BÀI 4CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH1v2.0014101214 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬPTình huống:• Cơng ty A hoạt động trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm điện tử vàlinh kiện máy tính. Vốn điều lệ: 6,5 tỷ VND; Số nhân viên: 30 người; Có trụ sở tại Hà Nội và chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh,Hải Phịng.• Cách làm Cơng ty A theo kiểu “phi vụ” tập trung vào những dự án lớn,chưa phát triển hệ thống bán hàng,…• Có ý kiến cho rằng Cơng ty nên thay đổi cách làm xây dựng các kếhoạch kinh doanh một cách bài bản hơn.Câu hỏi:Là một trưởng phòng kế hoạch kinh doanh của Công ty A, theo bạn thìCơng ty A có nên thay đổi cách làm hay nên giữ nguyên như cũ? Tại sao?Nếu cần thay đổi thì nên thay đổi như thế nào?2v2.0014101214 MỤC TIÊUKết thúc bài học viên cần biết:• Định nghĩa cơng tác lập kế hoạch và vaitrị của nó;• Hiểu rõ các loại kế hoạch trong tổ chức;• Các nguyên tắc và căn cứ lập kế hoạch;• Các bước lập kế hoạch;• Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượngmột bản kế hoạch.3v2.0014101214 HƯỚNG DẪN HỌCHọc viên cần:• Ơn lại Bài 3 – Môi trường hoạt động của tổchức để hiểu hơn về môi trường kinh tế vĩmô và môi trường kinh doanh ngành; ảnhhưởng của các môi trường này lên hoạtđộng của tổ chức;• Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bảnthống kê, 1998: Chương 4: Hoạch định;• Những vấn đề cốt yếu của quản lý, VũThiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999:Chương 4: Bản chất và mục đích của cơngviệc lập kế hoạch; Chương 5: Các mục tiêu;Chương 7: Các chiến lược và các chính sách;Chương 8: Làm cho việc lập kế hoạch cóhiểu quả;• Thảo luận với giáo viên và học viên về cácvấn đề chưa nắm rõ.4v2.0014101214 NỘI DUNGBài học này sẽ đề cập đến cácnội dung sau:• Lập kế hoạch và vai trị của cơngtác lập kế hoạch;• Các loại kế hoạch;• Các căn cứ, nguyên tắc và quytrình lập kế hoạch;• Các yếu tố ảnh hưởng đến côngtác lập kế hoạch.5v2.0014101214 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH1.1. Khái niệm lập kế hoạch• Là cầu nối cơ bản giữa hiện tại vàtương lai;• Cần thiết cho việc thực hiệnthành cơng chiến lược;• Phần lớn các hoạt động tổ chức,thực hiện, điều phối và kiểm traphụ thuộc vào việc lập kế hoạchtốt hay khơng;• Là chức năng đầu tiên trong qtrình quản lý và nó liên quan đếnviệc triển khai thực hiện các chứcnăng quản lý khác.6v2.0014101214 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH [tiếp theo]Lập kế hoạch là việc xác định trước một chương trình hành động trongtương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cơ sở xác định cácmục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được các mục tiêu đó.• Tổ chức cần phải làm việc gì? Làm như thế nào?