Excel cho phép bạn bảo vệ công việc của mình, cho dù đó là ngăn ai đó mở sổ làm việc mà không có mật khẩu hoặc cấp quyền truy cập chỉ đọc vào sổ làm việc hoặc thậm chí chỉ để bảo vệ trang tính khỏi việc vô tình xóa bất kỳ công thức nào.
Bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều cấp độ bảo vệ cho dữ liệu Excel tùy theo nhu cầu của bạn / tổ chức của bạn. Bạn có thể chọn sử dụng tất cả các tùy chọn có sẵn hoặc kết hợp các tùy chọn – tất cả tùy thuộc vào mức độ bảo mật dữ liệu Excel mà bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể chọn mã hóa các tệp Excel được chia sẻ và bật tính năng bảo vệ sổ làm việc và trang tính, nhưng chỉ sử dụng bảo vệ trang tính trên sổ làm việc cá nhân để không có công thức nào bị vô tình xóa.
Cách bảo vệ các tệp Excel của bạn không bị xóa
- Mở trang tính cần bảo vệ, chọn các ô dữ liệu cần bảo vệ [nghĩa là không thay đổi được] trong trang tính.
- Nhấp vào trình đơn “Công cụ”, tìm “Tùy chọn”, thực hiện cài đặt tương ứng trong tùy chọn, tìm tab “Bảo mật” trong tùy chọn, bạn có thể nhập tương ứng trong “Quyền mở” và “Sửa đổi quyền” Mật khẩu, trước tiên hãy nhập mật khẩu để sửa đổi quyền và nhấp vào “OK” sau khi thiết lập.
- Để bảo vệ ô đã chọn, hãy mở menu “Định dạng”, tìm “Ô” và mở hộp thoại “Định dạng Ô”.
- Chuyển sang tab “Bảo vệ”, đánh dấu vào hộp kiểm “Khóa”, sau khi hoàn tất cài đặt, nhấp vào nút “OK”.
- Tìm lại menu “Công cụ”, và tìm “Bảo vệ” – “Trang tính Bảo vệ”. Mở hộp thoại “Trang tính Bảo vệ” và thực hiện các cài đặt tương ứng trong đó.
- Chỉ đánh dấu chọn “Select Unlocked Cells”, nghĩa là người dùng chỉ có “Select Unlocked Cells”, còn những cái bị khóa không thể chọn, tức là đã được bảo vệ. Sau khi cài đặt, hãy nhập mật khẩu để người dùng được ủy quyền có thể thay đổi mật khẩu đó.
- Sau khi nhập mật khẩu để xác nhận, bạn sẽ được nhắc nhập lại mật khẩu, trong trường hợp nhập sai mật khẩu mà bạn không thể nhớ rõ.
- Bây giờ khi chỉnh sửa trang tính này, hộp thoại sẽ xuất hiện, cho biết rằng bạn không có quyền chỉnh sửa. Nó có nghĩa là trang tính đã được bảo vệ.
Cách làm cho file excel không xóa được
Trong mọi trường hợp, các tệp được sử dụng bởi máy tính có thể bị xóa [ngoại trừ một số chương trình hệ thống]. Nếu bạn không muốn xóa các tập tin thường sử dụng, bạn có thể sử dụng phương pháp ngụy trang. Bằng cách:
- Thay đổi phần mở rộng của tệp EXCEL thành .sys hoặc xóa trực tiếp.
- Tại thời điểm này, bạn sẽ được nhắc rằng sau khi thay đổi tên tệp, tệp có thể không khả dụng, hãy nhấp vào “Có”.
- Nếu bạn cần mở một tệp, trước tiên bạn có thể mở một tài liệu EXCEL trống, sau đó kéo và thả tệp đã đổi tên vào bảng. Khi lời nhắc xuất hiện, hãy nhấp vào “Có”.
- Tại thời điểm này, nó có thể được sử dụng và chỉnh sửa bình thường.
Lưu ý: Tốt hơn hết bạn nên đặt tệp sau khi đổi tên vào một thư mục thống nhất, để không bị quên.
Khi thao tác trên Excel, việc thao tác trên nhiều tài liệu, nhiều sheet, nhiều workbook, nhiều người cùng thao tác trên 1 bảng tính dẫn tới nhu yếu cần được bảo mật thông tin tài liệu, tránh việc tự ý sửa, xóa, mở workbook. Trong bài học kinh nghiệm này tất cả chúng ta cùng tìm hiểu và khám phá về công dụng khóa và bảo mật thông tin trong excel nhé .
