nghiên cứu. Dƣới đây là một số quan niệm đƣợc nhiều ngƣời chấp nhận và đãquen thuộc trong nghiên cứu phong cách chức năng tiếng Việt.1.2.1 Các quan niệm và khái niệm về phong cách hành chính – công vụa. Cù Đình Tú trong cuốn "Phong cách học và đặc điểm tu từ tiếng Việt"đã nêu ra hai luận điểm để làm căn cứ phân loại phong cách tiếng Việt: luậnđiểm thứ nhất là, phân chia sự xuất hiện và tồn tại của tiếng nói ra hai dạng nóivà viết; luận điểm thứ hai là, chức năng giao tiếp xã hội của ngôn ngữ. Từ hailuận điểm này, Cù Đình Tú đã chỉ ra sự đối lập cơ bản giữa phong cách tự nhiênkhẩu ngữ và phong cách gọt giũa. Ông đã thể hiện cách phân loại của mình quabảng dƣới đây:Tiếng Việt toàn dânPhong cáchkhẩu ngữ tự nhiênPhong cách ngôn ngữ gọt giũaPhong cáchPhong cáchPhong cáchPhong cáchkhoa họcchính luậnhành chínhngôn ngữ văn chƣơngPhong cách ngôn ngữ gọt giũa tiếng Việt, theo ông, đƣợc dùng cả tronggiao tiếp gián tiếp [văn viết] và giao tiếp trực tiếp [lời nói]. Phong cách ngônngữ gọt giũa tiếng Việt là hệ thống các phương tiện biểu hiện của ngôn ngữtoàn dân được dùng trong giao tiếp mang tính chính thức xã hội. Đó là phongcách ngôn ngữ đƣợc dùng trong sách báo, công văn, dùng trong tập thể lớn có tổchức của xã hội nhƣ nhà trƣờng, cơ quan, chính quyền, đoàn thể... Phong cáchhành chính là một bộ phận của phong cách ngôn ngữ gọt giũa.b. Đinh Trọng Lạc trong "Phong cách học tiếng Việt" đi theo hƣớngnghiên cứu phong cách học giao tiếp, lấy hoạt động lời nói làm đối tƣợng nghiêncứu chính. Tác giả đã phân chia phong cách chức năng của hoạt động lời nóitrong tiếng Việt gồm: phong cách hành chính; phong cách khoa học; phong cáchbáo; phong cách chính luận; phong cách sinh hoạt. Nhƣ vậy, ở cách phân loạinày không có phong cách văn học - nghệ thuật nhƣ các tác giả khác, mà ĐinhTrọng Lạc tách ra làm một loại phong cách riêng, sự đối lập giữa ngôn ngữ nghệthuật và ngôn ngữ phi nghệ thuật.23 Theo Đinh Trọng Lạc, phong cách hành chính là khuôn mẫu thích hợp đểxây dựng lớp văn bản trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp tronglĩnh vực hành chính. Phong cách này dựa vào kiểu ngôn ngữ viết – phi nghệthuật, đƣợc sử dụng trong những hoàn cảnh theo nghi thức, trong tình thế vaibằng nhau hay không bằng nhau giữa những ngƣời giao tiếp. Trong phong cáchnày, yếu tố cá nhân của ngƣời nói bị loại trừ hoàn toàn.c. Hữu Đạt trong cuốn ―Phong cách học tiếng Việt‖ đã nêu ra cơ sở phânchia phong cách chức năng dựa trên các cơ sở chung tƣơng đối thống nhất: a.Dựa trên chức năng giao tiếp; b. Dựa trên hình thức thể hiện; c. Dựa vào phạmvi giao tiếp. Theo Hữu Đạt, phong cách chức năng tiếng Việt có sáu loại sau:phong cách hành chính – công vụ, phong cách khoa học, phong cách báo chí,phong cách chính luận, phong cách văn học - nghệ thuật, phong cách khẩu ngữtự nhiên. Phong cách hành chính – công vụ là phong cách được sử dụng để traođổi những công việc hành