Quản lý hàng tồn kho là gì? Quản lý hàng tồn kho là quy trình gồm nhiều công đoạn phức tạp với việc xử lý và giám sát số lượng hàng hóa lớn. Việc có mấy phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp và quy trình hoạt động hiệu quả là vô cùng quan trọng vì sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích như sau:
1.1 Duy trì mức hàng tồn kho hợp lý
Với việc quản lý hàng tồn kho đúng cách, bạn sẽ biết được lượng hàng tồn kho mà công ty hiện đang có, cách thức lượng hàng di chuyển. Từ đó, bạn sẽ dự đoán số lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh trình trạng thiếu hay dư hàng. Ngoài ra, đối với những giai đoạn biến động nguyên vật liệu [ví dụ như biến động kinh tế, theo mùa, v.v], việc quản lý kho hiệu quả giúp bạn có những giải pháp dự trữ, xử lý kịp thời và phù hợp.
1.2 Tiết kiệm chi phí đầu tư
Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư
Bạn nên nắm rõ tình hình kho hàng của công ty bạn từng giờ, từng ngày và quản lý thường xuyên kho hàng. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát và điều chỉnh hàng tồn kho, tránh số lượng sản phẩm bị hao mòn, hỏng hóc và quá hạn sử dụng cần tiêu hủy. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những khoản chi phí về nguyên vật liệu. Vậy để làm được điều này thì bạn cần có quy trình thống kê hàng tồn kho chặt chẽ và khoa học, kiểm soát ngân sách sát sao để tránh lãng phí.
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Số lượng, kích thước hàng hóa, những trang thiết bị và những khoản phí đi kèm liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa là những yếu tố làm ảnh hưởng đến chi phí lưu kho. Hàng hóa càng nhiều, nhiều trang thiết bị lưu kho với những khoản phí như điện, nước, nhân công sẽ khiến phí lưu kho tăng cao và ngược lại. Do đó, khoản phí này luôn biến đổi tùy thuộc vào đặc tính sản phẩm và tình hình biến động kinh tế. Cho nên với việc phát hiện sớm những hàng hóa tốn nhiều không gian lưu trữ, bạn sẽ có những giải pháp tối ưu trong việc vận chuyển và điều chỉnh kịp thời để giảm chi phí lưu kho một cách hợp lý.
Kiểm soát chi phí mua hàng
Với những ngành liên quan đến dịch vụ ăn uống, bán đồ ăn nhanh,... thì việc có kế hoạch mua hàng cụ thể là vô cùng quan trọng. Giá trị sử dụng của nguyên vật liệu là có hạn nên việc kiểm soát chất lượng hàng đầu vào và dự trữ hàng phù hợp để tránh lãng phí. Ngoài ra, hàng tồn kho nhiều với vốn không sinh lời là điều mọi doanh nghiệp không mong muốn. Việc nghiên cứu thị trường, nhu cầu và hành vi mua hàng của khách hàng rất quan trọng trong việc xác định loại sản phẩm cần mua và cần dự trữ.
1.3 Giảm thiểu được những sai sót
Thiết kế hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn giám sát hàng tồn kho chính xác, thường xuyên và tiết kiệm thời gian. Do đó, bạn sẽ kịp thời phát hiện những sai sót trong tính toán, kiểm kê và có những biện pháp giải quyết hợp lý.
1.4 Tăng số doanh thu
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường xuyên sẽ giúp bạn biết những mặt hàng đang bán chạy để có kế hoạch nhập thêm kịp thời. Đối với những mặt hàng chưa bán chạy và còn tồn đọng trong kho nhiều, bạn có thể kịp thời đưa ra các chính sách giảm giá và khuyến mãi hợp lý.
Việc nắm bắt được nhu cầu của khách hàng cũng rất quan trọng. Bạn sẽ dự đoán được lượng hàng để cung ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, giúp cho doanh nghiệp tránh việc thiếu hụt hàng vào thời điểm quan trọng trong năm hay thời điểm có sự thay đổi trong nhu cầu và hành vi người tiêu dùng. Điều này sẽ giúp doanh thu và lợi nhuận tăng lên.
