Mô tả công việc của một Nhân viên Xuất nhập khẩu làm việc tại nhà máy.
10/13/2018
7 Comments
Mô tả công việc của một Nhân viên Xuất nhập khẩu. [Làm việc tại công ty nhỏ hoặc trung bình chuyên về Thương mại XNK hoặc Nhà máy sản xuất hàng Xuất khẩu]
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN XNK:
- Giao dịch, đàm phán với đối tác để phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng.
- Xây dựng phương án xuất nhập khẩu và soạn thảo hợp đồng ngoại thương.
- Viết mail giao dịch với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh.
- Phiên dịch tiếng Anh tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước ngoài hoặc trong các chuyến đi công tác nước ngoài.
- Dịch tài liệu tiếng Anh.
- Thực hiện công tác đối ngoại khác.
TRÁCH NHIỆM CỦA NHÂN VIÊN XNK:
- Quản lý công việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng xuất khẩu.
- Đưa ra phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu.
- Tìm kiếm khách hàng thông quan phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế: alibaba.com, tradekey.com, ecvn.com…
- Check mail và trả lời thông tin với đối tác quan tâm. Báo cáo Tổng Giám Đốc thường xuyên về các khách hàng phát sinh.
- Tham dự các hoạt động tìm kiếm khách hàng khác: Hội thảo, hội nghị.
- Lập kế hoạch, triển khai, giám sát triển khai công việc chăm sóc khách hàng.
- Tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về công việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định.
- Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác.
- Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm soát nội dung thông tin giao dịch, đối nội, đối ngoại bằng tiếng anh
- Phiên dịch [tiếng Anh] tại các cuộc họp, hội thảo, hội nghị với đối tác nước.
- Sử dụng thành thạo các công cụ Trade Tools.
QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU:
- Tìm kiếm khách hàng thông qua các phương thức: các website thương mại điện tử quốc tế.
- Trả lời những thư hỏi hàng mà khách hàng có quan tâm. Có hai loại thư hỏi hàng cần phân định rõ và chăm sóc.
+ Một là thư sẽ gửi cho riêng phần inbox của mình, sẽ chăm sóc và trả lời một cách chi tiết những đòi hỏi của khách hàng, khả năng của mình.
+ Hai là thư hỏi hàng được gửi tới dưới dạng spam, tức là người gửi đồng thời gửi nhiều thư đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc, với dạng thư này phải trả lời với nội dung tỉ mẩn và báo giá mang tính cạnh tranh trước tiên, nếu có hồi âm của khách hàng sẽ trao đổi tiếp.
- Tìm kiếm khách hàng thông qua các hoạt động giao thương khác: Hội thảo, hội nghị...
- Chăm sóc khách hàng trong và ngoài nước: Chăm sóc khách hàng thường xuyên bằng cách gọi điện, gửi email, đến công ty thăm hỏi những dịp lễ, tết. Quan sát các mặt hàng khách hàng hay đóng cont, cho đi thị trường nào, giá cả ra sao. Thường xuyên báo giá, cập nhật thông tin giữa hai bên.
TIẾP NHẬN ĐƠN HÀNG VÀ LÀM THỦ TỤC GIAO HÀNG XNK:
- Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng.
- Tính toán số lượng đơn hàng chất đầy cho 1 cont 20′ [thể tích có thể chất 26.5cm3] hoặc 1 cont 40′.
- Mail Hợp đồng, PO cho khách hàng ký và yêu cầu scan mail lại chi mình.
- Làm đơn hàng mail xuống nhà máy, trao đổi đơn hàng có đáp ứng được không? Thời gian giao hàng? Sau đó thông tin về quy cách, thông tin in trên cartons, mã QR...
- Làm bộ chứng từ bao gồm hợp đồng, invoice, packing list. Chuyển bộ chứng từ cho khách hàng để khách hàng hoàn thành thủ tục thanh toán tiền deposit 30%, 50% hoặc TT trả trước 100% hoặc yêu cầu khách mở L/C.
- Liên hệ hãng tàu booking lịch tàu để cho hàng của mình đi đúng lịch mà mình mong muốn. Lịch tàu có thể do khách hàng chỉ định, hoặc có thể do mình book rồi trao đổi với khách hàng.
- Kiểm tra việc xếp hàng hoá, đóng cont có vấn đề gì không.
- Khai hải quan và hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng.
- Mail SI cho hãng tàu / FWD và hãng tàu / Fwd sẽ mail lại Bill nháp cho mình, mình kiểm tra thông tin trên Bill đã khớp chưa, liên hệ hãng tàu phát hàng Bill gốc / Bill surrender [hoặc switch bill theo yêu cầu...].
- Chuẩn bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O.
- Khi có C/O gốc, Bill gốc, kèm bộ chứng từ gồm invoice, packing list gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng lấy hàng ở đầu bên kia. Hoặc xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để xin chiết khấu / chờ thanh toán.
