Thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 03/2021/QĐ-UBND ngày 19/02/2021 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh Nam Định. Hiện nay, Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành do Viễn thông nam Định cung cấp đã hoàn thiện các chức năng theo quy định. Đặc biệt, Hệ thống phần mềm mới đã bổ sung thêm Phân hệ lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan và được cài cho các sở, ban, ngành. Trong thời gian tới Viễn thông Nam Định tiếp tục tiến hành cài đặt Hệ thống phần mềm mới cho Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố.
Để triển khai có hiệu quả việc lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, các cơ quan, tổ chức cần thực hiện một số nội dung sau:
I. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
1. Lập Danh mục hồ sơ
1.1. Phương pháp lập Danh mục hồ sơ
Căn cứ các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; Kế hoạch công tác năm của cơ quan để xây dựng, ban hành Danh mục hồ cơ của cơ quan, tổ chức mình [Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP].
1.2. Cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành [Văn thư cơ quan thực hiện]
Để thực hiện được chức năng này vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Đơn vị/Nhóm hồ sơ”
a] Thêm mới hồ sơ
Bước 1: Để thực hiện thêm hồ sơ, người dùng chọn mục “Thêm”
Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin vào form
+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: Nhập tên các phòng, ban theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức
+ Người có quyền cập nhật: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Sau đó chọn tên công chức, viên chức trong danh sách và chọn “Đồng ý”. Những người được chọn có quyền cập nhật thì sẽ có quyền chỉnh sửa Danh mục như người tạo Danh mục. Những người không được thêm vào danh sách người có quyền cập nhật thì sẽ chỉ nhìn thấy tên Danh mục mà không có quyền chỉnh sửa Danh mục.
+ Sau khi nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng” để thực hiện lưu thông tin vừa nhập vào.
+ Danh mục hồ sơ vừa được lưu sẽ hiển thị ở danh sách Danh mục hồ sơ.
* Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thêm các Danh mục hồ sơ con thì lập lại như tạo mới Danh mục nhưng ở cột thao tác chọn “+” hoặc “thêm” ở Danh mục cần thêm
Tiếp tục nhập đầy đủ thông tin vào form thêm mới:
+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: nhập tên nhóm hồ sơ, tài liệu đơn vị.
+ Tên đề mục/ nhóm lớn : nhập tên các nhóm lớn hơn.
+ Người có quyền cập nhật: chọn như phần lập Danh mục mới hồ sơ đã nêu trên.
b] Chỉnh sửa hồ sơ
Để thực hiện chức năng chỉnh sửa Danh mục hồ sơ, người dùng thực hiện như sau: Chọn “Cập nhật [hình bút chì]” người dùng nhập các thông tin chỉnh sửa như các bước mô tả ở trên phần “Thêm mới”. Sau khi nhập xong thì chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”.
c] Xóa hồ sơ
Để thực hiện xóa hồ sơ người dùng “Xóa [hình thùng rác]”
- Trường hợp nếu Danh mục chưa có hồ sơ nào thì hệ thống sẽ thực hiện xóa Danh mục và hiển thị thông báo [Xóa thành công]. Sau khi xóa xong, văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách Danh mục.
- Trường hợp nếu Danh mục đã có hồ sơ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép xóa.
2. Tạo tiêu đề hồ sơ: người lập hồ sơ nhập dữ liệu
Để thực hiện được chức năng này người lập hồ sơ vào mục "Quản lý hồ sơ" sau đó chọn "Tiêu đề hồ sơ"
Màn hình này hiển thị danh sách các Danh mục và hồ sơ thuộc Danh mục. Cho phép người dùng thêm mới tên hồ sơ vào các Danh mục đã nhập trước đó.
Ở màn hình này sẽ có các chức năng sau: Thêm mới tên hồ sơ, chỉnh sửa tên hồ sơ, xóa tên hồ sơ.
a] Thêm mới hồ sơ
Để thực hiện chức năng, người dùng thực hiện như sau:
Bước 1:Chọn “Thêm” sẽ hiển thị màn hình thêm mới.
