Estimate at Completion [EAC] is the current expectation of total cost at the end of a project. The EAC represents the final project cost given the costs incurred to date and the expected costs to complete the project.
EAC is the expected spend where BAC [budget at completion] is the authorized spend on a project. Comparing EAC against BAC yields the projected variance. EAC completion may in turn be used for revenue recognition, earned value analysis, progress billing and more.
EAC is arguably the single most critical component of the financial month-end process for project businesses. It is also the most important project monitoring and control KPIs used in project management. This reforecasting of the project arms managers and executives with critical information about the ongoing project in order to make data-driven decisions. One of the fundamental objectives of evaluating EAC throughout the project lifecycle is to detect variations and emerging financial trends early, thereby providing stakeholders time and opportunity to take corrective action.
Learn More: Project Cost Management
Why Don’t Companies Use EAC?
Unfortunately, many companies lack the proper tools to efficiently evaluate EAC and end up only detecting variances once actual cost exceeds the total project budget. At this point it is generally too late to implement mitigating measures.
The manual process of consolidating data from multiple systems into a spreadsheet to calculate EAC, simply becomes to burdensome. Therefore, most companies abandon the practice of calculating EAC or do it so infrequently that it doesn’t enable them to actively manage their projects with it. It simply becomes a report they get once a month or a quarter.
To automatically report EAC in real-time, your project financial and operational processes need to be fully integrated. Download the Quick Guide to Project Business Automation to learn how.
Calculating Estimate at Completion
There are many ways in which EAC can be calculated. Here are a couple of methods:
The most common way to determine EAC is a “bottoms-up” formula where the actual costs [AC] are added to the forecasted remaining spend, or the estimate to complete [ETC], sometimes called cost to complete [CTC].
EAC = actual costs [AC] + estimate to complete [ETC]
If the project has encountered a one-time [atypical] variance, the following formula may be used:
EAC = actual costs [AC] + budget at completion [BAC] – earned value [EV]
There are other effective ways as well. For more details on calculating EAC, see the FAQ Estimate at Completion Formula – How to Calculate EAC
Learn how to do EAC automatically with Project Business Automation. Download the Project Business Automation Blueprint now.
There are many ways in which EAC can be adjusted, manually as well as automatically. Manual adjustments are usually committed by the controller in the costing sheet and automatic adjustments to EAC are based on posted actual costs and recorded committed costs. EAC adjustments can also be based on completed quantities and remaining work estimates from the work breakdown structure [WBS] in a completely integrated system like Adeaca PBA.
Estimate at Completion Example
For a simple example of EAC, let’s use the bottoms-up approach.
Assume you have an office building project for $10,000,000 that will take 12 months.
After 3 months you have spent $3,500,000 and the remaining work estimate and your cost to complete is $7,200,000.
Using the calculation EAC = actual costs [AC] + estimate to complete [ETC]
EAC = $3,500,000+$7,200,000 = $10,700,000
This is of course a very simple example, but it shows the principle in general.
EAC and Earned Value
EAC is a central component of earned value management and analysis. Earned Value Analysis or EVA is the act of measuring a project based on the progress achieved compared to the planned progress and therefore the value provided or “earned” at any point in time.
There are different ways to calculate your earned value, but one of the main principles is EAC. For example, comparing EAC against BAC yields the projected variance.
Learn more about earned value management here.
EAC and the Cost Breakdown Structure
To effectively manage EAC you need to break down the project budget into manageable pieces, in Adeaca PBA this is done against the Cost Breakdown Structure [CBS]. The CBS enables us to isolate budget positions making it possible to re-estimate the project with confidence and giving budget overruns nowhere to hide.
In Adeaca PBA, EAC is generally adjusted daily or weekly. At the end of each month, the full EAC dataset is committed and stored for future reference and trend analysis. This is possible because both the CBS and the full EAC process are completely embedded in the ERP application. This means that no manual data extracting, mapping, or consolidation is required. All costing data is available on demand replying on real-time data with full audit trail and drill back capabilities.
Learn more about what is Project Business Automation.
I / KHÁI NIỆM CHI PHÍ - KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN
Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận.
Trong phương pháp Earned Value Method [Phương pháp giá trị đạt được] chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm.
Còn chi phí gián tiếp [chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý,.... ] không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm.