CÁC CÔNG VIỆC KHÁC CỦA NHÂN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU:
- Trả lời email, văn bản với đối tác [yêu cầu thông qua Trưởng phòng, GĐ]
- Giao tiếp, giao dịch với đối tác với thái độ cởi mở, hòa nhã. Nếu có phát sinh trong công việc phải báo cáo với người quản lý trực tiếp hoặc Tổng Giám Đốc để kịp thời giải quyết phát sinh.
- Tự chịu trách nhiệm trong các văn bản dịch thuật.
- Báo cáo công việc hàng ngày với trưởng/phó bộ phận.
- Thực hiện các công việc khác theo sự điều hành của người quản lý trực tiếp.
06 nhóm công việc chung của bộ phận Logistics.
Công việc liên đến Forwarding & Operation [Khai thác]:
1. Work with sales team, production team and other related teams for operation plan and update delivery schedule to them: Làm viêc với bộ phận sales, sản xuất, v.v để lên kế hoạch khai thác hàng và cập nhật lịch giao hàng.
2. Maintain daily logistics operations, provide reports, and support to process daily activities concerning documents, customs, etc: Duy trì các hoạt động logistics, làm báo cáo và hỗ trợ làm các thủ tục nhập xuất hàng, kê khai hải quan, v.v
3. Follow and solve arising problems and willing support other: Theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình khai thác hàng.
4. Follow up storage status & coordinate delivery to warehouse, container yard: Theo dõi tình trạng lưu kho, lưu bãi của hàng hóa và quá trình vận chuyển hàng tới kho bãi.
5. Meet delivery schedule as agreed with customer: Giao hàng theo đúng thỏa thuận với khách hàng.
Công việc liên quan đến Warehousing & Inventory [Kho]:
1. Organize and plan the delivery of in-coming, labeling and outgoing goods: Sắp xếp chỗ để cho những hàng hóa về kho, dán nhãn cho hàng hóa trong kho, chuẩn bị cho việc xuất hàng hóa theo kế hoạch.
2. Manage warehouse in good condition – always in tidy, clean and safe situation: Quản lý hàng hóa trong kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an toàn.
3. Evaluate and monitor stock status to ensure minimum shrinkage, loss may occur: Đánh giá và giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy ra thiết hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất.
4. Manage the receipts and documents of timely delivery of goods, shipment loading, transferring, etc: Quản lý các chứng từ liên quan như phiếu giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v.
5. Input technical data, quality, quantity, stock levels, delivery times, transport costs and efficiency: Nhập các dữ liệu về đặc tính kỹ thuật, chủng loại, số lượng, thời gian hàng đến, chi phí vận chuyển, v.v vào máy tính để theo dõi và báo cáo.
6. Track and maintain the accuracy inventory, follow up inventory data and make balance: Kiểm kho và đối chiếu chênh lệch hàng tồn.
7. Cooperate with related teams and customer to ensure smooth delivery to customer: Phối hợp với các bộ phận liên quan và khách hàng để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra êm đẹp.
8. Performe other duties such as picking, packing, sorting and managing administrative functions: Làm một số công việc khác như di chuyển, đóng gói, phân loại và quản lý những việc liên quan đến hành chính.
Công việc liên quan đến Documents [Chứng từ]:
1. Receives, checks and processes all inbound/outbound cargo documents [P/O, Invoice, Packing list, etc]: Nhận, kiểm tra và xử lý các tài liệu liên quan đến xuất nhập hàng hóa [Đơn đặt hàng, hóa đơn, danh sách hàng hóa, v.v].
2. Ensure all delivery document is prepared correctly and maintained properly: Đảm bảo việc giao nhận các chứng từ được sắp xếp và lưu giữ một cách chính xác.
3. Daily update data to system and inform customers: Cập nhật dữ liệu vào hệ thống vào thông báo cho khách hàng.
4. Collect all charges of related documents from customers and partners: Thu tất cả các loại phí liên quan đến chứng từ của khách hàng và đối tác.
5. Prepare and issue documentation [Bill of Lading, Delivery Order, etc]: Chuẩn bị và phát hành các chứng từ như Vận đơn, Lệnh giao hàng, v.v
6. Coordinate with related parties for delivery arrangement: Phối hợp với các bên lên quan để sắp xếp việc giao nhận hàng.
Công việc liên quan đến Customs [Hải quan]:
1. Collects, prepares and checks all necessary documents to make sure that all meet custom requirements: Thu thập, chuẩn bị và kiểm tra tất cả các tài liệu cần thiết để đảm bảo tuân thủ theo những yêu cầu của cơ quan hải quan.
2. Connect with customs to declare customs for import/export of goods: Kết hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan để kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu.
3. Coordinate with customers to solve problem relating to customs declaration for customers: Phối hợp với khách hàng để giải quyết các vấn đề liên quan đến kê khai hải quan.
