Ở cấp độ cơ bản nhất, một hệ thống thông tin [IS] là một tập hợp các thành phần hoạt động cùng nhau để quản lý việc xử lý và lưu trữ dữ liệu. Vai trò của nó là hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh.
Hệ thống thông tin thường bao gồm sự kết hợp của phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng [CRM] để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình, có được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Công nghệ này cho phép các công ty thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, xác định nhóm mục tiêu chính xác của chiến dịch tiếp thị và đo lường sự hài lòng của khách hàng.
Vai trò của hệ thống thông tin
Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất. Vai trò của hệ thống thông tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Về bên ngoài: Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài, và đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,…
Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra.
Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; tyhoong tin về bán hàng, doanh thu, tài chính…
Xem thêm: Cách để đánh giá nhân sự giỏi trong doanh nghiệp
Các loại thông tin quản lý
Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành: [thông tin tác nghiệp] sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.
Làm trung gian giữa các doanh nghiệp với môi trường và xã hội
Hệ thống thông tin hiện nay đóng vai trò trung gian giữa các thương hiệu, doanh nghiệp với môi trường và xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, có vai trò quyết định, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thuận tiện bậc nhất. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp được thể hiện trên cả hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Đối với mặt bên ngoài
Hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong việc thu thập các dữ liệu và thông tin từ môi trường bên ngoài. Sau đó đưa thông tin từ trong doanh nghiệp cung cấp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm nhiều thông tin, bao gồm những khía cạnh sau đây: thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, hoặc đơn giản chỉ là các chính sách của chính phủ,…
Đối với mặt nội bộ
Hệ thống thông tin nội bộ của một doanh nghiệp bất kỳ đóng vai trò như một cầu nối, giúp liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp một cách hệ thống và có tổ chức với nhau. Nó còn có thể thu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác nhau mà doanh nghiệp có thể đề ra.
Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực là gì? Vai trò quản trị nhân lực trong doanh nghiệp
Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công.
Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit
1. Phát triển hệ thống Quản lý điều hành và Quản trị nội bộ
Ngay sau khi hoàn thành triển khai hệ thống Core banking nhằm giúp thực hiện các nghiệp vụ giao dịch, quản trị hoạt động ngân hàng hàng ngày, nhiều ngân hàng đã bắt đầu đầu tư cho triển khai các hệ thống quản lý điều hành và quản trị nội bộ nhằm cung cấp và xử lý kịp thời thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động, hỗ trợ ra quyết định, đáp ứng yêu cầu quản trị phù hợp với mô hình tổ chức, quy mô phát triển của mỗi ngân hàng. Triển khai hệ thống quản lý quan hệ khách hàng [CRM] hướng tới lấy khách hàng làm trọng tâm nhằm mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng, đang là xu hướng chủ đạo phát triển ứng dụng công nghệ thông tin của các ngân hàng hiện nay.
Tùy theo chiến lược, mục tiêu phát triển mà mức độ đầu tư của từng ngân hàng cho ứng dụng CNTT trong quản trị điều hành cũng khác nhau. Một số ứng dụng đang được các ngân hàng triển khai hiệu quả như các chương trình: Quản lý nguồn nhân lực; Quản lý tiền mặt, kho quỹ; Quản lý tài sản; Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp; Quản lý hiệu quả hoạt động [KPI]; Định giá điều chuyển vốn nội bộ [FTP]; ... và Quản lý quan hệ khách hàng [CRM].
Các hệ thống công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động của NHNN thường xuyên được nâng cấp, phát triển, góp phần tăng cường hiệu quả điều hành, thực thi chính sách tiền tệ và năng lực thanh tra, giám sát. Đưa ra hệ thống Báo cáo: thống kê tập trung, cân đối tài khoản kế toán ngày, tài chính, cấp tín dụng, thị trường tiền tệ liên ngân hàng, Hệ thống thông tin quản lý quỹ tín dụng nhân dân đã thu thập, cung cấp dữ liệu, thông tin hàng ngày, định kỳ của cả hệ thống ngân hàng cho NHNN, cung cấp đầy đủ thông tin làm cơ sở hoạch định và thực thi chính sách tiền tề. Ngoài ra, nhiều hệ thống quản trị nội bộ đã được triển khai theo mô hình tập trung Quản lý: phát hành và kho quỹ, tài sản, kiểm toán,... và nguồn nhân lực đã góp phần nâng cao năng lực điều hành của Ngân hàng Nhà nước với vai trò là Ngân hàng Trung ương của nền kinh tế.
