai dám làm bậy, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trên con đường hướng đến mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Mọi cơ chế và quy chế mà doanh nghiệp đưa ra và xây dựng đều hướng đến một hệ thống kiểm soát như vậy. Mất mát tài sản chỉ là một chuyện rất nhỏ trong chuyện làm bậy đó thôi. Lúc đó thiệt hại có thể còn cao gấp hàng trăm, hàng ngàn lần tài sản thất thoát do làm bậy.
2. Khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát
Khái niệm
Kiểm soát là quy trình xác lập thành quả đạt được trên thực tiễn và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm mục đích phát hiện sự xô lệch và nguyên do sự rơi lệch, trên cơ sở đó đưa ra giải pháp kiểm soát và điều chỉnh sự rơi lệch để bảo vệ tổ chức triển khai đạt được tiềm năng.
Mục đích
- Xác định rõ những tiềm năng, hiệu quả đã đạt theo kế họach đã định – Bảo đảm những nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu – Xác định và Dự kiến sự dịch chuyển của những yếu tố nguồn vào lẫn đầu ra – Xác định đúng mực, kịp thời những sai sót và nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cá thể, bộ phận trong tổ chức triển khai – Tạo điều kiện kèm theo thực thi thuận tiện những tính năng chuyển nhượng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chính sách nghĩa vụ và trách nhiệm - Hình thành mạng lưới hệ thống thống kê, báo cáo giải trình theo những biễu mẫu thích hợp – Đúc rút, phổ cập kinh nghiệm tay nghề, nâng cấp cải tiến công tác làm việc quản trị
Nguyên tắc kiểm soát
Để thực thi có hiệu suất cao công tác làm việc kiểm soát, cần triển khai theo những nguyên tắc kiểm soát sau đây : – Kiểm soát phải trên cơ sở tiềm năng, kế hoạch của tổ chức triển khai và phải tương thích với cấp bậc của đối tượng người tiêu dùng được kiểm soát. Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận kinh tế tài chính, kiểm soát công tác làm việc của phó giám đốc khác kiểm soát công tác làm việc của tổ trưởng. – Việc kiểm soát phải được phong cách thiết kế theo nhu yếu của nhà quản trị.
Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
- Việc kiểm soát phải được thực thi tại những điểm trọng điểm. Những yếu tố có ý nghĩa so với hoạt động giải trí của tổ chức triển khai là những điểm phản ảnh rõ nhất tiềm năng và thực trạng không đạt tiềm năng ; đo lường và thống kê tốt nhất sự rơi lệch, biết được ai là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về sự thất bại ; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu suất cao nhất.
- Việc kiểm soát phải khách quan. Nếu việc kiểm soát được triển khai với những định kiến, thiên vị sẽ cho tác dụng không đúng và xô lệch.
- Việc kiểm soát phải tương thích với văn hóa truyền thống tổ chức triển khai, tương thích với bầu không khí của tổ chức triển khai. Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng mệt mỏi, xích míc không đáng có. – Việc kiểm soát phải tiết kiệm ngân sách và chi phí. Hoạt động kiểm soát luôn yên cầu những ngân sách nhất định. Do vậy cần phải giám sát để làm thế nào hoạt động giải trí kiểm soát được tiết kiệm ngân sách và chi phí nhất.
- Việc kiểm soát phải đưa đến những hành vi. Việc kiểm soát chỉ có hiệu suất cao khi những rơi lệch được sửa sai, kiểm soát và điều chỉnh ; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên không có ý nghĩa.
3. Vai trò của kiểm soát
- Kiểm soát nhằm làm sáng tỏ những kết quả đã thực hiện, căn cứ vào đó mà nhà quản trị xác định được thứ tự ưu tiên để từ đó có tác động điều chỉnh.
- Dự đoán được chiều hướng hoạt động chính của từng bộ phận hay của toàn bộ hệ thống quản trị.
- Phát hiện kịp thời những bộ phận sai sót, căn cứ vào đó mà xác định trách nhiệm, quyền hạn, chức năng để có sự điều chỉnh kịp thời.
- Đáp ứng được yêu cầu báo cáo cụ thể và chính xác những con số đáng tin cậy lên những nhà quản trị cấp cao để đối chiếu với mục tiêu kế hoạch đề ra.
- Là những căn cứ để nhà quản trị ra quyết định cần thiết, kịp thời và chính xác nhằm giảm đến mức thấp nhất tổn thất, để đem lại hiệu quả cao nhất.
4. Một số lưu ý trong hoạt động kiểm soát
Kiểm soát thị trường: Là một cách tiếp cận về kiểm soát trong đó sử dụng cơ chế thị trường bên ngoài như cạnh tranh giá cả, thị phần tương đối, để thiết lập nên tiêu chuẩn sử dụng trong hệ thống kiểm soát. Phương thức này thường được sử dụng bởi các tổ chức mà trong đó các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty rất rõ ràng và khác biệt và ở đó sự cạnh tranh trên thị trường là đáng kể. Trong những điều kiện đó, các phân bộ của một công ty thường được chuyển thành những trung tâm lợi nhuận và được đánh giá bởi tỷ lệ phần trăm trong tổng lợi nhuận chung thu được mà mỗi phân bộ đó đóng góp.