4. Builds up relations with government agencies concerning import/ export: Xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan chính phủ liên quan đến xuất nhập khẩu.
5. Manage all expenses relating to customs declaration for customers: Quản lý tất cả các chi phí liên quan đến kê khai hải quan cho khách hàng.
6. Update law and prescription regarding customs procedure: Cập nhật các văn bản pháp luật về quy trình và thủ tục kê khai hải quan.
Công việc liên quan đến Transportation [Vận tải]:
1. Work with carriers to arrange shipments on time. Controlling delivery schedule, manage delivery activities, truck & container tracking. Follow up with carriers to make sure orders delivered to customers to meet lead time, update information of delivery to system on time. Làm việc với các bên vận tải để sắp xếp và kiểm tra lịch giao hàng, lên kế hoạch và quản lý các hoạt động vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng hẹn.
2. Monitors status of cargoes and contacts inland and overseas parties to get information and update: Giám sát tình trạng của hàng hóa và liên lạc với các bên tham gia ở nội địa hoặc quốc tế để thu thập và cập nhật thông tin.
3. Cooperate with shipping lines to control and arrange vehicle for transporting goods for customers: Hợp tác với các hãng tàu để sắp xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa.
4. Manage all drivers and trucking staffs: Quản lý tất cả các lái xe và nhân viên vận tải.
5. Manage gasoline for vehicle and all expenses relating to maintain vehicle: Quản lý nhiên liệu và các chi phí liên quan đến vấn đề bảo dưỡng phương tiện vận tải.
6. Make plan for vehicle maintenance schedule and make sure cars are always in good condition: Lên kế hoach bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ để đảm bảo các phương tiện vận tải luôn ở trong điều kiện tốt nhất.
7. Liaise with freight forwarders, transportation companies and rent truck companíe for deliveries and keep accurate records of deliveries: Kết hợp với các hãng vận chuyển và các bên cho thuê phương tiện để đảm bảo quá trình giao hàng được thông suốt.
8. Take responsibility to solve if there is any problem relating to trucking: Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đế quá trình vận tải.
9. Coordinate with Administration Department of company to register necessary licenses [if any]: Kết hợp với bộ phận hành chính để đăng ký các giấy phép cần thiết [nếu có].
Các công việc khác trong Logistics:
1. Maintain the processes and systems in logistics to achieve objectives. Duy trì công việc trong hệ thống logistics để đạt được mục tiêu đề ra.
2. Proactively seek opportunities to improve logistics functional performance and develop better procedures. Tích cực tìm kiếm các cơ hội phát triển chức năng và quy trình logistics tốt hơn.
3. Cooperating with warehouse, forwarder and related groups to ensure smooth delivery to customer. Kết hợp với bộ phận kho bãi, giao nhận và các nhóm liên quan để việc giao hàng diễn ra êm đẹp.
4. Handle all claims from customers and related parties regarding delivery/ freight. Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng và các bên liên quan.
5. Ensure the result of receiving & delivery in correct quantity and correct quality. Đảm bảo việc nhận và chuyển hàng đúng với số lượng và chất lượng.
6. Draw up logistic strategy, optimize and improve current logistics processes. Lên các chiến lược, tối ưu và phát triển các quy trình logistics hiện tại.
7. Control logistic operation expenses to ensure that SCM is providing the best service at the lowest price. Kiểm soát các chi phí hoạt động logistics để đảm bảo chuỗi cung ứng cung cấp dịch vụ tốt nhất và giá rẻ nhất.
Hoạt động logistics là chất keo kết dính, xâu chuỗi các ngành sản xuất, vận chuyển, phân phối, thương mại, kho bãi, cảng biển, cảng hàng không lại với nhau. Vì vậy, logistics không gói gọn trong một khu vực, một quốc gia mà có sự hội nhập rất lớn với hoạt động thương mại quốc tế. Nhiệm vụ của ngành logistics chính là tạo ra giá trị cạnh tranh tốt cho từng sản phẩm, dịch vụ như hàng hóa được đóng gói, bảo quản đúng tiêu chuẩn và được phân phối đúng lúc, đúng nơi với chi phí thấp.
Lĩnh vực logistics thực sự rất rộng lớn và không thể đưa được toàn bộ các công việc liên quan vào một bài viết. Nếu bạn các góp ý gì vui lòng comment xuống bên dưới để mình cùng nhau hoàn thiện vấn đề này nhé.
Tham khảo thêm:
-CÁCH SOẠN THẢO VÀ LẬP BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN THEO L/C - D/C TRƯỚC KHI XUẤT TRÌNH CHO NGẦN HÀNG THANH TOÁN / CHIẾT KHẤU.
-Một lô hàng xuất / nhập có bao nhiêu loại phụ phí phải trả cho hãng tàu / forwader?.
-Tổng hợp các tài liệu về EDO [Electronic Delivery Order - Lệnh giao hàng điện tử].
7 Comments