Trường hợp hóa đơn giấy viết sai, đã giao cho khách nhưng chưa kê khai thì kế toán lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất hóa đơn mới thay thế. Nhưng quy định này liệu còn đúng khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử? Hãy cùng M-Invoice tìm hiểu về vấn đề này:
Đối với hóa đơn giấy, trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai Thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn
2. Biên bản thu hồi hóa đơn có được áp dụng cho hóa đơn điện tử không?
Đối với hóa đơn điên tử, trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý theo các bước như sau:
– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.
– Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC thì không có mẫu mặc định và tên chính xác cho biên bản thoả thuận của hai bên khi thực hiện thu hồi/huỷ bỏ. Do vậy, doanh nghiệp căn cứ vào Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC để lập biên bản thu hồi/biên bản huỷ hoá đơn có đầy đủ nội dung yêu cầu là được.
Đối với doanh nghiệp đang sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, khi phát hiện hóa đơn giấy có sai sót sau khi đã lập nhưng chưa kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập biên bản THHĐ đối với hóa đơn giấy đó và sau đó có thể lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đã lập sai.
Thay vì phải tìm mẫu và lập biên bản thu hồi hóa đơn hoặc biên bản hủy hóa đơn một cách thủ công, kế toán có thể lập và gửi biên bản này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice
Trên phần mềm M-Invoice đã có sẵn biển mẫu hủy hóa đơn cập nhật theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Do đó doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, M-Invoice sẽ tự động lập biên bản hủy và hóa đơn điện tử thay thế để người bán ký số và gửi thới người mua qua email hoặc SMS.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là thủ tục được lập khi hóa đơn có sự sai sót và cần phải hủy bỏ. Do đó, mỗi khi hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản và quy định này là bắt buộc. Hãy cùng MobiFone tìm hiểu cụ thể vấn đề này với bài viết sau đây và thực hiện theo đúng quy định.
Hủy hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi trong quá trình sử dụng, lập hóa đơn. Và khi huỷ hoá đơn điện tử, việc lập biên bản hủy và nêu rõ lý do hủy là điều cần thiết.
Trường hợp cần lập biên bản huỷ hóa đơn điện tử là:
1 – Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành: Nếu doanh nghiệp/đơn vị không sử dụng hóa đơn điện tử như do thay đổi Thông tư, muốn đổi nhà cung cấp… cần hủy trong khoảng 30 ngày kể từ khi không sử dụng.
2 – Doanh nghiệp thay đổi thông tin, ngừng hoạt động, chuyển cơ quan thuế…: Trong các trường hợp này việc hủy hóa đơn cũ là cần thiết và nên sớm đặt cũng như thông báo sử dụng hóa đơn mới để thay thế.
3 – Khi đã lập và phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử: Trường hợp này có 2 khả năng xảy ra:
- Trường hợp 1 – Hóa đơn lập nhưng chưa giao cho người mua: Với tình huống này bên bán sẽ lập biên bản hủy hóa đơn, nêu rõ lý do hủy và gửi thông báo theo mẫu 04 để báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
- Trường hợp 2 – Hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua và cả 2 bên chưa kê khai thuế: Với trường hợp này người bán cần thực hiện 3 thủ tục sau: lập biên bản hủy hóa đơn và cả 2 bên cùng ký xác nhận, gửi báo cáo về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo mẫu số 04, lập hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi lại bên mua.
4 – Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán: Thông thường quy định của Luật kế toán là hóa đơn chỉ cần lưu trữ trong vòng 10 năm. Khi hết thời hạn này người dùng có thể hủy hóa đơn điện tử [nếu không có các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền].
5 – Hóa đơn đã lập nhưng vi phạm quy định của pháp luật: Đó có thể là những hóa đơn lập khống hoặc có dấu hiệu vi phạm khác thì cần thực hiện hủy theo đúng quy định.
Xem ngay: Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định mà bạn cần phải lưu ý
2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Theo cập nhật mới nhất năm 2022 thì có 2 mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử. Đó là mẫu biên bản hủy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1 – Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 39/2014/TT-BTC: Download tại đây.
![Biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ][//it.mobifone.vn/wp-content/uploads/bien-ban-huy-hoa-don-dien-tu.jpg]Biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
2 – Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Download tại đây.
![Biên bản hủy theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ][//it.mobifone.vn/wp-content/uploads/bien-ban-huy-theo-thong-tu.jpg]Biên bản hủy theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Mục đích của việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để nêu rõ lý do hủy và cả 2 bên cùng thống nhất nội dung. Sau đó, cả người mua và người bán cùng nhau ký kết để đảm bảo tính pháp lý cho biên bản. Qua đó, giúp hóa đơn hủy được hợp lệ.
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Ngoài lập mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử thì để hoàn thiện hồ sơ khi cần hủy hóa đơn, bạn cần thực hiện các giấy tờ và quy trình như sau:
3.1. Chuẩn bị hồ sơ
Tại Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ “Hồ sơ hủy hóa đơn” gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Mẫu này có thể do doanh nghiệp tự lập nội bộ.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Trong bảng kiểm kê cần nêu đầy đủ các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [cần kê chi tiết từng số, nếu hủy nhiều và liên tục thì có thể ghi hủy từ số… đến số…].
- Biên bản hủy hóa đơn theo mẫu Thông tư 39 hoặc Thông tư 78.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn [theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39] và phải đảm bảo có các nội dung chính như: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.
- Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu trữ tại bên lập hóa đơn. Trong đó, thông báo kết quả hủy hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn cần được lập thành ít nhất 02 bản. Với thông báo kết quả hủy hóa đơn thì 01 bản lưu tại doanh nghiệp còn 01 bản gửi đến cơ quan thuế trong vòng 05 ngày kể từ khi hủy hóa đơn. Còn biên bản bản hủy thì bên bán giữ 01 bản, bên mua giữ 01 bản để đối chiếu khi cần.
3.2. Cách hủy hóa đơn điện tử
Cách hủy hóa đơn điện tử còn phụ thuộc vào trường hợp hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể:
1 – Hủy hóa đơn điện tử do viết sai:
- Lập sai hóa đơn nhưng chưa ký số và chưa gửi cho bên mua: Theo tình huống này, người lập thì chỉ cần thực hiện xóa hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
- Lập sai hóa đơn nhưng đã ký số và gửi cho bên mua: Thì người lập cần xóa bỏ hóa đơn lập sai, lập hóa đơn mới thay thế và lập biên bản hủy hóa đơn có chữ ký xác nhận của 2 bên.
- Lập sai hóa đơn, đã ký số gửi cho bên mua và 2 bên đã thực hiện kê khai: Trường hợp này, người lập sẽ lập biên bản điều chỉnh, ghi rõ lý do lập sai, nội dung điều chỉnh và 2 bên ký đóng dấu, xác nhận. Sau đó, còn tùy thuộc vào tình huống điều chỉnh tăng hay điều chỉnh giảm/điều chỉnh khác để thực hiện các bước cho phù hợp.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót
2 – Hủy hóa đơn điện tử còn tồn theo Thông tư cũ hoặc doanh nghiệp giải thể/ngừng hoạt động:
- Trước tiên bạn cần xác định số lượng hóa đơn phải hủy và thực hiện thao tác này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử. Lưu ý, chọn phương pháp hủy hóa đơn là phương pháp điện tử.
- Cần đính kèm biên bản hủy và quyết định hủy hóa đơn vào trong thông báo hủy hóa đơn điện tử.
- Khi thao tác xong thì kết xuất thông báo hủy dưới dạng file XML để ký gửi lên trang Thuế điện tử.
Gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử còn tồn theo Thông tư cũ hoặc doanh nghiệp giải thể/ngừng hoạt động lên trang Thuế điện tử
Chi tiết từng bước thực hiện, mời các bạn theo dõi thêm tại đây.
4. Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn điện tử được thực hiện khá nhanh chóng, nhưng trong quá trình hủy bạn cần lưu ý những vấn đề sau để đảm bảo hủy hóa đơn đúng quy định:
- Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử vẫn cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy. Tức không được thay đổi, điều chỉnh thông tin trên những hóa đơn đã lập, đã ký và gửi đi.
- Trường hợp hủy hóa đơn đang sử dụng ở Thông tư cũ để chuyển sang hóa đơn theo Thông tư mới, cần làm thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC trên HTKK và gửi cho Cục thuế.
- Để hạn chế việc hủy hóa đơn do sai sót khi lập, nên lập hóa đơn nháp và gửi sang cho bên mua để kiểm tra. Khi bên mua đã đồng ý thì mới ký số và gửi đi.
- Nên chọn những phần mềm hóa đơn điện tử có sẵn biên bản hủy hóa đơn để dễ dàng hơn trong việc lập các thủ tục, hồ sơ khi hủy hóa đơn.
Điển hình như phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice, ngoài việc tích hợp các mẫu biên bản có sẵn, ứng dụng còn đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cùng với giao diện thân thiện, dễ sử dụng MobiFone Invoice chính là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp.
![MobiFone Invoice - giải pháp hóa đơn điện tử lý tưởng cho các doanh nghiệp ][//it.mobifone.vn/wp-content/uploads/mobifone-invoice.jpg]MobiFone Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử lý tưởng cho các doanh nghiệp
MobiFone Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử lý tưởng cho các doanh nghiệp
Như vậy, hủy hóa đơn điện tử có cần biên bản để đảm bảo thủ tục theo đúng quy định và giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hóa đơn hủy, lý do hủy. Qua đó, rút kinh nghiệm và hạn chế những sai sót liên quan tới việc tạo lập hóa đơn. Hãy lựa chọn MobiFone Invoice đồng hành cùng các bạn để sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản và yên tâm hơn.
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.
Biên bản thu hồi hóa đơn lập khi nào?
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử đã lập là một văn bản quan trọng trong quá trình quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử. Biên bản này được lập khi có sự cố xảy ra, ví dụ như hoá đơn điện tử bị lỗi, sai sót trong quá trình phát hành, hoặc cần thu hồi hoá đơn để sửa đổi, điều chỉnh hoặc hủy bỏ.
Lập biên bản hủy hóa đơn khi nào?
Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán. Hủy hóa đơn: Là làm cho hóa đơn điện tử này không còn giá trị sử dụng nữa nhưng hóa đơn đó vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu được.
Khi nào thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Theo quy định tại Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh nếu phát hiện sai sót sau khi lập và giao hóa đơn cho người mua, đã giao hàng hóa, dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. Bên cạnh đó, người bán cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Khi nào lập biên bản thay thế hóa đơn?
Cần hiểu về bản chất rằng: Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc, mà chỉ lập khi bên bán và bên mua đã có thỏa thuận trước đó về việc phải lập Biên bản [văn bản] thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn đã bị sai.