Hỏi Đáp Là gì

Quy trình sop là gì

SOP là gì ? SOP được ứng dụng trong những lĩnh vực nào ? Quy trình thực hiện SOP là như thế nào để công việc được hiệu quả nhất. Mỗi lĩnh vực khác nhau thì SOP có khác nhau hay không ? Đó chính là những thắc mắc chung của mọi người khi mới biết đến SOP. Bài viết dưới đây sẽ giải thích cặn kẽ mọi thắc mắc của mọi người về SOP

SOP là gì? SOP được ứng dụng trong các lĩnh vực nào ?

Định nghĩa SOP là gì?

SOP hay Standard operating procedure được dịch sang tiếng Việt là Quy trình thao tác chuẩn. Cụm từ trên chỉ một hệ thống các quy trình trong một tổ chức buộc các cá nhân làm việc cho tổ chức đó phải tuân theo nhằm đạt hiệu quả tốt nhất. Việc thực hiện các bước trong quy trình trên sẽ giúp công việc trở nên trôi chảy và hạn chế tối đa các rủi ro trong công việc.

Các lĩnh vực được ứng dụng SOP là gì ?

Thực tế, SOP được ứng dụng rất nhiều trong đời sống của chúng ta, có thể kể đến một số lĩnh vực như y tế, khách sạn, nhà hàng, hàng không, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp, … và cả quân sự. Tuy áp dụng cho các ngành nghề khác nhau nhưng chung quy mục đích của SOP là đảm bảo được quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ theo tiêu chuẩn kỹ thuật đảm bảo chất lượng.

Mục đích chung khi sử dụng thao tác SOP

Dù ở bất kì ngành nghề, lĩnh vực nào, một khi đã thực hiện SOP thì các công ty đều có chung mục đích đó là:

Giúp nhân viên mới tiếp thu dễ dàng quy trình làm việc để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất
Tránh lãng phí tài nguyên của công ty
Chất lượng công việc được ổn định.

SOP là gì trong sản xuất?

Định nghĩa SOP trong ngành sản xuất

Trong sản xuất, ứng dụng SOP sẽ giúp đảm quá trình sản xuất được diễn ra đúng theo quy trình chuẩn. Từ đó chất lượng công việc sẽ được đảm bảo và các rủi ro được hạn chế ở mức tối đa. Mặt khác, người lao động sẽ dần làm việc theo quy chuẩn chung và năng suất lao động sẽ tăng lên đáng kể.

Lợi ích của việc sử dụng SOP trong sản xuất bao gồm:

Tiết kiệm thời gian đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc
Hạn chế tối đa sự thất thoát tài nguyên
Nâng cao vị thế của bạn trên thị trường.
Cải thiện độ an toàn.
Giảm rủi ro nợ.
Góp phần xây dựng thương hiệu tích cực cho sản phẩm của bạn.

Thông tin ra mắt iPhone 12 mới nhất

SOP trong lĩnh vực khách sạn là gì?

Định nghĩa SOP trong ngành khách sạn

Ứng dụng SOP trong lĩnh vực khách sạn có nghĩa là mỗi bộ phận của khách sạn đều có một quy trình chuẩn riêng cho bộ phận của mình. Việc quy định các quy trình riêng cho mỗi bộ phận sẽ khiến cho công việc được hướng dẫn một cách cụ thể. Từ đó nhân viên sẽ dễ dàng tiếp thu và ứng dụng vào thực tế hơn. Đồng thời sẽ giúp khách sạn tiết kiệm được tài nguyên của mình.

Quy trình chuẩn SOP khách sạn tại mỗi vị trí, mỗi khách sạn là khác nhau. Phải căn cứ vào từng điều kiện, từng vị trí để đưa ra quy trình cho phù hợp, khoa học.