Đang xem : Cách khóa file excel không cho xóa
Tổng quan
Có nhiều Lever bảo mật thông tin trong excel như :
Bảo vệ khi mở file Excel [Protect an Excel file]: ngăn người dùng tự ý mở file Excel, bao gồm mở chỉ để xem nội dung hoặc mở để xem và sửa nội dung trong file.Bảo vệ cấu trúc Workbook [Protect Workbook]: ngăn người dùng tự ý thay đổi các sheet trong workbook: đổi tên, thêm mới, xóa, ẩn, bỏ ẩn… mà những việc đó ảnh hưởng tới cấu trúc của workbook.Bảo vệ nội dung trong 1 sheet [Protect Sheet]: ngăn người dùng tự ý thay đổi nội dung của 1 ô hay 1 vùng trong ô, bao gồm nhiều tùy chọn để có thể cho phép hay không cho phép sử dụng một vài tính năng trong khi sheet đang bị khóa.Bảo vệ thông qua thiết lập bảo vệ trong VBA
Tuy có nhiều Lever bảo mật thông tin nhưng tính năng bảo mật thông tin trong Excel lại dễ bị phá. Vì vậy mục tiêu chính của việc bảo mật thông tin trong excel nhằm mục đích tránh cho người sử dụng có những lỗi vô ý làm mất tài liệu hoặc phá vỡ tính link sẵn có của nội dung trong Excel .
Những bước bảo vệ cơ bản
Bảo vệ khi mở file Excel [File Protect]
Với phiên bản Excel 2007 trở về sau việc khóa file được triển khai ở hành lang cửa số Lưu File
Bấm chọn Save as [ phím tắt F12 ] để mở cửa sổ Lưu file. Trong hành lang cửa số Lưu file tất cả chúng ta quan tâm vào mục Tools cạnh nút Save
Bấm vào mục Tool > General Options…
Trong hành lang cửa số General Options, tất cả chúng ta có những tính năng sau :
Always creat backup : Luôn tạo 1 bản lưu dự trữ cho file của tất cả chúng ta, nhằm mục đích mục tiêu tất cả chúng ta không mở lại được file gốc [ quên mật khẩu ] Password to open : Mật khẩu để mở file. Khi đặt mật khẩu mở file thì mỗi khi mở file Excel đều sẽ nhu yếu phải nhập mật khẩu mới được cho phép tất cả chúng ta truy vấn vào nội dung filePassword to modify : Mật khẩu để sửa file. Ngoài việc mở file để xem nội dung, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể thiết lập để không được cho phép người khác tự ý sửa file khi đã mở được file, muốn sửa cần phải có mật khẩu để mở lớp bảo vệ này. Read-only recommended : khuyến nghị file chỉ nên đọc. Khi file excel của tất cả chúng ta có thực trạng bảo vệ mở và sửa file thì tất cả chúng ta hoàn toàn có thể đặt 1 thông tin tới người mở file rằng chỉ nên đọc chứ không nên sửa nội dung, nhằm mục đích tránh gây ra những sai sót do việc không hiểu cấu trúc nội dung của file .
Bảo vệ WorkSheet [Protect Workbook]
Trong tab Review, tất cả chúng ta chú ý quan tâm tới tính năng Protect Workbook. Khi sử dụng tính năng này tất cả chúng ta hoàn toàn có thể thiết lập bảo vệ cho cấu trúc của Workbook, tránh việc người dùng tự ý sửa, xóa sheet, đổi khác vị trí những cấu trúc trong workbook .
Khi sử dụng công dụng Protect Workbook, sẽ hiện lên hành lang cửa số Nhập mật khẩu :
Xem thêm: 5 cách download video trên Youtube nhanh gọn & đơn giản
Tại đây bạn hoàn toàn có thể chọn việc có sử dụng mật khẩu hay không. Nếu khóa không dùng mật khẩu, bạn hoàn toàn có thể bấm ngay vào nút OK để hoàn tất thủ tục .