chính sự vụ hàng ngày giữa các cơ quan hành chínhđoàn thể các cấp từ Trung ương xuống địa phương với các thành viên và bộphận xã hội có liên quan.Nhƣ vậy, xuất phát từ phong cách học, phong cách chức năng, các nhànghiên cứu ngôn ngữ đã đƣa ra cách phân loại các văn bản theo quan điểm củamình. Song, họ đều có một điểm chung hay có một cách nhìn khá thống nhất vềkhái niệm và đặc điểm của phong cách hành chính – công vụ, hay phong cáchhành chính.1.2.2 Đặc điểm văn bản thuộc phong cách hành chính – công vụ1.2.2.1 Quan niệm của Đinh Trọng Lạc về phong cách hành chínhKhi nghiên cứu về phong cách chức năng, ông đã đƣa ra ba đặc điểm chủyếu của phong cách hành chính là tính chính xác – minh bạch, tính nghiêm túc –khách quan, tính khuôn mẫu.Tính chính xác – minh bạch: Trong văn bản hành chính, tính chính xáctrong câu, từ phải đi đôi với tính minh bạch trong kết cấu đoạn văn nhằm đảmbảo tính đơn nghĩa của văn bản. Bởi vì, văn bản loại này luôn đòi hỏi chỉ chophép một cách hiểu, không đƣợc gây hiểu lầm, đặc biệt là đối với các diễn đạt24 pháp luật. Sự thống nhất trong cách hiểu và giải thích các văn bản luật pháp phảiđảm bảo tính chính xác. Ngôn ngữ trong phong cách hành chính nói chung đòihỏi tính chính xác cao hơn cả văn bản khoa học do các khái niệm, thuật ngữ...luôn đòi hỏi chỉ một cách hiểu, tránh bị hiểu nhầm, hiểu sai gây hậu quả xấu.Tính nghiêm túc – khách quan đƣợc thể hiện ở cách trình bày, cũng là một dấuhiệu đặc biệt để nhận diện văn bản, diễn đạt tính chất xác nhận, khẳng định củavăn bản hành chính. Về nguyên tắc, văn bản hành chính không có danh nghĩacủa cá nhân, không cho phép sự thay đổi về hình thức theo cá tính của tác giả.Tính khách quan là chuẩn mực chung, gắn liền với chuẩn mực pháp luật nhấnmạnh tính chất xác thực – khẳng định, chỉ thị - mệnh lệnh cần tuân theo. Tínhnghiêm túc là thuộc tính của ngôn ngữ sách vở. Ngôn ngữ trong phong cách nàyvì thế mang tính nghiêm túc khách quan, đơn điệu lạnh lùng. Tính khuôn mẫu làvăn bản đƣợc viết theo những khuôn mẫu xác định. Việc sử dụng theo mẫunhững phƣơng tiện quy định, quy phạm là dấu hiệu để nhận biết, phân biệt vănbản hành chính với các loại hình văn bản khác. Một văn bản hành chính khi thảora phải đảm bảo và đƣợc chứng thực theo đúng hình thức quy định, đúng mẫu.Ba đặc trƣng này đƣợc thể hiện rõ ràng qua việc sử dụng ngôn ngữ củaphong cách hành chính. Tuỳ thuộc vào từng kiểu loại văn bản của phong cáchhàh chính mà mức độ thể hiện các đặc trƣng trên và những đặc trƣng chung kháccủa văn bản sẽ khác nhau.1.2.2.2 Theo Hữu Đạt, phong cách hành chính – công vụ sẽ có những đặcđiểm chủ yếu sau:1. Đặc điểm về quan hệ của ngƣời tham gia giao tiếpQuan hệ trong hoạt động giao tiếp hành chính – công vụ là không bìnhđẳng. Tính không bình đẳng thể hiện ở tính trên dƣới, tổ chức – cá nhân vớimục đích nhằm thực thi công việc sự vụ. Hữu Đạt cũng đƣa ra mô hình giaotiếp với các mối quan hệ:A