Trước đây, những hóa đơn chương trình tự động tải từ cổng thông tin hóa đơn điện tử của tổng cục thuế hoặc trên chương trình có hóa đơn [do nhà cung cấp gửi email hoặc kế toán tải lên] không có bản thể hiện PDF dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hóa đơn. Đồng thời, không đồng nhất trong quản lý Hóa đơn đầu vào đối với những hóa đơn có đủ PDF.
Để giải quyết khó khăn trên, tại phiên bản update mới nhất trên phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã cho phép: Tra cứu bản thể hiện PDF [file PDF gốc] của tất cả hóa đơn được chuyển vào chương trình bằng bất cứ hình thức nào [bao gồm tự động tải từ CQT, nhà cung cấp gửi email và upload]. Thông tin chi tiết, kính mời anh, chị theo dõi bài viết dưới đây.
Hướng dẫn các bước thực hiện trên phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice
1. Tại giao diện xem chi tiết hóa đơn [hóa đơn nghị định 123/2020/NĐ-CP], chương trình cho phép xem Bản thể hiện và Mẫu mặc định. Cụ thể:
- Mẫu mặc định do chương trình dựng từ xml hóa đơn.
- Bản thể hiện [Mẫu PDF của nhà cung cấp]: Được chương trình tự động tải từ trang tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp [nếu chương trình có đầy đủ thông tin phục vụ việc tra cứu hóa đơn từ trang tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp]
2. Nếu chương trình không tự động tải được PDF hóa đơn của nhà cung cấp [do chương trình không có thông tin phục vụ việc tra cứu, lỗi hệ thống hoặc trang tra cứu tại thời điểm tải…thì kế toán có thể chủ động tra cứu PDF của hóa đơn bằng cách:
- Nhấn Tra cứu.
- Kế toán nhập thông tin Link tra cứu [link tra cứu của hóa đơn] và Mã tra cứu [mã tra cứu của hóa đơn].
- Nhấn Tra cứu.
- Sau khi nhấn Tra cứu:
- Nếu tra cứu được PDF hóa đơn, chương trình hiển thị kết quả tra cứu đồng thời tải PDF hóa đơn về.
- Nếu không tra cứu được PDF hóa đơn, chương trình sẽ hiển thị tab mới theo link tra cứu kế toán đã nhập ở trên. Kế toán thực hiện tra cứu hóa đơn trên trang tra cứu hóa đơn của NCC, tải PDF hóa đơn về sau đó gửi email hoặc tải lên chương trình.
3. Đối với hóa đơn được chuyển vào chương trình trước ngày phát hành phiên bản [03/11/2023], kế toán nhấn Kiểm tra lại tại giao diện chi tiết kết quả kiểm tra hóa đơn để xem PDF hóa đơn. Nếu chương trình không hiển thị PDF hóa đơn thì thực hiện tra cứu như mục 2.
4. Có thể tải lên Bản thể hiện hóa đơn trong trường hợp có sẵn hoặc tải lại trong trường hợp tải nhầm.
Bên cạnh đó, phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice còn được ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tự động cập nhật dữ liệu từ Tổng cục Thuế, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin [Thông tin người mua, người bán]
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp [Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động]
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Video demo trên phần mềm quản lý hóa đơn MISA meInvoice – Ứng dụng công nghệ AI tự động kết nối dữ liệu từ TCT, phát hiện và cảnh báo rủi ro trên hóa đơn đầu vào
Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây:
Theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về định dạng hóa đơn điện tử thì dữ liệu hóa đơn trên file xml đã được ký số là hóa đơn gốc. Trong trường hợp phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi hiển thị nội dung về thuế suất GTGT, doanh nghiệp cần kiểm tra giải pháp khởi tạo hóa đơn để đảm bảo thông tin thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn gốc [xml] đúng và nâng cấp phần mềm để sửa lỗi hiển thị.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, người dùng có thể gặp phải một số lỗi phổ biến khi thực hiện thao tác hoặc từ phần mềm khiến việc thanh toán bị gián đoạn, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất. Vì thế, bài viết sau sẽ chỉ rõ một số lỗi thường gặp ở hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn điện tử máy tính tiền nói riêng cũng như cách xử lý đơn giản, nhanh chóng.