Xem thêm : Phương Trình Đường Tải Tĩnh, Các Phương Pháp Phân Cực Cho Bjt
Sau khi đã vận dụng Protect Workbook, những bạn thử click chuột phải vào vùng SheetTab sẽ thấy những công dụng trong sheetTab đã bị số lượng giới hạn không được cho phép triển khai những nhu yếu sau : Chèn thêm sheet [ Insert ] Xóa sheet [ Delete ] Đổi tên sheet [ Rename ] Di chuyển hoặc copy sheet [ Move or Copy ] Tô màu cho sheet [ Tab Color ] Ẩn sheet [ Hide ] Mở ẩn sheet [ Unhide ]
Với những số lượng giới hạn như vậy tất cả chúng ta chỉ hoàn toàn có thể sử dụng những sheet đã cho sẵn mà không hề làm biến hóa cấu trúc những sheet trong workbook .
Bảo vệ nội dung trong Sheet [Protect Sheet]
Chức năng này nằm trong tab Review, bên cạnh tính năng Protect Workbook
Khi chọn công dụng Protect Sheet => Hộp thoại Protect Sheet mở ra, gồm có những nội dung sau :
+Password to unprotect sheet: Mã để mở khóa. Nếu chúng ta nhập mã vào mục này thì khi muốn mở khóa chức năng protect Sheet thì chúng ta phải nhập đúng mã đã chọn. Tuy nhiên chúng ta có thể không cần đặt mã vẫn sử dụng được chức năng Protect Sheet, khi đó việc mở khóa sẽ không yêu cầu mật khẩu => Việc đặt mật khẩu là không bắt buộc.
+Allow all users of this worksheet to: Cho phép thực hiện những điều sau đây trong khi Sheet đang được Protect bằng việc đánh dấu chọn vào mục tương ứng:
Select locked cells: chọn các ô đang bị khóa. Mặc định là cho phép chọn tới các ô đang bị khóa. Nếu bỏ chọn mục này thì chúng ta không thể chọn tới ô bị khóa [dùng chuột click vào ô bị khóa, hay dùng nút di chuyển trên bàn phím tới ô bị khóa]. Thường dùng trong trường hợp trong sheet chỉ cho phép chọn tới những ô nhất định không khóa.Select unlocked cells: Chọn tới các ô không bị khóa. Mặc định là cho phép chọn tới các ô không bị khóa [hầu hết đều sử dụng nội dung này]Format cells: sử dụng chức năng định dạng ô. Mặc định là không cho phép. Khi khóa sheet thì bạn có thể cho phép / không cho phép người dùng thực hiện chức năng định dạng, mục đích để bảo vệ những thiết lập định dạng ban đầu theo ý muốn của mình, không cho người khác tự ý thay đổi định dạng [font chữ, màu sắc, loại dữ liệu…]. Áp dụng ngay cả với những ô khóa hay không bị khóa.
Xem thêm : bản vẽ đồ án bê tông cốt thép 1 dầm 3 nhịp
Format columns + Format rows: sử dụng chức năng định dạng cột, hàng. Mục đích để ngăn người dùng định dạng các vấn đề về cột, hàng [ví dụ như ẩn cột, ẩn hàng, mở ẩn, chỉnh độ rộng, tô màu…]Insert columns + Insert rows: Sử dụng chức năng chèn thêm cột, hàngDelete columns + Delete rows: Sử dụng chức năng xóa cột, hàngSort: Sử dụng chức năng sắp xếp dữ liệu [Data>Sort]Use AutoFilter: Sử dụng chức năng lọc dữ liệu [Data>Filter]Use PivotTable & PivotChart: Sử dụng chức năng pivot [bảng báo cáo động, biểu đồ động]Edit Objects: Sử dụng chức năng chỉnh sửa các đối tượngEdit scenarios: Sử dụng chức năng kịch bản [chức năng scenarios trong excel]
Tuy nhiên tất cả chúng ta cần chú ý quan tâm thêm 1 nội dung nữa là : thiết lập Cell nào là cell bị khóa [ locked cell ], cell nào không bị khóa [ unlocked cell ]
Trong bất kỳ cell nào trong sheet đều mặc định là ở chế độ lockMuốn thiết lập cell ở chế độ không khóa, bạn chọn cell đó rồi vào chức năng Format cells>Protection>bỏ chọn ở mục Locked
Xem thêm: Top 10 câu lạc bộ giàu nhất thế giới năm 2021 – BLV Vĩnh Toàn
Như vậy tất cả chúng ta đã nắm được những nguyên tắc cơ bản của việc khóa bảo vệ chương trình excel .
Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Excel
Điều hướng bài viết
Source: //thodienthoai.com
Category: Kiến thức chung