1.5 Tăng hiệu quả vốn lưu động
Vốn lưu động là khái niệm được dùng để chỉ tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp. Vốn lưu động bao gồm nguyên liệu, sản phẩm dở dang, tồn kho hay dự trữ thành phẩm, tài khoản cần thu và tiền mặt trừ những khoản nợ lưu động của doanh nghiệp. Khi thiếu vốn lưu động, hoạt động kinh doanh sẽ trì trệ vì thiếu ngân sách để tiếp tục hoạt động kinh doanh.
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động quan trọng trong quản lý vốn lưu động, bao gồm hai hoạt động quan trọng như sau:
- Dự trù vốn lưu động: Báo cáo số liệu hàng tồn kho theo từng giai đoạn cụ thể. Thực hiện nghiệp vụ quản lý kho, nghiệp vụ định lượng, báo giá vốn nguyên vật liệu. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra những dự đoán kịp thời, quyết định sáng suốt và giải pháp phù hợp trong việc dự trữ vốn hợp lý, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn hẹp.
- Rút ngắn thời gian quay vòng vốn: Nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng hóa trong kho và đặc điểm về chất lượng, số lượng và giá cả của từng mặt hàng một cách linh hoạt và chính xác để có sự điều chỉnh hợp lý, giảm áp lực cho dòng vốn lưu động.
2. Những rủi ro tiềm tàng trong quá trình quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một việc không hề dễ dàng và chắc chắn sẽ có những rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho. Dưới đây là những rủi ro hàng tồn kho thường hay gặp.
2.1 Gặp gián đoạn trong nguồn cung ứng
Một trong rủi ro hàng tồn kho thường có đối với các mặt hàng mang tính chất thời vụ hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thực hiện không đúng kế hoạch thì sự gián đoạn nguồn cung ứng có thể xảy ra. Nên là đối với những rủi ro này, các doanh nghiệp thường hay đặt hàng trước. Tuy nhiên sẽ rất tốn kém chi phí khi dự trữ số lượng hàng tồn kho lớn. Do đó, nhiều công ty đã xác định lượng hàng tồn kho thấp nhất với việc quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiệu quả. Còn các nhà quản trị bán hàng lại mong muốn có lượng hàng tồn kho cao, đặc biệt khi cắt giảm nguồn cung ứng được báo trước.
2.2 Sự biến đổi chất lượng hàng hoá
Rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho đó là sự biến đổi chất lượng hàng, cần phải đảm bảo tốt quá trình quản lý hàng hóa an toàn, tránh bị thất thoát và hư hỏng trong quá trình lưu trữ sản phẩm trong kho. Chất lượng hàng hóa là yếu tố làm ảnh hưởng tới việc tiêu thụ hàng hóa. Do đó, lượng hàng tồn kho hàng hóa bị chi phối bởi chất lượng hàng trong kho.
Nếu bảo quản tốt, chất lượng đảm bảo thì mức tồn kho sẽ thấp. Còn ngược lại, bảo quản không tốt, chất lượng hàng thấp thì mức tiêu thụ hàng hóa sẽ bị giảm sút và hàng tồn kho sẽ bị tăng lên.
Để hạn chế sự biến đổi chất lượng hàng hóa, các doanh nghiệp cần có quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả như:
- Đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm tối đa mức hao hụt hàng hóa.
- Tạo điều kiện tốt nhất để đảm bảo công tác bảo quản hàng hóa tốt nhất
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát chất lượng hàng hóa để kịp thời phát hiện các rủi ro và có biện pháp xử lý.
2.3 Khả năng tiêu thụ hàng hoá
Khả năng tiêu thụ hàng hóa cũng là yếu tố dẫn đến rủi ro trong quản lý hàng tồn kho, phụ thuộc vào các yếu tố như: Nguồn lực tài chính, uy tín thương hiệu của doanh nghiệp, chiến lược tiêu thụ hàng hóa doanh nghiệp đang theo đuổi, trình độ của đội ngũ kinh doanh, đặc tính sản phẩm…
Hàng hóa tiêu thụ tốt và doanh nghiệp có khả năng xâm nhập thị trường tốt thì rủi ro về hàng tồn kho sẽ thấp. Ngược lại, mức độ tồn kho sẽ lớn nếu như hàng hóa không bán được và doanh nghiệp không có khả năng mở rộng thị trường.