Các nguyên nhân chính thường gặp khiến hóa đơn điện tử bị lỗi
Nguyên nhân
Biểu hiện
Cách xử lý
Sai thông tin đăng nhập
Thông báo “Tài khoản hoặc mật khẩu không đúng”
Kiểm tra thông tin đăng nhập và thử lại bằng thông tin đúng
Nhập sai mã xác thực hiển thị
Thông báo “Mã CAPTCHA không chính xác”
Nhập lại mã xác thực đúng
Gõ sai số hóa đơn
Thông báo “Không tìm thấy dữ liệu theo yêu cầu” khi tạo mới hóa đơn
Kiểm tra và gõ lại số hóa đơn chuẩn
Bấm lưu hóa đơn khi chưa nhập Email
Thông báo “Vui lòng nhập Email”
Nhập địa chỉ email trước khi lưu hóa đơn
Chưa nhập hoặc chưa bấm cập nhật thông tin hàng hóa dịch vụ
Thông báo “Vui lòng thêm hàng hóa, dịch vụ”
Nhập đủ thông tin hàng hóa lên hóa đơn
Ngày xuất hóa đơn không hợp lệ
Thông báo “Ngày xuất hóa đơn không hợp lệ” khi bấm lưu hóa đơn
Kiểm tra ngày xuất hóa đơn và điền lại ngày đúng
1. Lỗi sai thông tin đăng nhập
Sai thông tin đăng nhập tài khoản là lỗi thường thấy khi sử dụng hóa đơn điện tử. Lỗi sai này có thể là sai mật khẩu/tên đăng nhập hoặc sai cả hai thông tin trên.
Nguyên nhân: Có thể do lỗi đánh máy hoặc do người dùng nhớ nhầm, nhớ sai thông tin đăng nhập tài khoản nên hệ thống sẽ gửi thông báo “Tài khoản hoặc mật khẩu không đúng”.
Cách khắc phục: Để khắc phục tình trạng này, người dùng cần kiểm tra kỹ lại thông tin đăng nhập tài khoản và đánh lại chính xác. Trường hợp thông tin đăng nhập đã đúng mà vẫn không đăng nhập được người dùng có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Tại màn hình đăng nhập, chọn dấu 3 chấm ở góc trên cùng bên phải > Chọn Công cụ khác > Xóa dữ liệu duyệt…
.png]
Vào phần xóa dữ liệu duyệt web
Bước 2: Chọn tab Nâng cao, sau đó kéo xuống dưới bỏ dấu tích ở ô Mật khẩu và các dữ liệu đăng nhập khác.
.png]
Vào phần nâng cao để xóa dữ liệu duyệt web
Bước 3: Chọn mục Xóa dữ liệu. Sau khi hoàn tất thì người dùng thực hiện đăng nhập lại tài khoản bình thường là được.
.png]
Xóa dữ liệu bộ nhớ đệm trong máy
2. Lỗi nhập sai mã xác thực hiển thị
Sai mã xác thực hiển thị có thể hiểu đơn giản là việc người dùng nhập sai mã CAPTCHA. Hệ thống sẽ gửi về thông báo “Mã CAPTCHA không chính xác”.
Nguyên nhân: Do người dùng nhập sai mã xác thực của hệ thống yêu cầu nên không thể thực hiện giao dịch.
Cách khắc phục: Với lỗi này, người dùng chỉ cần kiểm tra và nhập lại chính xác từng ký tự mã của hệ thống là được. Khi nhập chú ý đến các ký tự viết in hoa, in thường để đảm bảo nhập chính xác.
3. Lỗi gõ sai số hóa đơn
Người dùng muốn kiểm tra hóa đơn nhưng khi gõ số hóa đơn vào hệ thống thì thông báo hiện lên “Không tìm thấy dữ liệu theo yêu cầu”. Đây là lỗi rất nhiều người dùng mắc phải khi dùng hóa đơn điện tử.
Nguyên nhân: Do người dùng chủ quan không xem kỹ thông tin dải hóa đơn và số hóa đơn nên nhập sai, nhập thiếu nên hệ thống không tìm thấy dữ liệu.
Cách khắc phục: Khi có thông báo không tìm thấy dữ liệu, người dùng cần kiểm tra lại số hóa đơn mình sai hay thiếu gì. Sau đó thực hiện nhập lại số hóa đơn thật chính xác.
.png]
Người dùng kiểm tra lại số hóa đơn và nhập lại cho đúng
\>>> Có thể bạn cũng quan tâm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới nhất để kiểm tra chính xác hóa đơn có tồn tại hay không.
4. Lỗi bấm lưu hóa đơn khi chưa nhập Email
Khi gặp lỗi này, người dùng sẽ thấy thông báo từ hệ thống “Vui lòng nhập địa chỉ Email” trên trong quá trình lưu hóa đơn.