• Ai làm? Khi nào?7v2.0014101214 1.2. LẬP KẾ HOẠCH CHÍNH TẮC – KHƠNG CHÍNH TẮCLập kế hoạch khơng chính tắc[informal planning]Lập kế hoạch chính tắc [formalplanning]• Khơng được thực hiện dưới dạngvăn bản, các mục tiêu khơngđược/ít chia sẻ với các thành viênkhác trong tổ chức;• Các mục tiêu cụ thể cho một thờigian tương đối dài [một vài năm]được xác định;• Thường được thực hiện tại cácdoanh nghiệp nhỏ, khi người quảnlý cũng là người chủ doanhnghiệp, có tầm nhìn về những gìmuốn đạt được và cách thức đạtđến điều đó;• Các mục tiêu được viết thành vănbản và chia sẻ với các thành viêntrong tổ chức;• Khơng được thực hiện một cáchliên tục.v2.0014101214• Người quản lý xây dựng cácchương trình hành động cụ thểnhằm đạt được các mục tiêu đãđược xác định.8 1.3. CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA LẬP KẾ HOẠCHSứ mệnhMục đích củatổ chức hoặc lýdo và ý nghĩacủa sự ra đờivà tồn tại củanóBản tuyên bốvề sứ mệnhCác mục tiêuCác bản kếhoạchKết quả cụ thể mà tổ chức hay cánhân mong muốn đạt được trongmột khoảng thời gian xác địnhĐạt được mục tiêu[của tổ chức một cách cókết quả và hiệu quả nhất]Các phươngpháp để đạtđược mục tiêuđã đề raTuyên bố tổng thể về mục đích cơ bản và đặc thù và lĩnh vực hoạtđộng nhằm phân biệt tổ chức với các tổ chức khác cùng trong lĩnhvực hoạt động9v2.0014101214 2. TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?• Xuất phát từ vai trị của cơng tác lập kế hoạch: Giúp cho tổ chức ứng phó với những tình huống bất định; Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viêntrong tổ chức; Lập kế hoạch làm giảm sự trùng lặp và các hoạt động gây ra lãng phí; Lập kế hoạch đưa ra các mục tiêu và tiêu chuẩn được ứng dụng trongq trình kiểm tra;• Xuất phát từ thực tế: Lập kế hoạch và kết quả cơng việc; Theo khía cạnh khác nhau; Theo kinh nghiệm phát triển kinh tế thị trường ở các nước.10v2.0014101214 3. THẾ NÀO LÀ MỘT BẢN KẾ HOẠCH?• Là sản phẩm của q trình lập kế hoạch;• Bao gồm ba thành phần cơ bản: Mục tiêu:
Thời gian thực hiện Theo nguyên tắc SMART [Specific, Measurable, Achievable,Reasonable, Time-bound]: Cụ thể, đo lường được, có khảnăng đạt được, thực tế và thực hiện trong một khoảng thờigian xác định; Chương trình [chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc]; Ngân quỹ [thời gian, nhân sự, tài chính, …].Bao giờ cũng có tên của các hoạt động cụ thể, mục đích, mục tiêu, nộidung, quy mơ, địa điểm, thời gian hoạt động, người chủ trì, kinh phí chocác thành phần cụ thể và tổng kinh phí.11v2.0014101214 4. MỤC TIÊU CỦA DOANH NGHIỆP• Mục tiêu là những kết quả cụ thể mongmuốn đạt được trong một khoảng thờigian xác định, là phương tiện để thựchiện mục đích;• Đặc trưng của mục tiêu [SMART]: Cụ thể, rõ ràng, không được mơ hồ[Specific]; Đo lường được về mặt định tính, địnhlượng [Measurable]; Có thể đạt được với nguồn lực củadoanh nghiệp [Achievable]; Thực tế để giải quyết nhu cầu củadoanh nghiệp [Realistic]; Thực hiện trong khoảng thời gian xácv2.0014101214định [Timebound].12 4. MỤC TIÊU CỦA DOANH NGHIỆP [tiếp theo]• Mục tiêu kinh tế: Được thực hiện đơn lẻ hoặc đồng thời tùy thuộcvào quyết định của doanh nghiệp: Tối đa hóa lợi nhuận [doanh thu – chi phí] hay giá trị mới dodoanh nghiệp tạo ra trong trong một giai đoạn nhất định; Bảo đảm an toàn trong kinh doanh: Hạn chế rủi ro, phát triểnbền vững; Tối đa hóa sự lựa chọn cho khách hàng: Đa dạng về hànghóa, chủng loại; Giảm chi phí, tăng vịng quay vốn, nâng cao hiệu quả sửdụng vốn; Tối đa hóa giá trị doanh nghiệp: Giá trị mà nhà đâu tư đánhgiá về doanh ngiệp;• Mục tiêu xã hội: Phục vụ tốt nhất các nhu cầu của đời sống nhân dân;v2.001410121413 5. CÁC LOẠI KẾ HOẠCH• Theo thời gian: Dài hạn [>5 năm], trung
hạn [1-5 năm] và ngắn hạn [