3 cách tra cứu kiểm tra hóa đơn điện tử theo NGHỊ ĐỊNH 123/2020/NĐ-CP VÀ THÔNG TƯ 78/2021/TT-BTC.
1. Sử dụng thông tin link tra cứu và mã tra cứu được in trên bản thể hiện PDF của hóa đơn điện tử Việc tra cứu này để đảm bảo hóa đơn được xuất thật, đúng đối tượng người mua [đề phòng trường hợp người bán sửa file XML, PDF rồi gửi cho người mua qua email, zalo…] Khuyến khích các bạn tự tra cứu và tải về file hóa đơn XML gốc và PDF từ link tra cứu của bên bán.
2. Tra cứu trên cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế [Dành cho đối tượng người mua chưa đăng ký áp dụng hóa đơn hóa đơn điện tử theo TT78 và nghị định 123]
Các bạn truy cập vào địa chỉ //hoadondientu.gdt.gov.vn [gõ đầy đủ https ở đầu link nhé]
Lưu ý: Khi nhập ký hiệu hóa đơn thì bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu. VD 1C21TTV thì chỉ điền là C21TTV
3. Đăng nhập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ //hoadondientu.gdt.gov.vn Cách này chỉ dành cho các bạn đã được cơ quan thuế gửi thông báo “Chấp nhận” cho áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Sau khi được Chấp nhận, người nộp thuế sẽ được cấp tài khoản để truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế tại website //hoadondientu.gdt.gov.vn
Các bạn click vào mục Tra cứu => Tra cứu hóa đơn => Chọn tiếp Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào. Tất cả hóa đơn đã áp dụng TT78 và NĐ 123 sẽ nằm hết ở đây
Để xem thông tin hóa đơn người dùng Tìm kiếm => Tại vùng hiển thị kết quả, các bạn click vào hóa đơn muốn xem sẽ hiện ra các chức năng như Xem, In, Xuất excel, Xuất XML
Người dùng muốn xem nội dung file XML vui lòng truy cập website: //hoadondientu-ptp.vn/tra-cuu/ để xem nội dung.
Kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng là việc vô cùng cần thiết cho mỗi doanh nghiệp khi nhận được hóa đơn để kịp thời phát hiện những sai phạm, rủi ro. Với mục đích hỗ trợ các kế toán kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, trong bài viết này, EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng trên trang Tổng Cục Thuế.
Kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng
1. Các loại và hình thức hóa đơn.
1.1 Các loại hóa đơn gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn dành cho tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ
- Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
1.2 Các hình thức hóa đơn
Theo Khoản 3, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy đinh:
Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:
- Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dich vụ.
- Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dich vụ, được khởi tạo , lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhận.
Cho dù là Hóa đơn điện tử hay Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự in, đặt in,… kế toán Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu xem hóa đơn đó hợp pháp hay không? Thật hay giả theo hướng dẫn bên dưới.
2. Kiểm tra hóa đơn GTGT trên trang Tổng Cục Thuế.
Kiểm tra hóa đơn GTGT trên trang Tổng Cục Thuế được sử dụng trong 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Tra cứu xem đơn vị có được phép sử dụng hóa đơn GTGT hay chưa, thực hiện tra cứu sau 2 ngày nộp thông báo phát hành.
Trường hợp 2: Thực hiện tra cứu trước khi hạch toán và kê khai xem hóa đơn có hợp pháp hay không.
2.1 Cách tra cứu xem đơn vị, tổ chức được phép sử dụng hóa đơn hay chưa?
Bước 1: Truy cập vào website: //tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 2: Tra cứu thông tin hóa đơn
- Vào thông tin thông báo phát hành hóa đơn => hóa đơn => tổ chức, cá nhân.
- Điền mã số thuế doanh nghiệp cần tra cứu
- Ngày phát hành từ: Điền thông tin cần tra cứu
- Nhập mã xác thực rồi ấn tìm kiếm
- Kích vào ngày thông báo phát hành để tra cứu cụ thể thông tin phát hành, kiểm tra kỹ thông tin số lượng phát hành hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, ngày bắt đầu sử dụng.
2.2 Kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng xem có hợp lệ, hợp pháp không?
Bước 1: Truy cập vào website: //tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 2: Thông tin hóa đơn, biên lai \=> Hóa đơn => Tra cứu một hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn
- Kế toán chọn hình thức "Tra cứu một hóa đơn" hoặc "Tra cứu nhiều hóa đơn" [Nếu chọn mục "Tra cứu nhiều hóa đơn" cần chuẩn bị 1 file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu
- Người tra cứu điền đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu [*] là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu
- Nếu chọn mục "Tra cứu nhiều hóa đơn" các bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể Import lên hệ thống.
- Muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào "Hóa đơn bưu chính viễn thông"
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu
- Nếu kết quả trả về hiển thị đầy đủ cả 2 trường “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử đó là hợp lệ, hợp pháp.
- Nếu kết quả trả về thiếu một trong hai trường thì hóa đơn GTGT đang tra cứu là không hợp pháp, trường hợp này đơn vị chưa phát hành hóa đơn hoặc đã phát hành rồi nhưng chưa cập nhật trên trang Tổng Cục Thuế.
Hy vọng những hướng dẫn ở trên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng một cách thuận tiện, đơn giản và dễ dàng nhất.