2.4 Gặp biến động của tỷ giá hối đoái
Sự không ổn định của tỷ giá hối đoái là một rủi ro lớn trong quá trình quản lý hàng tồn kho đối với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh quốc tế. Nó tác động đến giá cả hàng hóa khi thực hiện xuất nhập khẩu. Sự thay đổi của tỷ giá còn gây ảnh hưởng đến các chi phí giao dịch gia tăng.
Đối với rủi ro này, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường lựa chọn đồng tiền mạnh để xác định giá trị sản phẩm hàng tồn kho.
2.5 Không thể xác định được định mức tồn kho định kỳ
Định mức hàng tồn kho định kỳ là số lượng hàng hóa cần duy trì trong kho để đảm bảo việc cung ứng hàng hóa kịp thời khi có việc phát sinh, đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và không bị gián đoạn vì hết hàng đột ngột.
Doanh nghiệp sẽ không thể xoay sở nhiều tình huống bất ngờ nếu tính toán không cẩn thận và để định mức quá thấp. Thậm chí doanh nghiệp đó sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh và làm cho hoạt động kinh doanh bị gián đoạn. Còn nếu để định mức quá cao sẽ dẫn đến lạm dụng vốn, gia tăng nhiều chi phí đi kèm như bảo quản, lưu trữ, nhân công, v.v.
2.6 Rủi ro khi quản lý kho theo cách thủ công
Những rủi ro của hàng tồn kho trong việc quản lý kho theo cách thủ công có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, không thể quản lý chính xác hàng nhập, xuất, tồn và không thể kiểm kê. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến những thiệt hại về kinh tế không nhỏ cho doanh nghiệp.
2.7 Hàng bị quá đát, quá hạn, lỗi thời
Hàng bị quá đát, quá hạn và lỗi thời là vấn đề rất nguy hiểm, nhất là với những sản phẩm có vòng đời ngắn như các mặt hàng thực phẩm, thời trang,... Còn đối với các doanh nghiệp sản xuất thiết bị, máy móc thì thời gian hao mòn lâu hơn nên có thể lưu trữ được lâu hơn, việc quản lý hàng tồn kho theo hạn sử dụng cũng mang đến ít rủi ro hơn.
Khi quản lý hàng trong kho bạn cần nắm vững chiều cao chiều rộng chất chưa hàng trong kho để không gặp các tình huống không may.
3. Sử dụng hệ thống giá kệ kho sắp xếp hàng tồn trong kho
Các giải pháp quản lý hàng tồn kho ở trên đều rất hiệu quả nhưng cần phải có sự kết hợp với nhau. Do đó, việc sử dụng hệ thống giá kệ kho sắp xếp hàng tồn trong kho là một giải pháp hữu hiệu. Kệ kho hàng là thiết bị không những giúp bảo quản, lưu trữ và sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học mà nó còn giúp tiết kiệm diện tích kho, chi phí quản lý kho, giúp người quản lý kho dễ dàng quản lý, kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ hơn. Tầm quan trọng của giá kệ kho là điều không thể phủ nhận. Hiện nay, giá kệ kho là thứ không thể thiếu trong hầu hết các kho hàng. Tùy vào diện tích, không gian và đặc thù sản phẩm mà lựa chọn loại kệ chứa hàng phù hợp.
Hiện nay với thị trường nói chung và Ngọc Tín nói riêng, đang cập nhập và sản xuất nhiều mẫu kệ để chứa hàng trong kho, những mẫu đó bao gồm:
- Kệ sắt v lỗ giá rẻ nhiều tầng
- Kệ sắt công nghiệp
- Kệ trọng tải nặng
- kệ trung tải
Nhờ có những mẫu kệ trên đã giải quyết được các vấn đề kiểm soát, quản lý kho hàng hiệu quả hơn, giúp cho kho hàng hàng tồn được tối ưu, tiết kiệm được thời gian, nhân lực và tiền bạc cho chính doanh nghiệp của mình.
4. Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cao
4.1 Tuân thủ đúng theo quy trình quản lý hàng tồn kho
Việc đầu tiên của quy trình quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp là thiết lập bài bản quy trình nhập kho, xuất kho, quy trình kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho và quy trình tái chế khi nguyên liệu, hàng hóa được vận chuyển từ kho của nhà cung cấp đến kho nguyên liệu cho đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho.