2. Đổi mới Quản trị rủi ro
Đồng thời với triển khai, ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành và quản trị nội bộ, các ngân hàng đã quan tâm đẩy mạnh ứng dụng CNTT nhằm đổi mới và nâng cao chất lượng quản trị rủi ro. Nhiều ngân hàng triển khai áp dụng các giải pháp CNTT trong quản trị rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản và tác nghiệp. Tăng cường quản lý rủi ro trong chính hoạt động CNTT được các ngân hàng coi trọng và được xác định là một trọng tâm trong hoạt động ứng dụng CNTT giai đoạn 2013 - 2015. Theo kế hoạch từ nay đến năm 2015, các ngân hàng sẽ tập trung phát triển các ứng dụng quản trị rủi ro trong Ứng dụng Quản lý: hồ sơ tín dụng, xếp hạng tín dụng; Quản trị rủi ro tập trung; Quản lý rủi ro Phòng chống thất thoát dữ liệu,...
3. Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động CNTT
Kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động CNTT là công tác rất quan trọng trong quản lý an toàn thông tin. Các giải pháp kỹ thuật đã triển khai [tường lửa, mã hóa, xác thực 2 thành tố...] nhằm đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin mới chỉ là những giải pháp mang tính thụ động, trong khi đó các rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn do yếu tố con người, quy trình... luôn xuất hiện thêm mới trong quá trình hoạt động, phát triển của tổ chức. Do đó, công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát hoạt động CNTT để phát hiện các điểm yếu, thiếu sót trong hoạt động của tổ chức, các nguy cơ, rủi ro tiềm ẩn sự cố CNTT, đánh giá đúng tình hình thực tế hoạt động CNTT và cũng góp phần để các quy định nội bộ được triển khai sâu, rộng và lâu dài trong toàn hệ thống.
Hiện tại, một số TCTD đã làm tương đối tốt công tác này, ban hành đầy đủ các chính sách, quy định, quy trình; tổ chức, phân công thực hiện, trang bị công cụ và thường xuyên tổ chức kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động CNTT. Một số TCTD thuê các đơn vị bên ngoài đánh giá, kiểm toán độc lập về hoạt động CNTT như: NHTMCP Á Châu, NHTMCP Đầu tư và Phát triển VN, NHTMCP Kỹ thương, NHTMCP Sài Gòn, NHTMCP Phát triển TP. HCM và NHTMCP Xây dựng Việt Nam.
Một số TCTD đã dự kiến triển khai hệ thống quản lý theo chuẩn quốc tế ITIL, COBIT nhằm đảm bảo chất lượng của hệ thống CNTT, phân tích đánh giá chính xác hiệu quả đầu tư của hệ thống CNTT mang lại, nhằm cải thiện rủi ro và đầu tư hiệu quả.
Tại Ngân hàng Nhà nước, Vụ Kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm kiểm toán nội bộ về CNTT các đơn vị thuộc NHNN thông qua báo cáo hàng năm, kiểm tra tại chỗ theo kế hoạch hoặc kiểm tra đột xuất. Đồng thời, Cục CNTH đã thành lập tổ kiểm toán nội bộ để thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ hoạt động CNTT tại Cục CNTH và thực hiện kiểm tra các chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố kết hợp với công tác bảo trì tại chỗ trang thiết bị CNTT.
- Các TCTD đã quan tâm đến công tác kiểm toán nội bộ hoạt động ứng dụng CNTT, nhiều tổ chức TCTD phân công cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực thi các quy định về CNTT của NHNN, các quy định nội bộ của đơn vị. Nhiều TCTD đã xây dựng kế hoạch và từng bước hoàn thiện quy trình kiểm tra về CNTT trong toàn hệ thống, thành lập bộ phận chuyên trách về kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động CNTT.
- Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực CNTT ngân hàng, Cục CNTH hàng năm thành lập các đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra tại chỗ hoặc thực hiên giám sát từ xa việc đảm bảo tính tuân thủ trong hoạt động ứng dụng CNTT của các TCTD
4. Tự động hóa quản lý quy trình nghiệp vụ [BPM]
Tại Việt Nam, khái niệm tự động hóa quản lý quy trình nghiệp vụ [BPM] mới chỉ được bắt đầu quan tâm từ năm 2009 và mức độ quan tâm có xu hướng tăng dần từ năm 2012 đến nay. Trong bối cảnh CNTT đóng vai trò ngày càng quan trọng trong từng hoạt động của ngân hàng, việc giải quyết được mối quan hệ giữa bộ phận nghiệp vụ, bộ phận phát triển sản phẩm và bộ phận công nghệ thông tin trong các ngân hàng ngày càng trở nên cấp thiết nhằm giảm thiểu chi phí về thời gian và tài chính, nâng cao tính linh hoạt và cải thiện hiệu quả hoạt động, nhiều ngân hàng thương mại đã đầu tư vào nghiên cứu, khởi động dự án và một số đã đầu tư triển khai, ứng dụng giải pháp BPM.
Ứng dụng giải pháp BPM phát triển sản phẩm dịch vụ tại các ngân hàng được kỳ vọng là một bước phát triển mới giúp các ngân hàng thương mại nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm chi phí, rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trên thực tế, một số ngân hàng đã triển khai hàng loạt dự án tự động hóa hoạt động kinh doanh cốt lõi như phê duyệt tín dụng, phát hành và thanh toán L/C, chuyển tiền và kiều hối... nhằm rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động.
Theo số liệu báo cáo, một số ngân hàng đã có kế hoạch triển khai BPM theo lộ trình 2011-2015 như các Ngân hàng: TMCP Kỹ thương, Ngoại thương, Công thương, Quân đội, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Đông Á, Xuất nhập khẩu, Đại Dương, Xăng dầu Petrolimex.
5. Tích hợp giữa các hệ thống CNTT
Đầu tư ứng dụng CNTT cho hoạt động nghiệp vụ, quản trị điều hành là một quá trình liên tục và lâu dài, khó khăn chính là tính đồng bộ, kết nối các hệ thống với nhau. Để giải quyết các vấn đề này, hiện nay một số ngân hàng đã có kế hoạch đầu tư, triển khai trục tích hợp dịch vụ ESB kết nối các hệ thống CNTT với nhau theo kiến trúc SOA.
Hiện tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương đã triển khai ESB, tiếp tục chuyển dịch kiến trúc ứng dụng tổng thể của ngân hàng bằng kiến trúc hướng dịch vụ SOA, mở rộng trục tích hợp dịch vụ ESB trong các năm tới. Dự kiến đến năm 2015, công nghệ SOA sẽ được mở rộng triển khai và đưa vào ứng dụng tại nhiều ngân hàng.
6. Kho dữ liệu và hệ thống thông tin phục vụ điều hành
Xây dựng kho dữ liệu thông tin ngân hàng [DWH] và hệ thống thông tin quản lý, báo cáo nội bộ [MIS, BI] là những giải pháp quan trọng giúp việc phân tích, đánh giá, dự báo, ra quyết định kinh doanh, điều hành tác nghiệp của các ngân hàng.
Hiện nay nhiều ngân hàng đã và đang có kế hoạch triển khai DWH và MIS. Đây là một hướng đi tích cực, giúp các ngân hàng có một kho dữ liệu gồm cả chi tiết và tổng hợp, nhiều chiều phục vụ không chỉ cho các câu hỏi đã có mà cho cả các câu hỏi chưa xác định, trên cơ sở đó hỗ trợ các ngân hàng ra các chính sách kịp thời trong công tác điều hành đơn vị.
Lê Mạnh Hùng - Cục trưởng Cục Công nghệ tin học
[Cnth theo tạp chí Thnh]