Những lợi ích sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về SOP của ngành khách sạn

Tăng cường khả năng nhận biết công việc của nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ hơn vị trí của mình trong khách sạn.
Tiết kiệm khá nhiều thời gian mà còn tăng hiệu suất làm việc.
Công cụ đắc lực cho quản lý theo dõi được chi tiết các công việc trong khách sạn.
Chỉ ra điểm mạnh yếu của nhân viên ở từng bộ phận và đưa ra giải pháp đào tạo phù hợp.
Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức tập huấn cho nhân viên mới.

Các nhà thuốc ứng dụng SOP như thế nào ?

Định nghĩa về SOP trong nhà thuốc

Đối với nhà thuốc, SOP được thể hiện dưới dạng văn bản trình bày rõ ràng các trình tự, thao tác mà nhân viên của nhà thuốc sẽ phải thực hiện khi có khách hàng đến mua thuốc. Những quy trình này phải được thông qua tất cả các nhân viên để quy tắc SOP được hoàn thiện và chuẩn nhất. Sau đó phải được Dược sĩ chủ nhà thuốc phê duyệt thì mới bắt đầu có hiệu lực. Quyết định ban hành phải ghi rõ ngày tháng năm.

SOP đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với nhà thuốc vì đó là thước đo độ đáng tin cậy của nhà thuốc đối với khách hàng của mình.

Vai trò của hệ thống quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc như sau:

Định hướng, hướng dẫn công việc của các nhân viên bán thuốc. Giúp họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
SOP là thước đo năng suất hoạt động của tưng thành viên nói riêng và doanh nghiệp nói chung.
Căn cứ, cơ sở để kiểm tra các thông tin về chất lượng dược phẩm hoặc thẩm định hệ thống nhà thuốc.

Vai trò của hệ thống quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc như sau

Outbound marketing là gì? Outbound marketing có còn hợp thời?

Bạn đã biết hay từng tìm hiểu về quy trình thao tác chuẩn SOP chưa? Đây là một thuật ngữ được sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực y tế, du lịch, nhà hàng, khách sạn,… Để hình dung rõ hơn về SOP là gì? Hay về quy trình SOP và tầm quan trọng của nó đối với các lĩnh vực này. Hãy theo dõi bài viết sau của Thiên Tú nhé.

Định nghĩa về SOP là gì?

SOP là viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure, dịch nghĩa là quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Trong bất cứ ngành nghề nào đều cần một hệ thống quy trình công việc đầy đủ và rõ ràng. Các nhân viên sẽ theo đó thực hiện các bước công việc, tránh sai sót. Và hơn nữa còn giúp duy trì chất lượng công việc tốt nhất. Đặc biệt đối với các nhân viên mới, những người cần được hướng dẫn quy trình công việc chi tiết.

Vai trò của SOP trong các lĩnh vực

Với một hệ thống quy trình thao tác chuẩn SOP được thiết kế phù hợp với từng ngành nghề sẽ đảm bảo hoạt động bền vững của mỗi doanh nghiệp. Tất cả mọi công việc sẽ được tiến hành nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Quy trình thao tác chuẩn SOP giúp cho:

Các trưởng nhóm/bộ phận đào tạo nhân viên mới một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, giúp họ tránh sai sót khi tiến hành làm việc tại môi trường mới.
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Nhân viên sẽ bám sát công việc theo đúng quy trình. Giúp ổn định chất lượng công việc và tăng năng suất lao dộng.
Tiết kiệm thời gian và chi phí trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Giúp doanh nghiệp đánh giá khách quan về năng lực cá nhân, thiết lập công việc phù hợp với mỗi người.

Cách xây dựng quy trình SOP là gì?

Sau đây, Thiên Tú sẽ hướng dẫn các bạn xây dựng một quy trình SOP chuẩn chung mà bất cứ ngành nghề nào cũng có thể áp dụng. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù ở mỗi nơi mà chúng ta sẽ thiết lập chi tiết cho từng quy trình.

B1: Lập danh sách các quy trình công việc: liệt kê đầy đủ các công việc tránh thiếu sót gây ảnh hưởng tới quy trình sau này.

B2: Lên kế hoạch cho SOP: đưa ra các bước công việc, yêu cầu của từng bước, cách đánh giá sau khi hoàn thành.