Kiểm soát chi phí bao gồm tìm hiểu “tại sao” lại có sự thay đổi cả tích cực và tiêu cực.
Nó phải được kết hợp thống nhất với các quá trình kiểm soát khác như: quy mô dự án, tiến độ dự án, chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát khác trong dự án ...
Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm:
1] Xác định đường chi phí cơ bản của dự án,
2] Giám sát theo dõi chi phí thực tế,
3] Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đế việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản,
4] Thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi được phép.
II - GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP EVM
1/ Giới thiệu về EVM
Earned Value [EV] là giá trị của công việc đã hoàn thành.
EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ thực hiện với kế hoạch cơ sở [Baseline]. Nó trả lời cho câu hỏi "Chúng ta nhận được gì từ số tiền mà chúng ta đã chi tiêu?"
| “What did we get for the money we spent?” |
Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án [ Dự án vượt chi phí ? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?].
Phương pháp giá trị đạt được [Earned Value method- EVM] được dùng để đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm xem xét.
EVM được thực thi bằng việc phân tích chi phí và tiến độ thực hiện với kế hoạch ban đầu [kế hoạch cơ sở – Baseline schedule]
Những điểm đặc trưng chủ yếu của việc triển khai thực hiện thuật quản lý giá trị thu được bao gồm:
- Một bản kế hoạch dự án [được lập trước khi khởi công] xác định công việc phải hoàn thành, trong đó bao gồm cả kế hoạch về chi phí thực hiện [tức là bản dự toán] và kế hoạch về thời gian thực hiện [tức là bản tiến độ].
- Giá trị kinh phí dự kiến [cấp theo kế hoạch dự án] cho một công việc tại thời điểm kiểm soát dự án [còn gọi là thời điểm báo cáo], được gọi là giá trị dự kiến PV [Planned Value] hoặc Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc theo tiến độ BCWS [tiếng Anh là Budgeted Cost of Work Scheduled],
- Giá trị kinh phí [tức chi phí] theo dự toán [tức là kế hoạch trước khởi công] của phần khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành tính tới thời điểm báo cáo [của công việc được theo dõi], gọi là giá trị thu được EV [Earned Value] hoặc Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc đã thực hiện BCWP [tiếng Anh là Budgeted Cost of Work Performed].
Giá trị đạt được BCWP [Budget Cost for Work Performed] của công việc được tính bằng cách nhân phần trăm khối lượng công việc đã thực hiện cho tới thời điểm hiện tại với chi phí dự trù để thực hiện phần việc đó. Giá trị này gọi là chi phí dự trù để thực hiện phần việc đã được làm xét đến thời điểm cập nhật.
BCWP = % Công việc đã thực hiện [thời điểm hiện tại] * BAC
Ví dụ 1:
Chí phí dự trù [BAC] để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 10 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc.
BCWP = 3/4*1600 = 1200USD.
Ví dụ 2:
Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Lúc này chi phí thực tế là 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc.
BCWP = 3/4*1600 = 1200 USD.
Bất kể nhà thầu làm như thế nào. Số tiền nhà thầu nhận được từ CĐT cho phần việc đã làm chỉ là BCWP.
2/ Một số ký hiệu, thuật ngữ viết tắt trong EVM
BCWS = Chi phí theo kế hoạch [Budget Cost for Work Scheduled-BCWS]. BCWS được lấy bằng giá trị chi phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo tiến độ ban đầu.
BCWP = Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện [tiền nhà thầu sẽ được CĐT chi trả] [Budget Cost for Work Performed – BCWP]
ACWP = Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện [Actual Cost for Work Performed – ACWP] [tiền nhà thầu đã chi thực tế]
BAC = Chi phí để hoàn thành dự án theo kế hoạch [Budged At Completion - BAC]
EAC = Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế [Estimated At Completion - EAC]
CV = Chênh lệch chi phí [Cost Variance – CV]
SV = Chênh lệch tiến độ về khối lượng [Schedule Variance - SV]
VAC = Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án [Variance At Completion – VAC]
3/ Đo lường chi phí dự án
So sánh giá trị đạt được BCWP với ACWP [chi phí thực tế Actual Cost for Work Performed] để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí [vượt chi phí, hay tiết kiệm chi phí]
CV [Cost Variance] chênh lệch chi phí = sự khác nhau giữa chi phí thực hiện công việc đến thời điểm cập nhật [BCWP] và chi phí thực tế thực hiện công việc [ACWP].
