Đã bao nhiêu lần bạn có một cuộc trò chuyện tuyệt vời mà chỉ diễn ra quá lâu?
Bạn biết những gì tôi đang nói về. Có một điểm trong cuộc trò chuyện khi mọi người biết đã đến lúc kết thúc nó, nhưng bằng cách nào đó, cuộc thảo luận vẫn tiếp tục. [Hoặc, tệ hơn, khi người khác vẫn còn mạnh và bạn đã nhìn đồng hồ trong năm phút rồi.]
Tin tốt! Bây giờ bạn có thể ngừng nói chuyện vào thời điểm lý tưởng, tất cả là nhờ 21 dòng này sẽ kết thúc mọi thứ trên một nốt nhạc tốt và đúng giờ.
Trên điện thoại
- Tôi đã nhận được một cuộc gọi khác trong vài phút; cảm ơn rất nhiều vì đã nói chuyện với tôi và tôi sẽ nói chuyện lại với bạn
-
Pin của tôi khá yếu, vì vậy tôi sẽ nhảy ra. Có một ngày tuyệt vời!
-
Có vẻ như chúng tôi đã bao gồm mọi thứ chúng tôi cần, vì vậy tôi sẽ cho phép bạn đi. Cảm ơn bạn vì một cuộc họp hiệu quả như vậy!
-
Không thể tin được. Tôi chắc rằng bạn đã có rất nhiều điều trong chương trình nghị sự của mình, vì vậy tôi sẽ cho phép bạn tiếp cận chúng. Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể làm gì khác cho bạn.
Tại một sự kiện kết nối
- Hãy xin lỗi, tôi sẽ thực hiện một chuyến đi vệ sinh nhanh chóng. Rất vui được gặp bạn!"
-
Tôi đã có một khoảng thời gian tuyệt vời để nói chuyện với bạn. Và tôi chắc chắn sẽ kết nối với bạn trên LinkedIn để tôi có thể theo kịp tất cả các dự án tuyệt vời của bạn. Trong lúc này, tôi sẽ đi.
-
Tôi rất tiếc khi rời đi nhanh như vậy, nhưng đó là một niềm vui và tôi hy vọng chúng ta có thể kết nối lại sớm. Bạn có thẻ kinh doanh không?
-
Tôi sẽ hòa nhập thêm một chút, nhưng trước khi đi, tôi có thể giới thiệu bạn với ai đó không? Tôi sẽ để các bạn nói chuyện!
Trong văn phòng
- Tôi đã quay trở lại bàn làm việc của mình. Hãy bắt kịp vào giờ hạnh phúc!
-
Tôi biết bạn đã có một lịch trình điên rồ, vì vậy tôi sẽ cho phép bạn quay lại với nó.
-
Tôi rất muốn nghe về bạn khi chúng tôi có nhiều thời gian hơn, vì vậy hãy lên kế hoạch cho bữa trưa!
-
Có một vài email tôi phải gửi trước đây, vì vậy tôi sẽ phải tự bào chữa cho mình.
Kết thúc cuộc họp
- Có vẻ như chúng tôi đã đạt được mọi thứ trong chương trình nghị sự. Nếu không ai có bất cứ điều gì khác để thảo luận, hẹn gặp lại tất cả các bạn trong cuộc họp tuần tới.
-
Có một cuộc họp khác trong phòng hội thảo này ngay sau chúng tôi, vì vậy chúng tôi có lẽ nên giải tỏa và để những người tiếp theo tham gia.
-
Thật tuyệt khi thấy chúng tôi hoàn thành sớm 15 phút! Đi để hạ gục một số email nhanh chóng.
-
Mùi, bạn đang đi bộ trở lại bàn của bạn? Tôi sẽ đi bộ với bạn.
-
Cảm ơn tất cả mọi người, cho một cuộc họp hiệu quả! Tôi có thể gửi xung quanh ghi chú của chúng tôi vào chiều nay.
Trên một cuộc gọi video
- Tôi thực sự đánh giá cao bạn dành thời gian để nói chuyện với tôi. Có một phần còn lại tuyệt vời trong ngày của bạn, và tôi sẽ tìm kiếm.
-
Ý tưởng của bạn nghe có vẻ rất hứa hẹn; Không thể chờ đợi để xem chúng trong hành động. Trong khi đó, có lẽ bạn đã có rất nhiều trên đĩa của mình, vì vậy tôi sẽ cho phép bạn quay lại làm việc.
-
Tôi muốn nhận được câu trả lời cho câu hỏi của bạn càng sớm càng tốt, vì vậy tôi sẽ rời khỏi đây ngay bây giờ, hãy tìm email của tôi vào cuối.
-
Tôi không thể tin được. Bạn có phiền nếu tôi gác máy và hoàn thành danh sách việc cần làm của mình không?
