Ngày đăng: 08:31 - 14/05/2020 Lượt xem: 7429 Cỡ chữ
Khi sử dụng hóa đơn điện tử không thể thiếu bước ký chữ ký số trên hóa đơn để xuất hóa đơn thành công và đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được lập. Tuy nhiên thì cách ký chữ ký số trên hóa đơn được thực hiện như thế nào? bài viết sau đây sẽ giúp các bạn thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được lập bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
1. Chữ ký số là gì? ký số là gì?
Chữ ký số được sử dụng phổ biến trên hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Khoản 5, Khoản 6, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ban hành ngày 27/9/2018 chữ ký số và ký số được định nghĩa như sau:
- Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
- Ký số là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh buộc phải mua chữ ký số từ các nhà cung cấp. Phí mua chữ ký số được phân tách ra gồm 2 loại phí:
- Phí mua token: token lúc này chỉ đơn thuần là 01 chiếc USB trống rỗng và chưa có dữ liệu gì.
- Phí dịch vụ: là phí dịch vụ cấp “Chứng thư số” khi doanh nghiệp mua chữ ký số từ nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ tiến hành nạp các thông tin liên quan đến doanh nghiệp vào token, khi này token chứa dữ liệu sinh ra một cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật để thực hiện việc ký số và khóa công khai giúp nhận dạng Chữ ký số.
2. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào? Ký chữ ký số là một bước quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất việc mua bán trao đổi hàng hóa và đặc biệt để hóa đơn có giá trị và tính pháp lý.
Trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Tùy từng trường hợp mà người bán hoặc người mua sẽ phải cùng ký trên hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp có thể thực hiện ký số qua Java hoặc ký số qua Extension EINVOICE Signing.
2.1 Chuẩn bị thực hiện ký chữ ký số
Để có thể ký chữ ký chữ số doanh nghiệp chuẩn bị:
- Chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.
- Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
- Phần mềm hóa đơn điện tử [mua từ các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử]
2.2 Các bước ký số trên hóa đơn điện tử
Khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các điều kiện được nêu ở phần 2.1 thì có thể tiến hành áp dụng chữ ký số lên hóa đơn điện tử theo 3 bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Kế toán đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Trong mục “Sử dụng hóa đơn” chọn “Quản lý ký số hóa đơn”
Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.
Nếu chưa lập hóa đơn kế toán khởi tạo hóa đơn, sau đó mới thực hiện ký số hóa đơn. Các hóa đơn chưa được ký số được tự động lưu vào một mục riêng để tạo thuận lợi khi tìm kiếm.
Bước 2: Mở hóa đơn điện tử cần ký số
Doanh nghiệp mở hóa đơn cần ký số nhanh bằng cách nhập mã hóa đơn hoặc tên đối tác rồi click vào ô tìm kiếm. Hoặc tích chọn hóa đơn chưa ký số rồi tìm kiếm.
Tích chọn mục hóa đơn “Chưa ký số” lọc ra những hóa đơn chưa được ký số.
Đối với hóa đơn điện tử vừa khởi tạo kế toán thực hiện kiểm tra chính xác các thông tin sau khi kê khai và nhấp vào ô “Xuất hóa đơn” để tiến hành ký số.
Bước 3. Thực hiện thao tác ký hóa đơn
Sau khi mở hóa đơn chưa được ký số kế toán kéo xuống cuối click chọn “Ký hóa đơn”
Phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Kế toán chỉ cần đăng nhập tên và mật khẩu đã được cung cấp để xác nhận chữ ký số lên văn bản.
Ngay sau khi doanh nghiệp điền thông tin tài khoản của mình thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên token lên văn bản và cung cấp bản thể hiện thông tin của hóa đơn.
Sau nhập mã ký số hóa đơn thành công và gửi thì phần mềm sẽ hiện lên thông báo ký số hóa đơn điện tử thành công. Như vậy là bạn đã hoàn tất việc ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
3. Những lưu ý khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử
Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử khá đơn giản, bạn có thể thực hiện trong vài phút tuy nhiên khi thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Đảm bảo token chứa chữ ký số chưa hết hạn và vẫn còn hiệu lực.