Nếu CV < 0 => vượt chi phí và ngược lại
Ví dụ 1 [tiếp theo] => CV = BCWP - ACWP = 1200 - 1450 = -250 => Vượt chi phí
4/ Đo lường khối lượng thực hiện dự án
So sánh giá trị đạt được BCWP với BCWS [chi phí ước tính thực hiện phần việc phải được thực hiện đúng như kế hoạch đến thời điểm xét - Budget Cost For Work Schedule] để đánh giá hiệu về mặt khối lượng thực hiện [vượt khối lượng, hay chậm khối lượng]
SV [Schedule variance] = chênh lệch về mặt khối lượng công việc => SV=BCWP- BCWS.
Nếu SV < 0 => chưa đạt đủ khối lượng công việc theo kế hoạch và ngược lại
Ví dụ 1 [tiếp theo]: BCWS = [10/10]*1600 [đã thực hiện xong ngày thứ 10], BCWP = 1200 => SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1600= -500 => Chậm khối lượng.
Ví dụ 2 [tiếp theo]: BCWS = [8/10]*1600 = 1280 [đã thực hiện xong ngày thứ 8]
BCWP = 1000 => SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1280= -80 => Chậm khối lượng.
5/ Đo lường thời gian thực hiện dự án
So sánh STWP [thời gian dự trù để thực hiện phần việc đã được hoàn thành - Scheduled Time for Work Performed] và ATWP [Thời gian thực sự thực hiện phần việc đó - Actual Time for Work Performed] để đánh giá hiệu về mặt thời gian thực hiện [chậm tiến độ, hay nhan tiến độ]
TV [Time Variance] = STWP- ATWP
TV Chậm tiến độ và ngược lại
Ví dụ 1[tiếp theo].
STWP = 3/4*10 = 7,5; ATWP = 10; TV=STWP - ATWP= -2,5 [chậm tiến độ 2,5 ngày]
Ví dụ 2 [tiếp theo]
STWP = 3/4*10= 7,5; ATWP = 8; TV = STWP - ATWP = -0,5 [chậm tiến độ 0,5 ngày]
6/ Đánh giá tổng thể dự án
Chỉ số chi phí CPI [Cost Performance Index] = BCWP/ ACWSP>1 thì có lợi
Chỉ số tiến độ SPI [Schedule Performance Index] = BCWP/ BCWS >1 thì có lợi
Đôi khi chỉ số này thì tốt nhưng chỉ số khi thì không tốt. [VD: Dự án vượt tiến độ nhưng chi phí lại sử dụng cao hơn chi phí dự trù, hay ngược lại]
Kết hợp cả hai chỉ số CPI và SPI => chỉ số phản ánh tình trạng tổng thể của dự án gọi là chi số chi phí tiến độ [CSI]
CSI= CPI*SPI
CSI>1 => Tình trạng dự án là chấp nhận được CSI Dự án đang có vấn đề
Ví dụ 1 [tiếp theo] như trên:
Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 10 đã làm công tác. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc.
BCWP = 3/4*1600 = 1200
CV = BCWP - ACWP =1200 - 1450 = - 250
SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1280= -80
CPI = BCWP/ACWP = 1200/1450 = 0.8276
SPI = BCWP/BCWS = 1200/1280 = 0.9375
CSI = CPI*SPI = 0.7759
KL: Đến thời điểm cập nhật, dự án đã hoàn thành được phần việc ít hơn phần việc phải làm theo kế hoạch, với chi phí cao hơn chi phí dự trù => Dự án đáng báo động, cần có những biện pháp hữu hiệu để giải quyết.
DOWNLOAD THIS POST
Hãy comment phía dưới ý kiến nhận xét của bạn về phương pháp này nhé và đừng quên nhấn chọn share lên facebook, twitter và G+ của bạn.
Bài viết chia sẻ tiếp theo ĐTC sẽ chia sẻ với bạn "Các trường hợp xảy ra khi sử dụng phương pháp Earn Value Method - EVM"
Google Account Video Purchases Việt Nam