Nguyên nhân: Do hóa đơn điện tử sẽ gửi hóa đơn thông qua địa chỉ email cho khách hàng. Do đó, nếu người dùng chưa nhập đầy đủ địa chỉ Email thì hệ thống không thể thực hiện lưu thông tin hóa đơn
Cách khắc phục: Người dùng chỉ cần bổ sung địa chỉ Email dùng để gửi hóa đơn vào ô tương ứng là có thể thực hiện lưu hóa đơn bình thường.
.png]
Bổ sung địa chỉ email vào ô tương ứng
\>>> Có thể bạn quan tâm:
- Hướng dẫn chi tiết tải hóa đơn VNPT theo định dạng PDF/Inv về máy để lưu trữ hoặc gửi khách hàng.
- Xuất hóa đơn điện tử VNPT của doanh nghiệp như thế là đúng và đảm bảo hiệu lực trong giao dịch
5. Lỗi chưa nhập hoặc chưa bấm cập nhật thông tin hàng hóa
Trong quá trình tạo hóa đơn mới, người dùng chưa nhập hoặc chưa bấm cập nhật lại thông tin hàng hóa, dịch vụ nên hệ thống hiện thông báo: “Vui lòng thêm hàng hóa, dịch vụ”.
Nguyên nhân: Do người dùng quên không nhập thông tin hàng hóa vào hóa đơn hoặc sửa thông tin hàng hóa nhưng chưa bấm cập nhật lại. Do đó, hệ thống không có dữ liệu mới nên không thể lưu thông tin hóa đơn.
Cách khắc phục: Thông thường một hóa đơn điện tử sẽ gồm 2 phần là thông tin người mua và thông tin hàng hóa. Do đó, khi gặp lỗi này người dùng hãy bổ sung đầy đủ thông tin hàng hóa trước khi lưu hóa đơn.
.png]
Nhập đầy đủ thông tin hàng hóa trước khi lưu hóa đơn
6. Ngày xuất hóa đơn không hợp lệ
Lỗi này sẽ xuất hiện khi người dùng bấm lưu hóa đơn nhưng ngày tháng xuất không đúng.
Nguyên nhân: Ngày xuất hóa đơn bị sai hoặc định dạng sai dẫn đến việc hệ thống không thể ghi nhận việc xuất hóa đơn.
Cách khắc phục: Khi gặp lỗi này, người dùng cần đảm bảo tiêu chí số hóa đơn nhỏ thì ngày phải nhỏ hoặc hoặc bằng số hóa đơn lớn về sau. Ví dụ, số hóa đơn là 00001 xuất ngày 1/5/2023 thì số hóa đơn 00002 phải có ngày xuất là ngày 1/5/2023 hoặc 2/5/2023 hoặc ngày lùi về sau chứ ngày xuất không không thể trước ngày 1/5/2023. Do đó, người dùng cần chỉnh lại ngày xuất hóa đơn cho đúng tiêu chí là được.
.png]
Chỉnh lại thông tin ngày xuất hóa đơn đúng tiêu chí
Trên đây là tổng hợp một số lỗi thường gặp ở hóa đơn điện tử và cách khắc phục chi tiết. Để hạn chế các lỗi trên, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn địa chỉ cung cấp hóa đơn điện tử chất lượng.
Tại sao không xuất được hóa đơn điện tử?
Bên cạnh đó, còn rất nhiều nguyên nhân khác nữa cũng ảnh hưởng ít nhiều đến việc không tra cứu được hóa đơn điện tử như: Nhập sai tên đăng nhập. Hết hạn sử dụng của phần mềm mà chưa gia hạn. Quá trình lập hóa đơn xảy ra sự cố dẫn đến không có hóa đơn, hoặc hóa đơn bị lỗi.
Tại sao không vào được trạng hóa đơn điện tử?
Thông thường, có 4 nguyên nhân dẫn đến tình trạng hóa đơn điện tử không tra cứu được, bao gồm: lỗi kết nối mạng, nhập sai thông tin, hỏng phần cứng hoặc do hệ thống xuất hóa đơn gặp trục trặc. Nếu xảy ra những tình huống nêu trên, bạn có thể áp dụng cách khắc phục dưới đây để tránh ảnh hưởng công việc.
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
Tuy nhiên mới đây, Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử đến ngày 1/7/2022.
Thế nào là hóa đơn điện tử không có mà?
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.