Với những cách nói tạm biệt lịch sự nhưng kiên quyết này, bạn sẽ không bao giờ bị mắc kẹt trong cuộc trò chuyện luyện tập trên mạng nữa. Và tôi gần như có thể hứa với bạn rằng người ở cuối nhận sẽ rất biết ơn [hoặc ít nhất là không bị xúc phạm].
Giao tiếp qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay. Hình thức giao tiếp này thuận tiện ở chỗ bạn có thể ngồi ở một nơi nhưng vẫn có thể gọi điện để nói chuyện với bất kỳ đối tượng nào bạn muốn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Nhưng chính không cần gặp mặt trực tiếp nên việc giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi rất nhiều kỹ năng để làm thế nào đường dây bên kia biết được thái độ của bạn trong cuộc trò chuyện đó?
Khi bạn là người nhận cuộc gọi
Khi là người tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để chuông đổ quá lâu cũng không nên vội vàng bắt máy, vì bạn cần có thời gian chuẩn bị cho cuộc trò chuyện đó. Ngoài ra, là người nghe bạn cũng cần một số kỹ năng khác ở bên dưới.
1.Đừng để người gọi độc thoại
Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe, hãy đáp lại họ bằng những câu như: “Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn [anh, chị] nói…”. Những câu trả lời dù ngắn nhưng điều đó thể hiện cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.
2.Giọng nói từ tốn, vừa phải
Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó bạn hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.
3.Nghe với thái độ niềm nở, tích cực
Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.
4.Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại
Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó.
5.Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt
Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc trò chuyện. Cách làm này cũng giúp cho bạn chủ động khi trả lời những câu hỏi, thắc mắc của người gọi đến.
6.Không bất ngờ gác máy
Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và nếu bạn làm việ cho công ty, tổ chức nào đó có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi thái độ không lịch sự, không tôn trọng người khác của bạn.
7.Nhắc lại nội cuộc trò chuyện
Là người nghe nên bạn cần nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng bạn đã nắm được nội dung của cuộc trò chuyện đó, đó cũng là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi đến bởi việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện thể hiện bạn rất quan tâm tới vấn đề của họ, điều đó khiến cho khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng nhiều hơn.
Khi bạn là người gọi
Trước khi gọi điện cho người khác bạn cần chuẩn bị trước nội dung cho cuộc nói chuyện đó, việc làm này vừa giúp bạn chủ động vừa giúp bạn tiết kiệm được thời gian vàng ngọc của mình và cả của đối tác. Vậy để có được cuộc giao tiếp qua điện thoại thành công bạn cần rèn luyện những kỹ năng sau:
1.Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi
Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc đầu tiên bạn chào họ và xưng danh tính rõ ràng [Tên, địa vị hoặc tên công ty đại diện] để người nghe nắm được thông tin của bạn. Tiếp đó hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện được trôi chảy.
2.Cân nhấc giờ và thời điểm gọi
Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Bởi lúc này nhiều người đang bận việc riêng không sẵn sàng tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị quấy rầy. Bạn cũng nên tránh gọi vào đầu giờ làm việc, vì thời điểm này thông thường mọi người đang phải lo giải quyết công việc, không có nhiều thời gian rãnh để tiếp bạn. Vì vậy, hãy chọn thời điểm thích hợp để cuộc nói chuyện qua điện thoại mang lại kết quả như mong muốn của bạn.
3.Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm
Khi gọi điện cho người khác bạn không nên quát tháo, giọng nói khó chịu với họ, bởi giọng nói chính là thủ phạm tố cáo tính cách của bạn khi giao tiếp qua điện thoại. Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn.
Khi trò chuyện bạn cũng nên luôn nở nụ cười, vì dù đối phương không nhìn thấy bạn nhưng họ vẫn cảm thấy được bạn đang nói chuyện với họ bằng thái độ như thế nào.
4.Chuẩn bị trước nội dung trao đổi
Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi, như vậy vừa làm mất thời gian của bạn vừa khiến cho người nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái, nếu gặp người khó tính có thể họ sẽ từ chối cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết trước tất cả những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp được suôn sẻ bạn nhé.
5.Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành
Khi gọi điện để tư vấn, thương lượng với đối tác, khách hàng bạn nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh dùng các thuật ngữ chuyên ngành, vì như vậy khách hàng của bạn sẽ không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người thích thể hiện, nhưng lại thể hiện không đúng chỗ.
6.Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối phương. Một câu chúc tốt lành, hay một lời tạm biệt mở, lời cám ơn đến người đã nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn và cũng cho thấy bạn là người lịch sự, chu đáo trong công việc.
Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Trong kinh doanh đó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng giữa các bên với nhau. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất cả những cuộc gọi của bạn và nhớ hãy luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi nhé, bởi thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại được suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên.
Thúy Lộc