Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh trong tất cả các doanh nghiệp và liên quan đến tất cả hoạt động chung của doanh nghiệp, không tách riêng cho từng hoạt động cụ thể nào.
Chi phí doanh nghiệp bao gồm: Tiền lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm xã hội cho bộ phận quản lý, bộ phận văn phòng, chi phí văn phòng phẩm, khấu hao tài sản cố định, tiền thuê văn phòng, các khoản thuế phí phải nộp như thuế môn bài, phí ngân hàng.., tiền tiếp khách ăn uống, hội nghị, tiền điện thoại, internet…
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?
Phân biệt chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất chung
Khi liệt kê các khoản chi phí doanh nghiệp thì rất dễ nhầm lẫn và khó phân biệt với chi phí sản xuất chung. Vậy cần phân biệt tiền quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất chung như thế nào?
Kế toán cần hiểu rõ bản chất, dựa vào đối tượng, phạm vi phục vụ của các chi phí này. Cụ thể như sau:
- Chi phí sản xuất chung: phục vụ cho một bộ phận ở công ty đó là phân xưởng sản xuất. Khi công ty có nhiều tổ đội sản xuất thì chi phí phát sinh phục vụ cho bộ phận quản lý của các tổ đội đó sẽ được ghi nhận là chi phí sản xuất chung. Ví dụ như tiền lương của kế toán phân xưởng, hay tiền điện thoại của văn phòng tổ đội…
- Chi phí doanh nghiệp: phục vụ cho bộ phận quản lý chung của toàn công ty chứ k phục vụ riêng cho tổ đội nào. Ví dụ như tiền lương của bộ phận kế toán công ty, tiền điện thoại của văn phòng công ty…
Tài khoản kế toán dùng để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 được sử dụng để phản ánh chi phí doanh nghiệp trong hệ thống tài khoản kế toán.
Tài khoản 642 là tài khoản chi phí:
- Bên Nợ: Ghi tăng chi phí phát sinh, dự phòng phải thu
- Bên Có: Ghi giảm chi phí, kết chuyển chi phí
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 642 có các tài khoản chi tiết dùng để phục vụ việc quản lý chi phí hiệu quả hơn như : 6421 [chi phí nhân viên quản lý], 6422 [chi phí vật liệu quản lý], 6423 [Chi phí đồ dùng văn phòng], 6424 [chi phí khấu hao tài sản cố định], 6425 [thuế, phí, lệ phí], 6426 [chi phí dự phòng], 6427 [chi phí mua ngoài], 6428 [chi phí bằng tiền khác].
Tài khoản 642 không được kết chuyển vào giá vốn vì vậy đây là khoản chi phí nằm ngoài giá vốn. Trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện riêng ở chỉ tiêu thứ 9 mã số 26.
Qua đây, chúng ta thấy được rằng, việc theo dõi, quản lý chi phí doanh nghiệp rất quan trọng.
Cách quản lý chi phí hiệu quả
Mỗi loại chi phí sẽ có một cách quản lý khác nhau.
Chi phí văn phòng phẩm sẽ dựa trên phiếu đề xuất nhu cầu của các phòng ban, tuy nhiên sẽ không có sự chênh lệch quá lớn về văn phòng phẩm giữa các tháng trừ khi không có sự thay đổi quá nhiều về tổ chức và nhân sự.
Chi phí internet và điện thoại cũng không thay đổi quá nhiều và dựa vào hóa đơn tính cước của các nhà mạng.
Các chi phí như tiếp khách, hội nghị cần dựa vào phê duyệt của giám đốc, hợp đồng, báo giá các loại chi phí này. Tuy nhiên, để kiểm soát tốt hơn thì doanh nghiệp cũng cần đưa ra định mức chi phí này.
Chi phí xăng xe công ty dựa vào lịch đặt xe, phiếu điều động xe, định mức xăng xe.
Tóm lại, để quản trị chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chặt chẽ cùng với hồ sơ và sự phối hợp kiểm soát giữa các phòng ban với nhau.
Tỷ trọng chi phí doanh nghiệp
Tỷ trọng của chi phí doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào từng loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong nhiều trường hơp thanh tra, kiểm tra, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được chú ý hơn do doanh nghiệp lỗ liên tiếp trong nhiều kỳ nhưng chi phí doanh nghiệp ở mức quá cao. Trong trường hợp này, lợi nhuận gộp vẫn có nhưng sau khi trừ đi chi phí doanh nghiệp thì bị lỗ. Đây chính là bài toán về việc quản trị chi phí doanh nghiệp.
Trong giai đoạn đầu của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi nhuận từ việc bán hàng hóa dịch vụ chưa có nhiều do đây là thời điểm doanh nghiệp phải tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trường. Song song với đó, bộ máy quản lý doanh nghiệp vẫn phải hoạt động nên chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn và khiến doanh nghiệp bị lỗ vẫn hợp lý.
Nhưng sau một thời gian hoạt động, khi đã có thị trường nhất định và doanh nghiệp ít phải mở rộng bộ máy quản lý thì doanh nghiệp cần có biện pháp để tối ưu bộ máy quản lý, giảm chi phí cho doanh nghiệp.
- Các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp [tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...];
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp;
- Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi;
- Dịch vụ mua ngoài [điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...];
- Chi phí bằng tiền khác [tiếp khách, hội nghị khách hàng...].
Tuy nhiên, chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 [sửa đổi 2013].
Trường hợp có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để làm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
[Điểm 1.1, 1.2 Khoản 1 Điều 64 Thông tư 133/2016/TT-BTC]
2. Chi tiết từng loại chi phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp
Cụ thể theo điểm 1.3 Khoản 1 Điều 64 Thông tư 133/2016/TT-BTC, các loại chi phí nằm trong chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm... vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ,... [giá có thuế hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng].
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý [giá có thuế hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng].
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,...
- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.
- Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,... [không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định] được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí nêu trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,...
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
* Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả [Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết];
* Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả [chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết];
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
- Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
[Khoản 2 Điều 64 Thông tư 133/2016/TT-BTC]
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.