Cách làm Data Validation có điều kiện

Trong các công việc Excel yêu cầu cần sự chính xác về mặt dữ liệu, nguyên nhân sai sót số liệu xuất phát từ chính người dùng, người nhập liệu data. Việc dữ liệu bị sai do cố ý hay vô ý đều phải trả giá bằng thời gian, tiền bạc và công sức để ra soát lại và chỉnh sửa. Nếu có thể tự động cảnh báo và hạn chế những dữ liệu người dùng nhập sai. Điều đó thì quá tuyệt với, nó giúp tiết kiệm thời gian và độ chính xác về dữ liệu.

Hôm nay trong serial tự học Excel, cách sử dụng Excel 2016. Thế Giới Excel xin hướng dẫn tự học cách sử dụng Data Validation để thực hiện ràng buộc có điều kiện, kiểm tra dữ liệu tự đông khi nhập vào, và bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc dữ liệu sẽ bị sai lệch nữa.

Bài viết hướng đến các bạn chưa bao giờ biết sử dụng Data Validation?, Định nghĩa và ý nghĩa. Đối với các bạn đã làm quen với tính năng này nhưng ở một phiên bảng khác, thì ở phiên bảng Excel 2016 này cách sử dụng Data Validation sẽ như thế nào?.

Ý Nghĩa Chính Của Tính Năng Data Validation trong Excel.

Nếu dịch đúng nghĩa cụm từ Data Validation có nghĩa là Xác thực dữ liệu. Đó là công việc xác nhận xem dữ liệu thực sự có đúng với một số nguyên tắt người dùng đặt ra hay không. Đây có thể là một công việc nhàm chán và bạn không thể làm thủ công với hàng ngàn dòng dữ liệu được.

Data Validation sẽ làm thay bạn. Nó cho phép bạn kiểm soát dữ liệu khi người dùng nhập vào một ô. Bạn có thể hạn chế người dùng chỉ nhập theo kiểu số, văn bản hoặc kiểu ngày tháng.

Kiểu hiện thông báo hướng dẫn người dùng.

Và thông báo khi người dùng nhập liệu sai. Excel bắc buộc bạn phải nhập lại dữ liệu cho đến khi nhập đúng thì thôi.

Tạo một điều kiện kiểm soát dữ liệu nhập vào.

Ví dụ: Tạo một điều kiện nhập liệu chỉ cho phép nhập dữ liệu là số trong phạm vi từ 0 10.

Thế giới Excel chúng tôi sẽ hạn chế người dùng nhập dữ liệu trong khoản từ 0 10.

Các bước trình bài sẽ thực hiện liên tục. Các bạn hãy thực hiện theo đúng từng bước.

Truy cập tính năng Data Validation.

1. Quét chọn vùng dữ liệu các bạn cần đặt điều kiện ràng buộc dữ liệu. Trong ví dụ này là cột điểm. Vùng dữ liệu là E6:E10

Bài học liên quan:

Làm quen với các khái niệm cơ bản range [vùng dữ liệu trong Excel] và các thao tác cơ bản.

2. Data Validation có thể được truy cập từ thanh công cụ Ribbon. Từ thanh công cụ Ribbon, bạn chọn tab Data, bạn tìm kiếm nhóm Data Tools, bạn click biểu tượng Data Validaton.

Tại tab Settings trong cửa sổ tính năng Datavalidation.

3. Tại mục đầu tiên Allow:, các bạn chọn Whole Number.

• Whole Number Cho phép nhập dữ liệu là số với điều kiện số nhập vào phải đáp ứng thỏa các điều kiện Lớn hơn / nhỏ hơn, ở giữa/ không ở giữa, bằng/ không bằng.

4. Tại mục thứ 2 Data là một danh sách, chọn between.

5. Thêm điều kiện Minimum [nhỏ nhất] và Maximum [lớn nhất].

Cách tạo thông báo hướng dẫn nhập liệu.

Hướng dẫn nhập liệu sẽ hiện lên khi người dùng chọn một cell [ô] bất kỳ trong vùng dữ liệu [E6:E10], và nói cho người dùng cần nhập như thế nào.

Trong cửa sổ tính năng Data Validation, sau khi bạn đã tạo điều kiện tại tab Settings. Bạn di chuyển qua tab kế tiếp là Input Message:

1. Check chọn Show input message when cell is selected.

2. Nhập Title.

3. Nhập nội dung hướng dẫn.

Cách tạo thông báo lỗi.

Nếu người dùng không quan tâm tới hướng dẫn nhập liệu và nhập dữ liệu không đúng với điều kiện, bạn có thể sử dụng cửa sổ thông báo lỗi và thể hiện lên.

Tại tab cuối cùng trong cửa sổ Data Validation. các bạn chọn tab Error Alert

1. Check chọnShow error alert after invalid data is entered.

2. Nhập tiêu đề cho thông báo.

3. Nhập thông điệp báo lỗi.

4. Click Ok để hoàn tất cài đặt một điều kiện data validation.

Data Validation hoạt động như thế nào.

1. Chọn ô bất kỳ trong vùng dữ liệu điểm [E6:E10].

2. Thử nhập dữ liệu điểm lớn hơn 10.

Chú ý: Để bỏ data validation, bạn chọn vùng dữ liệu có đặt Data Validation. Tại thanh công cụ Ribbon, chọn tab Data, đi tới nhóm Data Tools, chọn data validaton và click Clear All.

Nếu trường hợp trên một worksheet có nhiều vùng dữ liệu có data validation, bạn có thể sử dụng tính năng cực mạnh của excel là Go To Special để nhanh chóng đánh chọn tất cả các vùng, hoặc ô có cài đặt Data Validation.

Thế giới Excel xin kết thúc bài viết này tại đây. Phần 2 về cách sử dụng data validation là hướng dẫn các bạn cách tạo một danh sách dữ liệu.

Cách Sử Dụng Excel 2016 Cách Sử Dụng Data Validation P.2 Cách Tạo List Trong Data Validation

thegioiexel.com

Video liên quan