Bước 2: Nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới.
+ Người có quyền cập nhật: Khi chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên các công chức, viên chức trong đơn vị.
+ Chọn tên trong danh sách, chọn “Đồng ý”. Những người được chọn có quyền cập nhật thì Hồ sơ đó sẽ hiển thị ở danh sách Hồ sơ công việc của cá nhân, cá nhân sẽ có quyền chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”. Hồ sơ vừa được thêm sẽ hiển thị ở danh sách.
b] Chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ: để thực hiện chức năng chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ, người dùng thực hiện như sau: chọn và nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn [Lưu] hoặc [Lưu và đóng]. Tiêu đề hồ sơ vừa được thêm sẽ hiển thị ở danh sách.
c] Xóa tiêu đề hồ sơ : Chọn tiêu đề hồ sơ cần xóa
- Trường hợp nếu tiêu đề không chứa có hồ sơ nào thì hệ thống sẽ thực hiện xóa danh mục và hiển thị thông báo xóa thành công. Sau khi xóa xong văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách tiêu đề hồ sơ.
- Trường hợp nếu tiêu đề hồ sơ đã có có chứa hồ sơ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép xóa.
II. LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH [phần này công chức, viên chức cơ quan thực hiện]
Công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao. Có 2 cách lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành như sau:
1. Từ văn bản đến chờ xử lý hàng ngày
Để thực hiện được chức năng này, vào mục “văn bản đến chờ xử lý”, chọn văn bản cần xử lý.
Chọn văn bản cần thêm, vào mục “Lưu hồ sơ lưu trữ” hệ thống sẽ hiển thị ra tiêu đề hồ sơ lưu trữ của đơn vị.
Sau đó chọn vào hồ sơ cần lưu, thực hiện “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”.
2. Thêm văn bản vào hồ sơ [những văn bản đã xử lý nhưng chưa đưa vào hồ sơ]
Để thực hiện được chức năng này, người lập hồ sơ vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục văn bản”; vào “Thêm văn bản”, chọn văn bản cần đưa vào hồ sơ và “thêm văn bản”. Nhấn vào “Đóng” văn bản được chọn đã được đưa vào hồ sơ công việc.
III. NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH [phần này công chức, viên chức cơ quan, tổ chức thực hiện]
Công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
Để thực hiện được chức năng này, công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc lập hồ sơ [người có hồ sơ] vào “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”
Màn hình hiện thị các chức năng sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lưu trữ [lưu trữ cơ quan].
1] Xuất XML: mục đích sau này cập nhật thông tin hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
2] Mục lục văn bản: mục đích thống kê trong hồ sơ có bao nhiêu văn bản và được sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản. Hệ thống sẽ tự sắp xếp.
- Vào mục “Hồ sơ lưu trữ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục hồ sơ” như sau:
Các biểu tượng ở cột thao tác có 2 chức năng: chỉnh sửa và chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ
+ Chỉnh sửa văn bản: Chỉnh sửa trích yếu của từng văn bản, chọn trích yếu nội dung văn bản. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn “cập nhật” trích yếu nội dung vừa được thêm sẽ hiển thị ở mục lục văn bản.
+ Chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ: Cho phép người dùng loại những văn bản không phải hồ sơ công việc này. Chọn văn bản cần chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ. Nếu đồng ý, chọn “xóa” văn bản sẽ được đưa ra khỏi hồ sơ.
3] Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Để thực hiện chức năng này, công chức, viên chức chọn “Nộp lưu trữ” hồ sơ đó sẽ được chuyển cho Lưu trữ cơ quan [sau khi nộp lưu trữ người lập hồ sơ không có quyền chỉnh sửa, cập nhật và xem hồ sơ. Hồ sơ này được chuyển quyền quản lý cho người làm công tác lưu trữ của cơ quan].