- Kiểm tra thời hạn cung cấp dịch vụ chữ ký số, nếu token hết hạn cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để được ra hạn chữ ký số.
- Token không kết nối được với máy tính có thể do lỗi hệ thống hoặc máy tính chưa cài đặt phần mềm ký số. Kế toán cần cài đặt phần mềm ký số trước khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn sau khi ký chữ ký số được thông báo phát hành, hóa đơn không thể sửa đổi trực tiếp mà phải thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo luật quy định.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số uy tín được các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh tin tưởng lựa chọn để hợp tác. Sự ra đời của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đem đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ hiện đại, với công nghệ cao vô cùng hoàn hảo.
Trên đây là những chia sẻ về cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử, chữ ký số và các nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử, quý vị và các bạn có thể trực tiếp liên hệ qua đường dây nóng:
- Miền Bắc: 19004767;
- Miền Trung/Nam: 19004768.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn luôn nỗ lực đem đến cho quý khách hàng những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất.
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng; Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định mới nhất; Trường hợp Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Hầu hết các Doanh nghiệp, tổ chức, hộ các nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
=> Chỉ những Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại… đáp ứng điều kiện thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Chi tiết xem tại đây: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
----------------------------------------------------------------
Theo Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
-> Các bạntruy cập vào thuedientu.gdt.gov.vn nhé.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.
|
- Áp dụng hóa đơn điện tử: - Đăng ký giao dịch qua: □ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế [theo khoản...Điều ...Nghị định] □ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền □ Các loại hóa đơn khác - Danh sách chứng thư số sử dụng:
|
Tải mẫu 01 theo Nghị định 119 về tại đây:
Tải về
- Trong thời gian
------------------------------------------------------------
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
- Hoá đơn mẫu.
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử
Tải Mẫu Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử về tại đây:
TẢI VỀ
Nếu bạn không tải về được thì có thể làm theo cách sau:
Bước 1: Để lại mail ở phần bình luận bên dưới
Bước 2: Gửi yêu cầu vào mail:[Tiêu đề ghi rõ Tài liệu muốn tải]
Còn: Hóa đơn mẫu là Mẫu hóa đơn điện tử mà DN bạn với bên đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thỏa thuận.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện từ thì các bạn làm trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML.
-----------------------------------------------------------------
- Phải có Chữ ký số.
- Máy tính đã cài phần mềm HTKK mới nhất -> Để làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đây và kết xuất XML.
- Quyết định sử dụng hóa đơn và Hoá đơn mẫu -> Phải SCAN đính kèm vào file Word để nộp qua mạng.
Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn:
- Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi đúng với thông tin đăng ký thuế.
- Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hoá đơn KHÔNG bị trùng với các số hoá đơn đã thông báo phát hành.
- Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn PHẢI đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.
- Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định; ví dụ ngày gửi thông báo phát hành là ngày 10/9/2019 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 12/9/2019 [không được ghi ngày bắt đầu sử dụng là 11/9/2019 hoặc 05/9/2019]
- Phải ghi thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử và phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế.
- Nội dung trên Quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định.
Hóa đơn mẫu:
- Hoá đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn.
- Thông tin tên, địa chỉ đơn vị trên hoá đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế.
-----------------------------------------------------------
- Sau 2 ngày kề từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của Cơ quan thuế.
Chi tiết trình tự các bước nộp phát hành hóa đơn điện tử qua mạng ...
các bạn xem tại đây nhé: Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng [nếu có] theo quy định.
-----------------------------------------------------------------------------
II.Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Căn cứ theo điều 15 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 9Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:
1. Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
a] Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
b] Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
c] Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
d] Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
đ] Trường hợp khác như sau:
- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định đồng thời cơ quan thuế ban hành quyết định thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
--------------------------------------------------------------------------
2. Các trường hợp nêu trên được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.
3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử [tức làsử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh].
=> Chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh -> Các bạn xem chi tiết tại "Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử" trên đầu bài viết.
-------------------------------------------------------------------------
chúc các bạn thành công!
-------------------------------------------------------------------------