B3: Trao đổi với nhân viên về quy trình SOP: cần chia sẻ quy trình với các nhân viên – những người trực tiếp làm việc để thực tế hoá quy trình. Giúp quy trình hoàn thiện trước khi áp dụng vào thực tế.

B4: Ghi chú xem xét quá trình: Ghi chú lại những phản hồi từ nhân viên để thêm vào quy trình nếu thực sự thấy quan trọng và cần thiết.

B5: Cập nhật SOP thường xuyên: trên thực tế, công việc sẽ thay đổi do những yếu tố khách quan tác động. Bởi vậy quy trình SOP cũng nên linh động thay đổi theo đó.

Lưu ý, yêu cầu cần phải có của một quy trình thao tác chuẩn SOP:

Quy trình cần phải có đủ các đầu việc được phân phối cho nhân viên.
Tất cả các mục, nội dung phải thật rõ ràng, dễ hiểu. Tránh trường hợp hiểu nhầm.
Các SOP sau khi lập ra cần phải được những người có thẩm quyền trong doanh nghiệp kiểm duyệt trước khi ban hành.
Cập nhật thường xuyên quy trình SOP để phù hợp với hoàn cảnh công việc.

Những điều cần biết SOP trong một số lĩnh vực

Như ở phần trên, Thiên Tú đã đề giải thích về định nghĩ cũng như vai trò,.. của SOP là gì. Và các bạn thấy đấy, quy trình thao tác chuẩn SOP thực sự rất hữu ích trong hầu hết các ngành nghề hiện nay. Và ở phần tiếp theo này, chúng ta sẽ thử tìm hiểu về một số lĩnh vực điển hình áp dụng SOP trong quá trình làm việc nhé.

Nhà hàng, khách sạn

Quy trình thao tác chuẩn SOP có vai trò đặc biệt quan trọng trong 2 lĩnh vực này. Thường thì nó sẽ được thiết lập và áp dụng trong các bộ phận như lễ tân, phục vụ bàn, phục vụ phòng,… giúp cho nhân viên tại các vị trí này làm việc được suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Những thiết lập cở bản của SOP trong khách sạn, nhà hàng thường gồm khối lượng công việc, đặc điểm từng công đoạn, thời gian cần thiết để thực hiện công việc, yêu cầu về kỹ năng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ…

Nhà thuốc

Bán thuốc là một trong những lĩnh vực yêu cầu độ chính xác cao. Nó ảnh hưởng tới sức khoẻ, tính mạng khách hàng. Bởi vậy, cần thiết lập quy trình bán thuốc thật chặt gồm các công đoạn từ nhập thuốc, kiểm tra chất lượng thuốc, bán thuốc theo đơn, bán thuốc không kê đơn, giải quyết khiếu nại khi có vấn đề,… Quy trình thao tác chuẩn SOP xây dựng cho nhà thuốc cần phải thực sự chi tiết với các yêu cầu cao. Đặc biệt nhân viên cần tuân thủ chạt chẽ trong quá trình làm việc.

Các ngành sản xuất

Đối với các lĩnh vực liên quan đến dây chyền sản xuất, quy trình SOP giúp quá trình sản xuất diễn ra một cách suôn sẻ. Sản phẩm được tạo ra đảm bảo chất lượng cao. Hơn thế nữa, quy trình thao tác chuẩn giúp các công nhân trong dây chuyền hình thành thói quen làm việc theo các bước chi tiết, nâng cao năng suất cũng như hiệu quả công việc.

Bài viết trên đây, Thiên Tú đã cùng các bạn tìm hiểu về quy trình thao tác chuẩn SOP trong một số lĩnh vực. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc hay lĩnh vực mà bạn muốn tìm hiểu. Ở Thiên Tú, chúng tôi luôn trau dồi và tìm hiểu những kiến thức phong phú ở những lĩnh vực mới. Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực gia công quy trình chúng tôi luôn cam kết mang lại sự hài lòng tới khách hàng. Liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn cần được tư vấn miễn phí nhé

Post View: 1602