Ngƣời ra lệnh, yêu cầu – B Ngƣời thực hiệnC Ngƣời kiến nghị, đề nghị – D Ngƣời đƣợc kiến nghị, đề nghị25 Ông cho rằng tính chất văn bản phụ thuộc trực tiếp vào các vai giao tiếpvà phạm vi giao tiếp. Phạm vi giao tiếp đóng vai trò quyết định. Phạm vi giaotiếp rộng hay hẹp cũng quy định tính thống nhất, quy phạm của văn bản, ngônngữ thiếu chuẩn mực. Căn cứ vào phạm vi giao tiếp, Hữu Đạt nêu ra sự khácbiệt giữa văn bản hành chính chính quy và không chính quy. Nhƣ vậy, ởphạm vi giao tiếp hay hoàn cảnh giao tiếp cụ thể, ngƣời tham gia giao tiếp sẽlựa chọn những chiến lƣợc giao tiếp phù hợp để đạt đƣợc mục đích cao nhất.Tuy nhiên, trong giao tiếp hành chính không chỉ có tính bất bình đẳng, tínhtrên dƣới không thôi, mà còn có cả quan hệ ngang bằng, bình đẳng [tổ chứcvới tổ chức, cá nhân với cá nhân]. Các bên tham gia giao tiếp không chỉ cógiữa tổ chức – cá nhân mà có cả giữa tổ chức với tổ chức, giữa cấp trên vớicấp dƣới và ngƣợc lại, giữa các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ngang nhau.2. Đặc điểm về hoạt động và tính khuôn mẫu của ngôn ngữ trong phongcách hành chính – công vụHoạt động ngôn ngữ của phong cách này chủ yếu thực hiện chức năngthông báo. Bởi vậy mà ngôn ngữ sử dụng đều hƣớng tới việc truyền đạt thôngbáo sao cho ngắn gọn nhất và đạt hiệu quả tốt nhất. Văn bản của phong cáchhành chính – công vụ để truyền đạt thông tin quản lí nên tính mệnh lệnh vàyêu cầu là đặc điểm nổi bật nhất. Sự khác biệt lớn nhất của các văn bản hànhchính – công vụ với các loại văn bản khác là tính khuôn mẫu. Các văn bảnđều có những khuôn mẫu cố định, chẳng hạn nhƣ các văn bản đơn giản kiểuđơn, hoá đơn, giấy mời, văn bằng, chứng chỉ... đều có mẫu sẵn và chỉ cần điềnđầy đủ các thông tin theo yêu cầu. Với các văn bản có tính pháp lí cao, phứctạp hơn thì tính khuôn mẫu này phải tuân theo quy định của luật, tiêu chuẩn,chuẩn mực chung.3. Tính phi biểu cảm của phong cách hành chính – công vụVăn bản hành chính – công vụ truyền đạt các thông tin quản lí, cácquyết định, chỉ thị... nhằm thực thi công việc trong hoạt động quản lí. Các vănbản này là tiếng nói của nhà quản lí, chúng đƣợc thực hiện căn cứ trên phápluật, quy định của Nhà nƣớc. Vì vậy, ngôn ngữ thể hiện trong văn bản phải26 khách quan, tránh đem quan điểm cá nhân, chủ quan vào văn bản. Để đảmbảo cho tính phi biểu cảm của văn bản, cần lƣu ý các điểm sau: ngôn ngữ phảichính xác rõ ràng tránh mập mờ, nƣớc đôi; không sử dụng các câu, từ tình tháiđể biểu lộ tình cảm chủ quan; hạn chế các khuôn mẫu biểu cảm ở đầu và cuốivăn bản.4. Tính ngắn gọn, súc tích và không đa nghĩaNgôn ngữ trong văn bản hành chính – công vụ cũng phải đảm bảo yêucầu về tính ngắn gọn, xúc tích, không đa nghĩa. Quan hệ giữa hình thức và nộidung biểu đạt phải đạt đƣợc quan hệ 1- 1 [một nội dung – một hình thức]. Nếuvăn bản loại này đƣợc soạn thảo ra mà có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhauthì sẽ gây