Các bước quản lý rất khó khăn, phức tạp nên đòi hỏi người quản lý phải có kinh nghiệm, đầu óc nhanh nhạy và linh hoạt để có thể nắm bắt được công việc. Từ đó định hình được quy tắc làm việc, thống nhất công tác quản lý tồn kho, theo dõi và kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình làm việc. Bạn nên sát sao, chặt chẽ ngay từ đầu để tránh mắc phải những sai lầm, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc.
4.2 Liên tục phải kiểm kê hàng hóa trong nhà kho
Việc liên tục kiểm kê hàng hóa và ghi chép đầy đủ là biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, là việc cần phải làm với bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào khi quản lý hàng tồn kho. Việc kiểm kê sẽ biết được số lượng mặt hàng hỏng hóc, mặt hàng thất thoát, mặt hàng hết hạn,... từ đó sẽ đối chiếu được với số liệu trên sổ sách. Kiểm kê hàng hóa trong kho cần được thực hiện ít nhất 6 tháng một lần, tuân thủ theo bảng hướng dẫn kiểm kê cụ thể đã được lập và phê duyệt trước đó. Dựa trên những số liệu kiểm kê thực tế, nhà quản lý cần xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết để tránh gây tổn thất và mất những khoản chi phí không đáng có.
4.3 Sử dụng đến mã vạch để quản lý tồn kho dễ dàng
Mã vạch giúp phân loại và sắp xếp hàng tồn kho hiệu quả hơn. Nhà kho của các công ty, doanh nghiệp hầu hết đều đã sử dụng giải pháp này. Trước hết, hàng hóa cần phân loại theo nhóm, sau đó sử dụng mã vạch để đặt tên cho từng nhóm. Khi bạn muốn tìm kiếm mặt hàng nào thì chỉ cần quét mã vạch và tự động hệ thống sẽ xác nhận được vị trí kệ để hàng, tình trạng và số lượng từng mặt hàng.
Sử dụng mã vạch sẽ giúp sắp xếp hàng hóa chuyên nghiệp, khoa học và dễ dàng hơn trong quá trình quản lý xuất - nhập hàng trong kho. Đồng thời sẽ tiết kiệm được thời gian cho bộ phận quản lý kho của các công ty và doanh nghiệp.
4.4 Nên sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả
Các loại app quản lý hàng tồn kho phù hợp đang được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý hàng hóa. Việc sử dụng mã vạch cũng rất cần thiết nhưng đôi khi là chưa đủ để quản lý hàng tồn kho. Do đó, có thể sử dụng thêm phần mềm quản lý kho với nhiều tính năng hữu hiệu như kiểm soát về số lượng, giá trị, hàng hóa tồn kho, theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư, lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết.
Bạn có thể tham khảo thêm cách bảo quản hàng trong kho để tiến hàng quản lý ngay từ đâu, tránh gặp trường hợp tồn kho.
5. Nên mua những mẫu kệ kho hàng thông minh ở đâu để quản lý hàng tồn
Nếu bạn đang tìm kiếm những mẫu kệ kho hàng thông minh để quản lý hàng tồn uy tín với giá cả phải chăng thì Ngọc Tín chính là một lựa chọn tốt. Kệ sắt Ngọc Tín tự hào là đơn vị phân phối chất lượng hàng đầu trên thị trường hiện nay.
Khi bạn mua hàng tại cơ khí Ngọc Tín, bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn với những mẫu kệ kho hàng đẹp, kiểu dáng và kích thước phong phú, phù hợp với nhu cầu của bạn cũng như các quý khách hàng khác.
Bên cạnh đó, với chính sách bảo hành sau khi mua hợp lý cùng nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn, Ngọc Tín hứa hẹn đem đến cho quý khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
Qua bài viết trên đây, hy vọng kệ sắt Ngọc Tín đã giải đáp được những thắc mắc của bạn về cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Đừng quên truy cập trang web Ngọc Tín thường xuyên để có thể cập nhật thêm nhiều chương trình với những ưu đãi hấp dẫn.