Kiểm soát hành chính: là phương pháp tiếp cận tập trung vào quyền hạn dựa trên các quy định hành chính, luật lệ, thủ tục và các chính sách. Cách kiểm soát này dựa trên việc tiêu chuẩn hóa các hoạt động, bản mô tả công việc chi tiết, và các cơ chế hành chính khác như ngân quỹ đảm bảo rằng các nhân viên thể hiện cách cư xử đúng mực và đạt được các tiêu chuẩn hoạt động.
Kiểm soát nhóm: điểu chỉnh hành vi của nhân viên bằng các giá trị chia sẻ, các chuẩn mực, truyền thống, lễ nghi, niềm tin và các khía cạnh khác của văn hóa tổ chức. Hình thức này được sử dụng bởi các tổ chức trong đó các nhóm hay tổ đội được sử dụng và công nghệ thay đổi nhanh chóng.
Hầu hết các tổ chức, công ty không chỉ dựa hoàn toàn vào một trong những cách kiểm soát trên khi thiết kế một hệ thống kiểm soát phù hợp. Thay vì vậy, ngoài việc sử dụng cácbiện pháp kiểm soát thị trường, các tổ chức lựa chọn việc lựa chọn kiểm soát hành chính hoặc kiểm soát nhóm. Điều then chốt là thiết kế một hệ thống để giúp cho các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và hiệu suất.
Kiểm soát là hoạtđộng hết sức quan trọng. Việc hoạtđộng có thểđược hoàn thành, cấu trúc tổ chức có thể tạo nên sự thuận tiện hiệu quảđể hoàn thành các mục tiêu, và nhân viên có thểđược khuyến khích bởi các nhà lãnhđạo giỏi, nhưng vẫn không có sựđảm bảo nào các hoạtđộng sẽđược thực hiện như kế hoạch và có thểđạtđượcđúng như mục tiêu mà các nhà quản trị theođuổi trong thực tế hay không. Dođó, hoạtđộng kiểm soát rất quan trọng vì nó là sự kết nối cuối cùng trong chức năng quản trị.Đó chính là cách duy nhấtđể các nhà quản trị có thể biếtđược mụcđích của tổ chứcđề ra cóđược thực hiện hay không. Gía trị căn bản nhất của chức năng kiểm soát, tuy nhiên phụ thuộc vào các hoạtđộng hoạchđịnh và ủy quyền. Một nhà quản trị giỏi cần phải theo dõi để đảm bảo rằng những gì người khác phải làm sẽ được làm trong thực tế, và đảm bảo rằng các mục tiêu đang được thực hiện. Trên thực tế, hoạt động kiểm soát là một tiến trình liên tục và các hoạt động kiểm soát các hoạt động cung cấp một sự kết nối quan trọng với việc hoạt động. Nếu các nhà quản trị không kiểm soát, họ không thể biết được các mục tiêu và các kế hoạch họ đề ra có đạt được như mong muốn hay không và hành động tiếp theo cần làm là gì.
Một lý do khác để nói việc kiểm soát là quan trọng là việc các nhà quản trị ủy thác quyền hạn và ủy quyền nhân viên. Rất nhiều nhà quản trị miễn cưỡng giao quyền cho nhân viên của họ vì họ sợ rằng nhân viên của họ sẽ làm sai và người gánh trách nhiệm lại chính là họ. Do đó, nhiều nhà quản trị cố tình làm việc một mình để tránh ủy quyền hoặc trao quyền. Tuy nhiên, sự miễn cưỡng này có thể làm giảm bớt nếu các nhà quản trị xây dựng một hệ thống kiểm soát hiệu quả. Một hệ thống kiểm soát như vậy có thể cung cấp thông tin và phản hồi về hoạt động của nhân viên. Vì vậy, một hệ thống kiểm soát hiệu quả là quan trọng bởi vì các nhà quản trị cần phải ủy thác trách nhiệm và ủy quyền cho nhân viên ra các quyết định. Nhưng vì các nhà quản trị là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các kết quả hoạt động, họ cũng cần một cơ chế phản hồi mà hệ thống kiểm soát có thể cung cấp cho họ.
Kiểm soát là một hệ thống phản hồi. Công việc kiểm soát quản trị về cơ bản là một hệ thống nối ngược thông tin để kiểm soát. Vòng liên hệ ngược kiểm soát quản trị trình bày một cách toàn diện và hiện thực hơn quá trình kiểm soát cơ bản. Để thực hiện sự điều chỉnh cần thiết họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình này nhằm đi đến kết quả mong muốn.
Các quyết định của nhà quản trị trong tiến trình kiểm soát: Các tiêu chuẩn được xây dựng dựa trên các mục tiêu được phát triển trong quá trình hoạch định. Các mục tiêu cung cấp cơ sở cho tiến trình kiểm soát, đó là một dòng liên tục giữa việc đo lường, so sánh và tiến hành các hoạt động quản trị.
Tùy theo kết quả so sánh, các quyết định của một nhà quản trị về chuỗi hành động có thể thực hiện, có thể là không làm gì, điều chỉnh tiêu chuẩn hoặc điều chỉnh hoạt động.