tác hại nghiêm trọng làm sai lạc pháp luật, áp dụng văn bản sai gâyhậu quả xấu. Do vậy, tính không đa nghĩa luôn đƣợc kiểm tra khi soạn thảovăn bản.5. Tính trang trọng và tính quốc tếĐặc điểm này đảm bảo cho sự khác biệt của văn bản hành chính – côngvụ với các loại văn bản khác. Tính quốc tế thể hiện ở việc chuyển dịch vănbản từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác một cách dễ dàng nhanh chóng theonghĩa trực tiếp của từ, câu. Tính quốc tế đặc biệt quan trọng đối với các vănbản ngoại giao: hiệp ƣớc, nghị định thƣ, điện mừng...Cấu trúc văn bản, việc sử dụng trình tự các chƣơng mục, con số La Mã,Ả Rập... trong văn bản cũng thể hiện tính quốc tế, trang trọng, lịch sự khi soạnthảo văn bản.Đặc điểm này còn thể hiện ở việc dùng các từ Hán – Việt trong vănbản. Số lƣợng từ Hán Việt đƣợc dùng trong loại văn bản này khá lớn và xuấthiện thƣờng xuyên. Tuy nhiên nếu sử dụng không hợp lí, lạm dụng vốn từ nàysẽ làm giảm hiệu quả trong giao tiếp của văn bản.Đối với các đặc điểm này, ở đây, chúng tôi không đi sâu phân tích mà chỉdừng lại ở việc giới thiệu để làm cơ sở cho các chƣơng sau. Trong phạm vi luậnvăn này, chúng tôi nghiên cứu, xem xét các vấn đề của văn bản thuộc phong27 cách hành chính – công vụ để có cái nhìn cụ thể hơn đối với các văn bản dùngđể phục vụ công tác quản lí điều hành.1.2.3 Phân loại văn bản thuộc phong cách hành chính – công vụCũng giống nhƣ việc phân loại văn bản nói chung, các văn bản hànhchính – công vụ cũng dựa trên các tiêu chí tƣơng tự nhƣ: chức năng văn bản, cấutạo, tên loại hay cơ quan ban hành, hoặc ngành, lĩnh vực... để phân loại văn bản.Dƣới đây, chúng tôi chọn giới thiệu ba cách phân loại của ba tác giả đã khá quenthuộc trong nghiên cứu phong cách chức năng ngôn ngữ.Theo Cù Đình Tú, phong cách hành chính tồn tại chủ yếu dƣới dạng cácvăn bản viết. Chức năng của phong cách này là thông báo. Nó thông báo bằngcác loại giấy tờ, văn kiện nghiêm chỉnh. Phong cách hành chính theo ông gồmcó các loại văn bản sau:-Hiến pháp, luật, điều lệ, nội quy...-Nghị quyết, thông cáo, sắc lệnh, nghị định, nghị quyết, thông tƣ, chỉ thị,lệnh...-Bằng khen, văn bằng, giấy chứng nhận các loại...-Đơn từ các loại...-Hợp đồng, hoá đơn, biên nhận...Đinh Trọng Lạc trong các cuốn sách về phong cách học của mình thì cóquan điểm phân loại khác. Ông dựa vào nội dung sự vật – logic để phân loại vàthu đƣợc các kiểu văn bản và sau đó căn cứ trên đặc điểm kết cấu, tu từ để phânchia ra đƣợc các kiểu loại văn bản cụ thể hơn:a. Dựa vào nội dung ý nghĩa sự vật – logic, có thể chia văn bản hànhchính ra các kiểu nhƣ: văn thƣ, luật pháp, ngoại giao, quân sự, kinh tế, thƣơngmại.b. Dựa vào những đặc điểm về kết cấu, về tu từ, có thể chia văn bản hànhchính ra các thể loại nhƣ:-Hiến pháp, sắc lệnh, điều lệ, nghị định, thông tƣ, quy chế, thông báo... trongkiểu văn bản pháp quyền;-Mệnh lệnh, báo cáo, điều lệnh, hƣớng dẫn... trong kiểu văn bản quân sự;28 -Công điện, giác thƣ, công hàm, hiệp định, hiệp nghị, hiệp ƣớc, điều ƣớc,nghị định thƣ, chứng thƣ nhà nƣớc... trong kiểu văn bản ngoại giao;-Thông báo, thông tri, chỉ thị, nghị quyết, quyết định; đơn từ, báo cáo, biênbản, phúc trình; giấy khen, văn bằng, giấy chứng nhận các loại; hợp đồng,hoá đơn, giấy biên nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép... trong kiếu vănbản văn thƣ.Còn với Hữu Đạt, trong "Phong cách học tiếng Việt" lại có quan niệmphân loại khác so với các tác giả trên. Ông cho rằng, các văn bản thuộc phongcách hành chính – công vụ tồn tại dƣới nhiều hình thức khác nhau. Dựa vàonhững đặc điểm của phong cách hành chính – công vụ, Hữu Đạt đã nêu ra haicách phân loại sau:1. Phân chia theo khu vực quản lí hành chính và ngành nghề có các dạng vănbản sau:a. Văn bản hành chínhb. Văn bản ngoại giaoc. Văn bản luật pháp – chính trịd. Văn bản dùng trong quốc phònge. Văn bản dùng trong thƣơng mại – kinh tế2. Phân chia dựa trên tính chất và cấu trúc của văn bảna. Nhóm 1. Các văn bản có cấu trúc đơn giản gồm:a1. Giấy gọi, giấy báo, công văn, giấy mời, văn bằng;a2. Đơn từ [đơn đề nghị, đơn trình bày, đơn xin];a3. Điện báo, điện tín, công điện, điện mừng;a4. Quốc thƣ, giác thƣ, công hàm.b. Nhóm 2. Các văn bản có cấu trúc tƣơng đối phức tạp nhƣ: sắc lệnh,thông đạt, chỉ thị, chỉ định, quyết định, nghị định, thông tƣ, điều lệnh,quân lệnh.c. Nhóm 3. Các văn bản có cấu trúc phức tạpc1. Pháp lệnh, điều luật, hiến pháp, điều lệ, quy chế...c2. Hiệp ƣớc, hiệp định, thoả ƣớc, bị vong lục, tuyên bố chung...Tuy vậy, cách phân loại văn bản này có một số vấn đề chƣa đƣợc làm rõnhƣ: thế nào là cấu trúc đơn giản, tƣơng đối phức tạp, phức tạp. Tác giả cũng29 không đề cập tới cơ sở hay tiêu chí nào để xác định cái cấu trúc đơn giản vàphức tạp đó.Ngoài những cách phân loại trên, ngƣời ta còn có thể có nhiều cách khácđể phân loại văn bản trên cơ sở xuất phát từ quan niệm nào, góc độ nào đểnghiên cứu, nhìn nhận vấn đề, song đây là ba cách phân loại phổ biến và đƣợcnhiều ngƣời chấp nhận.Song song với hƣớng nghiên cứu văn bản theo phong cách chức năng, còncó hƣớng nghiên cứu khác xét trên góc độ văn bản có tham gia hay không vàoquá trình, hoạt động quản lí. Đó là hƣớng tiếp cận theo kĩ thuật tạo lập văn bảnvà sự hoạt động, vai trò của văn bản trong đời sống xã hội. Cách tiếp cận này coingôn ngữ là một phƣơng tiện để thể hiện các thông tin cần truyền đạt. Họ tiếpthu kết quả nghiên cứu của ngôn ngữ học để sử dụng trong quá trình xây dựngmột văn bản. Do vậy, chúng tôi tiếp tục đề cập tới hƣớng nghiên cứu này dƣớigóc độ ngôn ngữ để làm rõ những điểm giống và khác nhau, những chỗ hợp lícủa họ nhằm mục đích xác định vị trí cho đối tƣơng nghiên cứu của luận văn.1.3 Văn bản quản lí nhà nƣớcKhác với hƣớng nghiên cứu của các nhà ngôn ngữ, những ngƣời nghiêncứu về hành chính học xuất phát từ hệ thống văn bản, tính thông tin trong vănbản, kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản để nghiên cứu, soạn thảo và áp dụngchúng vào thực tiễn của quản lí, đời sống xã hội. Dựa vào quan điểm về chứcnăng, thông tin, vai trò của văn bản [điều hành, tổ chức, điều chỉnh... hoạt động,hành vi của đối tƣợng điều chỉnh] các nhà hành chính học đã chia thành hai loạivăn bản: văn bản quản lí và văn bản không quản lí.Về khái niệm văn bản quản lí có nhiều cách diễn đạt khác nhau nhƣng vềnội dung thì không có sự khác biệt lớn nào cả. Nguyễn Văn Thâm trong cuốn―Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí nhà nƣớc‖ đã đƣa ra quan niệm về văn bảnquản lí: Các văn bản hình thành trong hoạt động quản lí và lãnh đạo chung [sauđây gọi tắt là văn bản quản lí] là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyềnđạt các quyết định quản lí hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quátrình quản lí của các cơ quan.30 Văn bản quản lí là phương tiện quan trọng dùng để ghi lại và truyền đạtcác thông tin, hoặc các quyết định quản lí cần thiết trong quá trình quản lí củacác cơ quan, tổ chức. [16, 10]Nhƣ vậy, các văn bản quản lí có mặt ở tất cả mọi nơi, mọi lĩnh vực vớimục đích quản lí xã hội. Tiếp tục đi sâu hơn vào loại văn bản này, dựa vào chứcnăng, cấu tạo... của văn bản, chúng ta sẽ có những văn bản quản lí nhà nƣớc vànhững văn bản không tham gia vào quá trình quản lí nhà nƣớc. Với quan niệmnày, các văn bản quản lí sẽ sử dụng nhiều phong cách ngôn ngữ khác nhau nhƣ:ngôn ngữ khoa học, ngôn ngữ chính luận... để thể hiện chính xác nhất nội dungmà văn bản cần truyền đạt.1.3.1 Khái niệm văn bản quản lí nhà nướcXuất phát từ khái niệm và quan niệm về văn bản quản lí, ở phần này, luậnvăn tiếp tục tìm hiểu xoay quanh các vấn đề về văn bản quản lí nhà nƣớc."Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản" và một số cuốn giáotrình khác của Học viện Hành chính Quốc gia khi đề cập tới khái niệm văn bảnquản lí đều thống nhất: "văn bản quản lí nhà nƣớc là những quyết định và thôngtin quản lí thành văn [được văn bản hoá] do các cơ quan quản lí nhà nước banhành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nướcđảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mốiquan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổchức công dân." [15, 8]Trong ―Giáo trình kĩ thuật xây dựng ban hành văn bản‖ của Trƣờng Đạihọc Luật Hà Nội: VBQLNN là văn bản do các chủ thể QLNN ban hành theohình thức và thủ tục pháp luật quy định để thể hiện nhằm áp đặt ý chí của nhànước, truyền đạt thông tin hay ghi nhận các sự kiện cần thiết phục vụ cho hoạtđộng quản lí của bộ máy nhà nước.[29, 12]Các quan điểm trên đều xuất phát từ tính thông tin, tính pháp lí, quản límà văn bản cung cấp để làm việc. Từ đây, để tiện cho việc nghiên cứu, khảo sátcủa luận văn chúng tôi sẽ thống nhất đi theo cách gọi văn bản quản lí nhà nƣớc[VBQLNN] và sử dụng cách phân loại của hệ thống văn bản này. Nhƣ vậy, ở31